Jak zvládnout více práce s automatizací pracovních postupů

Co je automatizace pracovních postupů?

Všude tam, kde se ve firmě vyskytují opakující se ruční činnosti, je možné použít automatizaci pracovních postupů. Automatizace pracovních postupů je proces, při kterém se pomocí logiky založené na pravidlech odstraní veškeré ruční procesy potřebné k dosažení určitého cíle. Kromě digitalizace a optimalizace papírových obchodních procesů může zjednodušení pracovních postupů ušetřit čas při plnění úkolů, omezit množství chyb a pomoct zaměstnancům se soustředit na strategičtější, významnější práci.

Automatizace pracovních postupů je srdcem moderního řízení podniku. Čím více společností začne vnášet automatizaci do svých obchodních procesů a uvědomovat si její výhody, tím více poroste trh s automatizací pracovních postupů. Příchod stále sofistikovanějších technologií znamená, že stále více podniků bude pomocí automatizace pracovních postupů vytvářet jednoduché a účinné způsoby práce, což bude znamenat revoluční změnu mnoha průmyslových odvětví a na příslušných trzích si firmy zajistí konkurenční výhody.

Efektivní automatizace pracovních postupů v pěti snadných krocích

Se správným softwarem může být automatizace ručních procesů jednoduchá a nesmírně přínosná. Když chcete efektivně eliminovat neefektivní, ruční úkoly a transformovat fungování vašeho podnikání, musíte vědět, které procesy vás brzdí.

K automatizaci pracovních postupů použijte těchto pět snadných kroků:

1. Vyberte své procesy. Identifikujte neefektivní, nadmíru složité nebo příliš nákladné postupy. Ohodnoťte si je a zvolte hlavní kandidáty na automatizaci.
2. Udělejte si průzkum. Jak jiné organizace automatizovaly podobné procesy? Zvažte své volby, jak vytvořit a implementovat automatizované pracovní postupy. Přizvete na to IT profesionály, nebo dokážou civilní vývojáři ve vaší společnosti využít nástroj pro automatizaci pracoviště s minimálním kódem a vytvořit své vlastní výkonné automatizované pracovní postupy?
3. Určujte změny a podporujte přijetí. Po zavedení nových pracovních postupů je důležité se ujistit, že byly přijaty v celé společnosti – čím více lidí bude využívat vaše automatizované pracovní postupy, tím účinnější budou.
4. Komunikujte se svými zaměstnanci a školte je. Ujistěte se, že všichni ví, že byly zavedeny nové nástroje, a snažte se jim usnadnit pracovní život. Poskytněte jim dokumentaci a školení, aby pro ně přijetí změn nebylo těžké.
5. Vyhodnocujte a zdokonalujte. Okamžitě začněte měřit úspěch nových procesů. Sledováním předem určených klíčových ukazatelů výkonu (KPI) bude zřejmá účinnost vašich nových automatizovaných pracovních postupů a budete moct zavést vhodné úpravy.

Motivujte k vynikající práci pomocí softwaru pro automatizaci pracovních postupů

Když už teď víte, co je automatizace pracovních postupů, zvažte, jak jí můžete dosáhnout a co vám může přinést. Nejjednodušší způsob, jak ve firmě zavést automatizaci pracovních postupů, je software nebo cloudová služba, které vám automatizaci pracovních postupů zajistí.

Možnosti správným lidem

Tyto technologie umožňují, aby inovativní pracovní postupy vyvíjeli lidé, kteří vaši firmu znají nejlépe: zaměstnanci. Ti osobně přicházejí do styku s procesy, které se dají urychlit a vylepšit pomocí automatizace. Nemusí to být nijak těžké: ve většině firem dokáže skoro každý zaměstnanec používat technologii automatizace s minimálním, nebo žádným kódem a vytvářet výkonné pracovní postupy.

Je důležité najít řešení automatizace pracovních postupů , které je intuitivní, flexibilní a snadno se používá. V ideálním případě by technologie měla mít předem připravené konektory, které vám umožní začlenit do pracovních postupů nejrůznější aplikace. Dalším způsobem, jak optimalizovat obchodní procesy, je využít technologii pro vývoj aplikací s minimálním kódem, které technikům, běžným firemním uživatelům nebo vedoucím pracovníkům společnosti pomůžou vytvářet mobilní aplikace, které potřebují , aby mohli zůstat ve spojení, pracovat produktivně a využívat příležitosti, aniž by museli spoléhat na profesionální vývojáře.

Pracovní postupy v cloudu

Nezapomeňte, že cloudové nástroje pro automatizaci nabízejí v porovnání s alternativami provozovanými místně určité výhody, mezi které patří lepší škálovatelnost a vysoký stupeň zabezpečení. Software pro automatizaci pracovních postupů by navíc měl fungovat v souladu se stávajícími nástroji obchodní analýzy ve společnosti, což pak usnadňuje monitorování výkonu automatizovaných pracovních postupů.

Software pro automatizaci pracovních postupů s mobilními funkcemi pak umožňuje zaměstnancům bezpečně automatizovat pracovní postupy odkudkoli a kdykoli.

Jak to funguje

Při automatizaci pracovních postupů uživatelé nastaví aktivační událost pro určitou posloupnost akcí. Například když bude firma přijímat nového zaměstnance, je možné vytvořit automatizovaný pracovní postup, který zaměstnanci okamžitě pošle uvítací e-mail a provede ho papírováním, které se s jeho novým zaměstnáním pojí.

Uživatelé definují posloupnost úloh potřebných k zajištění běžných obchodních procesů. Definovaný automatizovaný pracovní postup pak bude provádět přiřazené činnosti vždy, když se aktivuje zadaná aktivační událost.