Mitä on liiketoimintaprosessien hallinta?
Liiketoimintaprosessien hallinnalla (BPM) tarkoitetaan yrityksen toimia toimiin prosessien analysoimiseksi, nopeuttamiseksi ja optimoimiseksi. Manuaalisten prosessien tehostamisessa käytössä on usein työnkulkujen automatisointi .
Hyödynnä BPM:n etuja
Ennen BPM-strategian luonnin aloittamista on ymmärrettävä, miksi tehokkaat liiketoimintaprosessit ovat tärkeitä, mitä eroja liiketoimintaprosessien väillä on, kuka niistä vastaa yrityksessä ja mihin ongelmiin BPM:stä voi olla apua.
Tutustu liiketoimintaprosesseihisi
Liiketoimintaprosessi on toistettavien tehtävien sarja, jotka tehdään peräkkäin rutiininomaisen tavoitteen saavuttamiseksi. Liiketoimintaprosessien kesto voi olla minuutteja tai viikkoja, ja niihin voi sisältyä yksinkertaisia tehtäviä, kuten työntekijän lomapyyntö, tai monimutkaisia tehtäviä, kuten toimitusketjun logistiikka. Tehokkaat ja toimivat prosessit auttavat parantamaan työntekijöiden tuottavuutta, asiakkaiden aktivointia ja kaikkia muita liiketoiminnan osia. Tehottomat, huonosti toimivat prosessit turhauttavat työntekijöitä, aiheuttavat turhia kustannuksia ja johtavat tyytymättömiin asiakkaisiin sekä viime kädessä tulonmenetyksiin.
Liiketoimintaprosessit voidaan jakaa kolmeen pääluokkaan:
- Operatiiviset prosessit kattavat perusliiketoiminnan ja tiettyjä arvovirtoja, kuten asiakastilauksia, tilien luontia ja tuotannon optimointia.
- Hallintaprosessit sisältävät esimerkiksi yrityshallinnon, budjetit ja henkilöstöhallinnon työnkulut.
- Tukiprosessit toimivat esimerkiksi kirjanpidon, rekrytoinnin ja teknisen tuen kaltaisen suurten prosessien tukena.
Automatisoimalla kaikenlaisia liiketoimintaprosesseja voit parantaa tehokkuutta, pienentää riskejä ja pitää yrityksesi paremmin keskittyneenä strategiaan.
Luo oma BPM-tiimi
Liiketoimintaprosessista vastaavia työntekijöitä kutsutaan liiketoimintaprosessin omistajaksi. Koska he hallitsevat prosessia alusta loppuun, he tietävät, miten se vaikuttaa sitä ennen oleviin ja sen jälkeen tuleviin prosesseihin sekä miten nämä prosessit vaikuttavat siihen. Erillisten liiketoimintaprosessien omistuksen antaminen muilla osastoilla työskenteleville keskeisille työntekijöille voi parantaa tietämystä ja johtaa parempaan BPM:ään koko organisaatiossa.
Esimerkiksi suuren yrityksen toimivassa BPM-tiimissä voi olla kaikki seuraavat roolit:
- Liiketoimintaprosessien asiantuntija. Asiantuntija ymmärtää kauaskantoiset edut ja selittää, mitä arvoa BPM:stä on organisaatiolle.
- Prosessin omistaja. Henkilö tai tiimi, joka vastaa liiketoimintahaasteisiin, sujuvoittaa työnkulkuja tai käyttää hyväkseen mahdollisuuksia ja jolla on tämän vuoksi merkittävä käsitys asiasta ja tärkeää sanottavaa. Tällaisen henkilön tai ryhmän merkitys on ratkaiseva siinä, että käyttäjä hyväksyy prosessin ja BPM toteutuu.
- Liiketoimintaprosessijohtaja Johtaja johtaa koko organisaatiota koskevia BPM-toimia.
- Liiketoimintaprosessikonsultti. Konsultti on liiketoimintaprosessin johtajan neuvonantaja, joka hyödyntää teknisiä taitojaan ja tietojaan BPM:stä.
- Projektipäällikkö. Projektipäällikkö auttaa luomaan ja toteuttamaan projektisuunnitelman sekä hallitsee tiimin viestintää, välitavoitteita, toimitettavia tuotteita ja tavoiteaikoja.
