Zergatik ari dira enpresak RPA tresnak erabiltzen?

Zer da RPA tresna bat?

Prozesu errepikakorrak automatizatzeko eginbidea (RPA) softwarearen bot-ak erabiltzen ditu pertsonen arteko interakzioak emulatzeko erabiltzaile-interfaze grafiko (GUI) batean; horrela, negozioek denbora, ahaleginak eta arazoak murriztuko dituzte. RPA tresna bat lan-fluxuak zehatzen eta bot-ak konfiguratzen dituen softwarea da, zehaztutako zereginak egin ditzaten sekuentzia logiko baten arabera. Robot batek GUI batean sortzen diren urrats anitzeko hainbat prozesu kudea ditzake errorerik gabe. Horren ondorioz, prozesu errepikakorrak automatizatzeko eginbidea izugarri erabilgarria da eskuz egiten diren eta erroreak izaten ohi dituzten lan-fluxuen kudeaketa bizkortzeko; horri esker, langileek arreta osoa jar dezakete balio handiko zereginetan.

Adibidez, Giza Baliabideen sailak RPA tresna inplementa dezake oporraldi-eskaerak prozesatzeko metodoa automatizatzeko. Hori eginez gero, RPA bot batek beharrezko datuak atera ditzake sistematik enpresaren baliabideak kudeatzeko eta bizkor eta errorerik gabe prozesa dezake egindako eskaera beste sistema batean (baita APIak ez dituzten sistemetan ere); horri esker, langileek ez dute denborarik galduko eskaera bakoitza prozesatzen.

Prozesu robotikoen automatizazioaren tresnak sortzen dituen bot-ek esleitutako ekintzak egin ditzakete eta beste sistema batzuekin funtziona dezakete pantaila digitaletako informazioa kopiatuz (pantailetatik informazioa ateratzea) edo APIak erabiliz. Adibidez, zeure negozioak RPA tresna bat erabil dezake aplikazioetan saioa hasten duten, fitxategiak eta karpetak kudeatzen dituzten, edukia kopiatzen eta itsasten duten, datu egituratuekin lan egiten duten eta beste aplikazio batzuekin lan egiten duten bot-ak sortzeko.

RPA tresnak erabiltzearen abantailak

RPA tresna bat inplementatzen duen edozein enpresak honako abantaila hauetako batzuk edo guztiak izan ditzake:

• Giza baliabideen erabilera hobetzea. RPA-ri esker, langileek ez dituzte egin behar balio gutxiko zeregin errepikakorrak (adibidez, datuak sartzea) eta arreta osoa jar dezakete negoziorako garrantzitsuagoak diren zereginetan.
• Bezeroen topagune hobetuak. RPA erabiltzen denean bezeroekin erlazionatutako prozesuak egiteko, eraginkortasun gehigarriak bezeroen esperientzia hobetzen du eta haien interesa pizten du.
• Kostu txikiagoak. RPA bot-ek erabiltzaileen lana egiten dute kostuaren zati batengatik.
• Analisi hobetuak lan-fluxuen kudeaketa ulertzeko. Bot bakoitzak bere jardueren egunkari-fitxategi bat sortzen du egiten dituen funtzioak kudeatu ahal izateko.
• Eskalagarritasun hobetua. Gogoan izan ezingo duzula eskalan jarri langile-talde bat bot automatizatu multzo baten esparrua eta irismena eskalatzen dituzun modura. RPA softwarea erabiltzen baduzu, erraz bikoitz eta programa ditzakezu bot-ak pixka bat desberdinak diren hainbat prozedura egin ditzaten.
• Segurtasun hobetua. RPA bot-ek ez dute inoiz ahazten saioa amaitzea. Halaber, "denbora-muga" bat ezar dezakezu sistemak nahierara desaktibatzeko, asmo txarrak dituzten hackerrek aprobetxatzen dituzten ahultasunak murrizteko.

Nola aldera daitezke RPA tresnak prozesuak automatizatzeko beste soluzio batzuekin?

RPA tresnek eskaintzen dituzten abantailak ulertzeko lan-fluxuak automatizatzeko beste soluzio batzuekin alderatuta, lagungarria da automatizazioaren eta RPA-ren arteko desberdintasunak ulertzea. Lan-fluxuen automatizazioa zerbitzuak negozio-prozesu batean eskuz egin behar diren urratsak murrizten ditu, baina erabiltzaile bat behar du prozesua osatzeko. RPA tresnek, ordea, GUI-n lan egiten duten robotak sortzen dituzte eta ez dute behar erabiltzaileen laguntzarik. Prozesu hauek artatutako prozesuak izan daitezke (erabiltzaileek zereginak abiarazi behar dituzte) edo artatu gabeko prozesuak izan daitezke (guztiz automatizatuta dauden prozesuak dira).

