Esitlusel esinev isik

Kuidas töövoo automatiseerimise abil rohkem ära teha

Pea kõik ettevõtte spetsialistid – alates klienditoe töötajatest kuni tegevjuhtideni – kulutavad liiga suure osa (kuni poole) oma tööpäevast ebaproduktiivsetele ja mittevajalikele käsitsiprotsessidele, mille saaks tegelikult automatiseerida. Rutiinsed ja aeganõudvad ülesanded vähendavad töötajate efektiivsust igal tasandil. Ent nutikad ettevõtted kasutavad töövoo automatiseerimise võimalust, mis aitab kõigil tõhusamalt tööd teha.

Töövoo automatiseerimine on tänapäevase ärijuhtimise keskmes ning selle aluseks on pidevalt täienev tehnoloogia ja kiire innovatsioon. Kuna üha enam ettevõtteid soovib oma äriprotsesse automatiseerida ning kasutada ära selle eeliseid, siis ei lõpe töövoo automatiseerimise turu laienemine niipea. Kui tehnoloogia muutub järjest valdavamaks ja keerukamaks, kasutab järjest suurem hulk ettevõtteid sujuvate ja tõhusate töötamisviiside loomiseks töövoo automatiseerimise võimalusi. See mõjutab mitmesuguseid valdkondi ning pakub ettevõtetele turul konkurentsieelist.

Mis on töövoo automatiseerimine?

Kui kasutate oma ettevõtte jaoks sobivat töövoogude automatiseerimise tarkvara, saate sellised käsitsiprotsessid nagu andmesisestus, suhtlusvõrguvärskendused ja meilivastused asendada sujuvate automatiseeritud töövoogudega, mis aitavad säästa aega, vähendavad vigade hulka, et kulutaksite vähem aega parandamisele, ning aitavad töötajatel keskenduda strateegilisemale ja tulemuslikumale tööle.

Töövoo automatiseerimine aitab teil isegi digiteerida ja optimeerida paberipõhised äriprotsessid (nt varude tellimine või kinnitustaotlustele vastamine). Kõikjal, kus teie ettevõttel tuleb teha korduvaid käsitsitoiminguid, saate töövoogude automatiseerimise abil efektiivsust suurendada.

Töövoo tõhusa automatiseerimise viis lihtsat sammu

Õige tarkvara abil võib käsitsiprotsesside automatiseerimine olla lihtne ja väga tulemuslik. Et tõhusalt kõrvaldada ebaefektiivsed käsitsitoimingud ja kujundada ümber oma ettevõtte tegevus, on teil vaja teada, millised protsessid hoiavad teid tagasi. Lisaks on teil vaja mõista oma automatiseerimisvõimalusi, hallata uute meetodite kasutuselevõttu, pakkuda koolitusi ja hinnata oma edu.

Töövooge aitavad automatiseerida need viis lihtsat toimingut.

  1. Valige protsessid. Tehke kindlaks, millised toimingud on ebaefektiivsed, liiga keerukad või liiga kulukad, pange need tähtsuse järjekorda ning siis valige, millised tuleks kõige tõenäolisemalt automatiseerida.
  2. Tehke eelnev uuring. Kuidas on teised organisatsioonid sarnaseid protsesse automatiseerinud? Kaaluge oma võimalusi, kui automatiseeritud töövooge koostate ja rakendate – kas peate abiks kutsuma IT-spetsialistid või saavad teie ettevõtte iseõppinud arendajad vähest kodeerimist nõudva töökoha automatiseerimise tööriista abil ise koostada võimsad automatiseeritud töövood?
  3. Juhtige muudatusi ja edendage uute protsesside kasutuselevõttu. Pärast uute töövoogude koostamist on oluline, et need kogu ettevõttes ka kasutusele võetakse. Mida enam inimesi kasutab automatiseeritud töövooge, seda suurema tõhususe need annavad.
  4. Suhelge töötajatega ja korraldage neile koolitusi. Veenduge, et kõik teaksid, et olemas on uued tööriistad, mis aitavad nende tööelu lihtsamaks muuta. Pakkuge lihtsaks kasutuselevõtuks vajalikke dokumente ja koolitust.
  5. Hinnake ja viimistlege. Hakake kohe mõõtma oma uute protsesside edukust. Jälgides eelmääratletud juhtimismõõdikuid, saate parema ülevaate automatiseeritud töövoogude tõhususest ning teil on vajaduse korral võimalik teha asjakohaseid kohandusi.

