Negozio-prozesuak kudeatzeko sei urrats

Egin aldaketak prozesuan, etengabeko balioa lortzeko

Negozio-prozesu bakoitza desberdina da, baina aldaketa ia etengabean egoten dira denak. Batzuetan, langileburu eta taldeek prozesuak aldatzen dituzte lan egin ahala; beste batzuetan, erabat berregituratzen dituzte. Negozio-prozesuen kudeaketa (BPM) zerbitzuari esker, negozio-prozesuetan aldaketa egokiak egiten ari direla ziurtatu dezakete erakundeek.

BPM ekimen eraginkorrei esker, enpresak prozesu eraginkor eta moldakorragoak inplementa ditzake. Halaber, bizkor eta zehaztasunez hauteman dezake non inplementatu behar den lan-fluxuen automatizazioa eta beste teknologia berritzaile batzuk. Are gehiago, etengabe hobe dezake negozio-prozesuak kudeaketa eta analisien bidez.

Aldaketa nabarmenak egiten dituzten BPM ekimenek negozio-prozesuen kudeaketarako honako urrats hauek hartzen dituzte kontuan: plana, diseinua, eredua, inplementazioa, kudeaketa eta optimizazioa.

Negozio-prozesuen kudeaketaren sei fase horiek osatzen dute BPM-ren bizi-zikloa. Jardunbide egokietan oinarritutako ikuspegi egituratu eta zikliko bat erabiliz, BPM-ren bizi-zikloak marko erabilgarri bat eskaintzen du eraginkortasun-, kudeaketa- eta laguntza-prozesuak eraberritzeko.

Lehen urratsa: planifikatu estrategia

Lehenik eta behin, aritu lankidetzan kudeaketa-taldearekin erakundearen oinarrizko negozio-helburuak betetzeko negozio-prozesuen kudeaketa-estrategia bat sortzeko. Enpresek eragin handiko eta arrisku gutxiko proiektuetan inbertitu nahi dute, euren KPIekin lerrokatuta dauden emaitza neurgarriak emango dizkienak.

Jarri arreta enpresaren beharrak asetzeari dagokionez mantsotu edo gelditu egin diren eremuetan. Definitu orokorki zer eta nola aldatu behar den. Horretarako, sailkatu erlazionatutako negozio-jarduerak negozio-prozesuen hiru kudeaketa mota nagusien arabera:

• Erabiltzaileetan oinarritutako BPM. Erabiltzaileetan oinarritutako prozesuak ez dira automatizatuta egoten eta jendea izaten dute oinarri. Erabakiak hartzea, onespenak ematea eta prozesuetako beste zeregin batzuk egitea langile, bezero eta beste batzuei dagokie. Kasu horietan, BPM-k pertsona horiek hornitzen ditu ongi diseinatutako aplikazioen interfazeekin eta jakinarazpen- eta jarraipen-funtzioekin.
  
  Erabiltzaileetan oinarritutako BPM-ren adibideen artean, kontratazio-prozesuak daude, non Giza Baliabideen Saila kudeatzaileekin aritzen den lankidetzan lan-eskaintzak argitaratzeko, hautagaiak aztertzeko, erreferentziak eskatzeko eta hautagaiak elkarrizketatzeko. Halaber, zerbitzuaren ordezkariek kudeatzen dituzten bezeroen kexa-prozesuak ere barne hartzen dira.
• Dokumentazioan oinarritutako BPM. Paperezko dokumentuak eta dokumentu elektronikoak barne hartzen dituzten prozesuak kontu handiz kudeatu behar dira erakundearen, sektorearen eta araudiaren eskakizunei jarraikiz. Dokumentazioan oinarritutako BPM-k lan-fluxuen automatizazioa erabiltzen du eraginkortasuna eta zehaztasuna areagotzeko arauak bete bitartean.
  
