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為什麼各地企業都在採用 RPA 工具

隨著全球企業對數位轉型的投資,許多企業正在利用重新定義效率的新興技術,幫助員工專注於加值型工作,而不是繁瑣的管理職責。這種方法稱為機器人程序自動化 (RPA),它使用軟體機器人在圖形化使用者介面 (GUI) 中模擬人機互動,將重複性手動工作自動化,從而節省企業的時間精力、免去麻煩。

什麼是 RPA 工具?

RPA 工具是用於定義工作流程和設定機器人,使其依照邏輯順序執行指定工作的軟體。機器人可以更快地執行 GUI 中發生的任何多步驟程序,而不會出錯。因此,機器人程序自動化工具有助於加快手動、容易出錯的工作流程,讓員工能夠處理更多高價值的工作。

例如,人力資源部門可以部署 RPA 工具,將休假要求處理自動化。無需員工花五分鐘來處理每個要求,RPA 機器人即可從公司的企業資源計劃系統中擷取資料,並更快、不出錯地將要求處理到另一個系統 (即使是沒有 API 的系統)。

機器人程序自動化工具所建立的機器人可以執行指定的動作,並透過複製數位顯示器中的資訊 (螢幕抓取) 或使用 API 來與其他系統進行互動。例如,企業可以使用 RPA 工具,建立可執行以下動作的機器人:登入應用程式、操縱檔案和資料夾、複製和貼上內容、填寫表單、使用結構化資料,甚至與其他應用程式進行互動。

採用 RPA 工具的優點

任何部署 RPA 工具的組織都可以獲得以下一些或全部好處:

  • 人力資源更有效的利用。RPA 使員工免於重複性、低價值的工作,例如資料輸入,因此他們可以專注於為企業帶來更大價值的工作。

  • 改善客戶接觸點。當使用 RPA 加快客戶面向的程序時,增加的效率可改善客戶體驗並提高忠誠度。

  • 降低成本。RPA 機器人能夠以大幅降低的成本執行人類的工作。

  • 改進分析功能,以了解工作流程管理。每個機器人都會產生其活動的記錄檔,以便您可以監視其執行功能的成效。

  • 改進的可擴縮性。從範圍和觸及面來看,員工團隊就是不可能像一組自動機器人一樣地延展。使用 RPA 軟體,可以輕鬆地對機器人進行複製和編碼,以完成一組相似但略有不同的程序。

  • 更好的安全性。RPA 機器人永遠不會忘記登出。還可以將其設定為「逾時」,必要時讓系統無法存取,從而減少惡意駭客攻擊的漏洞。

RPA 工具與其他程序自動化解決方案如何比較?

要了解 RPA 工具與其他工作流程自動化解決方案相比的優勢,了解自動化和 RPA 之間的差異是有幫助的。工作流程自動化使用技術來減少商務程序中的手動步驟,但是仍然需要人來完成程序。RPA 工具建立的機器人可在 GUI 中運作,因此無需人為介入。程序可以是半自動化 (人員仍然必須啟動工作),也可以是全自動化的。

RPA 工具幾乎不需要編碼,而且由於機器人使用與員工所用相同的基礎結構和解決方案,因此無需變更基礎結構。商務使用者推動 RPA 解決方案。實際上,一些 RPA 解決方案是專為公民開發者 (沒有技術背景的員工) 設計的,他們可以將每天使用的手動程序自動化。您可以優化作業並提高員工滿意度,幾乎不需要 IT 參與,也無需支付傳統開發的成本。

RPA 在以下方面也不同於傳統的程序自動化工具:

  • 傳統的自動化程序可能需要變更部分或全部技術基礎結構。RPA 機器人在 GUI 中運作,並以與人類相同的方式與其他系統互動。

  • RPA 機器人足夠靈活,可將多個應用程式的程序自動化。

  • 由於 RPA 機器人是用於重複性的通用程序 (例如資料輸入),因此具有可擴縮性,而且比專為單一程序設計的工作流程解決方案更容易升級。

儘管 RPA 軟體透過提高規則型重複工作流程的效率來創造價值,但某些程序最好交由員工執行。通常,使用大量非結構化資料或圖形資訊,並取決於快速變化之參數的程序,最好交由創意員工管理。

RPA 在今日和未來的角色

目前隨著各公司學習使用 RPA 軟體,並親眼目睹其好處 (例如節省時間和成本),RPA 軟體的能見度提升了。但是,像所有技術一樣,RPA 將變得更加複雜,而且會隨著業務需求而變化。以下是 RPA 工具發展方面的一些預測:

  • 與 AI 的更深入整合。隨著 RPA 的發展,企業可能會發現將其與 AI、機器學習或甚至物聯網 (IoT) 等下一代技術相結合的新方法 (某些公司已發現方法)。超自動化或智慧自動化擴展了 RPA 工具可執行的工作種類,並使其能將各種複雜的任務自動化。

  • 更複雜的自動化。企業使用 RPA 將各種平凡工作自動化,但是將其與 AI 和機器學習相結合,將會解鎖可簡化的眾多全新工作。例如,企業目前可以使用 RPA 工具對文件進行數位化,但是注入 AI 的 RPA 工具也可以理解文件的內容,並對其進行有效不出錯的分類。

  • 更便宜,更容易獲得。當 RPA 工具初上市時,物以稀為貴。但是由於對 RPA 軟體的需求增加,因此現在有更多的公司提供它。隨著更多選項的推出,價格可能會下降,功能也會變得更具競爭力。

RPA 軟體的主要功能

現在市場上有許多 RPA 工具,各有不同的功能。但是優良的 RPA 軟體至少應提供這些核心功能:

  • 互通性。RPA 軟體應與現有的桌面應用程式、Web 應用程式和其他各大軟體應用程式一起使用。它還應該能夠連接到系統 API,並讀取/寫入資料庫。

  • 資料擴充。軟體應該能夠從網站和社交媒體中擷取資料。

  • 處理不同的資料類型。重要的是,軟體可以擷取和輸入資料、合併來自多個來源的資料,並遵循條件陳述式 (例如 if/else)。

  • 編碼介面。可編碼介面很重要。RPA 軟體可以提供智慧或認知功能,用於設定機器人做出決策,幫助您的企業更高效地營運。例如,機器人可以幫助回應 IT 支援票證,從而減輕 IT 團隊的管理負擔,使其可以專注於其他計劃。某些軟體選項甚至為編碼機器人提供了無程式碼方法,但是所有 RPA 工具都應該能夠與不同類型的應用程式、電子郵件、檔案和資料夾進行互動。

選擇和使用 RPA 軟體

當您開始評估可用的 RPA 工具時,請記住您打算要自動化的程序類型。每個機器人程序自動化工具都內建有決定功能的不同控制項和命令,因此請確保這些功能與您的工作流程自動化目標相符。另外,請嘗試尋找可重複使用的元件,並確保您的機器人可以在現有系統中輕鬆運作。

為您的組織選擇正確的 RPA 軟體時,請考慮以下準則:

  • 易於使用。RPA 軟體對編碼技能有限的人來說應該足夠簡單,可以建立自動化功能,然後在 RPA 軟體中設定工作流程。甚至還有一些低程式碼 RPA 產品,可供毫無 IT 技能的公民開發者用來將工作流程自動化。無論所選的軟體為何,都應提供內建、可擴充的命令、精靈和 GUI。

  • 靈活的。軟體應讓您設定自訂功能,而不必向廠商支付額外的自訂費用。它還應該能夠處理不同的使用案例和不同數量的資料,同時保持一致的效能。

  • 可調整。RPA 軟體應迅速延展,以滿足您的業務營運需求並進行更新。該軟體還應該能夠執行多個機器人和多個工作流程。

各產業如何使用 RPA 軟體

各種企業都找到了從 RPA 軟體中受益的方法。例如,醫療保健等產業可以使用 RPA 進行預約、執行患者資料輸入、處理索賠,以及管理帳單。以下是其他產業使用 RPA 工具來改變其程序的一些方式:

  • 零售。更新訂單、運送產品,以及追蹤貨物。

  • 電信。監視、詐騙資料管理,以及更新客戶資料。

  • 銀行業。提高工作效率、資料準確性和安全性。

  • 保險。管理工作程序、輸入客戶資料,以及幫助執行應用程式。

  • 製造業。幫助進行供應鏈程序、用料開單、客戶服務和支援,以及管理。

RPA 工具的局限性

RPA 軟體具有許多優點,但不是萬能的。隨著技術的發展,它仍然是做為其他技術網路的一部分才能發揮最佳功能,但還不是能解決所有操作難題的全方位解決方案。

目前,RPA 是一種規則型技術,最適合處理結構化資料或遵循預定資料模型的資訊。為了使其正常運作,您必須對機器人進行編碼,以執行所要的動作,而且機器人只能在這些參數內執行。除非加入 AI 或機器學習技術層,否則 RPA 解決方案只能遵循您所指派的規則,而不能理解或解讀其存取的內容。

例如,若要讓 RPA 工具處理發票或其他文書工作中的資訊,該文書工作必須全部遵循相同的格式。工具無法處理任何偏離格式的檔案。因此,RPA 工具不適合處理非結構化資料或不遵循預定資料模型的資訊。

此外,RPA 工具不會學習或適應。如果您的商務程序發生變化,則須對機器人進行重新編碼以使用新程序,這可能會很耗時。而且,如果您的 RPA 工具與新程序不相容,這項投資可能是短暫的。為避免此問題,在採用 RPA 工具之前請考慮程序和技術是否可能會改變。

如何透過 RPA 工具協助確保成功

與其他任何技術一樣,RPA 軟體的成功取決於如何應用。即使是最好的工具也無法解決徹底壞掉的程序,因此,重要的是考慮要自動化的工作。正確的 RPA 工具應用於正確的環境,搭配可衡量的特定目標,可以重新定義公司的效率。在開始使用 RPA 技術將程序自動化時,請記住以下最佳做法:

  • 了解要自動化的程序。稽核所有操作程序,以找出最適合 RPA 的工作。請記住,RPA 工具通常無法理解資訊,因此,除非您還計劃合併 AI,否則請選擇具有明確定義的參數,而且不需要太多人為參與或監督的程序,例如安排約會或處理發票。一些軟體 (例如 Microsoft Power Automate) 提供的功能可協助您確定適合自動化的程序

  • 選擇正確的工具。確定要自動化的程序後,找到最能支援此類工作的工具。所有工具都有不同的優勢,因此請根據功能、價格、易於實施,以及與現有軟體的配合程度進行評估。

  • 培訓您的員工。教員工如何使用 (以及最終變更或維護) RPA 工具,是幫助確保工具的持續價值,並在整個公司範圍內提高採用率的好方法。

  • 衡量結果。在實施之前和之後,監視關鍵效能指標 (KPI),例如員工生產力、資料輸入的準確性、安排的預約數或已處理的文件。如果您的 KPI 在實施後沒有得到改善,則可能表示選擇了錯誤的程序或為機器人提供了錯誤的參數。

讓員工自動化工作

隨著企業越來越重視 RPA 軟體與 AI 的交集,RPA 的未來似乎充滿希望。透過將現有架構與 RPA 軟體融合在一起,不僅可以為企業創造新的效率,還可以為團隊節省寶貴時間,以專注於重要的計劃和加值型工作,而不是管理工作。

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