Kannettavalla tietokoneella työskentelevä henkilö

Mitä on liiketoimintaprosessien hallinta?

Liiketoimintaprosessi on toistettavien tehtävien sarja, ja tavoite saavutetaan, kun tehtävät suoritetaan peräkkäin. Liiketoimintaprosessien kesto voi olla minuutteja tai viikkoja, ja niihin voi sisältyä yksinkertaisia tehtäviä, kuten työntekijän lomapyyntö, tai monimutkaisia tehtäviä, kuten toimitusketjun logistiikka. Tehokkaat ja toimivat prosessit auttavat parantamaan työntekijöiden tuottavuutta, asiakkaiden aktivointia ja kaikkia muita liiketoiminnan osia. Tehottomat, huonosti toimivat prosessit turhauttavat työntekijöitä, aiheuttavat turhia kustannuksia sekä johtavat tyytymättömiin asiakkaisiin ja viime kädessä tulonmenetyksiin.

Liiketoimintaprosessien hallinta (BPM) viittaa yrityksen pitkäaikaisiin pyrkimyksiin analysoida, nopeuttaa ja optimoida näitä prosesseja. Usein se tehdään käyttämällä työnkulun automatisointia manuaalisten prosessien sujuvoittamiseen ja tiettyjen liiketoimintatavoitteiden saavuttamiseen. Kaikenlaisten rutiininomaisten liiketoimintatehtävien automatisointi voi parantaa tehokkuutta, pienentää riskejä ja varmistaa, että liiketoiminnassa keskitytään strategisesti tärkeisiin asioihin. Automatisoinnissa voi olla kyse vaikkapa tiedostojen hallinnasta tai laskentataulukoiden päivittämisestä.

Hyödynnä liiketoimintaprosessien hallinnan edut

Ennen liiketoimintaprosessien hallintastrategian luonnin aloittamista on ymmärrettävä liiketoimintaprosessien erot, kuka vastaa niistä yrityksessä ja mihin ongelmiin liiketoimintaprosessien hallinnasta voi olla apua.

Liiketoimintaprosessit voidaan ensinnäkin jakaa kolmeen pääluokkaan:

  • Operatiiviset prosessit koskevat perusliiketoimintaa ja tiettyjä arvovirtoja, kuten asiakastilauksia, tilien luontia ja tuotannon optimointia.

  • Hallintaprosessit sisältävät esimerkiksi yrityshallinnon, budjetit ja henkilöstöhallinnon työnkulut.

  • Tukiprosessit toimivat esimerkiksi kirjanpidon, rekrytoinnin ja teknisen tuen kaltaisen suurten prosessien tukena.

Luo oma BPM-tiimi

Liiketoimintaprosessista vastaavia työntekijöitä kutsutaan liiketoimintaprosessin omistajaksi. Koska he hallitsevat prosessia alusta loppuun, he tietävät, miten se vaikuttaa sitä ennen oleviin ja sen jälkeen tuleviin prosesseihin sekä miten nämä prosessit vaikuttavat siihen. Erillisten liiketoimintaprosessien omistuksen antaminen muilla osastoilla työskenteleville keskeisille työntekijöille voi parantaa tietämystä ja johtaa parempiin liiketoimintaprosesseihin koko organisaatiossa.

Esimerkiksi suuren yrityksen toimivassa BPM-tiimissä voi olla kaikki seuraavat roolit:

  • Liiketoimintaprosessin asiantuntija. Asiantuntija ymmärtää kauaskantoiset edut ja selittää, mitä arvoa liiketoimintaprosessien hallinnasta on organisaatiolle.

  • Prosessin omistaja. Henkilö tai tiimi, joka vastaa liiketoimintahaasteisiin, sujuvoittaa työnkulkuja tai käyttää hyväkseen mahdollisuuksia ja jolla on tämän vuoksi merkittävä käsitys asiasta ja tärkeää sanottavaa. Tällaisen henkilön tai ryhmän merkitys on ratkaiseva siinä, että käyttäjä hyväksyy prosessin ja liiketoimintaprosessien hallinta toteutuu.

  • Liiketoimintaprosessin johtaja. Johtaja johtaa koko organisaatiota koskevia liiketoimintaprosessien hallintatoimia.