RPA tresnek ez dute koderik behar (edo oso kode gutxi erabiltzen dute) eta, horri esker, langileek erabiltzen dituzten azpiegitura eta soluzio berak erabiltzen dituzte bot-ek; horrela ez duzu oinarrizko arkitektura aldatu beharko. Halaber, negozioen erabiltzaileek RPA soluzioak kudeatzen dituztenez, zenbait RPA soluzio diseinatu dira hiritar garatzaileentzat (hau da, esperientzia teknikorik ez duten langileentzat), egunero egiten dituzten zereginak automatizatzeko aukera izan dezaten. Are gehiago, ia ez duzu beharko IKT sailaren laguntza eta, horren ondorioz, eragiketak eta langileen asebetetzea hobetuko dituzu betiko garapen-eragiketen kostua ordaindu behar gabe.

Halaber, honako hauek dira RPA-ren eta prozesuak automatizatzeko betiko tresnen desberdintasunak:

• Teknologia-azpiegitura baten zati bat edo azpiegitura guztia aldatzea eska dezakete automatizazio-prozesu tradizionalek. RPA bot-ek GUI-n funtzionatzen dute eta beste sistema batzuekin lan egiten dute gizakien moduan.
• RPA bot-ak nahikoa malguak dira hainbat aplikazioen prozesuak automatizatu ahal izateko.
• RPA bot-ak prozesu errepikakor orokorrak egiteko konfiguratzen direnez (adibidez, datuak sartzea), prozesu baterako diseinatu den lan-fluxuaren soluzioa baino eskalagarriagoak dira eta errazago egunera daitezke.

RPA softwareak arauetan oinarritutako lan-fluxu errepikakorren eraginkortasuna hobetzen du balioa sortzeko, baina hobe da zenbait prozesu langileen esku uztea. Orokorrean, hobe da langile sortzaileei uztea egiturarik gabeko datu asko edo informazio grafikoa erabiltzen dituzten eta di-da batean aldatzen diren parametroak dituzten prozesuen kudeaketa.

RPA-k gaur egun eta etorkizunean izango duen funtzioa

Gaur egun nabarmen handitu da RPA softwarearen garrantzia, enpresek hura erabiltzen ikasi dutelako eta eskaintzen dituen abantailak (adibidez, denbora eta dirua aurreztea) agerikoak direlako. Hala ere, teknologia guztiekin gertatzen den modura, RPA sofistikatuagoa izango da eta bere abantailak aldatuko dira negozioen beharrak aldatzen diren neurrian. Hona hemen RPA tresnen eboluzioari buruzko zenbait iragarpen:

• Integrazio sakonagoa AArekin. RPA-k aurrera egiten duen neurrian, enpresek metodo berriak aurkitu dituzte hura AArekin, ikaskuntza automatikoarekin, Gauzen Internetekin (IoT) eta antzeko goi-mailako teknologiekin konbinatzeko; are gehiago, zenbait enpresak jada inplementatu dituzte metodo hauek. Hiperautomatizazioari edo automatizazio adimendunari esker, RPA tresnek egin ditzaketen zeregin kopurua zabaltzen da eta hainbat zeregin konplexu automatizatzeko aukera izaten dute.
• Automatizazio-eragiketa konplexuagoak. Negozioek RPA erabiltzen dute hainbat zeregin mota errepikakor automatizatzeko, baina RPA konbinatzen badute AArekin eta ikaskuntza automatikoarekin, izugarri handituko da erraz daitekeen zeregin kopurua. Adibidez, negozioek RPA tresnak erabil ditzakete dokumentuak digitalizatzeko, baina AA inplementatuta duten RPA tresnek dokumentuen edukia uler eta sailka dezakete eraginkortasunez eta errorerik gabe.
• Merkeagoa eta erabilerrazagoa. RPA tresnak merkatuan aurkeztu zirenean oso konplexuak eta garestiak ziren, baina RPA softwarearen eskaria handiagotu denez, gaur egun hainbat enpresa eskaintzen dituzte RPA tresnok. Orain aukera gehiago eskaintzen dituzte, prezioak merkeagoak dira eta eginbideak askoz erabilgarriagoak dira.

