Mies yllään kuulokkeet

Mikä on RPA (ohjelmistorobotiikka)?

Tehtaissa ja tuotanto-organisaatioissa robotit eivät ole uusi asia. Jo vuosikymmeniä ne ovat parantaneet tuottavuutta ja vapauttaneet työntekijöitä keskittymään korkeamman tason tehtäviin. Nyt samanlainen tuottavuusparannus on tulossa yrityksille, joiden työntekijät suorittavat suurten volyymien liiketoiminta-, IT-tuki- ja työnkulkuprosesseja. Tästä voimme kiittää ohjelmistorobotiikkaa (RPA).

Esittely

Kun RPA-työkalut ovat käytössä laajemman liiketoimintaprosessien automatisointi strategian osana, ”ohjelmistorobotit” voidaan helposti määrittää käynnistämään vastauksia, käsittelemään tietoja ja viestimään muiden digitaalisten järjestelmien kanssa. Kyse voi olla yksinkertaisista asioista, kuten automaattisesta vastausviestin luomisesta sähköpostiin, tai esimerkiksi järjestelmistä, joissa on tuhansia botteja esiohjelmoituina hoitamaan ERP-tehtäviä automaattisesti.

Kahdenlaista RPA:ta: valvottua ja valvomatonta

Kun tutustut RPA:han työnkulkujen automaatio ratkaisuna, kannattaa ottaa selvää kahdesta eri RPA:n lajista – valvotusta ja valvomattomasta automaatiosta – ennen kuin päätät, kumpi niistä soveltuu paremmin omalle organisaatiollesi.

Valvottu automaatio

Valvottu automaatio sallii organisaatiosi jäsenten keskittyä merkityksellisempään työhön. Se automatisoi toistuvat manuaaliset konttorityöt ja matkii työpöydällä tai selaimessa tekemiäsi toimintoja, kuten hiiren napsautuksia, tallentamalla ja toistamalla nämä toiminnot reaaliaikaisesti.

Valvomaton automaatio

Sen sijaan valvomaton automaatio, kuten nimestä voi päätellä, ei edellytä, että kukaan olisi tietokoneensa ääressä. Valvomattomat botit tekevät työn itsenäisesti tallentamalla ja toistamalla toimintoja. Koska ne voivat käyttää käynnistimiä ja ajoittaa automatisoituja tapahtumia, ne soveltuvat ihanteellisesti suurivolyymisten tehtävien automaation nopeuttamiseen organisaatiossa.

RPA:n käytön edut

Kuten kuka tahansa sellainen voi todistaa, jolla on joskus olla tehtävään leikata ja liimata valtavan laskentataulukon sisältö toiseen laskentataulukkoon, toistuvat ja pitkäveteiset tehtävät eivät ole paras tapa hyödyntää ihmisen kognitiivisia kykyjä. Sen lisäksi, että työ tekijälleen tylsää, virheiden mahdollisuus lopputuloksessa kasvaa huomattavasti. Hyvin todennäköisesti tehtävä myös kestää paljon kauemmin kuin botin suorittamana.

Tässä ovatkin RPA:n käytön kaksi suurinta etua: parantunut tuottavuus ja tarkkuus. Työntekijät ovat vapaita suorittamaan merkityksellisempiä tehtäviä, mikä tekee heidän työstään mielekkäämpää. Lisäksi kun robotit on kerran ohjelmoitu, ne noudattavat sääntöjä joka kerta. Ne eivät koskaan väsy tai tylsisty eivätkä tee virheitä; niiden tulokset ovat johdonmukaisia ja luotettavia.

Bottien ansiosta organisaatioiden on myös helppo skaalata toimintaa nopeasti ylös tai alas, joten kausittaisiin työnkulkuihin ja toimintapiikkeihin – eri liiketoimintayksiköissä, sijainneissa sekä työpöydän ja pilven välillä – voidaan helposti mukautua.

Miksi käyttää RPA:ta?

  • Työntekijät vapautuvat suorittamaan merkityksellisempiä tehtäviä
  • Parempi tuottavuus
  • Parempi tarkkuus
  • Skaalaaminen ylös- tai alaspäin tarpeen mukaan on nopeampaa ja helpompaa

Nopeampi sijoitetun pääoman tuotto ja parempi vaatimustenmukaisuus

Koska botit eivät vaadi mukautettua koodia kehitystiimiltä, ne ovat hyvin edullinen ratkaisu. Ne ovat myös hyvin nopeita ottaa käyttöön. Tämän vuoksi RPA-ratkaisun käyttöönotosta saatava sijoitetun pääoman tuotto saadaan yleensä muutaman viikon kuluessa.

Lisäksi säännöstenmukaisuuden vaatimusten täyttäminen – ja dokumentointi – on paljon yksinkertaisempaa, koska RPA-botit suorittavat tehtävänsä johdonmukaisesti ja luotettavasti. Tämä vähentää riskejä, eliminoi inhimillisen virheen mahdollisuuden ja nopeuttaa raportointia, koska kaikki on helposti valvottavissa ja mitattavissa.