  Hainbat dokumentu kudeatzen dituen BPM-ren adibideak aurki daitezke lege-, finantza- eta erosketa-sailetan, besteak beste; sail hauek langileen kontratuak eta hitzarmenak kudeatzen dituzte, agiriak berrikus eta onar ditzaten. Halaber, osasun-erregistro elektronikoak dituzten medikuntza-erakundeek ere erabiltzen dituzte.
• Integrazioan oinarritutako BPM. Kategoria honek sistemen integrazioan eta automatizazioan jartzen du arreta, enpresen baliabideen kudeaketa- (ERP), bezeroekiko harremanen kudeaketa- (CRM) eta giza baliabideen kudeaketa-sistemen (HRMS) aplikazioetan. Integrazioan oinarritutako BPM-k erabiltzaileei aukera ematen die aplikazioak, datuak eta zerbitzuak azkar atzitzeko konektore eta APIen bidez eta, horri esker, erabiltzaileen eraginkortasuna eta asebetetzea hobetzen dira.
  
  Integrazioan oinarritutako BPM-ren adibideen artean, elkarri lotutako kanpainak erabiltzen dituzten marketin- eta salmenta-taldeak, bezerogaien analisia eta bezero potentzialei eta lehendik daudenei buruzko informazioa partekatzeko tresnak aurki ditzakegu.

Bigarren urratsa: diseinatu eta esleitu prozesu idealak

Behin helburu estrategikoak argi definitu dituzunean eta enpresaren babesa daukazunean, analizatu eta esleitu hobekuntza-prozesu bakoitza. Identifikatu prozesuen gertaera gakoak, horietako bakoitzerako beharrezko eskuzko zereginak eta zeregin automatizatuak, gertaera horiek egingo dituzten pertsonak, kronologia eta erabili beharrezko teknologiak. Begiratu ea badagoen buxadurarik, atzerapenik, zeregin errepikakorrik edo beharrezkoa ez den zereginik. Halaber, egiaztatu badagoen eremurik gehiegizko kostua eta giza-akatsak dituenik eta bezeroa pozik ez egotea edo arauak ez betetzea dakarrenik.

Ondoren, "bere horretan" egoera ongi ulertu ondoren, erabili xehetasunak prozesuaren negozio-eskakizun berriak ezartzeko. Ondoren, diseinatu eta esleitu "izan beharreko" egoera ideala. Egin arazoak konpontzeko irtenbideei buruzko ideia-jasa bat. Halaber, egin negozio-prozesuen hobekuntzen jarraipena egiteko estatistiken eskema bat. Eskatu prozesuak arrakasta izan dezan funtsezko diren prozesuen interes taldeei ebaluazio-datuak biltzen laguntzeko eta diseinuen inguruko oharrak bidaltzeko.

BPM-eko ekimenen hasierako fasean, baliteke enpresak negozio-prozesuak hobetzeko metodologia bat aplikatu nahi izatea ikuspegia egituratzen jarraitzeko eta adierazteko taldea helburu bera lortzeko lanean ari dela. Negozio-prozesuak hobetzeko metodologiek oinarri eta teknika desberdinak dituzten arren, horien guztien helburua da baliagarriak ez diren eragiketak ezabatzea, oztopoak kentzea, lankidetza sustatzea eta aldaketa kulturalak egitea.

Negozio-prozesuak hobetzeko metodo arrunten adibideak:

• Kudeaketa arina
• Kaizen
• Kudeaketa erraza
• Six Sigma
• Kalitate osoaren kudeaketa

Era berean, atera etekina prozesu-meatzaritzari, prozesu-esleipenari eta beste negozio-prozesuak kudeatzeko softwarea (BPMS) batzuei lan-fluxuak analizatzeko eta bistaratzeko. Halaber, BPMS (iBPMS) soluzio adimentsuek lan-fluxuak hobetzen lagun zaitzakete hodeiko eta AAko eta datu handiak analizatzeko gaitasunei esker.

Hirugarren urratsa: modelatu eta probatu prozesuen fluxuak

Urrats honetan, probatu diseinu ideala. Sortu prozesuaren jarduera, negozio-arau eta datu-fluxu guztiak digitalki irudikatzen dituen prototipo-eredu bat. Ondoren, exekutatu simulazioak ereduan aldagaien konbinazio desberdinak erabiliz; adibidez, denbora, kostua eta baliabideak. Emaitzetan oinarrituta, jarraitu eredua doitzen eta probatzen eta aldatu lehendik dauden lan-fluxuak edo sortu berriak negozio-emaitza egokienak lortzeko.

