RPA 好處須知

機器人程序自動化的好處

使用 RPA，企業可以自動化程序和工作，以節省時間並避免常見的人為錯誤。RPA 軟體的運作方式是透過設定機器人來執行通常由人類完成的工作。機器人可以被教導在不同應用程式中點擊和鍵入，也可以設定為執行更複雜的工作，而無需人工干預。RPA 透過自動化各種活動 (包括傳輸資料、更新客戶設定檔、資料輸入、管理庫存和其他更複雜的工作)，使企業受益。

以下是機器人程序自動化的七大好處：

1. 節省時間

   重複性管理工作是許多商務程序的常見部分。RPA 可讓企業能夠以高速機器人的速度自動化和執行重複工作。此外，公司和員工也將因為有更多時間花在敏感和複雜的工作上，而從 RPA 受益。

2. 增加 ROI

   RPA 工具在管理重複工作方面比人類更有效率，也可以幫助企業提高工作生產力。這就是為什麼 RPA 最大的好處之一，是它對 ROI 的正面影響。借助機器人程序自動化，企業可以改進多個程序，並隨著時間的推移收集大量質化和量化資料，這有助於更有效率地提供資訊和管理成本。

3. 消除人為錯誤

   實際上，無論一個人的角色技能有多熟練，人為錯誤和疲勞始終是需要考慮的因素。若使用 RPA，自動化機器人永遠不會累，因此每次都能準確地執行工作，一如其目的。

4. 提升安全性

   網路安全性對企業極為重要，RPA 解決方案可協助防範安全威脅。RPA 透過減少與敏感資料和資訊的人為互動次數來提高安全性，這有助於防止代價高昂的資料外洩。RPA 工具有助於確保企業安全，無論是防止未經授權的使用者存取，還是執行觸發的帳戶登出。

5. 提高合規性

   合規性對於企業的可靠性和永續性很重要，RPA 解決方案以極高的正確性和一致性遵守既定的規則和指導方針。通常，大多數組織都遵循各種產業和政府法規，這些組織可透過自動化、一致的合規性而從 RPA 獲益。此外，RPA 可以從單一位置進行稽核，而不是執行多個應用程式稽核 – 這降低了合規風險。機器人程序自動化可以應用於合約工作流程和提交、表單更新，以及與合規性相關的通知和警示。

6. 擴展商務程序自動化

   當公司將 RPA 工具應用於更多商業活動時，程序和工作的自動化會擴展到整個組織。無論是處理訂單、發票、管理庫存還是其他形式的生產和服務，機器人程序自動化還可以讓企業擴展以滿足需求的季節性成長，並更有信心地預測目標。

7. 員工滿意度

   當繁瑣的程序自動化時，員工可以騰出時間專注於更關鍵的商務需求。隨著 RPA 減少通常由人類執行的重複工作，員工滿意度會提高。然後，員工可以將技能應用於需要策略思維的工作，例如商務規劃、公共關係和集思廣益。

工作流程自動化如何使組織受益？

工作流程自動化是指利用自動化技術將商務程序自動化和連接起來，以形成精簡的工作流程。雖然工作流程自動化使用 RPA 在工作流程中執行個別工作，它不同於 RPA，因為後者將整個程序從開始到完成自動化並連接在一起 – 形成完整的工作流程。

以下是工作流程自動化可以使組織受益的四種方式：

1. 簡化程序

   工作流程自動化會連接並自動化各種與工作相關的活動，同時比人類更快、更準確地完成工作，這使組織的程序更容易。

2. 提高生產力

   有時，公司需要能夠更快地執行程序，以幫助滿足高於平均的需求。工作流程自動化軟體透過提高商務程序的速度和正確性，以及在組織內擴展自動化程序，來提高生產力。生產力的提高，意味著服務和發展組織和客戶群的能力更強大。

3. 提高可靠性

   由於自動化程序準確地遵守工作流程的規則，因此其結果出錯的可能性低得多。也由於自動化工具每次都能提供可信、可靠的結果，組織將信心大增。

4. 控制成本

   每個企業都希望有效率地管理其成本和支出。但是，商務程序通常會受到許多變數的影響，例如需求和可變的人力產出，這可能會導致成本波動。工作流程自動化使組織能夠透過自動化標準化程序，來獲得更可預測的結果和成本。使用工作流程自動化，組織可以降低對額外資源的需求，從而更有效地管理成本，並更一致地滿足不同的需求。

RPA 適用於各種產業和部門

RPA 可以適應管理各個產業和部門的工作。以下是下列六個產業和部門如何使用機器人程序自動化：

1. 資訊技術

   資訊技術 (IT) 部門透過提高合規性、減少工作量和降低安全風險，受益於 RPA 工具。該部門經常因各種問題、票證和安全性相關工作而不堪重負。RPA 在實施處理不需要專家干預的工作 (例如票證分級和軟體更新提醒) 時，減少 IT 部門所經歷的工作量。然而，RPA 還可以管理專業工作，例如跨應用程式的合規性檢查，以及基礎結構設定和管理。

2. 人力資源

   減少花在與員工引進和入職等活動相關的重複工作上的時間。人力資源可以使用 RPA 軟體快速處理求職申請，以尋找高技能、相關員工。RPA 還可以適應執行日常入職工作，例如為新員工提供認證，例如電子郵件和密碼，以及必要的入職文件。

3. 財務

   對於財務團隊而言，資料正確性和記錄保存至關重要。RPA 工具提高了簿記和資料管理的正確性和可靠性。RPA 軟體還可以透過執行簡單或複雜的財務計算、自動化應收帳款通訊、自動化合併和報告，以及驗證付款，來協助財務部門。

4. 銷售

   使用 RPA 解決方案，銷售程序變得更容易。使用自動化，銷售團隊透過自動化外展、設定檔更新和取得新潛在客戶，來增加潛在業務量。RPA 工具還減少了對日常跨部門工作的專業知識的需求，從而允許銷售團隊和其他部門之間更有效地協作。

5. 行銷

   行銷團隊以多種方式使用機器人程序自動化，為團隊帶來好處。例如，行銷部門實施 RPA 用於廣告購買、觸發指南、工作流程管理和分析。使用 RPA 軟體，行銷團隊可避免創意枯竭，並專注於內容建立和交付。

6. 營運

   RPA 可以簡化和降低不同操作程序的成本。例如，RPA 可用於快速評估查詢，並在採購程序中滿足要求。對於供應鏈，RPA 可以管理訂單下達、訂單通訊和履行，以及付款處理。