Mitä on älykäs asiakirjojen käsittely?
Datan määrä on saavuttanut saturaatiopisteen. Organisaatioilla on tällä hetkellä niin paljon tietoja, että arvokkaiden tietojen erottaminen taustahälystä on vaikeaa. Suurten tietomäärien louhinta voi olla kallista ja aikaa vievää. Tässä älykäs asiakirjojen käsittely, IDP, tulee mukaan kuvioon.
Älykäs asiakirjojen käsittely (IDP) on työnkulkujen automatisoinnin tekniikka, joka skannaa, lukee, luokittelee ja järjestää merkitykselliset tiedot suurista tietovirroista helppokäyttöiseen muotoon. Tämä tekniikka voi käsitellä monenlaisia asiakirjatyyppejä: papereita, PDF-tiedostoja, Word-asiakirjoja, laskentataulukoita ja useita muita muotoja. IDP:n keskeinen tehtävä on poimia arvokkaat tiedot suurista tietojoukoista ilman manuaalisia työvaiheita.
Asiakirjojen käsittelyn automatisointi IDP:n avulla tuo monia etuja. Tekoälyn avulla IDP voi vähentää tietojen manuaalisen syöttämisen ja käsittelyhenkilöstön tarvetta. Tämä ei vain nopeuta tietojen käsittelyä, vaan myös pienentää käsittelyn kustannuksia – samalla vähentäen tehokkaasti inhimillisiä virheitä.
Nykyaikaiset organisaatiot käyttävät yleensä kolmentyyppisiä tietoja: rakenteisia, rakenteettomia ja puolirakenteisia. Rakenteiset tiedot on järjestetty ja helpommin ihmisen luettavissa. Rakenteettomien tietojen käsittelemiseen ja analysointiin kuluu sen sijaan paljon aikaa. Puolirakenteinen tieto jää näiden väliin. Älykkään asiakirjojen käsittelyn ratkaisut voivat automatisoida tietojen käsittelyä rakenteisille, rakenteettomille ja puolirakenteisille tiedoille.
Miten älykäs asiakirjojen käsittely toimii?
Älykkäässä asiakirjojen käsittelyssä on muutamia vaiheita.
Kaikki alkaa älykkäästä asiakirjojen tunnistuksesta, jossa IDP käyttää monitasoista syväoppimisen tekoälytekniikkaa asiakirjojen skannaamiseen ja luokittelemiseen. Tämä tekniikka voidaan kouluttaa käyttämään jopa 190 kieltä, ja se pystyy lukemaan ja tulkitsemaan asiakirjoja samaan tapaan kuin tietoja käsittelevä työntekijä.
Kun tiedot on luokiteltu, älykkään asiakirjojen automatisoinnin ohjelmisto aloittaa organisaatiolle arvokkaiden tietojen poimimisen. Poimiminen tehdään kognitiivisten tekoälytekniikoiden avulla, jotka tunnistavat tietyt tiedot laajemmasta asiakirjasta. Sen jälkeen IDP järjestää tärkeät tiedot ja näyttää ne helppokäyttöisessä muodossa.
Jos organisaatiollasi on paljon rakenteisia, puolirakenteisia tai rakenteettomia tietoja, investointi älykkääseen asiakirjojen käsittelyyn kannattaa ottaa huomioon osana liiketoimintaprosessien hallintastrategiaa.
Älykkään asiakirjojen käsittelyn etuja
Älykkään asiakirjojen käsittelyn on osoitettu parantavan liiketoimintaprosesseja ja lisäävän tiimien tehokkuutta. Seuraavassa on muutamia tärkeimpiä asiakirjojen käsittelyn automatisoinnin etuja:
- Paranna käsittelyn tarkkuutta älykkään asiakirjojen käsittelyn avulla. IDP:ssä virheprosentti on huomattavasti pienempi kuin manuaalisessa käsittelyssä.
- Pienennä asiakirjojen käsittelyn kustannuksia automatisoimalla joitakin työnkulkuja. Manuaalisen asiakirjojen käsittelyn kustannukset ovat keskimäärin 6–8 USD asiakirjaa kohden. Asiakirjojen automatisoidun käsittelyn asiakirjakohtainen kustannus on huomattavasti pienempi.
