Henkilö pitää esitystä

Työnkulun automatisoinnin hyödyntäminen

Lähes kaikki liike-elämän ammattilaiset asiakastukihenkilöistä toimitusjohtajiin käyttävät työpäivistään liian paljon - jopa puolet - tuottamattomiin, tarpeettomiin, manuaalisiin prosesseihin, jotka voitaisiin automatisoida. Rutiininomaiset, aikaa vievät tehtävät nimittäin tekevät työntekijöistä kaikilla tasoilla vähemmän tehokkaita, mutta älykkäät yritykset käyttävät työnkulun automaatiota auttaakseen kaikkia työskentelemään tehokkaammin.

Työnkulun automaatio on nykyaikaisen yritysjohtamisen sydän, ja sitä ohjaavat jatkuvasti parantuva tekniikka ja nopeat innovaatiot. Kun yhä useammat yritykset alkavat käyttää automaatiota liiketoimintaprosesseissaan ja ymmärtävät sen edut, työnkulun automaation markkinat vain kasvavat. Kun tekniikka yleistyy ja kehittyy, useammat yritykset käyttävät työnkulun automaatiota virtaviivaisten, tehokkaiden toimintatapojen rakentamiseen, ulottuvat useille toimialoille ja luovat kilpailuetuja markkinoillaan.

Mitä on työnkulun automaatio?

Käyttämällä yrityksellesi sopivaa työnkulun automaatio-ohjelmistoa voit korvata manuaaliset prosessit, kuten tietojen syöttö, sosiaalisen median päivitykset ja sähköpostivastaukset, virtaviivaisilla, automatisoiduilla työnkuluilla, jotka säästävät aikaa, ja vähentävät virheitä. Näin kulutat vähemmän aikaa virheiden korjaamiseen ja autat työntekijöitä keskittymään strategisempaan ja vaikuttavampaan työhön.

Työnkulun automatisoinnin avulla voit jopa digitalisoida ja optimoida paperipohjaisen liiketoimintaprosessit, kuten tilata inventaarion tai vastata hyväksymispyyntöihin. Missä tahansa liiketoiminnassasi ilmeneekin toistuvia manuaalisia tehtäviä, voit tehdä prosesseista onnistuneempia työnkulun automaation avulla.

Työnkulun tehokasta automatisointia viiden helpon vaiheen avulla

Oikean ohjelmiston avulla manuaaliset prosessit voivat olla yksinkertaisia ja erittäin hyödyllisiä. Tehokkaiden, manuaalisten tehtävien poistamiseksi ja liiketoimintasi muuttamiseksi sinun on tiedettävä, mitkä prosessit hidastavat sinua, ymmärrettävä automaatiovaihtoehdot, hallittava käyttöönottoa, tarjottava koulutusta ja mitattava menestystäsi.

Näitä viittä helppoa vaihetta käyttämällä voit automatisoida työnkulut:

  1. Valitse prosessit. Tunnista menetelmät, jotka ovat tehottomia, liian monimutkaisia tai liian kalliita. Luokittele ne sitten ja valitse parhaat ehdokkaat automaatioon.
  2. Tutki asiaa. Kuinka muut organisaatiot ovat automatisoineet samanlaisia prosesseja? Harkitse valintojasi automatisoitujen työnkulkujen rakentamiseksi ja toteuttamiseksi - soitatko IT-ammattilaisille, vai voivatko citizen developersit käyttää alatason koodin työpaikan automaatiotyökalua omien tehokkaiden automatisoitujen työnkulkujensa rakentamiseen?
  3. Hallitse muutosta ja vaadi käyttöönottoa. Uusien työnkulkujen käynnistämisen jälkeen on tärkeää varmistaa, että työnkulut on otettu käyttöön koko yrityksessä - mitä useammat ihmiset käyttävät automaattisia työnkulkuja, sitä tehokkaampia kaikki ovat.
  4. Keskustele työntekijöittesi kanssa ja kouluta heitä. Varmista, että kaikki tietävät, että käytössä on uusia työkaluja, jotka helpottavat heidän työtään. Tarjoa tarvittavat ohjeet ja koulutus käyttöönoton helpottamiseksi.
  5. Arvioi ja tarkenna. Aloita heti uusien prosessien menestyksen mittaaminen. Kun pidät kirjaa ennalta määritetyistä keskeisistä suorituskykyindikaattoreista, automatisoitujen työnkulkujen tehokkuus tulee selväksi ja voit tehdä tarvittavat muutokset.