- Yritysanalyytikko. Analyytikko osoittaa välttämättömät parannukset, jotka prosessiin on tehtävä.
- Ratkaisuarkkitehti. Ratkaisuarkkitehti antaa teknistä tukea, joka koskee etenkin yhteiskäyttöä nykyisten toimialakohtaisten sovellusten kanssa.
- Vaikuttajat. Vaikuttajat ovat usein vertaisryhmiensä johtajia, jotka ottavat uusia ideoita, käytäntöjä ja työkaluja käyttöön jo varhaisessa vaiheessa sekä puhuvat niiden käyttämisen puolesta. He auttavat tarkentamaan liiketoimintaprosessien parannuksia ja puhuvat muutoksen puolesta.
- BPM-tukiryhmä. Tämä ryhmä koostuu keskeisistä IT-ammattilaisista, yrityksen suunnittelujohtajista ja muusta johdosta, joka auttaa BPM-standardien, -menetelmien ja -teknologian ottamisesta käyttöön organisaatiossa.
Ei enää menetettyjä mahdollisuuksia
Perinteisesti yritysjohto on omistanut BPM:n, sillä kysehän on kuitenkin liiketoimintaprosesseista. Nyt kun käytössä on erittäin kehittyneitä liiketoimintaprosessien hallintaohjelmisto-ominaisuuksia, IT:n rooli on kasvanut. Kannattava tasapaino teknologian ja liiketoimintatarpeiden välillä saattaakin löytyä, jos IT saa ottaa käyttöön omatoimisen, vähän koodia käyttävän työnkulun automaatioympäristön, jossa yrityksen työntekijät voivat sujuvoittaa prosesseja ja ratkaista ongelmia, jotka juuri he ymmärtävät parhaiten.
Automatisointi, automatisointi, automatisointi
Automaatio on olennaista BPM:n kannalta. Nyt saatavana olevan teknologian avulla menestyvien yritysten on etsittävä kaikki mahdollisuudet, joissa voidaan automatisoida toistuvia ja aikaa vieviä manuaalisia prosesseja. Työnkulun automatisointi auttaa sujuvoittamaan esimerkiksi tietojen syöttämiseen, yhteisöpalvelupäivityksiin, varastoihin ja raportointiin liittyviä liiketoimintaprosesseja. Työntekijät voidaan vapauttaa toistuvista rutiinitehtävistä, minkä lisäksi tuottavuus paranee, kustannukset pienenevät ja inhimillisiä virheitä tehdään vähemmän.
Luo kansalaiskehityksen kulttuuri
Joitakin liiketoimintaprosesseja voidaan lisäksi optimoida mobiilisovellusten kehittäminen , joiden avulla työntekijöiden yhteydet paranevat ja toiminta tehostuu. Nämä mobiilisovellukset uudistavat työskentelyä, ja niistä saadaan reaaliaikaisia merkityksellisiä liiketoimintatietoja. Jos käytössä on sopiva sovellusten kehitysympäristö, suunnittelijat, IT-ammattilaiset ja tavalliset yrityskäyttäjät voivat muodostaa maallikkokehityskulttuurin ja luoda omia vähän koodia käyttäviä yrityssovelluksia – ilman että olisi jäätävä odottamaan yrityksen johdon ja ammattikehittäjien panosta.
Hyödynnä kaikki mahdollisuudet
Tehottomat manuaaliset prosessit, lisäkustannukset ja menetetyt mahdollisuudet ovat vältettävissä. Kun oikeilla ihmisillä on oikeat roolit, hyvä käsitys prosesseista ja hyvät automatisointityökalut, liiketoimintaprosessien hallintaa voidaan käyttää yrityksessä seuraaviin tarkoituksiin:
- Kevennä raskaita verkkokaupan kassaprosesseja, jotka karkottavat asiakkaita ja johtavat myynnin menetyksiin.
- Automatisoi manuaaliset prosessit, jotka kestävät liian kauan, maksavat liikaa ja turhauttavat työntekijöitä.
- Poista maksuja viivästyttävät talousprosessien esteet.
- Vähennä resursseja tuhlaavaa kaksinkertaisuutta.
- Lyhennä tavoiteaikoihin vaikuttavia pitkiä tai epävakaita prosesseja tai standardoi ne.
- Sujuvoita suhteita rapauttavaa tehotonta asiakkaiden perehdytystä.
