Mikä on RPA?
Liiketoimintaprosessien sujuvoittaminen ohjelmistorobotiikan avulla
Tehtaissa ja tuotanto-organisaatioissa robotit eivät ole uusi asia. Jo vuosikymmeniä ne ovat parantaneet tuottavuutta ja vapauttaneet työntekijöitä keskittymään korkeamman tason tehtäviin. Nyt samanlainen tuottavuusparannus on tulossa yrityksille, joiden työntekijät suorittavat suurten volyymien liiketoiminta-, IT-tuki- ja työnkulkuprosesseja. Ohjelmistorobotiikka (RPA) tekee tämän mahdolliseksi.
Kun RPA-työkalut ovat käytössä laajan liiketoimintaprosessien automatisointistrategian osana, ”ohjelmistorobotit” on helppo määrittää käynnistämään vastauksia, käsittelemään tietoja ja viestimään muiden digitaalisten järjestelmien kanssa. Kyse voi olla yksinkertaisista asioista, kuten automaattisesta vastausviestin luomisesta sähköpostiin, tai esimerkiksi järjestelmistä, joissa tuhannet botit on ohjelmoitu hoitamaan ERP-tehtäviä automaattisesti.
RPA-tyyppejä on kaksi: valvottu ja valvomaton
Kun tutustut RPA:han työnkulkujen automatisoinninratkaisuna, kannattaa ottaa selvää kahdesta eri RPA:n lajista – valvotusta ja valvomattomasta automaatiosta – ennen kuin päätät, kumpi niistä sopii paremmin omaan organisaatioon.
Valvottu automaatio
Valvottu automaatio sallii organisaatiosi jäsenten keskittyä merkitykselliseen työhön. Se automatisoi toistuvat manuaaliset toimistotyöt sekä matkii työpöydällä tai selaimessa tehtäviä toimintoja, kuten hiiren napsautuksia, tallentamalla ja toistamalla nämä toiminnot reaaliaikaisesti.
Valvomaton automaatio
Valvomaton automaatio ei sen sijaan nimensä mukaisesti edellytä, että kukaan olisi tietokoneensa ääressä. Valvomattomat botit tekevät työn itsenäisesti tallentamalla ja toistamalla toimintoja. Koska ne voivat käyttää käynnistimiä ja ajoittaa automatisoituja tapahtumia, ne soveltuvat ihanteellisesti määrältään suurten tehtävien automatisoinnin nopeuttamiseen organisaatiossa.
RPA:n käytön edut
Kuten kuka tahansa, joka on joskus joutunut leikkaamaan ja liitämään valtavan laskentataulukon sisällön toiseen laskentataulukkoon, voi kertoa, toistuvat ja pitkäveteiset tehtävät eivät ole paras tapa hyödyntää ihmisen kognitiivisia kykyjä. Sen lisäksi että työ tekijälleen tylsää, virheiden mahdollisuus lopputuloksessa kasvaa huomattavasti. Hyvin todennäköisesti tehtävä myös kestää paljon kauemmin kuin se kestäisi botin suorittamana.
Ja juuri tässä on RPA:n käytön kaksi suurinta etua: tuottavuuden ja tarkkuuden lisääminen. Työntekijät ovat vapaita suorittamaan merkityksellisiä tehtäviä, mikä tekee heidän työstään mielekkäämpää. Lisäksi kerran ohjelmoidut robotit noudattavat sääntöjä joka kerta. Ne eivät koskaan väsy tai ikävysty eivätkä ne tee virheitä, joten niiden tulokset ovat johdonmukaisia ja luotettavia.
Bottien ansiosta organisaatioiden on myös helppo skaalata toimintaa nopeasti ylös tai alas, joten kausittaisiin työnkulkuihin ja toimintapiikkeihin – eri liiketoimintayksiköissä, sijainneissa sekä työpöydän ja pilven välillä – voidaan mukautua helposti.
Miksi käyttää RPA:ta?
- Työntekijät vapautuvat suorittamaan merkityksellisiä tehtäviä
- Parempi tuottavuus
- Parempi tarkkuus
- Skaalaaminen ylös- tai alaspäin tarpeen mukaan on nopeampaa ja helpompaa
Nopeampi sijoitetun pääoman tuotto ja parempi vaatimustenmukaisuus
Koska kehitystiimin ei tarvitse käyttää boteissa mukautettua koodia, ne ovat hyvin edullinen ratkaisu. Ne voidaan myös ottaa käyttöön nopeasti. Tämän vuoksi RPA-ratkaisun käyttöönottoon sijoitettu pääoma alkaa tuottaa yleensä jo muutamassa viikossa.
Lisäksi säännösten vaatimusten täyttäminen – ja dokumentointi – on paljon yksinkertaisempaa, koska RPA-botit suorittavat tehtävänsä johdonmukaisesti ja luotettavasti. Tämä vähentää riskejä, eliminoi inhimillisen virheen mahdollisuuden ja nopeuttaa raportointia, koska kaikki on helposti valvottavissa ja mitattavissa.
