Miks võtavad ettevõtted kasutusele RPA tööriistad

Mis on RPA tööriist?

Protsesside robotlik automatiseerimine (RPA) kasutab tarkvararoboteid, et emuleerida inimsuhtlust graafilise kasutajaliidesega, eesmärgiga automatiseerida korduvad ja käsitsitoiminguid, hoida kokku ettevõtete aega, vaeva ja vähendada peavalu. RPA tööriist on töövoogude määratlemise ja robotite konfigureerimise tarkvara, mis aitab teostada määratud ülesandeid loogilises järjestuses. Robot saab teostada GUI-s toimuva mis tahes mitmeosalise protsessi kiiremini ja ilma vigadeta. Nii aitab protsesside robotliku automatiseerimise tööriist teil käsitsi tehtavaid veaohtlikke töövooge kiirendada, et töötajad saaksid tegeleda suuremat väärtust loovate ülesannetega.

Näiteks võib teie personaliosakond juurutada RPA tööriista puhkusetaotluste töötlemise automatiseerimiseks. Selle asemel, et töötaja peaks iga taotluse töötlemisele kulutama viis minutit, saab RPA robot ekstraktida andmed ettevõtte ettevõtteressursside plaanimise süsteemist ja sisestada taotluse teise süsteemi (isegi sellisesse, millel puuduvad API-d) kiiremini, tegemata seejuures vigu.

Robotid, mille protsesside robotlik automatiseerimine loob, saavad teostada määratud toiminguid ning suhelda teiste süsteemidega, kopeerides teabe digitaalsetelt kuvadelt (kuva koorimine) või kasutades API-sid. Näiteks saab teie ettevõte RPA tööriista abil luua robotid, mis logivad sisse rakendustesse, manipuleerivad faile ja kaustu, kopeerivad ja kleebivad sisu, täidavad vorme, töötavad struktureeritud andmetega ning suhtlevad isegi teiste rakendustega.

RPA tööriistade kasutuselevõtu eelised

Iga organisatsioon, mis võtab kasutusele RPA tööriista, võib eeldada mõnda järgmistest eelistest või neid kõiki.

• Inimressursside parem kasutamine. RPA vabastab töötajad korduvatest vähese väärtusega ülesannetest (nt andmesisestus), et inimesed saaksid keskenduda tööle, mis pakub ettevõttele suuremat väärtust.
• Paremad klientide puutepunktid. Kui RPA-d kasutatakse klientidele suunatud protsesside kiirendamiseks, parandab suurem tõhusus kliendikogemust ja suurendab lojaalsust.
• Madalamad kulud. RPA robotid teevad inimeste töö ära kordades väiksemate kuludega.
• Täiustatud analüüs töövoohalduse mõistmiseks. Iga robot loob oma tegevustest logifaili, et saaksite jälgida, kui tõhusalt ta oma funktsioone täidab.
• Parem skaleeritavus. Ühte töötajate rühma pole mingil moel võimalik skaleerida samamoodi, nagu automatiseeritud robotite rühma ulatust ja katvust. RPA tarkvara abil saab roboteid hõlpsasti dubleerida ja programmeerida tegema sarnaseid, aga siiski veidi erinevaid toiminguid.
• Suurem turvalisus. RPA robotid ei unusta kunagi välja logida. Samuti saab neile määrata ajalõpu, et teie süsteemid oleksid kättesaamatud siis, kui nad seda peaksid olema, ning oleksid vastupidavamad pahatahtlike häkkerite vastu.

Millised on RPA tööriistad võrreldes teiste protsesside automatiseerimise lahendustega?

Et mõista, millised on RPA tööriistade eelised võrreldes teiste töövoo automatiseerimise lahendustega, on abiks see, kui teate, mis vahe on automatiseerimisel ja RPA-l. Töövoo automatiseerimine kasutab tehnoloogiat, mis vähendab äriprotsessis käsitsitoimingute hulka, ent protsessi läbiviimiseks on siiski vaja inimest. RPA tööriistad loovad robotid, kes teevad tööd GUI-s nii, et inimese sekkumine pole vajalik. Need võivad olla järelevalvega protsessid, kus inimesed peavad toimingud käivitama, või järelevalveta protsessid, mis on täielikult automatiseeritud.

