Tietokonetta käyttävä henkilö

Mikä on BPMS?

Aloittelijan opas liiketoimintaprosessien hallintaohjelmiston käyttöön

Esittely

Liiketoimintaprosessien hallintaohjelmisto (BPMS, Business Process Management Software) auttaa yrityksiä määrittämään, ottamaan käyttöön ja hallitsemaan automaattisia liiketoimintaprosesseja sekä muuntamaan aikaa vievät manuaaliset prosessit sujuviksi työnkuluiksi liiketoimintasovelluksissa.

Kun BPMS-ohjelmistoon lisätään pilvi-, tekoäly ja massadata-analytiikkaominaisuudet, siitä tulee älykäs BPMS (iBPMS), jolla voi automatisoida prosesseja lisää, nopeuttaa työnkulkujen kehittämistä ja tehostaa liiketoimintaprosessien järjestämistä.

Miten BPMS auttaa liiketoiminnassani?

BPMS enables you to use business process automation to streamline a variety of tasks, ensuring that processes are followed for activities such as document review and approval, document management, HR onboarding, and management of employee requests.

BPMS parantaa työnkulkujen laatua koko yrityksessä automaattisella käynnistinpohjaisella viestinnällä, kuten sähköpostitse annettavilla tehtävähälytyksillä, maksumuistutuksilla ja kiitoskirjeillä. BPMS:ää voi käyttää jopa sähköpostimarkkinointikampanjoiden järjestämiseen niin, että kulloinenkin viesti tai vastaus on oikea-aikainen ja tilanteeseen sopiva.

BPMS:n edut

BPMS and iBPMS solutions make it easy to build workflow automation into a wide range of business applications, standardizing processes and delivering:)

Suurempi tehokkuus

Liiketoimintaprosessien hallintaohjelmistojen ansiosta ihmisten koko yrityksessä tarvitsee käyttää vähemmän aikaa toistuviin manuaalisiin prosesseihin. Näin he voivat keskittyä merkitykselliseen työhön, ja tuottavuus paranee.

Lisää ketteryyttä

Auttamalla yrityksiä dokumentoimaan, standardoimaan ja automatisoimaan liiketoimintaprosessinsa BPMS helpottaa muutoksen toteuttamista ja muutoksiin reagoimista nopealla ja johdonmukaisella uusien prosessien käyttöönotolla koko organisaatiossa.

Tehokas yhteistyö

BPMS:n avulla tiimit voivat reitittää tehtävät automaattisesti ja varmistaa, että uudet tai päivitetyt prosessit otetaan käyttöön reaaliaikaisesti ja kaikki ovat ajan tasalla.

Parempi vaatimustenmukaisuus

Luomalla prosesseihin sääntöjä BPMS:n avulla yritykset voivat varmistaa säännösten noudattamisen ja mukautua nopeasti lainsäädännön muutoksiin mahdollisimman pienin häiriöin.

Parempi asiakasvuorovaikutus ja tuki

Koska BPMS varmistaa liiketoimintaprosessien soveltamisen yhdenmukaisuuden, yritykset voivat määrittää, soveltaa ja valvoa asiakasvuorovaikutusten tärkeimpiä osa-alueita. Asiakkaat ja yritykset hyötyvät paremmasta mukautuksesta, automaattisesta tukipyyntöjen luomisesta, yhdenmukaisista automaattisista vastauksista sekä johdonmukaisesta liidien tai tapausten hallinnasta.

Kuka käyttää BPMS:ää?

Käytännössä kuka tahansa yrityksessäsi voi suunnitella ja ottaa käyttöön automaatioita, joiden avulla he saavat modernia BPMS-ratkaisua hyödyntämällä enemmän aikaan lyhyemmässä ajassa.

Vain muutama vuosi sitten liiketoimintaprosessien automatisointi oli itsessään monimutkainen prosessi. Kehittäjät viettivät paljon aikaa liikepuolen sidosryhmien jäsenten kanssa kartoittaen prosessin eri tehtäviä ennen IT-osaston tuomista mukaan kirjoittamaan koodia kullekin automatisoitavalle prosessille alusta alkaen. Myöhemmät muutokset prosessiin merkitsivät taas enemmän kartoitusta, enemmän koodausta ja enemmän päivityksiin kulutettua aikaa.

Nykypäivän parhaat BPMS-ympäristöt yksinkertaistavat prosessien automatisointia vähentämällä kehittäjien ja IT-tuen tarvetta. Näiden järjestelmien avulla organisaatiot voivat toteuttaa hyvin monimutkaisia prosesseja ja tiimit ja yksittäiset työntekijät voivat helposti luoda ja ottaa käyttöön automaattisia prosesseja itse.