Yrityksen RPA:n mahdollisesti antaman hyödyn selvittäminen
Hyvin erilaisilla aloilla toimivat organisaatiot voivat hyötyä RPA-ratkaisun toteuttamisesta. Kun arvioit sen sopivuutta omalle yritykselle, mieti ensin, onko yrityksessä toimistotehtäviä, joissa prosessien automatisoinnista olisi hyötyä. Tällaisia sääntöpohjaisia ei-subjektiivisia prosesseja on tyypillisesti esimerkiksi taloushallinnossa, hankinnassa, toimitusketjun hallinnassa, terveydenhuollosta, kirjanpidossa, asiakaspalvelussa ja henkilöstöhallinnossa.
Myös IT-tukea ja -hallintaa tarjoavat yritykset ovat hyviä ehdokkaita RPA:n käyttäjiksi, koska se parantaa tukipalvelun toimintoja ja verkkolaitteiden valvontaa. Automatisoimalla prosesseja IT-infrastruktuurit voivat tutkia ja ratkaista ongelmia nopeammin.
Myös puheentunnistusta tai automaattisia online-avustajia käyttävät yritykset saavat usein RPA:sta etuja, koska viimeaikaisen kehityksen ansiosta botit voivat nyt antaa vastauksia luonnollisella kielellä koodin sijaan. Tämä on valtava etu suurille puhelinkeskuksille ja muille organisaatioille, joilla on paljon vuorovaikutusta asiakkaiden kanssa, koska se auttaa säästämään resursseja.
Kenelle voi olla hyötyä RPA:sta?
- Organisaatiot, joilla prosessien automatisoinnista on hyötyä toimistotehtävissä
- IT-tukea ja -hallintaa tarjoavat yritykset
- Mikä tahansa yritys, joka hyödyntää puheentunnistusta tai automaattisia online-avustajia
Ominaisuudet, joita kannattaa etsiä valittaessa RPA-ohjelmistoa
Vaihtoehtoja on paljon, kun etsit oikeaa RPA-ratkaisua yrityksellesi. Kuten niin monissa liiketoimintapäätöksissä, sopivan ratkaisun löytäminen on ensiarvoisen tärkeää, joten etsi ratkaisu, jossa on seuraavia ominaisuuksia:
- Helppokäyttöisyys: Kenen tahansa organisaation jäsenen tulisi kyetä luomaan ja käyttämään botteja. Bottien tulisi myös pystyä keräämään tietoja, joiden avulla johtajat voivat tehdä liiketoimintapäätöksiä.
- Skaalautuvuus: Valitse RPA-ympäristö, jota voidaan hallita keskitetysti ja skaalata niin moneen eri sijaintiin kuin on tarpeen.
- Luotettavuus: Koska tulet automatisoimaan satoja tai tuhansia tehtäviä, luotettavuus sekä sisäänrakennettu valvonta ja analytiikka ovat ensiarvoisen tärkeitä asioita.
- Nopea: Parhaan ratkaisun avulla voit suunnitella ja testata uusia automaattisia prosesseja muutamissa tunneissa sekä optimoida botit nopeasti.
- Älykkyys: Parhaat työkalut tukevat yksinkertaisia tehtäväpohjaisia toimintoja, lukemista ja kirjoittamista mihin tahansa tietolähteeseen sekä kehittyneen oppimisen hyödyntämistä tulevien automaatioiden parantamiseksi.
Harkitse kokonaisvaltaista ratkaisua, joka sisältää hyperautomaation
Kuten kaikessa tekniikassa, RPA:n ominaisuudet kehittyvät edelleen nopeasti. Organisaation ensimmäisenä prioriteettina tulisi olla vankan ja kattavan perusratkaisun saaminen käyttöön. Mahdollisuus lisätä toimintoja on kuitenkin myös erittäin tärkeää. Ja juuri tähän liittyy hyperautomaatio.
Valitsemalla kokonaisvaltaisen ratkaisun, joka sisältää hyperautomaation, yrityksesi hyötyy tekniikasta, jossa yhdistyy useita prosessien automatisoinnin komponentteja. Siinä integroituvat työkalut ja tekniikat, jotka laajentavat entisestään mahdollisuuksiasi automatisoida tehtäviä ohjelmointirajapintojen, tekoälyn, prosessilouhinnan, analytiikan ja muiden työkalujen avulla.
Aloita RPA:n käyttö
Tutustu työkaluun, joka sujuvoittaa toistuvia tehtäviä ja paperittomia prosesseja. Tällä tavoin voit kiinnittää huomiosi siihen, missä sitä eniten tarvitaan. Microsoft Power Automaten avulla voit säästää aikaa ja vaivaa yhdellä RPA-ratkaisulla.