  • Liiketoimintaprosessikonsultti. Konsultti on liiketoimintaprosessin johtajan neuvonantaja, joka hyödyntää teknisiä taitojaan ja tietojaan liiketoimintaprosessien hallinnasta.

  • Projektipäällikkö. Projektipäällikkö auttaa luomaan ja toteuttamaan projektisuunnitelman sekä hallitsee tiimin viestintää, välitavoitteita, toimitettavia tuotteita ja tavoiteaikoja.

  • Yritysanalyytikko. Analyytikko osoittaa välttämättömät parannukset, jotka prosessiin on tehtävä.

  • Ratkaisuarkkitehti. Ratkaisuarkkitehti antaa teknistä tukea, joka koskee etenkin yhteiskäyttöä nykyisten toimialakohtaisten sovellusten kanssa.

  • Vaikuttajat. Vaikuttajat ovat usein vertaisryhmiensä johtajia, jotka ottavat uusia ideoita, käytäntöjä ja työkaluja käyttöön jo varhaisessa vaiheessa sekä puhuvat niiden käyttämisen puolesta. He auttavat tarkentamaan liiketoimintaprosessien parannuksia ja puhuvat muutoksen puolesta.

  • Liiketoimintaprosessien hallinnan tukiryhmä. Tämä ryhmä koostuu keskeisistä IT-ammattilaisista, yrityksen suunnittelujohtajista ja muusta johdosta, joka auttaa BPM-standardien, -menetelmien ja -teknologian ottamisesta käyttöön organisaatiossa.

Ei enää menetettyjä mahdollisuuksia

Traditionally, business leadership has owned BPM; they are business processes, after all. But with the advent of highly sophisticated business process management software, IT is now playing a greater role. You might find a productive balance between your technology and business requirements if you let IT deploy a self-serve, low-code workflow automation platform that business employees can use to streamline processes and solve the issues they best understand.

Automatisointi, automatisointi, automatisointi

Automaatio on liiketoimintaprosessien hallinnan kannalta olennaista. Nyt saatavana olevan teknologian avulla menestyvien yritysten on etsittävä kaikki mahdollisuudet, joissa voidaan automatisoida toistuvia ja aikaa vieviä manuaalisia prosesseja. Työnkulun automatisointi auttaa sujuvoittamaan esimerkiksi tietojen syöttämiseen, yhteisöpalvelupäivityksiin, varastoihin ja raportointiin liittyviä liiketoimintaprosesseja. Työntekijät voidaan vapauttaa toistuvista rutiinitehtävistä, minkä lisäksi tuottavuus paranee, kustannukset pienenevät ja inhimillisiä virheitä tehdään vähemmän.

Luo maalikkojen kehityskulttuuri

You can also optimize some business processes by building mobile apps that help your employees stay more connected and efficient, transform how they get work done, and generate real-time business insights. With the right app development platform, engineers, IT specialists, and ordinary business users can build a citizen development culture and create their own low-code business solutions—without having to rely on or wait for business leadership and professional developers.

Hyödynnä kaikki mahdollisuudet

Tehottomat manuaaliset prosessit, lisäkustannukset ja menetetyt mahdollisuudet ovat vältettävissä. Kun oikeilla ihmisillä on oikeat roolit, hyvä käsitys prosesseista ja hyvät automatisointityökalut, liiketoimintaprosessien hallintaa voidaan käyttää yrityksessä seuraaviin tarkoituksiin:

  • Kevennä raskaita verkkokaupan kassaprosesseja, jotka karkottavat asiakkaita ja johtavat myynnin menetyksiin.
  • Automatisoi manuaaliset prosessit, jotka kestävät liian kauan, maksavat liikaa ja turhauttavat työntekijöitä.
  • Poista maksuja viivästyttävät talousprosessien esteet.
  • Vähennä resursseja tuhlaavaa kaksoiskappaleiden luontia.
  • Lyhennä tavoiteaikoihin vaikuttavia pitkiä tai epävakaita prosesseja tai standardoi ne.
  • Sujuvoita suhteita rapauttavaa tehotonta asiakkaan käyttöönottoa.