Suurepäraste tulemuste saavutamine töövoo automatiseerimise tarkvara abil

Nüüd, kui teate, mis on töövoo automatiseerimine, mõelge, kuidas seda saavutada ja millist väärtust aitab see teil luua. Lihtsaim viis võtta töövoo automatiseerimise oma ettevõttes kasutusele on kasutada töövoo automatiseerimise tarkvara või pilvepõhist töövoo automatiseerimise teenust.

Võim õigete inimeste kätte

Need tehnoloogiad annavad uuenduslike töövoogude arendamise võime nende inimeste kätte, kes tunnevad teie ettevõtet kõige paremini – need on teie töötajad, kes kasutavad isiklikult protsesse, mida saab automatiseerimise abil kiirendada ja täiustada. See ei pea olema keeruline. Enamikus ettevõtetes võib pea iga töötaja olla iseõppinud arendaja ning kasutada vähese kodeerimisvajadusega või ilma koodita automatiseerimistehnoloogiat, et luua võimsaid töövooge.

Oluline on leida töövoo automatiseerimise lahendus, mis on intuitiivne, lihtsasti kasutatav ja paindlik. Ideaalis võiks tehnoloogia sisaldada valmiskonnektoreid, mis võimaldavad teil oma töövoogudesse kaasata mitmesuguseid rakendusi.

Teine võimalus äriprotsesside optimeerimiseks on kasutada vähese kodeerimisvajadusega rakenduste arendamise tehnoloogiat, mis aitaks inseneridel, tavalistel ärikasutajatel või ettevõttejuhtidel koostada vajalikke mobiilirakendusi, mille abil püsida ühenduses, töötada viljakalt ja kasutada ära pakutavaid võimalusi, ilma et nad peaksid pöörduma selleks professionaalsete arendajate poole.

Töövood pilvkeskkonnas

Ärge unustage, et pilvepõhisel automatiseerimistööriistad pakuvad võrreldes kohapealsete tööriistadega suuremaid eeliseid, nt parem skaleeritavus ja suurem turvalisus. Lisaks peaks töövoo automatiseerimise tarkvara töötama koos teie ettevõtte olemasolevate ärianalüüsi tööriistadega, et automatiseeritud töövoogude tulemuslikkust oleks lihtne jälgida.

Ja lõpuks võimaldab mobiilifunktsioonidega töövoo automatiseerimise tarkvara töötajatel töövooge turvaliselt automatiseerida ajast ja kohast olenemata.

Kuidas see töötab

Töövoo automatiseerimise käigus määravad kasutajad sarjale toimingutele päästiku. Näiteks siis, kui värvatakse uus töötaja, võib automatiseeritud töövoog saata sellele töötajale kohe tervitusmeili ja juhendada teda õigete tööleasumisega seotud dokumentide täitmisel.

Kasutajad määratlevad sarja ülesandeid, mis tuleb levinud äriprotsesside läbimiseks täita. Pärast määratlemist teostab automatiseeritud töövoog määratud toimingud kohe, kui vallandub asjakohane päästik.

Tutvuge paremate töötamisviisidega

Andke kõigile Microsoft Power Automate'i abil võimalus luua automatiseeritud lahendusi, mis aitavad neil oma tööpäeva kõige tõhusamalt ära kasutada. Võtke kasutusele vood (Power Automate nimetab seda töövoo automatiseerimiseks), et aidata töötajatel vabaneda korduvatest ja ajakulukatest ülesannetest ning luua selle abil strateegilisem ja dünaamilisem töökoht.