Proč podniky přijímají nástroje RPA

Co je to nástroj RPA?

Robotická automatizace procesů (RPA) využívá softwarové boty, kteří napodobují lidskou interakci v grafickém uživatelském rozhraní (GUI) a automatizují opakující se a manuální úlohy. Tím šetří čas, úsilí i starosti. Nástroj RPA je software pro definování pracovních postupů a konfiguraci botů k provádění určených úloh v logickém pořadí. Bot dokáže rychleji a bez chyb provést jakýkoli vícekrokový proces, který se objevuje v grafickém uživatelském rozhraní. Nástroj pro robotickou automatizaci procesů proto pomáhá urychlit manuální pracovní postupy náchylné k chybám a zaměstnanci mohou pracovat na hodnotnějších úkolech.

Například vaše personální oddělení může nasadit nástroj RPA k automatizaci toho, jak zpracovává žádosti o dovolenou. Místo toho, aby zaměstnanec strávil pět minut zpracováním každého požadavku, může robot RPA extrahovat data ze systému plánování podnikových zdrojů společnosti a zpracovat požadavek rychleji do jiného systému – i do těch systémů, které nemají rozhraní API – a bez chyb.

Roboty, které automatizace robotických nástrojů vytváří, mohou provádět přiřazené akce a komunikovat s jinými systémy prostřednictvím kopírování informací z digitálních displejů (čtení obrazovky) nebo pomocí rozhraní API. Například vaše firma může pomocí nástroje RPA vytvářet roboty, kteří se přihlašují k aplikacím, manipulují se soubory a složkami, kopírují a vkládají obsah, vyplňují formuláře, pracují se strukturovanými daty, a dokonce komunikují s jinými aplikacemi.

Výhody zavádění nástrojů RPA

Každá organizace, která nasadí nástroj RPA, může očekávat, že dosáhne některých nebo všech následujících výhod:

• Lepší využití personálních zdrojů. RPA osvobozuje zaměstnance od opakujících se úkolů s nízkou hodnotou, jako je zadávání dat, takže se mohou soustředit na práci, která přináší větší hodnotu pro firmu.
• Vylepšené body kontaktu se zákazníky. Když se RPA používá k urychlení procesů zaměřených na zákazníka, vyšší efektivita zlepšuje služby pro zákazníky a podporuje jejich loajalitu.
• Nižší náklady. Roboty RPA vykonávají práci lidí za zlomek nákladů.
• Vylepšená analytika k pochopení správy pracovních toků. Každý robot generuje soubor protokolu svých aktivit, takže můžete sledovat, jak efektivně provádí své funkce.
• Vylepšená škálovatelnost. Je jednoduše nemožné škálovat tým zaměstnanců tak, jak můžete škálovat rozsah a dosah skupiny automatizovaných robotů. Pomocí softwaru RPA lze roboty snadno duplikovat a naprogramovat tak, aby dosáhly podobné, ale mírně odlišné sady postupů.
• Lepší zabezpečení. Roboty RPA se nikdy nezapomenou odhlásit. Lze je také nastavit na „časový limit“, aby byly vaše systémy nepřístupné, kdy mají být, což snižuje zranitelnost vůči hackerům se zlými úmysly.

Jak jsou na tom nástroje RPA ve srovnání s jinými řešeními automatizace procesů?

K pochopení výhod nástrojů RPA ve srovnání s jinými řešeními automatizace pracovních postupů je užitečné pochopit rozdíl mezi automatizací a RPA. Automatizace pracovních postupů využívá technologii ke snížení množství ručních kroků v obchodním procesu, ale přesto vyžaduje, aby postup prováděl člověk. Nástroje RPA vytvářejí roboty, které pracují prostřednictvím grafického uživatelského rozhraní, takže není nutný žádný lidský zásah. Může se jednat o procesy, ve kterých musí lidé přesto úkoly zahajovat, nebo o bezobslužné procesy, které jsou plně automatizované.

Nástroje RPA vyžadují malé množství kódování nebo žádné kódování, a protože roboty používají stejnou infrastrukturu a řešení, která používají zaměstnanci, nemusíte měnit svou základní architekturu. Firemní uživatelé řídí řešení RPA. Některá řešení RPA jsou ve skutečnosti navržena pro civilní vývojáře – zaměstnance bez technických zkušeností – kteří mohou automatizovat ruční procesy, se kterými každý den pracují. S minimálním nebo žádným zapojením IT můžete optimalizovat provoz a zlepšit spokojenost zaměstnanců bez nákladů na tradiční vývoj.

RPA se také liší od tradičních nástrojů pro automatizaci procesů následujícími způsoby:

• Tradiční automatizační procesy mohou vyžadovat změnu části nebo celé technologické infrastruktury. Roboty RPA pracují v grafickém uživatelském rozhraní a interagují s jinými systémy stejně jako lidé.
• Roboty RPA jsou dostatečně flexibilní, aby automatizovaly procesy pro více aplikací.
• Protože roboty RPA jsou určeny pro opakující se obecné procesy, jako je zadávání dat, jsou škálovatelné a snadněji upgradovatelné než řešení pracovního postupu, které je navrženo pro jeden proces.

