Mis on äriprotsesside haldus?
Äriprotsesside haldus (BPM) viitab teie ettevõtte pingutustele analüüsida, kiirendada ja optimeerida protsesse, sageli töövoogude automatiseerimise abil, et käsitsiprotsesse sujuvamaks muuta.
BPM-i eelistega tutvumine
Enne BPM-i strateegia loomise alustamist on oluline mõista tõhusate äriprotsesside olulisust, erinevat tüüpi äriprotsesse, kes nende eest teie ettevõttes vastutavad ja milliseid probleeme aitab BPM teil lahendada.
Õppige oma äriprotsesse tundma
Äriprotsess on hulk korduvaid ülesandeid, mida tehakse järjest rutiinse eesmärgi saavutamiseks. Äriprotsesside peale võib kuluda minuteid või nädalaid ning need võivad hõlmata lihtsaid tegevusi, näiteks töötaja puhkusetaotlused, või keerulisi ülesandeid, nagu tarneahela logistika. Tõhusad ja efektiivsed protsessid aitavad parandada töötajate tööviljakust, klientide kaasatust ja muid aspekte teie ettevõttes. Ebatõhusad ja mittetoimivad protsessid tekitavad töötajais pahameelt, mittevajalikke kulusid, rahulolematuid kliente ja lõppkokkuvõttes kaotatud tulu.
Äriprotsessid saab jagada kolme põhikategooriasse.
- Tööprotsessid on põhilised ettevõttega seotud ja konkreetsed väärtusevood, nagu klienditellimused, konto loomine ja tootmise optimeerimine.
- Haldusprotsessid on näiteks ettevõtte juhtkonna, eelarvete ja inimressursside töövood.
- Tugiprotsessid toetavad suuremaid protsesse sellistes valdkondades nagu raamatupidamine, värbamine ja tehniline tugi.
Igat tüüpi äriprotsesside automatiseerimise teel saate suurendada tõhusust, vähendada riske ning säilitada oma äritegevuse strateegilise fookuse.
BPM-i meeskonna loomine
Mis tahes äriprotsessi eest vastutavat töötajat nimetatakse äriprotsessi omanikuks. Kuna tema haldab protsessi otsast lõpuni, saab ta aru, kuidas see mõjutab sellele eelnevaid ja järgnevaid protsesse ning kuidas need omakorda seda protsessi mõjutavad. Diskreetsete äriprotsesside omandiõiguse andmine põhitöötajatele, kes töötab koos teiste osakondadega, võib aidata paremini mõista ja juhtida paremat BPM-i teie organisatsioonis.
Näiteks võib edukas BPM-i meeskond suurettevõttes sisaldada kõiki järgnevaid rolle.
- Äriprotsesside meister. Meister mõistab pikaajalisi eeliseid ja aitab selgitada BPM-i väärtust organisatsioonile.
- Protsessi omanik. Isik või meeskond, kes tegeleb ärieesmärkide täitmisega, muudab töövooge sujuvamaks või haarab kinni võimalustest, oskab pakkuda olulisi vaatenurki ja sisendit – väga oluline kasutajate toetuse saamiseks ja BPM-i edu saavutamiseks.
- Äriprotsesside direktor. Direktor juhib BPM-i eesmärke organisatsiooniüleselt.
- Äriprotsesside nõustaja. Nõustaja kasutab tehnilisi oskusi ja arusaamist BPM-i kohta äriprotsesside direktori nõustamiseks.
- Projektijuht. Projektijuht aitab koostada ja teostada projektiplaani ning hallata meeskonna suhtlust, vahe-eesmärke, esitatavaid töid ja tähtaegu.
- Majandusanalüütik. Analüütik kaardistab protsessi jaoks vajalikud täiustused.
- Lahenduse arhitekt. Lahenduse arhitekt pakub tehnilist tuge, eriti juhul, kui see puudutab ettevõtte olemasolevate rakendustega koos toimimist.
- Mõjuisikud. Mõjuisikud, kes on tavaliselt juhtijad oma kaaslaste seas, kohanevad varakult, loovad uusi ideid, praktikaid ja tööriistu ning aitavad viimistleda äriprotsessi täiendusi ja viia sisse muudatusi.
- BPM-i tugigrupp. See grupp koosneb peamistest IT-spetsialistidest, ettevõtte plaanimisjuhtidest ja muust juhtkonnast, kes aitavad rakendada BPM-i standardeid, meetodeid, juhtimist ja tehnoloogiat.
Ärge leppige kaotatud võimalustega
Tavaliselt kuulub BPM ettevõtte juhtkonnale – need on ju siiski äriprotsessid. Kuid koos keeruka äriprotsesside halduse tarkvara saabumisega on IT-valdkonna roll tõusnud varasemast olulisemaks. Kui lubate IT-osakonnal juurutada vähest koodikirjutamist nõudva iseteenindusliku töövoogude automatiseerimise platvormi, mida ettevõtte töötajad saavad kasutada protsesside sujuvamaks muutmiseks ja selliste probleemide lahendamiseks, mida nad hästi mõistavad, aitab see tehnoloogia ja ärinõuete vahel leida tõhusat tasakaalu.
Automatiseerimine, automatiseerimine, automatiseerimine
Automatiseerimine on BPM-i keskmes. Tehnoloogia on nüüd saadaval ja edukad ettevõtted peavad kasutama iga võimalust korduvate, aeganõudvate ja käsitsi tehtavate protsesside automatiseerimiseks. Töövoo automatiseerimise abil saate muuta sujuvamaks äriprotsesse, nagu andmesisestus, sotsiaalmeedia uuendused, inventuur, aruanded jne. Saate vabastada töötajad korduvate ja rutiinsete protsesside tegemisest, suurendada tööviljakust, vähendada kulusid ja inimlikke vigu.
