一人做簡報

為什麼各地企業都在採用 RPA 工具

As businesses around the globe invest in digital transformation, many are taking advantage of an emerging technology that reimagines efficiency and helps employees focus on value-added work instead of tedious administrative responsibilities. Called robotic process automation (RPA), this approach uses software bots to emulate human interaction within a graphical user interface (GUI) to automate repetitive and manual tasks, saving businesses time, effort, and headaches.

什麼是 RPA 工具?

RPA 工具是用於定義工作流程和設定機器人,使其依照邏輯順序執行指定工作的軟體。機器人可以更快地執行 GUI 中發生的任何多步驟程序,而不會出錯。因此,機器人程序自動化工具有助於加快手動、容易出錯的工作流程,讓員工能夠處理更多高價值的工作。

例如,人力資源部門可以部署 RPA 工具,將休假要求處理自動化。無需員工花五分鐘來處理每個要求,RPA 機器人即可從公司的企業資源計劃系統中擷取資料,並更快、不出錯地將要求處理到另一個系統 (即使是沒有 API 的系統)。

機器人程序自動化工具所建立的機器人可以執行指定的動作,並透過複製數位顯示器中的資訊 (螢幕抓取) 或使用 API 來與其他系統進行互動。例如,企業可以使用 RPA 工具,建立可執行以下動作的機器人:登入應用程式、操縱檔案和資料夾、複製和貼上內容、填寫表單、使用結構化資料,甚至與其他應用程式進行互動。

採用 RPA 工具的優點

任何部署 RPA 工具的組織都可以獲得以下一些或全部好處:

  • 人力資源更有效的利用。RPA 使員工免於重複性、低價值的工作,例如資料輸入,因此他們可以專注於為企業帶來更大價值的工作。

  • 改善客戶接觸點。當使用 RPA 加快客戶面向的程序時,增加的效率可改善客戶體驗並提高忠誠度。

  • 降低成本。RPA 機器人能夠以大幅降低的成本執行人類的工作。

  • 改進分析功能,以了解工作流程管理。每個機器人都會產生其活動的記錄檔,以便您可以監視其執行功能的成效。

  • 改進的可擴縮性。從範圍和觸及面來看,員工團隊就是不可能像一組自動機器人一樣地延展。使用 RPA 軟體,可以輕鬆地對機器人進行複製和編碼,以完成一組相似但略有不同的程序。

  • 更好的安全性。RPA 機器人永遠不會忘記登出。還可以將其設定為「逾時」,必要時讓系統無法存取,從而減少惡意駭客攻擊的漏洞。

RPA 工具與其他程序自動化解決方案如何比較?

To understand the advantage of RPA tools compared with other workflow automation solutions, it’s helpful to understand the difference between automation and RPA. Workflow automation uses technology to reduce the manual steps in a business process, but it still requires a person to complete the process. RPA tools create robots to work through the GUI so that no human intervention is necessary. These can be attended processes in which humans must still initiate the tasks, or they can be unattended processes, which are fully automated.

RPA 工具幾乎不需要編碼,而且由於機器人使用與員工所用相同的基礎結構和解決方案,因此無需變更基礎結構。商務使用者推動 RPA 解決方案。實際上,一些 RPA 解決方案是專為公民開發者 (沒有技術背景的員工) 設計的,他們可以將每天使用的手動程序自動化。您可以優化作業並提高員工滿意度,幾乎不需要 IT 參與,也無需支付傳統開發的成本。

RPA 在以下方面也不同於傳統的程序自動化工具:

  • 傳統的自動化程序可能需要變更部分或全部技術基礎結構。RPA 機器人在 GUI 中運作,並以與人類相同的方式與其他系統互動。

  • RPA 機器人足夠靈活,可將多個應用程式的程序自動化。

  • 由於 RPA 機器人是用於重複性的通用程序 (例如資料輸入),因此具有可擴縮性,而且比專為單一程序設計的工作流程解決方案更容易升級。

儘管 RPA 軟體透過提高規則型重複工作流程的效率來創造價值,但某些程序最好交由員工執行。通常,使用大量非結構化資料或圖形資訊,並取決於快速變化之參數的程序,最好交由創意員工管理。

