Co je BPMS?

Software pro správu podnikových procesů (BPMS) pomáhá firmě definovat, nasazovat a spravovat automatizované obchodní procesy a přeměnit časově náročné manuální procesy na zjednodušené pracovní postupy v rámci podnikových aplikací.

S přidáním cloudu, umělé inteligence a funkcí analýzy velkých dat se BPMS transformuje do inteligentního BPMS (iBPMS), dále automatizuje procesy, urychluje vývoj pracovních postupů a zlepšuje orchestraci obchodních procesů.

BPMS umožňuje používat automatizaci podnikových procesů ke zjednodušení různých úkolů a zajistit, aby byly dodržovány procesy pro takové činnosti, jako je kontrola a schvalování dokumentů, správa dokumentů, nábory oddělení lidských zdrojů a správa požadavků zaměstnanců.

Automatizací spouštěné komunikace, jako jsou upozornění na úkoly prostřednictvím e-mailu, připomenutí plateb a děkovné dopisy, zlepšuje BPMS pracovní postupy v celém vašem podnikání. BPMS lze dokonce použít k orchestraci e-mailových marketingových kampaní, které vám pomohou nasadit správnou zprávu nebo odpověď ve správný čas.

Řešení BPMS a iBPMS usnadňují integraci automatizace pracovních postupů do široké škály podnikových aplikací, čímž standardizují procesy a poskytují:

Vyšší efektivita

Implementace softwaru pro správu podnikových procesů znamená, že lidé v celé společnosti tráví méně času opakovanými manuálními procesy a mají možnost se soustředit na dokončené své práce a zvýšení produktivity.

Zvýšená agilita

Tím, že umožňuje společnostem dokumentovat, standardizovat a automatizovat obchodní procesy, usnadňuje BPMS podporu změn a reakce na změny prostřednictvím rychlého a konzistentního zavádění nových procesů v celé organizaci.

Zjednodušená spolupráce

BPMS umožňuje týmům automaticky směrovat úkoly a přiřazení a zajišťuje, že nové nebo aktualizované procesy jsou přijímány v reálném čase. Všichni jsou tudíž neustále synchronizováni.

Vylepšené dodržování předpisů

Použitím BPMS k integraci pravidel do svých procesů mohou podniky zajistit soulad se stávajícími předpisy a rychle se přizpůsobit legislativním změnám s minimálním narušením chodu podniku.

Lepší zapojení a podpora zákazníků

Vzhledem k tomu, že BPMS zajišťuje konzistentní použití obchodních procesů, mohou společnosti vytvářet, vynucovat a monitorovat klíčové aspekty interakcí se zákazníky. Zákazníci a společnosti těží z většího přizpůsobení, automatizovaného vytváření lístků, jednotných aktivovaných reakcí a konzistentní správy zájemců nebo případů.

Prakticky kdokoli ve vašem podniku může navrhovat a nasazovat automatizace, které jim pomohou udělat více práce za kratší dobu díky modernímu řešení BPMS.

Ještě před několika lety byla automatizace podnikových procesů složitým procesem sama o sobě. Vývojáři museli trávit značné množství času se zúčastněnými stranami na straně podniku, aby zmapovali každý úkol v rámci procesu, a poté museli napsat kód pro každý automatizovaný proces od samého začátku. Následné změny procesu znamenaly další mapování, více kódování a více času stráveného aktualizacemi.

Dnešní nejlepší platformy BPMS zjednodušují iniciativy v oblasti automatizace procesů tím, že snižují nebo eliminují potřebu podpory vývojářů a IT. Tyto systémy umožňují organizacím implementovat vysoce složité procesy a umožňují týmům a jednotlivcům snadno vytvářet a implementovat automatizované procesy samy.

Takže, krátká odpověď na otázku „Kdo používá BPMS?“ je kdokoliv, kdo to potřebuje.

1. Identifikujte a navrhněte proces, který chcete automatizovat.

   Pochopte obchodní zdůvodnění procesu a prozkoumejte všechny ukončující dokumentace nebo modely procesů, které ho definují.

2. Modelujte logiku nebo kroky v toku obchodního procesu.

   Definujte fáze a kroky v obchodním procesu v BPMS a otestujte různé obchodní scénáře na platformě pomocí integrovaných nástrojů pro modelování.

3. Vytvářejte automatizaci pomocí nástrojů s návrhy typu ukázat a kliknout, namísto psaní kódu.

   Vytvořte toky procesů a uživatelská rozhraní pro obchodní proces pomocí knihovny předem připravených šablon a konektorů řešení BPMS.

4. Spusťte a sdílejte automatizaci se svým týmem nebo celou společností.

   Vyberte si, jak a komu chcete automatizaci distribuovat, a pak se podívejte, jak funguje v reálném životě.

Pokud je vaším cílem zjednodušit správu podnikových procesů, je chytré vytvořit užší seznam řešení BPMS, která skutečně usnadní automatizaci lidem pro učení a používání. Dnešní nejlepší automatizační platformy jsou toho schopné a přinesou vám mnoho dalších výhod. Před zahájením hledání se ujistěte, že můžete odpovědět na následující otázky:

Na jaké procesy se zaměříte?

Rozhodněte se, zda potřebujete řešení pro automatizaci rutinních úloh, jako je zpracování faktur, nebo řešení, které může podpořit automatizaci složitých dlouhotrvajících procesů, jako je správa rozpočtu nebo sledování výkonu.

Kdo ho bude používat?

Jako klíčová součást efektivní digitální transformace by mělo být řešení BPMS, které si vyberete, zaměřeno na použitelnost pro každého ve společnosti. Dnešní nejlepší řešení BPMS s nízkou potřebou psaní kódu jsou vybavena funkcemi automatizace robotických procesů, které usnadňují přijetí v celé organizaci.

Jak budete nasazovat BPMS?

Důležité rozhodnutí, které budete muset udělat, je, zda nasadit cloudové nebo místní řešení BPMS.

Mezi hlavní výhody platformy BPMS v podobě cloudového softwaru jako služby (SaaS) patří zjednodušené zavedení, protože aplikace je v provozu hned první den, dále pak škálovatelnost, protože rozšiřujete předplatné, a nikoliv infrastrukturu, a v neposlední řadě předvídatelnost díky průběžným platbám.

Výhody místní platformy BPMS jsou do značné míry řízení (protože se nachází ve vaší infrastruktuře) a zabezpečení, protože vaše data zůstávají ve vašich systémech, což omezuje jejich vnější vystavení.

Kdo bude podporovat vaše BPMS řešení?

Implementace a údržba místního řešení BPMS vyžaduje značné investice do IT infrastruktury a zaměstnanců. S platformou BPMS SaaS s nízkou potřebou psaní kódu se výrazně sníží nároky na IT.

Co si můžete dovolit?

Zatímco náklady jsou vždy důležité, nezapomeňte zvážit očekávanou návratnost investic. Čím více toho nástroj dokáže, tím větší hodnotu pravděpodobně přinese vašemu podnikání.