RPA tööriistad on vähese kodeerimisvajadusega või täielikult koodita, ja tänu sellele, et robotid kasutavad sama taristut ja samu lahendusi nagu töötajad, pole teil vaja muuta alusarhitektuuri. RPA lahendusi juhivad ärikasutajad. Tegelikult on mõned RPA lahendused loodud iseõppinud arendajate – tehnilise taustata töötajate – jaoks, kes saavad automatiseerida käsitsiprotsessid, millega nad iga päev töötavad. Kuna IT-osakonna sekkumine on minimaalne või puudub täielikult, saate toiminguid optimeerida ja töötajate rahulolu suurendada, ilma et peaksite kandma traditsioonilise arendusega kaasnevaid kulusid.

RPA erineb traditsioonilistest protsesside automatiseerimise tööriistadest ka järgmiste aspektide poolest.

• Traditsioonilised automatiseerimisprotsessid võivad vajada tehnoloogiataristu osalist või täielikku muutmist. RPA robotid töötavad GUI-s ja suhtlevad teiste süsteemidega samamoodi nagu inimesed.
• RPA robotid on piisavalt paindlikud, et automatiseerida mitme rakenduse protsesse.
• Kuna RPA robotid on ette nähtud korduvate ja üldiste protsesside jaoks (nt andmesisestus), on need skaleeritavad ja hõlpsamini täiendatavad kui töövoolahendus, mis on loodud ühe protsessi jaoks.

Kuigi RPA tarkvara pakub lisaväärtust sellega, et suurendab korduvate reeglipõhiste töövoogude tõhusust, on mõned protsessid siiski mõistlikum jätta töötajate hooleks. Üldiselt võiksite oma loomingulistele töötajatele jätta protsessid, mis kasutavad rohkesti struktureerimata andmeid või graafilist teavet ning sõltuvad kiiresti muutuvatest parameetritest.

RPA roll täna ja homme

Praegu saab RPA tarkvara palju tähelepanu, kuna ettevõtted õpivad seda kasutama ja jälgivad esimest korda selle pakutavaid eeliseid (nt aja- ja kulusääst). Aga nagu kõigi tehnoloogiate puhul, muutub ka RPA pidevalt keerukamaks ja muutub vastavalt ärivajaduste muutumisele. Siin on mõned ennustused selle kohta, kuidas võivad RPA tööriistad areneda.

• Sügavam integratsioon tehisintellektiga. RPA arenedes leiavad ettevõtted tõenäoliselt uusi viise, kuidas ühendada seda uudsete tehnoloogiatega (nt tehisintellekt, masinõpe või isegi asjade Internet), mida mõned ettevõtted on juba teinud. Hüperautomatiseerimine ehk tehisintelligentne automatiseerimine laiendab seda, millist tüüpi ülesandeid saavad RPA tööriistad täita, ning annab võimaluse automatiseerida mitmesuguseid keerukaid ülesandeid.
• Keerukam automatiseerimine. Ettevõtted kasutavad RPA-d mitmesuguste tüütute ülesannete automatiseerimiseks, aga kui ühendada see ka tehisintellekti ja masinõppega, tekib võimalus automatiseerida täiesti uut hulka toiminguid. Näiteks saavad ettevõtted praegu RPA tööriistade abil digiteerida dokumente, aga koos tehisintellektiga võimaldavad RPA tööriistad ka dokumentide sisu mõista ning neid ilma vigadeta tõhusalt liigitada.
• Odavam ja paremini kättesaadav. Kui RPA tööriistad esimest korda turule tulid, oli neid raskem leida ja need võisid olla kallid. Aga kuna nõudlus RPA tarkvara järele on suurenenud, pakuvad seda nüüd rohkem ettevõtteid. Kui võimalusi on rohkem, langevad tõenäoliselt ka hinnad ja funktsioonid muutuvad konkurentsivõimelisemaks.

RPA tarkvara põhifunktsioonid

Turul on praegu saadaval mitmesuguseid RPA tööriistu, kõik erinevate funktsioonidega. Kuid üks hea RPA tarkvara peaks pakkuma vähemalt järgmisi põhifunktsioone.