Paranna älykkyyttä työnkulun automaatio-ohjelmistolla

Nyt kun tiedät mikä työnkulkuautomaatio on, mieti, kuinka voit saavuttaa sen samoin kuin arvon, jota se auttaa luomaan. Helpoin tapa tuoda työnkulun automaatio yrityksellesi on työnkulun automaatio-ohjelmisto tai pilvipohjainen työnkulun automaatiopalvelu.

Tehoa juuri oikeille ihmisille

Nämä tekniikat antavat innovatiivisten työnkulkujen kehittämismahdollisuuden yrityksesi parhaiten tunteville henkilöille: työntekijöillesi, sillä he kokevat omakohtaisesti prosessit, joita voidaan nopeuttaa ja parantaa automaation avulla. Sen ei tarvitse olla vaikeaa. Useimmissa yrityksissä melkein jokainen työntekijä voi olla citizen developer, joka käyttää alatason koodia tai koodaamatonta automaatiotekniikkaa tehokkaiden työnkulkujen luomiseen.

On tärkeää etsiä se työnkulun automatisointiratkaisu, joka on intuitiivinen, helppokäyttöinen ja joustava. Ihannetapauksessa haluat tekniikan, jossa on valmiiksi tehdyt liittimet, sillä niiden avulla voit sisällyttää erilaisia sovelluksia työnkulkuihisi.

Toinen tapa optimoida liiketoimintaprosesseja on käyttää alatason koodin sovelluskehitystekniikkaa, joka auttaa insinöörejä, tavallisia yrityskäyttäjiä ja yrityksen johtajia luo heidän tarvitsemansa mobiilisovellukset pysymään yhteydessä, työskentelemään tuottavasti ja tarttumaan mahdollisuuksiin - eikä käyttäjien tarvitse olla ammattikehittäjien varassa.

Työnkulut pilvessä

Muista, että pilvipohjaiset automaatiotyökalut tarjoavat etuja paikallisille vastineilleen, mukaan lukien parannettu skaalautuvuus ja korkea suojaustaso. Työnkulun automaatio-ohjelmiston tulisi myös toimia yhdessä yrityksesi olemassa olevien liiketoiminta-analyysityökalujen kanssa, mikä helpottaa automaattisten työnkulkujen seurantaa.

Lopuksi, työnkulun automaatio-ohjelmisto, jossa on mobiilimahdollisuudet, antaa työntekijöille mahdollisuuden automatisoida työnkulut turvallisesti mistä ja milloin tahansa.

Miten se toimii

Työnkulun automatisoinnin avulla käyttäjät asettavat käynnistimen useille toiminnoille. Esimerkiksi kun uusi työntekijä palkataan, voidaan luoda automaattinen työnkulku, joka lähettää työntekijälle välittömästi tervehdyssähköpostin ja opastaa häntä täyttämään oikeat uuden työntekijän asiakirjat.

Käyttäjät määrittävät tehtäväsarjan, joka tarvitaan yhteisten liiketoimintaprosessien suorittamiseen. Määritelmän jälkeen automaattinen työnkulku suorittaa määritetyt toimenpiteet aina, kun määritetty käynnistys tapahtuu.

Löydä parempia työtapoja

Antaa jokaiselle mahdollisuuden luoda automaattisia ratkaisuja, jotta he voivat hyödyntää työpäivänsä Microsoft Power Automaten avulla. Ottaa käyttöön työnkulut eli mitä Power Automate kutsuu työnkulun automaatioksi, jotta jokainen työntekijä voi vapauttaa itsensä toistuvilta, aikaa vieviltä tehtäviltä ja luoda entistä strategisemman ja dynaamisemman työpaikan.