Co je správa obchodních procesů?

Využijte výhody BPM

Než začnete vytvářet strategii BPM, je důležité pochopit, proč jsou efektivní obchodní procesy důležité, různé typy obchodních procesů, kdo za ně ve vaší společnosti odpovídá a jaké problémy vám BPM může pomoci vyřešit.

Poznejte lépe své obchodní procesy

Obchodní proces je řada opakovatelných úkolů, které se provádějí postupně za účelem dosažení rutinního cíle. Obchodní procesy mohou trvat minuty nebo týdny a zahrnují jednoduché činnosti (např. žádosti zaměstnanců o dovolenou) i složité činnosti (např. logistika dodavatelského řetězce). Efektivní a účinné procesy pomohou zvýšit produktivitu zaměstnanců, zapojení zákazníků a všechny další aspekty vašeho podnikání. Neefektivní a nefunkční procesy mají za následek frustrované zaměstnance, zbytečné náklady, nespokojené zákazníky a v konečném důsledku i ztracené výnosy.

Obchodní procesy lze rozdělit do tří hlavních kategorií:

• Provozní procesy zahrnují hlavní činnosti a specifické hodnotové proudy, jako jsou objednávky zákazníků, vytváření účtů a optimalizace výroby.
• Procesy správy zahrnují například zásady správného řízení společnosti, rozpočty a pracovní postupy v oblasti lidských zdrojů.
• Podpůrné procesy jsou základem větších procesů v oblastech, jako je účetnictví, nábor zaměstnanců a technická podpora.

Automatizací všech typů obchodních procesů můžete zvýšit efektivitu, snížit rizika a udržet strategické zaměření firmy.

Vytvoření týmu BPM

Zaměstnanci, kteří jsou zodpovědní za nějaký obchodní proces, se nazývají vlastníci obchodních procesů. Protože řídí celý proces, chápou, jak ovlivňuje a je ovlivňován procesy, které mu předcházejí a následují po něm. Svěření vlastnictví jednotlivých obchodních procesů klíčovým zaměstnancům, kteří spolupracují s ostatními odděleními, může podpořit větší porozumění a vést k lepšímu BPM v celé organizaci.

Například úspěšný tým BPM ve velké společnosti může zahrnovat všechny následující role:

• Expert obchodního procesu. Expert chápe dalekosáhlé výhody a sděluje organizaci význam BPM.
• Vlastník procesu. Osoba nebo tým s obchodními výzvami, které je třeba řešit, s pracovními postupy, které je třeba zefektivnit, nebo s příležitostmi, které je třeba využít, může poskytnout klíčový pohled a vstupní informace klíčové pro zapojení uživatelů a úspěch BPM.
• Ředitel obchodního procesu. Ředitel vede úsilí o BPM v rámci celé organizace.
• Konzultant obchodního procesu. Konzultant využívá technické dovednosti a porozumění BPM, aby poradil řediteli obchodního procesu.
• Projektový manažer. Projektový manažer pomáhá vytvářet a implementovat plán projektu a spravuje týmovou komunikaci, milníky, výsledky a termíny.
• Obchodní analytik. Analytik určuje nezbytná vylepšení procesu.
• Architekt řešení. Architekt řešení poskytuje technickou podporu, zejména pokud jde o interoperabilitu se stávajícími podnikovými aplikacemi.
• Influenceři. Influenceři, kteří jsou často vůdčími osobnostmi mezi svými kolegy, včas přijímají a prosazují nové nápady, postupy a nástroje, pomáhají zdokonalovat obchodní procesy a prosazovat změny.
• Skupina podpory BPM. Tuto skupinu tvoří klíčoví odborníci v oblasti IT, podnikoví plánovači a další vedoucí pracovníci, kteří pomáhají institucionalizovat standardy, metody, zásady správného řízení a technologie BPM.

Vytvoření strategie správy obchodních procesů

Pokud se vaše firma potýká s provozními, správními a podpůrnými procesy, které jsou těžkopádné, nadbytečné, příliš dlouhé, pomalé nebo nákladné, může vám pomoci vytvoření komplexní strategie BPM. Následující osvědčené postupy vám pomohou zahájit iniciativu BPM a vyhodnotit její úspěch:

• Získejte podporu od vedení. To je velmi důležité, pokud potřebujete prostředky na podporu svých plánů na zlepšení obchodních procesů.
• Analyzujte a mapujte konkrétní proces. Použijte grafy, logické mapy nebo software pro dolování procesů a najděte kritické body, duplicitní úsilí či zbytečná zpoždění. Získejte názory od pracovníků, kteří jsou do procesu nejvíce zapojeni, abyste pochopili, co můžete zlepšit – právě u nich začíná změna.
• Přepracujte proces. Vyžádejte si podněty od účastníků a ujistěte se, že všichni chápou význam zefektivnění procesu. Zahrňte zkušenosti získané z logického mapování a analytických nástrojů. V případě kritických nebo složitých pracovních postupů zvažte analýzu dopadů.
• Shromážděte prostředky a proveďte změnu. Shromážděte zdroje, které potřebujete k vytvoření efektivní platformy BPM, jako je software pro správu projektů, nástroje pro automatizaci pracovních postupů a řídicí panely v reálném čase. Vyberte prostředky odpovídající obchodní hodnotě, kterou chcete vytvořit. Můžete řídit změnu s konkrétními výsledky a časovými harmonogramy. Pokud nejprve vydáte malý pilotní projekt, můžete odstranit chyby, vybudovat nadšení pro vylepšené postupy a podpořit jejich přijetí.
• Sledujte a optimalizujte. Kontrolujte, jak nové procesy fungují, a informujte o tom účastníky. V případě potřeby buďte připraveni přidávat vylepšení.

Vytvoření hodnoty BPM

Pokud se budete řídit výše uvedenými osvědčenými postupy, vytvoříte pevný tým BPM a pochopíte, jak můžete zlepšit procesy k vytvoření větší hodnoty, může vám řízení obchodních procesů přinést hmatatelné výhody, jako například:

• Zvýšená produktivita. Efektivnější procesy vytvářejí efektivnější zaměstnance. Pomocí softwaru pro analýzu pracoviště můžete hodnotit metriky výkonu.
• Rychlejší dosažení výhod. Zlepšení IT procesů může ovlivnit rychlost vývoje a nasazení softwarových aplikací ve vaší firmě.
• Vylepšená kvalita. Kromě zrychlení vývoje může vylepšení testování rychle vyřešit případné problémy s výkonem nebo zabezpečením, a zvýšit tak kvalitu produktu nebo služby.
• Zvýšená spokojenost zákazníků. Pokud zlepšíte proces služeb zákazníků, můžete získat zákazníky a zvýšit jejich loajalitu.
• Zlepšené pracovní zkušenosti zaměstnanců. Efektivní obchodní procesy jsou základem spokojenosti na pracovišti, zlepšují morálku a potenciálně snižují fluktuaci.