Osoba pracující na notebooku

Co je správa obchodních procesů?

Obchodní proces je řada opakovatelných úkolů, které se provádějí postupně za účelem dosažení rutinního cíle. Obchodní procesy mohou trvat minuty nebo týdny a zahrnují jednoduché činnosti (např. žádosti zaměstnanců o dovolenou) i složité činnosti (např. logistika dodavatelského řetězce). Efektivní a účinné procesy pomohou zvýšit produktivitu zaměstnanců, zapojení zákazníků a všechny další aspekty vašeho podnikání. Neefektivní a nefunkční procesy mají za následek frustrované zaměstnance, zbytečné náklady, nespokojené zákazníky a v konečném důsledku i ztracené výnosy.

Řízení obchodních procesů (BPM) označuje dlouhodobé úsilí společnosti o analýzu, zrychlení a optimalizaci těchto procesů. Často pomocí automatizace pracovních postupů k zefektivnění manuálních procesů a dosažení konkrétních obchodních cílů. Automatizací všech typů rutinních podnikových úloh – od správy souborů po aktualizaci tabulek – můžete zvýšit efektivitu, snížit rizika a udržet strategické zaměření podniku.

Využijte výhody BPM

Než začnete vytvářet strategii BPM, je důležité pochopit různé typy obchodních procesů, kdo za ně ve vaší společnosti odpovídá a jaké problémy vám BPM může pomoci vyřešit.

Zaprvé, podnikové procesy lze rozdělit do tří hlavních kategorií:

  • Provozní procesy zahrnují hlavní činnosti a specifické hodnotové toky, jako jsou objednávky zákazníků, vytváření účtů a optimalizace výroby.

  • Procesy řízení zahrnují například zásady správného řízení společnosti, rozpočty a pracovní postupy v oblasti lidských zdrojů.

  • Podpůrné procesy jsou základem větších procesů v oblastech, jako je účetnictví, nábor zaměstnanců a technická podpora.

Vytvořte svůj tým BPM

Zaměstnanci, kteří jsou zodpovědní za nějaký obchodní proces, se nazývají vlastníci obchodních procesů. Protože řídí celý proces, chápou, jak ovlivňuje a je ovlivňován procesy, které mu předcházejí a následují po něm. Svěření vlastnictví jednotlivých podnikových procesů klíčovým zaměstnancům, kteří spolupracují s ostatními odděleními, může podpořit větší porozumění a vést k lepšímu BPM v celé organizaci.

Například úspěšný tým BPM ve velké společnosti může zahrnovat všechny následující role:

  • Expert obchodního procesu. Expert chápe dalekosáhlé výhody a sděluje organizaci význam BPM.

  • Vlastník procesu. Osoba nebo tým s obchodními výzvami, které je třeba řešit, s pracovními postupy, které je třeba zefektivnit, nebo s příležitostmi, které je třeba využít, může poskytnout klíčový pohled a vstupní informace klíčové pro zapojení uživatelů a úspěch BPM.

  • Ředitel obchodního procesu. Ředitel vede úsilí o BPM v rámci celé organizace.

  • Konzultant obchodního procesu. Konzultant využívá technické dovednosti a porozumění BPM, aby poradil řediteli obchodního procesu.

  • Projektový manažer. Projektový manažer pomáhá budovat a implementovat plán projektu a spravuje týmovou komunikaci, milníky, výsledky a termíny.

  • Obchodní analytik. Analytik určuje nezbytná vylepšení procesu.

  • Architekt řešení. Architekt řešení poskytuje technickou podporu, zejména pokud jde o interoperabilitu se stávajícími podnikovými aplikacemi.

  • Influenceři. Influenceři, kteří jsou často vůdčími osobnostmi mezi svými kolegy, včas přijímají a prosazují nové nápady, postupy a nástroje, pomáhají zdokonalovat podnikové procesy a prosazovat změny.

  • Skupina podpory BPM. Tuto skupinu tvoří klíčoví odborníci v oblasti IT, podnikoví plánovači a další vedoucí pracovníci, kteří pomáhají institucionalizovat standardy, metody, zásady správného řízení a technologie BPM.

Nežijte s pocitem zmeškaných příležitostí

Traditionally, business leadership has owned BPM; they are business processes, after all. But with the advent of highly sophisticated business process management software, IT is now playing a greater role. You might find a productive balance between your technology and business requirements if you let IT deploy a self-serve, low-code workflow automation platform that business employees can use to streamline processes and solve the issues they best understand.

Automatizaci, automatizaci, automatizaci

Srdcem BPM je automatizace. Úspěšné podniky musí díky dostupným technologiím najít každou příležitost, jak automatizovat opakující se, časově náročné a manuální procesy. Pomocí automatizace pracovních postupů můžete zefektivnit obchodní procesy, jako je zadávání dat, aktualizace sociálních médií, inventarizace, sestavy a další. Své zaměstnance můžete zbavit opakujících se a rutinních procesů, zvýšit produktivitu, snížit náklady a omezit lidské chyby.