- Paranna työntekijöiden tuottavuutta tarjoamalla heille mahdollisuus tehdä merkityksellisempää työtä. Kun työntekijöiden ei tarvitse käsitellä aikaa vieviä asiakirjoja, he voivat ohjata huomionsa vapaasti muualle.
Mitä eroa on älykkäällä asiakirjojen käsittelyllä ja automatisoidulla asiakirjojen käsittelyllä?
Automatisoitu asiakirjojen käsittely on IDP:hen liittyvä, mutta hyvin erilainen tekniikka. Automatisoitua asiakirjojen käsittelyä käytetään ensisijaisesti paperiasiakirjojen digitoimiseen. Kun paperiasiakirjoista luodaan digitaaliset kopiot, ne voidaan indeksoida ja niihin voi tehdä hakuja tietokannassa. Tämä on tärkeää organisaatioille, kuten Yhdysvaltain ajoneuvohallintokeskuksille, jotka käyttävät paperiasiakirjoja, mutta tarvitsevat tiedot digitaalisina.
Älykäs asiakirjojen käsittely on liiketoimintaprosessien hallintaohjelmisto, joka voi digitoida ja indeksoida paperiasiakirjoja, mutta se menee myös paljon pidemmälle erottelemalla arvokkaat tiedot ja tarjoamalla merkityksellisiä havaintoja paperiasiakirjojen (tai muun tyyppisten asiakirjojen) tiedoista sen sijaan, että ne olisi vain tallennettu digitaalisena.
Älykkään asiakirjojen käsittelyn ohjelmiston valinta
Organisaatiollesi parhaan älykkään asiakirjojen käsittelyohjelmiston valinnassa on muutamia vaiheita.
- IDP:n valinnan ensimmäinen vaihe on organisaation tietojenkäsittelytarpeiden tunnistaminen. Onko tietoja enemmän rakenteisena vai rakenteettomana? Missä muodossa useimmat tiedot ovat? Kuinka suuren osan tietojen käsittelystä haluat automatisoida?
- Seuraavaksi kannattaa arvioida, mitkä tiedot sopisivat parhaiten älykkääseen asiakirjojen käsittelyyn. Ota huomioon, kuinka kauan aikaa kuluu kunkin tietojoukon käsittelyyn ja minkä tietojoukon automatisoinnista olisi eniten hyötyä organisaatiollesi. Asiakirjat, joiden manuaalinen käsittely kestää pisimpään, voisivat olla hyvä paikka aloittaa IDP:n käyttöönotto.
- Kun olet tunnistanut ne asiakirjojen käsittelyn työnkulut, jotka haluat automatisoida, voit tehdä päätöksen älykkään asiakirjojen käsittelyn ohjelmistosta. Tee päätös automatisointitarpeen ja organisaatiosi automatisoitua asiakirjojen käsittelyä koskevien vaatimusten perusteella. Seuraavassa on joitakin kysymyksiä, jotka voivat selkeyttää valintaa:
- Kuinka nopeasti älykkään asiakirjojen automatisoinnin ratkaisu voidaan ottaa käyttöön?
- Kuinka helposti ohjelmistoa voidaan ylläpitää?
- Minkä tasoista tukea ohjelmistoyritys tarjoaa älykkään asiakirjojen automatisoinnin palveluilleen?
- Voiko ohjelmiston älykäs asiakirjojen tunnistusteknologia lukea kaikkia organisaation tarvitsemia asiakirjoja?
- Pienentääkö ohjelmiston tarkkuus merkittävästi virheprosenttia?
Älykkään asiakirjojen käsittelyn käyttötapauksia
IDP:tä käytetään eri aloilla. Seuraavassa on muutamia älykkään asiakirjojen käsittelyn käyttötapauksia:
- Taloushallinnon osastot voivat automatisoida ostoreskontran toimintoja, kuten laskujen käsittelyn.
- Henkilöstöhallinnon osastot voivat käsitellä ansioluetteloita, seuloa työntekijöitä ja käsitellä työntekijätutkimuksia sekä muita henkilöstöhallinnon tietoja IDP:n avulla.