• Koostalitlusvõime. Teie RPA tarkvara peaks töötama teie olemasolevate töölauarakenduste, veebirakenduste ja muud olulisemate tarkvararakendustega. See peaks olema võimeline looma ühenduse ka süsteemi API-dega ning andmebaaside sisu lugema ja sinna kirjutama.
• Andmete laiendamine. Teie tarkvara peaks suutma ekstraktida andmeid veebisaitidelt ja suhtlusvõrkudest.
• Erinevate andmetüüpide töötlemine. Oluline on see, et teie tarkvara oskaks andmeid ekstraktida ja sisestada, mitmest allikast pärinevaid andmeid kombineerida ning tingimuslauseid (nt if/else) järgida.
• Programmeerimisliidesed. Programmeeritav liides on oluline. RPA tarkvara võib pakkuda tehisintelligentseid või kognitiivseid võimalusi, mille abil konfigureerida roboteid tegema otsuseid, et sellega teie äritegevust tõhustada. Näiteks saavad robotid vastata IT-tugiteenusepiletitele, vabastades IT-meeskonna osaliselt halduskoormusest, et inimesed saaksid keskenduda muudele ülesannetele. Mõned tarkvaravõimalused pakuvad robotite programmeerimiseks isegi kodeerimisvajaduseta meetodeid, kuid kõik RPA tööriistad peaksid suutma suhelda eri tüüpi rakenduste, meilisõnumite, failide ja kaustadega.

RPA tarkvara valimine ja sellega töötamine

Kui hakkate hindama saadaolevaid protsesside robotliku automatiseerimise (RPA) tööriistu, pidage meeles, milliseid protsesse te kavatsete automatiseerida. Igasse protsesside robotliku automatiseerimise tööriista on sisse ehitatud erinevad juhtelemendid ja käsud, mis määravad ära selle võimalused. Seepärast veenduge, et need vastaksid teie töövoo automatiseerimise eesmärkidele. Samuti proovige leida korduskasutatavaid komponente ja veenduge, et teie robotid funktsioneeriksid hõlpsalt teie olemasolevates süsteemides.

Kui valite oma organisatsiooni jaoks õiget RPA tarkvara, võtke arvesse järgmisi kriteeriume.

• Kasutuslihtsus. RPA tarkvara peaks olema piisavalt lihtne, et piiratud programmeerimisoskusega inimene saaks koostada automatiseerimise ja seejärel konfigureerida töövoo RPA tarkvaras. Olemas on isegi teatud vähese kodeerimisvajadusega RPA pakkumised, mida ilma IT-oskusteta iseõppinud arendajad saavad kasutada oma töövoogude automatiseerimiseks. Olenemata teie valitavast tarkvarast peaks see pakkuma sisseehitatud laiendatavaid käske, viisardeid ja GUI-sid.
• Paindlik. Tarkvara peaks võimaldama teil konfigureerida kohandatud funktsioone, ilma et peaksite hankijale kohandamise eest lisatasu maksma. Samuti peaks see hakkama saama erinevate kasutusjuhtumite ja erinevas koguses andmetega, säilitades samal ajal stabiilse jõudluse.
• Skaleeritav. RPA tarkvara peaks olema kiiresti skaleeritav, et see vastaks teie ettevõtte tegevusnõuetele, ja pakkuma värskendusi. Lisaks peaks tarkvara suutma käitada paljusid roboteid ja töövooge.

Kuidas kasutavad tööstusharud RPA tarkvara?

Mitmesugused ettevõtted on leidnud võimaluse, kuidas RPA tarkvarast kasu lõigata. Näiteks saab tervishoiuvaldkond kasutada RPA-d visiitide kokkuleppimiseks, patsiendiandmete sisestamiseks, nõuete töötlemiseks ja arvelduse haldamiseks. Lugege siit, kuidas kasutatakse RPA tööriistu äriprotsesside muutmiseks teistes valdkondades:

• Jaemüük. Tellimuste värskendamine, toodete lähetamine ja saadetiste jälgimine.
• Telekommunikatsioon. Jälgimine, petturlike andmete haldamine ja kliendiandmete värskendamine.
• Pangandus. Töö tõhususe, andmete täpsuse ja turvalisuse suurendamine.
• Kindlustus. Tööprotsesside haldamine, kliendiandmete sisestamine ja rakenduste käitamine.
• Tootmine. Tarneahelaprotsesside, materjalide arveldamise, klienditeeninduse ja -toe ning halduse abistamine.