Simulazioak modelatzeko eginbideak metodo merke bat eskaintzen du baldintza desberdinetan prozesuak zein errendimendu duen analizatzeko. Modelazioa, probak eta analisia automatizatzen duten BPMS tresnek nabarmenki sinplifikatzen dute urrats hori. Halaber, enpresari lagun diezaiokete diseinua nola hobetu zehazten aldaketak laneko ingurunean aplikatu aurretik.

Laugarren urratsa: hobekuntzak inplementatzea

Prest zaude hobetutako prozesua argitaratzeko. Hasteko, kontzeptu-frogaren soluzioarekin. Bertan, talde txiki batek prozesua probatuko du. Ondoren, erabili euren oharrak prozesua horien arabera hobetzeko. Erabili BPMS-ren aurrez sortutako txantiloi eta konektoreak erabiltzailearen interfaze intuitiboak sortzeko berriki automatizatutako prozesu integratuetarako.

Prozesua erakunde handian ofizialki kaleratu aurretik, ezarri proiektuak eta aldaketak kudeatzeko planak eta baliabideak. Egin taldeen trantsizioa modu egokian hasierako arazoak leuntzeko, eragiketa-etenak ekiditeko eta prozesu berrira aldatzea sustatzeko. Halaber, osatu estatistikak eta erabili negozio-adimenaren (BI) tresnak panelak sortzeko eta denbora errealeko edo ia errealeko xehetasunak eskaintzen dituzten txostenak sortzeko.

Aldaketen kudeaketa-planaren barruan, eguneratu lan-funtzioak eta ardurak eta antolatu langileentzako trebakuntza-saioak. Bidali jakinarazpenak eragindako bezero eta hornitzaileei eta eskaini iezaiezu laguntza.

Bosgarren urratsa: monitorizatu estatistikak eta egin horien jarraipena

BPM-ren bizi-zikloaren fase honetan, datuak kudea ditzakezu errendimendu-estatistikak sortzeko eta aldaketak behar izan ditzaketen eremuak identifikatzeko. Ezarritako helburuen arabera, sakondu prozesuen eraginkortasun-alderdi jakin batzuetan. Besteak beste, egiaztatu prozesuek nola egiten dituzten honako hauek:

• Lan-fluxuek prozesuen barruan funtzionatzen dute.
• Prozesuek erakunde handienean funtzionatzen dute.
• Prozesuek ikuspuntu tekniko batetik funtzionatzen dute.

Era berean, hitz egin interes taldeekin denbora eta gastuak (edukitakoak eta potentzialak) gutxitzeari buruzko informazio gehiago lortzeko eta buxadurak hautemateko.

Erabili BI tresnak estatistikak sortzeko, ikusteko eta txostenak egiteko. Konparatu estatistikak sektoreko erreferentzia-puntuekin eta ebaluatu nola egokitzen diren erakundearen KPIetara. Berriro ere, erabili BPMS soluzioak datuak biltzeko eta simulazioak egiteko prozesuetan. BPM ekimenak helburuak betetzen eta erakundearen negozio-helburu handienak sustatzen jarraitzen duela ziurtatzeko, monitorizatu errendimendua ahalik eta maizen.

Seigarren urratsa: optimizatu xehetasun berrietan oinarrituta

Monitorizazio- eta jarraipen-lanek xehetasun prozesagarri ugari sortu dituzte. Orain, erabili informazio hori negozio-prozesuak are gehiago hobetzeko. Eragiketak eraginkorragoak izan daitezen, jarraitu prozesua eta lan-fluxuak fintzen. Horretarako, errepikatu eta hobetu prozesuak. Hori eginda, automatizazio-, estandarizazio- eta integrazio-abagune osagarriak topatuko dituzu.

Negozioaren balioa areagotzeko prozesua ez da inoiz amaitzen, ezta jarduerak monitorizatzeko eta optimizatzeko jarduerak ere. Negozio-estrategiak, Marketplace-ren baldintzak eta lege-eskakizunak etengabe aldatzen dira; beraz, prest egon behar duzu prozesuak horietara egokitzeko.

Egoeraren arabera eguneratze garrantzitsuak egin behar badituzu, hasi BPM bizi-zikloa berriro. Orain arte, enpresak bere kabuz egin behar ditu negozio-prozesuen kudeaketako urratsak. Nagusiak eta prozesuetako interes taldeak lankidetzan ari daitezke ekimen berriak sortzeko.