- Valtion virastot hallitsevat lupia, myöntävät sähköisiä asiakirjoja ja käsittelevät hakemuksia älykkään asiakirjojen käsittelyohjelmiston avulla.
- Vakuutusyhtiöt käyttävät automatisoitua asiakirjojen käsittelyä korvausvaatimusten käsittelyyn, väärinkäytösten havaitsemiseen, vakuutuskäytäntöjen luokitteluun sekä nopeuttamaan organisaation asiakirjojen käsittelyä.
- Asianajotoimistot voivat käsitellä, arkistoida ja hallita juridisia tietoja IDP:n avulla manuaalista käsittelyä tarkemmin.
Nämä ovat vain muutamia aloista, joilla älykästä asiakirjojen käsittelyä käytetään tietojen käsittelyn nopeuttamiseen ja parantamiseen. Jos käytät oikeaa ohjelmistoa, IDP:llä on monia etuja useimmille organisaatioille.
Yksinkertaista asiakirjojen käsittelyä Microsoft Power Automaten avulla
Käyttämällä älykästä asiakirjojen käsittelyä organisaatiossasi voit kerätä hyödyllisiä tietoja asiakirjoista, vähentää inhimillisiä virheitä ja pienentää kustannuksia. Samalla, kun IDP vapauttaa työntekijät suuresta määrästä tietojen rutiinikäsittelyä, se tarjoaa merkityksellisiä havaintoja tiedoista helppokäyttöisessä muodossa.
IDP on vain yksi Power Automaten mahdollistamista työnkulun automatisoinneista, jotka hoitavat toistuvia tehtäviä ja tekevät työskentelystä tehokkaampaa. Power Automaten vähän koodia vaativien vedä ja pudota -työkalujen avulla voit luoda innovatiivisia tapoja tehtävien suorittamiseen.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Mitä on älykäs asiakirjojen käsittely?
Älykäs asiakirjojen käsittely (Intelligent Document Processing, IDP) on työnkulkuautomaation tekniikka, joka skannaa, lukee, poimii ja järjestää merkitykselliset tiedot suurista tietovirroista.
Miten älykäs käsittely toimii?
IDP käyttää älykästä asiakirjojen tunnistusteknologiaa asiakirjojen luokittelemiseen. Tämän jälkeen se käsittelee asiakirjojen tiedot mallintunnistusteknologialla. Kun asiakirja on käsitelty, IDP-ohjelmisto poimii merkitykselliset tiedot ja kokoaa ne helppokäyttöiseen muotoon.
Mitkä ovat älykkään asiakirjojen käsittelyn edut?
Älykkään asiakirjojen käsittelyn on nähty parantavan eri alojen organisaatioiden tietojen käsittelyn tarkkuutta, tehokkuutta ja nopeutta.
Mitä eroa on älykkäällä asiakirjojen käsittelyllä ja automatisoidulla asiakirjojen käsittelyllä?
Automatisoitua asiakirjojen käsittelyä käytetään ensisijaisesti paperiasiakirjojen digitoimiseen. Älykäs asiakirjojen käsittely käsittelee alusta loppuun monenlaisia asiakirjatyyppejä ja järjestää niiden tärkeät tiedot ilman manuaalisen käsittelyn tarvetta.
Miten voin ottaa käyttöön älykkään asiakirjojen käsittelyn ohjelmiston?
Älykkään asiakirjojen käsittelyohjelmiston käyttöönotto aloitetaan arvioimalla nykyiset asiakirjakäsittelyn työnkulut sen selvittämiseksi, mitkä niistä voidaan automatisoida. Kun tiedät, mitkä asiakirjat haluat automatisoida, sinun on tunnistettava työnkulut, jotka vaativat eniten tarkkuutta ja aloittaa niiden automatisoinnista.
Missä älykästä asiakirjojen käsittelyä voidaan käyttää?
Älykästä asiakirjojen käsittelyä voidaan käyttää eri aloilla vakuutusyrityksistä valtion virastoihin monentyyppisten tietojen käsittelyn nopeuttamiseksi ja tarkentamiseksi.