Zatímco software RPA vytváří hodnotu zvyšováním efektivity opakovaných pracovních postupů založených na pravidlech, některé procesy je nejlepší nechat vašim zaměstnancům. Obecně platí, že procesy, které využívají mnoho nestrukturovaných dat nebo grafických informací a jsou závislé na rychle se měnících parametrech, je nejlepší ponechat ke správě kreativním zaměstnancům.

Role RPA dnes a v budoucnu

V současné době je software RPA výrazně vidět, protože se ho společnosti učí používat a na vlastní oči vidí výhody, které nabízí, jako je úspora času a nákladů. Ale stejně jako všechny technologie bude i RPA sofistikovanější a bude se měnit, jak se budou měnit obchodní potřeby. Tady je několik předpovědí způsobů, jakými se mohou nástroje RPA vyvíjet:

• Hlubší integrace s umělou inteligencí. Jak bude u RPA docházet k pokroku, budou podniky pravděpodobně objevovat nové způsoby, jak ji spojit s technologií vyšší úrovně, jako je umělá inteligence, strojové učení, nebo dokonce internet věcí (IoT) – a některé společnosti už to udělaly. Hyperautomatizace neboli inteligentní automatizace rozšiřuje druhy úkolů, které mohou nástroje RPA provádět, a dává jim možnost automatizovat řadu složitých úkolů.
• Složitější automatizace. Firmy používají RPA k automatizaci všech druhů běžných úkolů, ale její spojení s umělou inteligencí a strojovým učením zpřístupní zcela novou řadu úkolů, které může zefektivnit. Například podniky mohou aktuálně používat nástroje RPA k digitalizaci dokumentů, ale nástroje RPA s umělou inteligencí by také mohly porozumět obsahu dokumentů a efektivně je bezchybně klasifikovat.
• Méně nákladné a dostupnější. Když nástroje RPA poprvé přišly na trh, bylo těžší je shánět a bývaly drahé. Ale protože poptávka po softwaru RPA vzrostla, nyní ho nabízí více společností. S větším množstvím dostupných možností ceny pravděpodobně poklesnou a funkce budou konkurenceschopnější.

Klíčové funkce softwaru RPA

Na trhu je nyní mnoho nástrojů RPA, každá s jinými funkcemi. Toto jsou však základní funkce, které by měl dobrý software RPA nabídnout:

• Interoperabilita. Váš software RPA by měl fungovat s vašimi stávajícími počítačovými aplikacemi, webovými aplikacemi a dalšími významnými softwarovými aplikacemi. Také by měl být schopen se připojit k systémovým rozhraním API, číst z databází a zapisovat do nich.
• Rozšíření dat. Váš software by měl být schopen extrahovat data z webů a sociálních sítí.
• Zpracování různých datových typů. Je důležité, aby váš software dokázal extrahovat a vkládat data, kombinovat data z více zdrojů a řídit se podmíněnými příkazy jako if/else.
• Programovací rozhraní. Programovatelné rozhraní je důležité. Software RPA může poskytnout inteligentní nebo kognitivní funkce pro konfiguraci rozhodování robotů, což pomůže vašemu podnikání fungovat efektivněji. Například roboty mohou pomoci reagovat na lístky na podporu IT, zbavit tým IT určité administrativní zátěže, aby se mohl soustředit na jiné iniciativy. Některé softwarové funkce dokonce poskytují metody programování robotů bez kódování, ale všechny nástroje RPA by měly být schopné interakce s různými druhy aplikací, e-mailů, souborů a složek.

Výběr softwaru RPA a práce s ním

Když začnete hodnotit dostupné nástroje RPA, zohledněte jaké druhy procesů plánujete automatizovat. V každém nástroji pro automatizaci robotických procesů jsou zabudovány různé ovládací prvky a příkazy, které řídí jeho schopnosti, takže se ujistěte, že odpovídají vašim cílům automatizace pracovního postupu. Zkuste také najít opakovaně použitelné komponenty a ujistěte se, že vaši roboti mohou snadno fungovat ve stávajících systémech.

Při výběru správného softwaru RPA pro svou organizaci zohledněte následující kritéria:

• Snadné použití. Vytvoření automatizace a následná konfigurace pracovního toku v softwaru RPA by měly být dostatečně snadné pro někoho s omezenými programovacími dovednostmi. Existují dokonce i některé nabídky RPA s malým množstvím kódování, které mohou využít k automatizaci svých pracovních postupů civilní vývojáři bez znalostí IT. Každý software, který si vyberete, by měl nabízet integrované, rozšiřitelné příkazy, průvodce a grafické uživatelské rozhraní.
• Flexibilní. Tento software by vám měl umožnit konfigurovat vlastní funkce, aniž byste museli platit prodejci navíc za přizpůsobení. Také by měl být schopen zvládnout různé případy použití a různá množství dat při zachování konzistentního výkonu.
• Škálovatelné. Software RPA by se měl rychle škálovat, aby vyhovoval provozním požadavkům vaší firmy a zvládl aktualizace. Tento software by měl být také schopen spouštět více robotů a více pracovních toků.