Lyhyt vastaus kysymykseen: ”Kuka käyttää BPMS:ää?” on siis kuka tahansa, jonka tarvitsee käyttää sitä.

Automatisointien luominen
BPMS:llä

Laadukkaan BPMS-ohjelmistoratkaisun kanssa automaattisten prosessien suunnittelussa ja käyttöönotossa ei tarvitse arvailla, vaan voit käyttää malleja hyödyntävää vaiheittaista menettelyä opastuksena. Parhaat BPMS-ratkaisut tarjoavat sinulle tehokkaan ja integroidun tavan tehdä seuraavaa:

  1. Määritä ja suunnittele prosessi, jonka haluat automatisoida.

    Tunnista prosessin liiketoiminnalliset perusteet ja tutki mahdollisia olemassa olevia asiakirjoja tai prosessimalleja, jotka määrittävät sen.

  2. Mallinna prosessin logiikka tai vaiheet liiketoimintaprosessin työnkulussa.

    Määritä vaiheet ja osavaiheet liiketoimintaprosessissa BPMS-ohjelmistossa ja testaa eri liiketoimintaskenaarioita ympäristössä käyttämällä sisäänrakennettuja mallinnustyökaluja.

  3. Luo automaatio osoittamalla ja napsauttamalla käytettävien suunnittelutyökalujen avulla koodin kirjoittamisen sijaan.

    Luo liiketoimintaprosessin työnkulut ja käyttöliittymät käyttämällä BPMS-ratkaisun valmiiden mallien ja yhdistimien kirjastoa.

  4. Julkaise ja jaa automaatiosi omalle tiimillesi tai koko yritykselle.

BPMS-ratkaisun valitseminen

If your goal is simplifying business process management, it’s smart to create a shortlist of BPMS solutions that truly make automation easy for people to learn and use. Today’s best-of-breed automation platforms do that and much more. Be sure you can answer the following questions before starting your search:)

Mihin prosesseihin haluat keskittyä?

Päätä, tarvitsetko ratkaisua laskujen käsittelyn tapaisten rutiininomaisten tehtävien automatisointiin vai tarvitsetko ratkaisun, joka kykenee tukemaan budjetin hallinnan tai suorituskyvyn valvonnan kaltaisten monimutkaisten pitkäaikaisten prosessien automatisointia.

Kuka sitä käyttää?

As a key component of effective digital transformation, the BPMS solution you choose should be geared toward usability for everyone in the company. Today’s best low-code BPMS solutions feature robotic process automation (RPA) capabilities that make for easier adoption throughout the organization.)

Miten BPMS otetaan käyttöön?

Tärkeä päätös on se, käytetäänkö pilvipohjaista vai paikallista BPMS-ratkaisua.

Tärkeimmät edut BPMS-ympäristössä, joka toteutetaan ohjelmisto palveluna (SaaS) ‑periaatteella, ovat yksinkertainen käyttöönotto, koska sovellus on saman tien käytettävissä, skaalattavuus, koska vain tilausta kasvatetaan eikä infrastruktuuria, sekä ennakoitavat kustannukset käytön mukaan laskutuksen ansiosta.

Paikallisen BPMS-ympäristön pääasiallisia etuja ovat valvottavuus (koska ympäristö on yrityksen omassa infrastruktuurissa) ja tietoturva, sillä tiedot pysyvät yrityksen omissa järjestelmissä ja näkyvät vain rajallisesti ulospäin.

Kuka tukee BPMS-ratkaisuasi?

Paikallisen BPMS-ratkaisun käyttöönotto ja ylläpito vaatii merkittävää investointia IT-infrastruktuuriin ja -henkilöstöön. Vähäkoodisella SaaS-BPMS-ympäristöllä IT-vaatimukset ovat huomattavasti pienemmät.

Mihin on varaa?

Vaikka kustannuksilla on aina merkitystä, muista ottaa huomioon odotettu sijoitetun pääoman tuotto. Mitä tehokkaampi työkalu on, sitä enemmän arvoa se todennäköisesti tuottaa yrityksellesi.

Ota selvää, miten Louisiana-Pacific Corporation automatisoi
manuaaliset prosessinsa BPMS:n avulla

Lue, miten Louisiana-Pacific sujuvoitti prosesseja ja työnkulkuja sekä yksinkertaisti tietojen poimimista Power Automaten avulla.

Kannettavaa tietokonetta keittiössä käyttävä henkilö

Kokeile BPMS‑ratkaisua organisaatiossasi

Ota selvää, miten helposti yrityksesi voi nousta uudelle tasolle tehokkuudessa, ketteryydessä ja yhteistyössä Microsoft Power Automaten avulla – ja aloittaa käyttö ilmaiseksi.