Luo liiketoimintaprosessien hallintastrategia
Jos liiketoiminnan haasteina ovat operatiiviset prosessit sekä hallinta- ja tukiprosessit, jotka ovat raskaita, päällekkäisiä, liian pitkiä, liian hitaita tai liian kalliita, kattavan BPM-strategian luonnista voi olla apua. Seuraavat parhaat käytännöt auttavat aloittamaan BPM-ohjelman sekä arvioimaan sen onnistumista:
- Hanki johdon tuki. Tämä on välttämätöntä, jos liiketoimintaprosessin parannussuunnitelmien tueksi tarvitaan resursseja.
- Analysoi ja kartoita tietty prosessi. Käytä vuokaavioita, miellekarttoja tai prosessin louhintaohjelmistoja (löydä pullonkaulat, kaksinkertaiset toiminnot ja tarpeettomat viiveet). Pyydä palautetta niiltä, joita prosessi eniten koskee, koska tällä tavoin saat käsityksen siitä, mitä voidaan parantaa. Lisäksi muutoksen hyväksyminen alkaa heistä.
- Suunnittele prosessi uudelleen. Pyydä sidosryhmiä osallistumaan ja varmista, että kaikki ymmärtävät, miksi prosessia kannattaa sujuvoittaa. Ota mukaan miellekartoista ja analyysista opitut asiat. Harkitse myös vaikutusanalyysin tekemistä tärkeistä tai monimutkaisista työnkuluista.
- Kerää resurssit ja toteuta muutos. Kerää resurssit, joita tarvitaan tehokkaan BPM-ympäristön muodostamiseen. Niitä ovat esimerkiksi projektinhallintaohjelmisto, työnkulun automatisointityökalut ja reaaliaikaiset koontinäytöt. Valitse resursseja, jotka vastaavat luotavaa liiketoiminta-arvoa, sekä hallitse muutosta toimitettavien tuotteiden ja aikajanojen avulla. Ota käyttöön ensin suppea pilottiversio, jonka avulla voidaan korjata virheet, herättää kiinnostusta parannettuja käytäntöjä kohtaan ja edistää käyttöönottoa.
- Seuraa ja optimoi. Seuraa uusien prosessien toimintaa pyytämällä palautetta osallistujilta. Valmistaudu lisäämään tarkennuksia tarvittaessa.
Luo BPM-lisäarvoa
Jos käytät edellä esitettyjä parhaita käytäntöjä, luot toimivan BPM-tiimin ja tiedät, miten voit luoda lisäarvoa prosesseja parantamalla, liiketoimintaprosessin hallinnan avulla voidaan saada esimerkiksi seuraavia konkreettisia etuja:
- Parempaa tuottavuutta. Tehostuneet prosessit tehostavat työntekijöiden toimintaa, ja voit arvioida suorituskykymittareita työpaikan analytiikkaohjelmistolla.
- Nopeampaa etujen saavuttamista. IT-prosessien parantaminen voi vaikuttaa siihen, miten nopeasti sovelluksia kehitetään ja otetaan käyttöön yrityksessä.
- Parempaa laatua. Kehityksen nopeutumisen lisäksi testaukseen liittyvät parannukset auttavat ratkaisemaan nopeasti suorituskyky- tai suojausongelmat, mikä parantaa tuotteen tai palvelun laatua.
- Lisää asiakastyytyväisyyttä. Yrityksen asiakaspalveluprosessien korjaaminen voi auttaa voittamaan asiakkaita ja edistämään asiakasuskollisuutta.
- Parempia työntekijöiden työkokemuksia. Tyytyväisyys työpaikalla perustuu tehokkaisiin liiketoimintaprosesseihin. Ne parantavat ilmapiiriä ja mahdollisesti pienentävät työvoiman vaihtuvuutta.
Aloita liiketoimintaprosessien optimointi jo nyt
Jokainen yritys yrittää toimia paremmin, nopeammin ja älykkäämmin. Kattavan BPM-strategian yhdistäminen oikeanlaiseen työnkulun automatisointiohjelmistoon voi auttaa yritystä toteuttamaan nämä tavoitteet.
Microsoft Power Automate on helppokäyttöinen työnkulkujen optimointiratkaisu, joka antaa työntekijöille mahdollisuuden sujuvoittaa päivittäin esiintyviä tehottomuuksia siten, että sillä on vaikutusta koko yrityksen toimintaan.