Jak průmyslová odvětví používají software RPA

Všechny druhy podniků našly způsob, jak využívat software RPA. Například průmyslová odvětví, jako je zdravotnictví, mohou pomocí RPA provádět schůzky, zadávat údaje o pacientech, zpracovávat žádosti a spravovat fakturaci. Zde je ukázka toho, jak ostatní průmyslová odvětví používají nástroje RPA k transformaci svých procesů:

• Maloobchod. Aktualizace objednávek, expedice produktů a sledování zásilek.
• Telekomunikace. Monitorování, správa dat o podvodech a aktualizace údajů o zákaznících.
• Bankovnictví. Zvýšení efektivity práce, přesnosti dat a zabezpečení.
• Pojištění. Správa pracovních procesů, zadávání údajů o zákaznících a pomoc při spouštění aplikací.
• Výroba. Pomoc s procesy dodavatelského řetězce, fakturace za materiály, zákaznický servis a podpora a správa.

Omezení nástrojů RPA

Software RPA nabízí mnoho výhod, ale nemůže dělat všechno. I když technologie roste, stále funguje nejlépe jako součást sítě jiných technologií, ještě to není komplexní řešení, které může vyřešit každou provozní výzvu.

Prozatím je RPA technologie založená na pravidlech, která nejlépe funguje se strukturovanými daty nebo informacemi, které dodržují předem určený datový model. Aby to fungovalo úspěšně, musíte programovat roboty, aby dělaly to, co chcete, a budou pracovat pouze v rámci těchto parametrů. Pokud řešení RPA nebudete vrstvit pomocí technologií umělé inteligence nebo strojového učení, vaše řešení RPA je schopné dodržovat pouze pravidla, která přiřadíte, nikoli porozumět obsahu, ke kterému přistupuje, nebo ho interpretovat.

Aby mohl nástroj RPA zpracovávat například údaje z faktur nebo jiných dokladů, musí všechny tyto doklady dodržovat stejný formát. Nástroj nedokáže zpracovat soubory, které se od formátu odchylují. Z tohoto důvodu nejsou nástroje RPA vhodné pro nestrukturovaná data nebo informace, které nedodržují předem určený datový model.

Nástroje RPA se navíc neučí ani se nepřizpůsobují. Pokud se vaše obchodní procesy změní, budete muset své boty přeprogramovat tak, aby fungovaly s novými procesy, což může být časově náročné. A pokud váš nástroj RPA není kompatibilní s novými procesy, investice do něj může být krátkodobá. Abyste se tomuto problému vyhnuli, zvažte před zavedením nástroje RPA, jak je pravděpodobné, že se změní vaše procesy a technologie.

Jak pomoci zajistit úspěch pomocí nástrojů RPA

Jako u každé jiné technologie, váš úspěch se softwarem RPA závisí na tom, jak jej použijete. Ani ty nejlepší nástroje nedokážou opravit od základů nefunkční proces, takže je důležité si promyslet, které úkoly automatizujete. Správný nástroj RPA aplikovaný ve správném kontextu s konkrétním měřitelným cílem může změnit pohled na efektivitu ve vaší společnosti. Když začnete používat technologii RPA k automatizaci svých procesů, zohledněte následující osvědčené postupy:

• Poznejte proces, který chcete automatizovat. Auditujte všechny své provozní procesy, abyste zjistili, které úkoly jsou pro RPA nejvhodnější. Nezapomeňte, že nástroje RPA obecně nedokážou porozumět informacím, takže pokud také neplánujete začlenit umělou inteligenci, zvolte proces, který má jasně definované parametry a nepotřebuje mnoho lidských zásahů ani dohledu, jako je plánování schůzek nebo zpracování faktur. Některý software, např. Microsoft Power Automate, nabízí schopnosti, které vám pomohou identifikovat správné procesy k automatizaci.
• Vyberte správný nástroj. Po určení procesů, které chcete automatizovat, vyhledejte nástroje, které tento druh práce nejlépe podporují. Různé nástroje mají různé silné stránky, proto je ohodnoťte na základě schopností, ceny, snadnosti implementace a toho, jak dobře fungují s vaším stávajícím softwarem.
• Vyškolte své zaměstnance. Naučit své zaměstnance, jak používat – a případně změnit nebo udržovat – váš nástroj RPA, je skvělý způsob, jak pomoci zajistit jeho trvalou hodnotu a zvýšit přijetí těchto nástrojů v celé společnosti.
• Měřte své výsledky. Před implementací a po ní sledujte klíčové ukazatele výkonu (KPI), jako je produktivita zaměstnanců, přesnost zadávání dat, počet naplánovaných schůzek nebo zpracované dokumenty. Pokud se vaše KPI po implementaci nezlepší, může to být známka toho, že jste vybrali špatné procesy nebo jste svým robotům nastavili špatné parametry.