RPA tööriistade piirangud

RPA tarkvara pakub mitmesuguseid eeliseid, kuid see ei suuda teha kõike. Kuigi tehnoloogia areneb, toimib see endiselt kõige paremini teiste tehnoloogiate võrgustiku osana. See pole veel kõikehõlmav lahendus, mis suudaks lahendada kõik tööga seotud väljakutsed.

Praegu on RPA reeglipõhine tehnoloogia, mis töötab kõige paremini struktureeritud andmetega või teabega, mis järgib eelnevalt kindlaksmääratud andmemudelit. Et see edukalt töötaks, peate programmeerima robotid tegema seda, mida soovite, et nad teeksid, ja nad töötavad ainult nende parameetrite piires. Kui te ei lisa sellele ka tehisintellekti- või masinõppetehnoloogiate kihti, on teie RPA lahendus võimeline järgima ainult teie määratud reegleid, mitte mõistma ega tõlgendama sisu, millele see juurde pääseb.

Näiteks selleks, et RPA tööriist töötleks arvetest või muudest dokumentidest pärit teavet, peab kogu see paberimajandus järgima sama vormingut. Tööriist ei saa töödelda faile, mis sellest vormingust erinevad. Seetõttu ei sobi RPA tööriistad hästi struktureerimata andmete või teabe jaoks, mis ei järgi eelmääratletud andmemudelit.

Samuti pole RPA tööriistad võimelised õppima ega kohanema. Kui teie äriprotsessid muutuvad, peate oma robotid ümber programmeerima, et nad töötaksid uute protsessidega. See aga võib aega võtta. Ja seni, kuni teie RPA tööriist teie uute protsessidega ei ühildu, võib teie investeering sellesse olla lühiajaline. Selle probleemi vältimiseks võiksite enne RPA tööriista kasutuselevõttu mõelda, kui tõenäoline on, et teie protsessid ja tehnoloogiad aja jooksul muutuvad.

Kuidas saavutada RPA tööriistade abil edu?

Nagu ka teiste tehnoloogiate puhul, sõltub RPA tarkvara edu sellest, kuidas te seda rakendate. Ka parimad tööriistad ei suuda parandada protsesse, mis on lõplikult katki. Nii et oluline on mõelda põhjalikult läbi, milliseid ülesandeid soovite automatiseerida. Rakendades õiges kontekstis konkreetse mõõdetava eesmärgi põhjal õige RPA tööriista, saate tõhususe oma ettevõttes uuele tasemele viia. Enne kui hakkate oma protsesside automatiseerimiseks kasutama RPA tehnoloogiat, võtke arvesse järgmisi häid tavasid.

• Tehke selgeks, milliseid protsesse soovite automatiseerida. Auditeerige kõiki oma tööprotsesse, et välja selgitada, millised ülesanded on RPA jaoks kõige sobivamad. Pidage meeles, et RPA tööriistad ei mõista teavet täielikult, nii et kui te ei plaani kaasata ka tehisintellekti, valige protsess, millel on selgelt määratletud parameetrid ning mis ei vaja eriti inimese sekkumist või ülevaatust (nt kohtumiste ajastamine või arvete töötlemine). Teatud tarkvara, nt Microsoft Power Automate, pakub võimalusi, mille abil tuvastada automatiseerimiseks sobilikud protsessid.
• Valige õige tööriist. Pärast automatiseeritavate protsesside määratlemist leidke tööriistad, mis seda tööd kõige paremini toetavad. Kuna kõigil tööriistadel on erinevad tugevused, hinnake nende funktsionaalsust, hinda, juurutuslihtsust ja seda, kui hästi nad töötavad teie olemasoleva tarkvaraga.
• Koolitage oma töötajaid. Kui õpetate oma töötajatele, kuidas oma RPA tööriista kasutada ning hiljem ka muuta või hallata, saate toetada selle püsivat väärtust ja laiemat kasutuselevõttu kogu ettevõttes.
• Mõõtke oma tulemusi. Jälgige enne ja pärast tööriista juurutamist selle juhtimismõõdikuid (KPI-d), nt töötajate tööviljakust, andmete sisestamise täpsust, ajastatud kohtumiste või töödeldud dokumentide arvu jne. Kui teie KPI-d pärast juurutust ei parane, võib see olla märk sellest, et olete valinud valed protsessid või andnud oma robotitele valed parameetrid.