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商務程序自動化的 6 個好處

隨著企業每天繼續處理大量資料和許多工作,減少誤差範圍、延遲和低效商務系統對團隊成員而言可能更加困難。公司透過新增商務程序自動化等直覺軟體,來將日常作業自動化,擁有許多立即和長期的好處,確保在當今競爭激烈的市集中保持優勢。

什麼是商務程序自動化?

Business process automation (BPA) is the automation of daily, repeatable business processes that are normally completed in manual settings. Ranging from multi-level workflows to simple customer responses, BPA offers you the ability to complete repetitive work and convert to paperless processes quickly and efficiently. This means automating jobs that deal with an excessive amount of raw data and documentation like product development, sales, human resources, and more. Adding business process management software (BPMS) helps to manage all of the new workflows created from your new business process automation to build, manage, and optimize your organization’s effectiveness and efficiency.

實施 BPA 解決方案的好處

一旦您了解哪些程序可以自動化,哪些不可以自動化,以及如何為您的團隊建立動態工作流程,您就可以利用自動化軟體提供的功能。以下是您的組織將透過商務程序自動化獲得的六大好處:

1. 提升效率和生產力

新增自動化解決方案來消除人為錯誤的可能性時,您的業務會立即變得更加精簡、錯誤更少。透過消除團隊每天執行的繁瑣和費力的手動程序,您可以消除瓶頸工作,並加速業務部門、團隊成員和組織內每個人之間更高層級的商務程序。

2. 減少時間和成本

自動化可幫助您的企業降低成本並提高獲利能力,尤其是在與手動紙張程序相關的職責方面。由於自動化程序可以加速內部作業,因此在完成這些程序所需的資源方面可以輕鬆節省時間和金錢,並將以前處理手動工作的員工重新分配到更重要的工作。

3. 簡易資料與文件管理

使用手動程序時,書面通訊、試算表和其他文件很容易遺失不知去向,無論是列印版還是在電子郵件之間傳遞的數位文件。此外,必須將資訊從一個資料來源轉移到另一個資料來源,或對不同資料來源的資料進行計算,這意味著發生人為錯誤的機會更高,花費的時間也更多。程序自動化意味著所有文件和資料都存放在一個位置,簡化了文件管理,讓文件和資料的組織和擷取變得簡單。

4. 可見度和透明度

您無需為團隊提供額外支援,因為自動化解決方案可確保遵循最佳做法並強制執行治理。透過資料收集、報告及其分析功能,您將能夠檢視資料儀表板,為每個人目前的工作提供可見度和透明度,以便做出更明智的決策。

5. 程序標準化與合規性

自動化程序對誰可以變更或更新文件有嚴格的指導方針,但是團隊成員可能不會一直遵循這些指導方針。有了 BPA,您就不必擔心錯過的步驟,因為該程序已經內建到系統中。您可以建立一個高效的數位 工作流程自動化 ,確保適時將正確的資訊路由給正確的人。這也意味著企業將能夠輕鬆地透過記錄姓名、日期和指派詳細資料來追蹤誰在使用哪些資料。記錄該資訊在稽核線索和證明合規性期間也會有所幫助。

6. 提高員工和客戶滿意度

隨著員工能夠輕鬆無誤地完成許多日常職責,您的團隊會更樂於為程序新增自動化解決方案。自動化提供了一個無摩擦的環境,讓員工在其中茁壯成長。經理核准速度更快,這意味著員工能夠專注於更重要的專案,以激勵和創新商務決策。額外好處是,您還將擁有更快樂的客戶。由於您的客戶將收到更準確和一致的資料,因此對最終產品或結果會更加滿意。

開始使用 Microsoft Power Automate 進行精簡

透過採用新的程序自動化,您將能夠使工作符合成本效益、簡化且不易出錯。BPA 可做為優化商務程序的整體方法,而新增軟體 (如 機器人程序自動化 (RPA) 工具) 則有助於將規則驅動程序自動化 (通常是在程序開始時所需)。

在 BPA 和 RPA 上述好處之間取得平衡,關鍵是找到一種解決方案,讓您自己、團隊和組織所有人都可以輕鬆適應的同時,又不會中斷目前的任何商務策略。Power Automate 建立可調整、省時的工作流程自動化,可處理所有個別工作,讓您在短時間內完成大量繁瑣的工作。