Vytvoření kultury civilního vývoje

You can also optimize some business processes by building mobile apps that help your employees stay more connected and efficient, transform how they get work done, and generate real-time business insights. With the right app development platform, engineers, IT specialists, and ordinary business users can build a citizen development culture and create their own low-code business solutions—without having to rely on or wait for business leadership and professional developers.

Maximálnímu využití každé příležitosti

Nemusíte se držet neefektivních manuálních procesů, dodatečných nákladů a ztracených příležitostí. Se správnými lidmi na správných pozicích, důkladnou znalostí procesů a dobrými automatizačními nástroji může vaše firma využít BPM k:

  • Omezte těžkopádné online pokladní procesy, které odrazují zákazníky a zvyšují náklady na prodej.
  • Automatizujte manuální procesy, které trvají příliš dlouho, stojí příliš mnoho a frustrují zaměstnance.
  • Odstraňte překážky ve finančních procesech, které zpožďují platby.
  • Omezte duplicitu, která vede k plýtvání zdroji.
  • Zkraťte nebo standardizujte zdlouhavé nebo nepravidelné procesy, které ovlivňují termíny dokončení.
  • Zjednodušte neefektivní zprovoznění klientů, které narušuje vztahy.

Vytvoření strategie správy obchodních procesů

Pokud se vaše firma potýká s provozními, správními a podpůrnými procesy, které jsou těžkopádné, nadbytečné, příliš dlouhé, pomalé nebo nákladné, může vám pomoci vytvoření komplexní strategie BPM. Následující osvědčené postupy vám pomohou zahájit iniciativu BPM a vyhodnotit její úspěch:

  • Získejte podporu od vedení. To je velmi důležité, pokud potřebujete zdroje na podporu svých plánů na zlepšení obchodních procesů.

  • Analyzujte a mapujte konkrétní proces. Použijte grafy, logické mapy nebo software pro dolování procesů, abyste našli kritické body, duplicitní úsilí a zbytečná zpoždění . Získejte názory od lidí, kteří jsou do procesu nejvíce zapojeni, abyste pochopili, co můžete zlepšit – u nich začíná změna.

  • Přepracujte proces. Vyžádejte si podněty od účastníků a ujistěte se, že všichni chápou význam zefektivnění procesu. Zahrňte zkušenosti získané z logického mapování a analytických nástrojů. U kritických nebo složitých pracovních postupů zvažte analýzu dopadů.

  • Gather resources and implement change. Collect the resources that you need to build an effective BPM platform, such as project management software, workflow automation tools, and real-time dashboards. Pick resources that align with the business value that you want to create and manage the change with specific deliverables and timelines. By first rolling out a small pilot, you can work out bugs, build enthusiasm for improved practices, and drive adoption.

  • Sledujte a optimalizujte. Monitorujte, jak fungují vaše nové procesy kontrolou s účastníky. Buďte připraveni přidat vylepšení podle potřeby.

Vytvoření hodnoty BPM

Pokud se budete řídit výše uvedenými osvědčenými postupy, vytvoříte pevný tým BPM a pochopíte, jak můžete zlepšit procesy k vytvoření větší hodnoty, může vám řízení podnikových procesů přinést hmatatelné výhody, jako je:

  • Zvýšená produktivita. Efektivnější procesy vytvářejí efektivnější zaměstnance. Pomocí softwaru pro analýzu pracoviště můžete hodnotit metriky výkonu.

  • Rychlejší dosažení výhod. Zlepšení IT procesů může ovlivnit rychlost vývoje a nasazení softwarových aplikací ve vaší firmě.

  • Vylepšená kvalita. Kromě zrychlení vývoje může vylepšení testování rychle vyřešit případné problémy s výkonem nebo zabezpečením, a zvýšit tak kvalitu vašeho produktu nebo služby.

  • Zvýšená spokojenost zákazníků. Zlepšení procesů služeb zákazníkům vám může pomoci získat zákazníky a zvýšit jejich loajalitu.

  • Zlepšené pracovní zkušenosti zaměstnanců. Efektivní obchodní procesy jsou základem spokojenosti na pracovišti, zlepšují morálku a potenciálně snižují fluktuaci.

Začněte optimalizovat obchodní procesy

Každá firma se snaží dělat věci lépe, rychleji a chytřeji. Kombinace komplexní strategie BPM se správným softwarem pro automatizaci pracovních postupů může vaší firmě pomoci dosáhnout těchto cílů.

Microsoft Power Automate je snadno použitelné řešení pro optimalizaci pracovních postupů, které vašim zaměstnancům umožní zefektivnit každodenní neefektivní činností s celopodnikovým dopadem.