Työnkulun automatisoinnin hyödyntäminen

Mitä on työnkulun automatisointi?

Kaikkialla, missä kohtaat liiketoiminnassasi toistuvia manuaalisia tehtäviä, voit käyttää työnkulun automatisointia. Työnkulun automatisointi on prosessi, jossa eliminoidaan tehtävän suorittamiseen tarvittavia manuaalisia prosesseja sääntöpohjaisen logiikan avulla. Paperipohjaisten liiketoimintaprosessien digitalisoinnin ja optimoinnin lisäksi voit työnkulkuja sujuvoittamalla säästää aikaa tehtävien suorittamisessa, vähentää virheitä sekä auttaa työntekijöitä keskittymään strategisempaan ja vaikuttavampaan työhön.

Työnkulun automatisointi on nykyaikaisen yritysjohtamisen sydän. Kun yhä useammat yritykset alkavat käyttää automaatiota liiketoimintaprosesseissaan ja ymmärtävät sen edut, työnkulun automaation markkinat vain kasvavat. Tekniikan kehittyessä yhä hienostuneemmaksi entistä useammat yritykset eri toimialoilla käyttävät työnkulun automaatiota virtaviivaisten, tehokkaiden toimintatapojen rakentamiseen ja luovat näin kilpailuetuja markkinoillaan.

Työnkulun tehokas automatisointi viiden helpon vaiheen avulla

Oikean ohjelmiston avulla voit automatisoida manuaaliset prosessit helposti ja saada näin paljon hyötyä. Jotta voit tehokkaasti vähentää raskaita manuaalisia tehtäviä ja kehittää liiketoimintaasi, sinun on tiedettävä, mitkä prosessit ovat pahimpia pullonkauloja.

Näiden viiden helpon vaiheen avulla voit automatisoida työnkulkusi:

1. Valitse prosessisi. Tunnista tehottomat, turhan monimutkaiset tai liian kalliit menettelyt. Luokittele prosessit ja valitse sopivimmat automatisoitaviksi.
2. Tee tutkimusta. Kuinka muut organisaatiot ovat automatisoineet samankaltaiset prosessit? Pohdi vaihtoehtojasi automaattisten työnkulkujen kehittämiseen ja toteuttamiseen – annatko työn IT-ammattilaisten hoidettavaksi vai voisivatko maallikkokehittäjät yrityksessäsi luoda omia tehokkaita automatisoituja työnkulkuja vähäkoodisen työpaikan automaatiotyökalun avulla?
3. Hallitse muutosta ja edistä käyttöönottoa. Uusien työnkulkujen kehittämisen jälkeen on tärkeää varmistaa, että ne otetaan käyttöön koko yrityksessä – mitä useammat ihmiset käyttävät automaattisia työnkulkuja, sitä tehokkaampia ne ovat.
4. Keskustele työntekijöidesi kanssa ja tarjoa heille koulutusta. Pidä huolta, että kaikki saavat tietää uusista työskentelyä helpottavista työkaluista. Tarjoa tarvittava ohjeistus ja koulutus käyttöönoton helpottamiseksi.
5. Arvioi ja tarkenna. Aloita heti uusien prosessien onnistumisen mittaaminen. Seuraamalla ennalta määritettyjä tunnuslukuja saat selkeän kuvan uusien automaattisten työnkulkujen tehokkuudesta ja voit tehdä muutoksia tarpeen mukaan.

Paranna älykkyyttä työnkulun automatisointiohjelmistolla

Nyt kun tiedät, mitä työnkulun automatisointi tarkoittaa, mieti, kuinka voit toteuttaa sen ja mitä arvoa se auttaa sinua luomaan. Helpoin tapa automatisoida yrityksesi työnkulut on käyttää työnkulun automatisoinnin ohjelmistoa tai pilvipohjaista työnkulun automatisointipalvelua.

Tehoa juuri oikeille ihmisille

Näiden tekniikoiden avulla voit antaa innovatiivisten työnkulkujen kehittämismahdollisuuden ihmisille, jotka tuntevat liiketoimintasi parhaiten: työntekijöillesi, joilla on omakohtaista kokemusta prosesseista, joita voi nopeuttaa ja parantaa automatisoinnin avulla. Tämän ei tarvitse olla vaikeaa. Useimmissa yrityksissä lähes jokainen työntekijä voi luoda tehokkaita työnkulkuja käyttämällä vähäkoodista tai kooditonta automatisointitekniikkaa.

On tärkeää löytää intuitiivinen, helppokäyttöinen ja joustava työnkulun automatisointiratkaisu . Ihannetapauksessa tekniikassa on valmiita yhdistimiä, joiden avulla voit sisällyttää työnkulkuihin erilaisia sovelluksia. Toinen tapa optimoida liiketoimintaprosesseja on käyttää vähäkoodista sovelluskehitystekniikkaa, jonka avulla insinöörit, tavalliset yrityskäyttäjät ja yrityksen johtohenkilöt voivat luoda tarvitsemansa mobiilisovellukset ja pitää niiden avulla yllä yhteyksiä, työskennellä tuottavasti ja tarttua mahdollisuuksiin tarvitsematta turvautua ammattikehittäjien apuun.

Työnkulut pilvessä

Pilvipohjaiset automatisointityökalut tarjoavat erinäisiä etuja paikallisiin työkaluihin verrattuna, kuten paremman skaalattavuuden ja erinomaisen tietoturvan. Työnkulun automatisointiohjelmistojen tulisi myös toimia yhdessä yrityksen jo käyttämien liiketoiminnan analytiikkatyökalujen kanssa, jotta automatisoitujen työnkulkujen suorituskykyä on helppo seurata.

Jos työnkulun automatisointiohjelmisto tukee mobiilikäyttöä, työntekijät voivat sen avulla automatisoida työnkulkuja missä ja milloin tahansa.

Miten se toimii

Työnkulun automatisoinnin avulla käyttäjät voivat käynnistää sarjan toimintoja. Kun esimerkiksi palkataan uusi työntekijä, voidaan luoda automaattinen työnkulku, joka lähettää välittömästi työntekijälle tervetulosähköpostiviestin ja opastaa häntä uuden työntekijän paperitöiden hoitamisessa.

Käyttäjät määrittävät tehtäväsarjan, joka tarvitaan yleisten liiketoimintaprosessien suorittamiseen. Määrittämisen jälkeen automaattinen työnkulku suorittaa määritetyt toiminnot aina, kun määritetty käynnistintapahtuma toteutuu.