RPA 在今日和未來的角色

目前隨著各公司學習使用 RPA 軟體,並親眼目睹其好處 (例如節省時間和成本),RPA 軟體的能見度提升了。但是,像所有技術一樣,RPA 將變得更加複雜,而且會隨著業務需求而變化。以下是 RPA 工具發展方面的一些預測:

  • 與 AI 的更深入整合。隨著 RPA 的發展,企業可能會發現將其與 AI、機器學習或甚至物聯網 (IoT) 等下一代技術相結合的新方法 (某些公司已發現方法)。超自動化或智慧自動化擴展了 RPA 工具可執行的工作種類,並使其能將各種複雜的任務自動化。

  • 更複雜的自動化。企業使用 RPA 將各種平凡工作自動化,但是將其與 AI 和機器學習相結合,將會解鎖可簡化的眾多全新工作。例如,企業目前可以使用 RPA 工具對文件進行數位化,但是注入 AI 的 RPA 工具也可以理解文件的內容,並對其進行有效不出錯的分類。

  • 更便宜,更容易獲得。當 RPA 工具初上市時,物以稀為貴。但是由於對 RPA 軟體的需求增加,因此現在有更多的公司提供它。隨著更多選項的推出,價格可能會下降,功能也會變得更具競爭力。

RPA 軟體的主要功能

現在市場上有許多 RPA 工具,各有不同的功能。但是優良的 RPA 軟體至少應提供這些核心功能:

  • 互通性。RPA 軟體應與現有的桌面應用程式、Web 應用程式和其他各大軟體應用程式一起使用。它還應該能夠連接到系統 API,並讀取/寫入資料庫。

  • 資料擴充。軟體應該能夠從網站和社交媒體中擷取資料。

  • 處理不同的資料類型。重要的是,軟體可以擷取和輸入資料、合併來自多個來源的資料,並遵循條件陳述式 (例如 if/else)。

  • 編碼介面。可編碼介面很重要。RPA 軟體可以提供智慧或認知功能,用於設定機器人做出決策,幫助您的企業更高效地營運。例如,機器人可以幫助回應 IT 支援票證,從而減輕 IT 團隊的管理負擔,使其可以專注於其他計劃。某些軟體選項甚至為編碼機器人提供了無程式碼方法,但是所有 RPA 工具都應該能夠與不同類型的應用程式、電子郵件、檔案和資料夾進行互動。

選擇和使用 RPA 軟體

When you begin evaluating the available RPA tools, keep in mind what kinds of processes you plan to automate. Different controls and commands are built into each robotic process automation tool that dictate its capabilities, so make sure they match your workflow automation goals. Also, try to find reusable components and make sure that your bots can easily function in your existing systems.

為您的組織選擇正確的 RPA 軟體時,請考慮以下準則:

  • 易於使用。RPA 軟體對編碼技能有限的人來說應該足夠簡單,可以建立自動化功能,然後在 RPA 軟體中設定工作流程。甚至還有一些低程式碼 RPA 產品,可供毫無 IT 技能的公民開發者用來將工作流程自動化。無論所選的軟體為何,都應提供內建、可擴充的命令、精靈和 GUI。

  • 靈活的。軟體應讓您設定自訂功能,而不必向廠商支付額外的自訂費用。它還應該能夠處理不同的使用案例和不同數量的資料,同時保持一致的效能。

  • 可調整。RPA 軟體應迅速延展,以滿足您的業務營運需求並進行更新。該軟體還應該能夠執行多個機器人和多個工作流程。

各產業如何使用 RPA 軟體

各種企業都找到了從 RPA 軟體中受益的方法。例如,醫療保健等產業可以使用 RPA 進行預約、執行患者資料輸入、處理索賠,以及管理帳單。以下是其他產業使用 RPA 工具來改變其程序的一些方式:

  • 零售。更新訂單、運送產品,以及追蹤貨物。

  • 電信。監視、詐騙資料管理,以及更新客戶資料。

  • 銀行業。提高工作效率、資料準確性和安全性。

  • 保險。管理工作程序、輸入客戶資料,以及幫助執行應用程式。

  • 製造業。幫助進行供應鏈程序、用料開單、客戶服務和支援,以及管理。

RPA 工具的局限性

RPA 軟體具有許多優點,但不是萬能的。隨著技術的發展,它仍然是做為其他技術網路的一部分才能發揮最佳功能,但還不是能解決所有操作難題的全方位解決方案。

目前,RPA 是一種規則型技術,最適合處理結構化資料或遵循預定資料模型的資訊。為了使其正常運作,您必須對機器人進行編碼,以執行所要的動作,而且機器人只能在這些參數內執行。除非加入 AI 或機器學習技術層,否則 RPA 解決方案只能遵循您所指派的規則,而不能理解或解讀其存取的內容。

例如,若要讓 RPA 工具處理發票或其他文書工作中的資訊,該文書工作必須全部遵循相同的格式。工具無法處理任何偏離格式的檔案。因此,RPA 工具不適合處理非結構化資料或不遵循預定資料模型的資訊。

此外,RPA 工具不會學習或適應。如果您的商務程序發生變化,則須對機器人進行重新編碼以使用新程序,這可能會很耗時。而且,如果您的 RPA 工具與新程序不相容,這項投資可能是短暫的。為避免此問題,在採用 RPA 工具之前請考慮程序和技術是否可能會改變。

如何透過 RPA 工具協助確保成功

與其他任何技術一樣,RPA 軟體的成功取決於如何應用。即使是最好的工具也無法解決徹底壞掉的程序,因此,重要的是考慮要自動化的工作。正確的 RPA 工具應用於正確的環境,搭配可衡量的特定目標,可以重新定義公司的效率。在開始使用 RPA 技術將程序自動化時,請記住以下最佳做法:

  • 了解要自動化的程序。稽核所有操作程序,以找出最適合 RPA 的工作。請記住,RPA 工具通常無法理解資訊,因此,除非您還計劃合併 AI,否則請選擇具有明確定義的參數,而且不需要太多人為參與或監督的程序,例如安排約會或處理發票。一些軟體 (例如 Microsoft Power Automate) 提供的功能可協助您確定適合自動化的程序

  • 選擇正確的工具。確定要自動化的程序後,找到最能支援此類工作的工具。所有工具都有不同的優勢,因此請根據功能、價格、易於實施,以及與現有軟體的配合程度進行評估。

  • 培訓您的員工。教員工如何使用 (以及最終變更或維護) RPA 工具,是幫助確保工具的持續價值,並在整個公司範圍內提高採用率的好方法。

  • 衡量結果。在實施之前和之後,監視關鍵效能指標 (KPI),例如員工生產力、資料輸入的準確性、安排的預約數或已處理的文件。如果您的 KPI 在實施後沒有得到改善,則可能表示選擇了錯誤的程序或為機器人提供了錯誤的參數。

讓員工自動化工作

隨著企業越來越重視 RPA 軟體與 AI 的交集,RPA 的未來似乎充滿希望。透過將現有架構與 RPA 軟體融合在一起,不僅可以為企業創造新的效率,還可以為團隊節省寶貴時間,以專注於重要的計劃和加值型工作,而不是管理工作。

如果您正在尋找強大的低程式碼 RPA 工具來增強員工的工作效率,Power Automate 解決方案讓每個人都可以用於將一切自動化,包括簡單的資料傳輸和複雜的商務工作流程。Power Automate 直覺的拖放介面和工具可用於記錄鍵盤和滑鼠動作,為每個使用者和許多工作提供直覺、輕鬆的體驗。