Prezentující osoba

Jak zvládnout více práce s automatizací pracovních postupů

Všichni obchodní odborníci, od zaměstnanců zákaznické podpory až po generální ředitele, tráví příliš mnoho svého pracovního času – až polovinu – neproduktivními, nadbytečnými ručními procesy, které lze automatizovat. Rutinní a časově náročné úkoly snižují efektivitu zaměstnanců na všech úrovních, ale chytré podniky používají automatizaci pracovních toků, aby pomohly všem pracovat efektivněji.

Automatizace pracovního toku je srdcem moderního řízení podniku a je podporována neustálým zlepšováním technologií a rychlou inovací. Jak více společností začne vnášet automatizaci do svých obchodních procesů a uvědomovat si její výhody, trh s automatizací pracovního toku bude jen růst. Jak bude technologie stále rozšířenější a sofistikovanější, bude více podniků využívat automatizaci pracovních postupů k vytváření efektivních a účinných způsobů práce, což bude znamenat revoluční změnu více průmyslových odvětví a vytváření konkurenčních výhod na příslušných trzích.

Co je automatizace pracovního procesu?

Pomocí softwaru pro automatizaci pracovních postupů, který je vhodný pro vaše podnikání, můžete nahradit ruční procesy, jako je zadávání dat, aktualizace sociálních médií a odpovědi na e-maily, efektivnějšími automatizovanými pracovními postupy, které šetří čas, snižují počet chyb, takže strávíte méně času opravami chyb a pomůžete zaměstnancům soustředit se na strategičtější a významnější práci.

Díky automatizaci pracovního postupu dokonce digitalizujete a optimalizujete papírové obchodní procesy jako objednávání zásob nebo odpovídání na žádosti o schválení. Kdekoli se vaše firma setká s opakujícími se ručními úkoly, můžete použít automatizaci pracovního postupu, která vám pomůže zvýšit úspěšnost těchto procesů.

Efektivní automatizace pracovního postupu v pěti snadných krocích

Se správným softwarem může být automatizace ručních procesů jednoduchá a nesmírně přínosná. Chcete-li efektivně eliminovat neefektivní, ruční úkoly a transformovat fungování vašeho podnikání, musíte vědět, které procesy vás brzdí, rozumět svým možnostem automatizace, řídit zavádění, poskytovat školení a měřit svůj úspěch.

K automatizaci pracovních postupů použijte těchto pět snadných kroků:

  1. Vyberte si postupy. Určete postupy, které jsou neefektivní, příliš komplikované nebo příliš nákladné, a poté je uspořádejte a vyberte nejlepší kandidáty na automatizaci.
  2. Proveďte si výzkum. Jak jiné organizace automatizovaly podobné procesy? Zvažte své možnosti pro vytváření a implementaci automatizovaných pracovních postupů – zavoláte IT profesionály, nebo mohou civilní vývojáři ve vaší společnosti použít nástroj automatizace s malým množstvím kódování k vytvoření vlastních výkonných automatizovaných pracovních postupů?
  3. Spravujte změny a motivujte k zavádění. Po spuštění nových pracovních postupů je důležité zajistit, aby byly přijaty napříč společností – čím více lidí používá automatické pracovní postupy, tím efektivnější budou.
  4. Komunikujte se svými zaměstnanci a školte. Ujistěte se, že každý ví, že jsou k dispozici nové nástroje, které jim usnadní pracovní život. Poskytněte dokumentaci a školení, které potřebují k usnadnění zavádění.
  5. Vyhodnocujte a dolaďujte. Okamžitě začněte měřit úspěch svých nových procesů. Sledováním předem určených klíčových ukazatelů výkonu bude účinnost automatizovaných pracovních postupů jasná a budete moci provádět příslušné úpravy.

Motivujte k vynikající práci pomocí softwaru pro automatizaci pracovních postupů

Nyní, když víte, co je automatizace pracovního postupu, zvažte, jak jí můžete dosáhnout, a hodnotu, kterou vám pomůže zajistit. Nejjednodušší způsob, jak do svého podnikání přenést automatizaci pracovních postupů, je software pro automatizaci pracovních postupů nebo cloudová služba pro automatizaci pracovních postupů.

Možnosti správným lidem

Tyto technologie dávají možnost rozvíjet inovativní pracovní postupy do rukou lidem, kteří znají vaše podnikání nejlépe: vašim zaměstnancům, kteří z první ruky zažívají procesy, které lze automatizací urychlit a vylepšit. Nemusí to být těžké. Ve většině podniků může být téměř každý zaměstnanec civilním vývojářem, který k vytváření výkonných pracovních postupů používá technologii automatizace s malým množstvím nebo žádným kódováním.

Je důležité hledat řešení automatizace pracovních postupů, které je intuitivní, snadno použitelné a flexibilní. V ideálním případě potřebujete technologii s předem připravenými konektory, které vám umožní začlenit do vašich pracovních postupů celou řadu aplikací.

Dalším způsobem, jak optimalizovat obchodní procesy, je použití technologie pro vývoj aplikací s malým množstvím kódování, která pomáhá technikům, běžným podnikovým uživatelům nebo vedoucím společnosti vytváření mobilních aplikací, které potřebují zůstat ve spojení, produktivně pracovat a získávat příležitosti – aniž by bylo nutné se spoléhat na profesionální vývojáře.

Pracovní postupy v cloudu

Mějte na paměti, že oproti místním protějškům nabízejí cloudové automatizační nástroje výhody, včetně vylepšené škálovatelnosti a vysokého stupně zabezpečení. Software pro automatizaci pracovních postupů by měl také fungovat ve spojení s existujícími nástroji pro obchodní analýzu ve vaší společnosti, což usnadňuje sledování výkonu automatizovaných pracovních postupů.

A konečně software pro automatizaci pracovních postupů s mobilními funkcemi umožní zaměstnancům bezpečně automatizovat pracovní postupy odkudkoli a kdykoli.

Jak to funguje

Díky automatizaci pracovního postupu uživatelé nastaví spouštěcí událost pro řadu akcí. Například když je najat nový zaměstnanec, může být vytvořen automatizovaný pracovní postup, který tomuto zaměstnanci okamžitě pošle uvítací e-mail a provede ho procesem vyplňování správných dokumentů pro nového zaměstnance.

Uživatelé definují řadu úkolů, které jsou nezbytné k provádění běžných obchodních procesů. Po definování automatizovaný pracovní postup provede přiřazené akce, kdykoli dojde k zadané aktivační události.

Objevte lepší pracovní postupy

Umožněte každému vytvořit automatizovaná řešení, aby mohli svůj pracovní den využít naplno, pomocí nástroje Microsoft Power Automate. Využívejte toky – čemu se v nástroji Power Automate říká automatizace pracovního postupu – k osvobození zaměstnanců od opakujících se, časově náročných úkolů a vytvořte strategičtější a dynamičtější pracoviště.