RPA softwarearen oinarrizko funtzionalitateak

Gaur egun, hainbat RPA tresna mota daude merkatuan, eta guztiek eginbide desberdinak eskaintzen dituzte. Hala ere, honako hauek dira RPA software on batek eskaini behar dituen oinarrizko funtzionalitateak:

• Interoperabilitatea. Mahaigaineko aplikazioekin, web-aplikazioekin eta beste software-aplikazio garrantzitsuekin funtzionatu behar du RPA softwareak. Halaber, sistemaren APIetara konektatzeko gaitasuna ez ezik, datu-baseak irakurtzeko eta idazteko gaitasuna ere izan behar du.
• Datuak handiagotzea. Webguneetako eta sare sozialetako datuak ateratzeko gaitasuna eduki behar du softwareak.
• Datu mota desberdinak prozesatzea. Garrantzitsua da softwareak datuak atera eta gehitzeko, hainbat iturburuetako datuak konbinatzeko, eta baldintzapeko instrukzioei (adibidez, if/else) jarraitzeko aukera izatea.
• Programazio-interfazeak. Oso garrantzitsua da interfaze programagarri bat izatea. RPA softwareak erabakiak har ditzaketen bot-ak konfiguratzeko gaitasun adimendun edo kognitiboak eman ditzakeenez, zure negozioa eraginkorragoa izango da. Adibidez, bot-ak konfiguratzen badituzu IKT laguntza-eskaerei erantzuteko, IKT taldeak ez ditu egin beharko zenbait administrazio-zeregin eta beste ekimenetan jarriko du arreta osoa. Halaber, zenbait software-aukerak koderik gabeko metodoak ematen dituzte bot-ak programatzeko, baina gogoan izan aplikazio, mezu elektroniko, fitxategi eta karpeta mota desberdinak kudeatzeko gaitasuna izan behar dutela RPA tresna guztiek.

RPA softwarea aukeratzea eta erabiltzea

Erabilgarri dauden RPA tresnak ebaluatzen dituzunean, gogoan izan automatizatu nahi dituzun prozesu motak kontuan eduki behar dituzula. Prozesu robotikoen automatizazioaren tresna bakoitzean konpilatuta dauden kontrol eta komandoek zehazten dituzte tresnaren gaitasunak, eta lan-fluxuaren automatizazio-xedeak bete behar dituzte. Halaber, bilatu osagai berrerabilgarriak eta ziurtatu bot-ek erraz funtzionatzen dutela zure sistemetan.

Hartu kontuan honako irizpide hauek erakunderako RPA software egokia aukeratzeko:

• Erabilera erraza. Programazio-trebetasun murriztuak dituen edonork automatizazio-zereginak eta lan-fluxu bat konfiguratu nahi baditu RPA softwarean, nahikoa erraza izan behar du RPA softwareak. Halaber, IKT sailean trebetasunik ez duten hiritar garatzaileek erabil ditzaketen kode gutxiko RPA eskaintzak daude lan-fluxuak automatizatzeko. Gogoan izan aukeratzen duzun edozein softwarek komando integratu eta zabalgarriak, morroiak eta GUIak eduki behar dituela.
• Malgua. Softwareak eginbide pertsonalizatuak konfiguratzeko aukera eman behar dizu hornitzaileari kargu gehigarririk ordaindu gabe pertsonalizazioak egiteagatik. Halaber, hainbat erabilera-kasu eta datu kopuru desberdin kudeatu behar ditu errendimendu koherentea mantentzen duen bitartean.
• Eskalagarria. Negozioaren funtzionamendu-eskakizunak betetzeko eta beharrezko eguneratzeak instalatzeko, eskalagarritasun bizkorra eta hainbat bot eta lan-fluxu exekutatzeko gaitasuna eduki behar ditu RPA softwareak.

Nola erabiltzen dute sektoreek RPA softwarea

RPA softwareari etekinik handiena ateratzeko modu bat aurkitu dute hainbat motatako negozioek. Adibidez, osasun-zerbitzuek eta antzeko sektoreek RPA erabil dezakete hitzorduak antolatzeko, bezeroen datuak sartzeko, erreklamazioak prozesatzeko eta fakturazioa kudeatzeko. Beste sektore batzuek ere RPA tresnak erabiltzen dituzte prozesuak eraldatzeko:

• Txikizkako merkataritza. Eskaerak eguneratzea, produktuak bidaltzea eta bidalketen jarraipena egitea.
• Telekomunikazioak. Datuak kontrolatzea, iruzurrezko datuak kudeatzea eta bezeroen datuak eguneratzea.
• Bankuak. Lanaren eraginkortasuna, datuen zehaztasuna eta segurtasuna hobetzea.
• Aseguruak. Lan-prozesuak kudeatzea, bezeroen datuak sartzea eta aplikazioak exekutatzen laguntzea.
• Fabrikazioa. Hornidura-katearen prozesuetan laguntzea, materialen fakturazioa egitea, bezeroarentzako arreta-zerbitzua eta laguntza-zerbitzua eta administrazio-zerbitzuak hornitzea.