Kannettavaa tietokonetta käyttävä nainen

Selvittäminen, voiko yrityksesi hyötyä RPA:sta

Hyvin erilaisilla aloilla toimivat organisaatiot voivat hyötyä RPA-ratkaisun toteuttamisesta. Kun arvioit, sopiiko se omalle yrityksellesi, mieti ensin, onko yrityksessä konttoritehtäviä, jotka hyötyisivät prosessien automatisoinnista. Tällaisia sääntöpohjaisia ei-subjektiivisia prosesseja löytyy tyypillisesti esimerkiksi rahoituksesta, hankinnasta, toimitusketjun hallinnasta, terveydenhuollosta, kirjanpidosta, asiakaspalvelusta ja henkilöstöhallinnosta.

Myös IT-tukea ja -hallintaa tarjoavat yritykset ovat myös hyviä ehdokkaita RPA:n käyttäjiksi, koska se parantaa tukipalvelun toimintoja ja verkkolaitteiden valvontaa. Automatisoimalla prosesseja IT-infrastruktuurit voivat tutkia ja ratkaista ongelmia nopeammin.

Myös puheentunnistusta tai automaattisia online-avustajia käyttävät yritykset saavat usein RPA:sta etuja, koska viimeaikaisen kehityksen ansiosta botit voivat nyt antaa vastauksia luonnollisella kielellä koodin sijaan. Tämä on valtava etu suurille puhelinkeskuksille ja muille organisaatioille, joilla on paljon vuorovaikutusta asiakkaiden kanssa, koska se auttaa säästämään resursseja.

Kenelle voi olla hyötyä RPA:sta?

  • Organisaatiot, joilla on prosessien automatisoinnista hyötyviä konttoritehtäviä
  • IT-tukea ja -hallintaa tarjoavat yritykset
  • Mikä tahansa yritys, joka hyödyntää puheentunnistusta tai automaattisia online-avustajia

Ominaisuudet, joita kannattaa etsiä valittaessa RPA-ohjelmistoa

Vaihtoehtoja on paljon, kun etsit oikeaa RPA-ratkaisua yrityksellesi. Kuten niin monissa liiketoimintapäätöksissä, sopivan ratkaisun löytäminen on ensiarvoisen tärkeää, joten etsi ratkaisu, jolla on seuraavia ominaisuuksia:

  • Helppokäyttöisyys: Kenen tahansa organisaation jäsenen tulisi kyetä luomaan ja käyttämään botteja. Bottien tulisi myös pystyä keräämään tietoja, joiden avulla johtajat voivat tehdä liiketoimintapäätöksiä.
  • Skaalattavuus: Valitse RPA-ypmäristö, jota voidaan hallita keskitetysti ja skaalata niin moneen eri sijaintiin kuin on tarpeen.
  • Luotettavuus: Koska tulet automatisoimaan satoja tai tuhansia tehtäviä, luotettavuus sekä sisäänrakennettu valvonta ja analytiikka ovat ensiarvoisen tärkeitä asioita.
  • Nopeus: Parhaan ratkaisun avulla voit suunnitella ja testata uusia automaattisia prosesseja muutamissa tunneissa sekä optimoida bodit nopeasti.
  • Älykkyys Parhaat työkalut tukevat yksinkertaisia tehtäväpohjaisia toimintoja, lukemista ja kirjoittamista mihin tahansa tietolähteeseen sekä kehittyneen oppimisen hyödyntämistä tulevien automaatioiden parantamiseksi.
Kannettavaa tietokonetta käyttävä henkilö

Harkitse kokonaisvaltaista ratkaisua, joka sisältää hyperautomaation

Kuten kaikessa tekniikassa, RPA:n ominaisuudet kehittyvät edelleen nopeasti. Organisaation ensimmäisenä prioriteettina tulisi olla vankan ja kattavan perusratkaisun saaminen käyttöön. Mahdollisuus lisätä toimintoja on kuitenkin myös erittäin tärkeää. Tässä kuvaan astuu hyperautomaatio.

Valitsemalla kokonaisvaltaisen ratkaisun, joka sisältää hyperautomaation, yrityksesi hyötyy tekniikasta, jossa yhdistyy useita prosessien automatisoinnin komponentteja. Siinä integroituvat työkalut ja tekniikat, jotka laajentavat entisestään mahdollisuuksiasi automatisoida tehtäviä ohjelmointirajapintojen, tekoälyn, prosessien louhinnan, analytiikan ja muiden työkalujen avulla.

Aloita RPA:n käyttö

Tutustu työkaluun, joka sujuvoittaa toistuvia tehtäviä ja paperittomia prosesseja, jotta voit kiinnittää huomiosi siihen, missä sitä eniten tarvitaan. Microsoft Power Automaten avulla voit säästää aikaa ja vaivaa yhdellä RPA-ratkaisulla.