Kodanikuarenduse kultuur loomine
Saate optimeerida ka osasid äriprotsesse mobiilirakenduste loomise abil, mis aitab hoida teie töötajad paremini ühenduses ja efektiivsena, kujundada ümber seda, kuidas nad teevad tööd ja luua reaalajas äriülevaated. Õige rakenduse arendusplatvormi, inseneride, IT-spetsialistide ja tavaliste ärikasutajate abil saavad nad koostada kodanikuarenduse kultuuri ja luua oma vähese koodiga ärilahendusi ilma, et nad sõltuksid ettevõtte juhtkonnast ja professionaalsetest arendajatest või ootaksid nende järel.
Kõigi võimaluste ärakasutamine
Te ei pea leppima ebaefektiivse käsitsi tehtavate protsesside, lisakulude ja kaotatud võimalustega. Kui õiged inimesed on õigetes rollides, mõistate hästi oma protsesse ja teil on head automatiseerimistööriistad, saab teie ettevõte kasutada BPM-i järgnevalt.
- Saate kergendada kohmakat maksmise protsessi veebis, mis peletab kliente ja vähendab tulu.
- Saate automatiseerida käsitsi tehtavaid protsesse, mis võtavad liiga kaua aega, on kulukad ja ärritavad töötajaid.
- Saate eemaldada takistusi finantsprotsessides, mille tõttu maksed viibivad.
- Saate vähendada ressursse raiskavat dubleerimist.
- Saate lühendada või standardiseerida pikki või ebakindlaid protsesse, mis mõjutavad tähtaegu.
- Saate muuta suhteid halvendava ebaefektiivse klientide värbamise sujuvamaks.
Äriprotsesside haldusstrateegia loomine
Kui teie ettevõte on hädas töö-, haldus- ja tugiprotsessidega, mis on kohmakad, tarbetud, liiga pikad, aeglased või kulukad, võib põhjaliku BPM-strateegia loomine aidata. Järgmised head tavad aitavad teil käivitada BPM-i initsiatiivi ja hinnata oma edukust.
- Hankige juhtkonna tuge. See on väga oluline, kui vajate ressursse oma äriprotsessi täiustamise plaanide toetamiseks.
- Saate konkreetset protsessi analüüsida ja selle kaardistada. Saate kitsaskohtade, topelttöö ja ebavajalike viivituste tuvastamiseks kasutada vooskeeme, mõttekaardistamist või protsessikaevanduse tarkvara. Küsige tagasisidet protsessi kaasatud inimestelt, et mõista, mida saab parandada, muudatustesse investeerimine algab neist.
- Kujundage protsess ümber. Kasutage ära huvirühma sisendit ja veenduge, et kõik mõistaksid protsessi sujuvamaks muutmise kasu. Kaasake mõttekaardistamiselt ja analüüsist saadud teadmisi. Kaaluge kriitiliste või keerukate töövoogude mõjude uuringu tegemist.
- Koguge ressursse ja rakendage muudatusi. Koguge ressursse, mida vajate tõhusa BPM-i platvormi loomiseks, nt projektijuhtimise tarkvara, töövoo automatiseerimise tööriistad ja reaalajas armatuurlauad. Valige ressursid, mis ühtivad äriväärtusega, mida soovite luua, ja hallake muudatusi kindlate tehtavate tööde ja ajajoontega. Kui käivitate kõigepealt väiksema pilootprogrammi, saate lihvida vigu, innustada parandama tööd ja juhtida kasutuselevõttu.
- Jälgige ja optimeerige. Jälgige, kuidas teie uued protsessid töötavad, olles kontaktis huvirühmadega. Olge valmis vajadusel viimistlusi tegema.
BPM-i väärtuse loomine
Kui järgite ülaltoodud häid tavasid, koostate kindla BPM-i meeskonna ja saate aru, kuidas protsesse täiustada, et luua rohkem väärtust, võib äriprotsesside haldus tuua kaasa järgmisi käegakatsutavaid eeliseid.
- Suurem tööviljakus. Tõhusamad protsessid muudavad töötajad tõhusamaks ja saate hinnata jõudluse mõõdikuid, kasutades töökoha analüüsitarkvara.
- Kiiremad kasud. IT-protsesside täiustamine võib mõjutada seda, kui kiiresti tarkvararakendusi teie ettevõttes välja töötatakse ja juurutatakse.
- Täiustatud kvaliteet. Lisaks arenduse kiirendamisele võivad testimise täiustused lahendada kiiresti kõik jõudlus- või turbeprobleemid, nii et saate parandada oma toote või teenuse kvaliteeti.
- Suurenenud kliendirahulolu. Ettevõtte klienditeeninduse protsesside parandamine aitab võita kliente ja suurendada lojaalsust.
- Töötajate töökogemuste täiustamine. Efektiivsed äriprotsessid on töökoha rahulolu aluseks, need tõstavad moraali ja tõenäoliselt vähendavad voolavust.
Alustage oma äriprotsesside optimeerimist kohe
Iga ettevõte püüdleb selle poole, et teha asju paremini, kiiremini ja nutikamalt. Tervikliku BPM-i strateegia kombineerimine õige töövoo automatiseerimise tarkvaraga aitab teie ettevõttel neid eesmärke täita.
Microsoft Power Automate on lihtsalt kasutatav töövoo optimeerimise lahendus, mis võib aidata teie töötajatel muuta igapäevased puudujäägid sujuvamaks, mis mõjutab kogu ettevõtet.