Henkilö puhumassa puhelimessa ja katsomassa kannettavaa tietokonetta

Liiketoimintaprosessien automatisoinnin kuusi etua

Kun yrityksesi jatkaa suurien tietomäärien käsittelemistä ja erilaisten päivittäisten tehtävien suorittamista, voi olla vaikeaa välttää virheitä, viivästyksiä ja tehottomien liiketoimintajärjestelmien haittoja tiimin jäsenten työskentelyssä. Lisäämällä intuitiivisia ohjelmistoja, kuten liiketoimintaprosessien automaatioratkaisuja, yrityksesi pystyy hyötymään monista välittömistä ja pitkän aikavälin eduista automatisoimalla päivittäisiä toimintoja. Näin yrityksesi voi kilpailla tehokkaammin nykypäivän kilpailluilla markkinoilla.

Mitä on liiketoimintaprosessien automatisointi?

Business process automation (BPA) is the automation of daily, repeatable business processes that are normally completed in manual settings. Ranging from multi-level workflows to simple customer responses, BPA offers you the ability to complete repetitive work and convert to paperless processes quickly and efficiently. This means automating jobs that deal with an excessive amount of raw data and documentation like product development, sales, human resources, and more. Adding business process management software (BPMS) helps to manage all of the new workflows created from your new business process automation to build, manage, and optimize your organization’s effectiveness and efficiency.

BPA-ratkaisun käyttöönoton edut

Kun ymmärrät, mitä prosesseja voi automatisoida ja mitä ei, sekä sen, kuinka voit luoda tiimillesi dynaamisia työnkulkuja, voit aloittaa automatisointiohjelmiston hyödyntämisen. Tässä ovat kuusi tärkeintä etua, jotka organisaatiosi saa liiketoimintaprosessien automatisoinnin avulla:

1. Parempi tehokkuus ja tuottavuus

Kun lisäät uuden automatisointiratkaisun, joka poistaa virhemahdollisuuksia, yrityksesi toimii välittömästi virtaviivaisemmin. Poistamalla tiimiltä päivittäisiä kömpelöitä ja vaivalloisia manuaalisia prosesseja poistat pullonkauloja ja nopeutat korkean tason liiketoimintaprosesseja liiketoimintayksiköiden, tiimin jäsenten ja kaikkien organisaation jäsenten välillä.

2. Lyhyemmät käsittelyajat ja pienemmät kustannukset

Automaatio auttaa yritystäsi alentamaan kustannuksia ja lisäämään kannattavuutta erityisesti manuaalisten paperipohjaisten prosessien osalta. Koska prosessien automatisointi nopeuttaa sisäistä toimintaasi, on helppo säästää aikaa ja rahaa resursseissa, joita tarvitaan näiden prosessien suorittamiseen, ja voit antaa aiemmin manuaalisia tehtäviä suorittaneille työntekijöille tärkeämpiä vastuita.

3. Yksinkertainen tietojen ja asiakirjojen hallinta

Manuaalisia prosesseja käytettäessä on helppo unohtaa kirjoitetut viestit, laskentataulukot ja muut asiakirjat riippumatta siitä, tulostetaanko ne vai välitetäänkö ne sähköpostitse. Lisäksi tietojen siirto tai laskenta tietolähteestä toiseen lisää inhimillisten virheiden mahdollisuutta ja tehtäviin kuluvaa aikaa. Prosessien automatisointi tarkoittaa, että kaikki asiakirjat ja tiedot pidetään yhdessä sijainnissa, mikä sujuvoittaa asiakirjojen hallintaa ja yksinkertaistaa asiakirjojen järjestämistä ja noutamista.

4. Näkyvyys ja läpinäkyvyys

Sinun ei tarvitse tarjota lisätukea tiimillesi, koska automaatioratkaisut takaavat hallinnon parhaiden käytäntöjen noudattamisen. Tietojen keräämisen ja raportoinnin sekä analytiikkaominaisuuksien avulla voit tarkastella tietojen koontinäyttöjä, jotka tarjoavat näkyvyyttä ja läpinäkyvyyttä siihen, mitä tehtäviä työntekijät parhaillaan suorittavat. Näin voit tehdä tietoon perustuvia päätöksiä.

5. Prosessien standardointi ja säännöstenmukaisuus

Prosesseissa on tiukat ohjeet siitä, kuka voi muuttaa tai päivittää asiakirjoja, mutta tiimin jäsenet eivät välttämättä aina noudata niitä. Kun käytössä on liiketoimintaprosessien automatisointi, sinun ei tarvitse huolehtia ohitetuista työvaiheista, sillä prosessi on jo sisäänrakennettu järjestelmään. Voit rakentaa tehokkaan digitaalisen työnkulkujen automatisoinnin , joka varmistaa, että oikeat tiedot reititetään oikealle henkilölle oikeaan aikaan. Tämä tarkoittaa myös sitä, että yritys voi seurata, kuka käyttää mitäkin tietoja – kirjaamalla lokiin nimiä, päivämääriä ja delegointitietoja vaivatta. Näiden tietojen dokumentoiminen auttaa sinua myös kirjausketjujen hallinnassa sekä osoittamaan säännöstenmukaisuuden.

6. Parempi henkilöstön ja asiakkaiden tyytyväisyys

Koska työntekijäsi voivat saada useita päivittäisiä tehtäviään suoritetuksi helposti ilman virheitä, automatisointiratkaisun lisääminen prosessiin parantaa tiimin tyytyväisyyttä. Automaatio tuottaa kitkattoman ympäristön, jossa työntekijät voivat menestyä. Esimiesten hyväksynnät ovat nopeampia, mikä tarkoittaa, että työntekijäsi pystyvät keskittymään tärkeämpiin projekteihin, jotka motivoivat ja innovoivat liiketoimintapäätöksiä. Bonuksena saat myös tyytyväisempiä asiakkaita: koska asiakkaasi saavat tarkempia ja yhtenäisempiä tietoja, he ovat tyytyväisempiä lopputuotteeseen tai -tuloksiin.

Aloita prosessien tehostaminen Microsoft Power Automaten avulla

Ottamalla käyttöön uuden prosessien automatisointiratkaisun voit tehdä työstäsi kustannustehokasta, virtaviivaista ja vähemmän virhealtista. Liiketoimintaprosessien automatisointi toimii kokonaisvaltaisena lähestymistapana liiketoimintaprosessien optimointiin, mutta ohjelmiston, kuten ohjelmistorobotiikan (RPA) työkalun, lisääminen auttaa automatisoimaan sääntöpohjaisia prosesseja, jotka ovat yleensä välttämättömiä prosessin alussa.

Avain edellä mainittujen etujen tasapainottamiseen liiketoimintaprosessien automatisoinnin ja ohjelmistorobotiikan välillä on löytää sinulle, tiimillesi ja koko organisaatiollesi yksi yhtenäinen ratkaisu, joka on helppo ottaa käyttöön keskeyttämättä mitään nykyisistä liiketoimintastrategioista. Power Automaten avulla voit rakentaa skaalautuvia, aikaa säästäviä työnkulun automaatioita, jotka voivat käsitellä kaikki yksittäiset tehtäväsi, jolloin voit suorittaa suuren määrän yksitoikkoisia tehtäviä lyhyessä ajassa.