RPA tresnen mugak

Hainbat abantaila eskaintzen ditu RPA softwareak, baina ezin du dena egin. Arian-arian hobetzen ari da teknologia hau eta oso erabilgarria da beste teknologia batzuekin batera erabiltzen bada, baina soluzio honek oraindik ezin ditu konpondu funtzionamendu-erronka guztiak.

Oraingoz, arauetan oinarritutako RPA teknologiak hobe funtzionatzen du datu egituratuekin edo aurrez zehaztutako datu-eredu bati jarraitzen dion informazioarekin. Teknologia honek funtziona dezan, bot-ak programatu behar dituzu egin behar dituzten zereginekin eta parametro horien arabera funtzionatuko dute soilik. AAren edo Ikaskuntza automatikoaren teknologiekin konbinatzen ez baduzu, RPA soluzioak esleitutako arauei soilik jarraituko die eta ez du ulertuko edo ezagutuko atzitzen duen edukia.

Adibidez, RPA tresnek fakturen edo antzeko dokumentazioaren informazioa prozesa dezaten, formatu bera izan behar du dokumentazioak. Tresnak ezingo ditu prozesatu formatu desberdina duten fitxategiak. Horiek horrela, RPA tresnak ez dira egokiak egiturarik gabeko datuak edo aurrez zehaztutako datu-eredu bati jarraitzen ez dion informazioa prozesatzeko.

Halaber, RPA tresnek ez dituzte gauza berriak ikasten edo aldaketei egokitzen eta, negozioaren prozesuak aldatzen badira, nahikoa denbora eman beharko duzu bot guztiak berriro konfiguratzeko prozesu berri guztiekin. Are gehiago, RPA tresna prozesu berriekin bateragarria ez bada, ez dizu ezertarako balioko. Arazo hori saihesteko, kontuan hartu beharko dituzu prozesu eta teknologien aldaketak RPA tresna bat inplementatu baino lehen.

Nola bermatu enpresaren arrakasta RPA tresnei esker

Edozein teknologiarekin gertatzen den modura, RPA softwarea aplikatzeko erabiltzen dituzun metodoen araberakoa izango da lortutako arrakasta. Tresnarik onenak ere ezingo du konpondu erabat hondatuta dagoen prozesu bat eta, horregatik, izugarri garrantzitsua da ondo aukeratzea automatizatu nahi dituzun zereginak. Testuinguru egoki bat eta zentzuzko xede bat kontuan hartzen badituzu, zure enpresaren eraginkortasuna areagotuko du RPA tresna egokiak. RPA teknologia erabiltzen baduzu prozesuak automatizatzeko, gogoan izan honako jardunbide egoki hauek:

• Ezagutu automatizatu nahi duzun prozesua. Arakatu prozesu operatibo guztiak RPA-rako zeregin egokienak hautemateko. Gogoan izan RPA tresnek ezin dutela ulertu emandako informazioa; horren ondorioz, AA gehi dezakezu edo parametroak zehaztasunez azaltzen dituen eta erabiltzaileen interakzioak edo kudeaketa-eragiketak behar ez dituen prozesu bat aukera dezakezu (besteak beste, hitzorduak antolatzea edo fakturak kudeatzea). Halaber, Microsoft Power Automate-k eta antzeko softwareek automatizatu nahi dituzun prozesu egokiak hautemateko gaitasunak eskaintzen dituzte.
• Aukeratu tresna egokia. Automatizatu nahi dituzun prozesuak hauteman ostean, bilatu zeregin hori egiteko tresnarik egokienak. Tresnek hainbat gaitasun desberdin dituztenez, kontuan hartu beren gaitasunak, prezioa, inplementazioa egiteko erraztasuna eta softwarearekin izango duten funtzionamendua.
• Trebatu langileak. Langileei RPA tresna erabiltzen, aldatzen edo mantentzen irakasten badiezu, etekinik handiena aterako diozu tresnaren balioari eta inoiz baino errazagoa izango da hura enpresa osoan inplementatzea.
• Neurtu emaitzak. Inplementazioa egin baino lehen (eta hura egin ostean), kudeatu langileen produktibitatea, datuen sarreraren zehaztasuna, antolatutako hitzordu kopurua edo prozesatutako dokumentuak eta antzeko errendimendu-adierazleak (KPIak). KPIek inplementazioa hobetzen ez badute, agian prozesu okerrak edo bot-ek erabil ezin dituzten parametroak hautatu dituzu.