Luo liiketoimintaprosessien hallintastrategia

Jos liiketoiminnan haasteina ovat operatiiviset prosessit sekä hallinta- ja tukiprosessit, jotka ovat raskaita, päällekkäisiä, liian pitkiä, liian hitaita tai liian kalliita, kattavan liiketoimintaprosessien hallintastrategian luonnista voi olla apua. Seuraavat parhaat käytännöt auttavat aloittamaan liiketoimintaprosessien hallintaohjelman sekä arvioimaan sen onnistumista:

  • Hanki johdon tuki. Tämä on välttämätöntä, jos liiketoimintaprosessin parannussuunnitelmien tueksi tarvitaan resursseja.

  • Analysoi ja kartoita tietty prosessi. Käytä vuokaavioita, miellekarttoja tai prosessin louhintaohjelmistoja pullonkaulojen, kaksinkertaisten toimintojen ja tarpeettomien viiveiden etsimiseen. . Pyydä palautetta niiltä, joita prosessi eniten koskee, koska tällä tavoin saat käsityksen siitä, mitä voidaan parantaa. Lisäksi muutoksen hyväksyminen alkaa heistä.

  • Suunnittele prosessi uudelleen. Pyydä sidosryhmiä osallistumaan ja varmista, että kaikki ymmärtävät, miksi prosessia kannattaa sujuvoittaa. Ota mukaan miellekartoista ja analyysista opitut asiat. Harkitse myös vaikutusanalyysin tekemistä tärkeistä tai monimutkaisista työnkuluista.

  • Kerää resurssit ja toteuta muutos. Kerää resurssit, joita tarvitaan tehokkaan liiketoimintaprosessien hallintaympäristön muodostamiseen. Niitä ovat esimerkiksi projektinhallintaohjelmisto, työnkulun automatisointityökalut ja reaaliaikaiset koontinäytöt. Valitse resursseja, jotka vastaavat luotavaa liiketoiminta-arvoa, sekä hallitse muutosta toimitettavien tuotteiden ja aikajanojen avulla. Ota käyttöön ensin suppea pilottiversio, jonka avulla voidaan korjata virheet, herättää kiinnostusta parannettuja käytäntöjä kohtaan ja edistää käyttöönottoa.

  • Seuraa ja optimoi. Seuraa uusien prosessien toimintaa pyytämällä palautetta osallistujilta. Valmistaudu lisäämään tarkennuksia tarvittaessa.

Luo liiketoimintaprosessin hallinnalla lisäarvoa

Jos käytät edellä olevia parhaita käytäntöjä, luot toimivan liiketoimintaprosessien hallintatiimin ja tiedät, miten voit luoda lisäarvoa prosesseja parantamalla, liiketoimintaprosessin hallinnan avulla voidaan saada esimerkiksi seuraavia konkreettisia etuja:

  • Paranna tuottavuutta. Tehostuneet prosessit tehostavat työntekijöiden toimintaa, ja voit arvioida suorituskykymittareita työpaikan analytiikkaohjelmistolla.

  • Hyödyt käytettävissä nopeasti. IT-prosessien parantaminen voi vaikuttaa siihen, miten nopeasti sovelluksia kehitetään ja otetaan käyttöön yrityksessä.

  • Laadun parantuminen. Kehityksen nopeutumisen lisäksi testaukseen liittyvät parannukset auttavat ratkaisemaan nopeasti suorituskyky- tai suojausongelmat, mikä parantaa tuotteen tai palvelun laatua.

  • Asiakastyytyväisyyden parantuminen. Yrityksen asiakaspalveluprosessien korjaaminen voi auttaa voittamaan asiakkaita ja edistämään asiakasuskollisuutta.

  • Työntekijöiden työkokemuksen parantuminen. Tehokkaat liiketoimintaprosessit ovat perusta, ja tyytyväisyys työpaikalla perustuu niihin, ne parantavat ilmapiiriä ja mahdollisesti pienentävät työvoiman vaihtuvuutta.

Aloita liiketoimintaprosessien optimointi heti

Jokainen yritys yrittää toimia paremmin, nopeammin ja älykkäämmin. Kattavan liiketoimintaprosessien hallintastrategian yhdistäminen oikeanlaiseen työnkulun automatisointiohjelmistoon voi auttaa yritystä toteuttamaan nämä tavoitteet.

Microsoft Power Automate on helppokäyttöinen työnkulun optimointiratkaisu, joka antaa työntekijöille mahdollisuuden sujuvoittaa päivittäin esiintyviä tehottomuuksia siten, että niillä on vaikutusta koko yrityksen toimintaan.