為什麼企業都在採用 RPA 工具

什麼是 RPA 工具？

機器人程序自動化 (RPA) 使用軟體機器人在圖形化使用者介面 (GUI) 中模擬人機互動，將重複性手動工作自動化，從而節省企業的時間精力、免去麻煩。RPA 工具是用於定義工作流程和設定機器人，使其依照邏輯順序執行指定工作的軟體。機器人可以更快、無誤地執行 GUI 中發生的任何多步驟程序。因此，機器人程序自動化工具有助於加快手動、容易出錯的工作流程，讓員工能夠處理更多高價值的工作。

例如，人力資源部門可以部署 RPA 工具，將休假要求處理自動化。無需員工花五分鐘來處理每個要求，RPA 機器人即可從公司的企業資源計劃系統中擷取資料，並更快、不出錯地將要求處理到另一個系統 (即使是沒有 API 的系統)。

機器人程序自動化工具所建立的機器人可以執行指定的動作，並透過複製數位顯示器中的資訊 (螢幕抓取) 或使用 API 來與其他系統進行互動。例如，企業可以使用 RPA 工具，建立可執行以下動作的機器人：登入應用程式、操縱檔案和資料夾、複製和貼上內容、填寫表單、使用結構化資料，甚至與其他應用程式進行互動。

採用 RPA 工具的優點

任何部署 RPA 工具的組織都可以獲得以下一些或全部好處：

• 人力資源更有效的利用。RPA 使員工免於重複性、低價值的工作，例如資料輸入，因此他們可以專注於為企業帶來更大價值的工作。
• 改善客戶接觸點。當使用 RPA 加快客戶面向的程序時，增加的效率可改善客戶體驗並提高忠誠度。
• 降低成本。RPA 機器人能夠以大幅降低的成本執行人類的工作。
• 改進分析功能，以了解工作流程管理。每個機器人都會產生其活動的記錄檔，以便您可以監視其執行功能的成效。
• 改進的可擴縮性。從範圍和觸及面來看，員工團隊就是不可能像一組自動機器人一樣地延展。使用 RPA 軟體，可以輕鬆地對機器人進行複製和編碼，以完成一組相似但略有不同的程序。
• 更好的安全性。RPA 機器人永遠不會忘記登出。還可以將其設定為「逾時」，必要時讓系統無法存取，從而減少惡意駭客攻擊的漏洞。

RPA 工具與其他程序自動化解決方案如何比較？

要了解 RPA 工具與其他工作流程自動化解決方案相比的優勢，了解自動化和 RPA 之間的差異是有幫助的。工作流程自動化使用技術來減少商務程序中的手動步驟，但是仍然需要人來完成程序。RPA 工具建立的機器人可在 GUI 中運作，因此無需人為介入。程序可以是半自動化 (人員仍然必須啟動工作)，也可以是全自動化的。

RPA 工具幾乎不需要編碼，而且由於機器人使用與員工所用相同的基礎結構和解決方案，因此無需變更基礎結構。商務使用者推動 RPA 解決方案。實際上，一些 RPA 解決方案是專為公民開發者 (沒有技術背景的員工) 設計的，他們可以將每天使用的手動程序自動化。您可以優化作業並提高員工滿意度，幾乎不需要 IT 參與，也無需支付傳統開發的成本。

RPA 在以下方面也不同於傳統的程序自動化工具：

• 傳統的自動化程序可能需要變更部分或全部技術基礎結構。RPA 機器人在 GUI 中運作，並以與人類相同的方式與其他系統互動。
• RPA 機器人足夠靈活，可將多個應用程式的程序自動化。
• 由於 RPA 機器人是用於重複性的通用程序 (例如資料輸入)，因此具有可擴縮性，而且比專為單一程序設計的工作流程解決方案更容易升級。

儘管 RPA 軟體透過提高規則型重複工作流程的效率來創造價值，但某些程序最好交由員工執行。通常，使用大量非結構化資料或圖形資訊，並取決於快速變化之參數的程序，最好交由創意員工管理。

RPA 在今日和未來的角色

目前隨著各公司學習使用 RPA 軟體，並親眼目睹其好處 (例如節省時間和成本)，RPA 軟體的能見度提升了。但是，像所有技術一樣，RPA 將變得更加複雜，而且會隨著業務需求而變化。以下是 RPA 工具發展方面的一些預測：

• 與 AI 的更深入整合。隨著 RPA 的發展，企業可能會發現將其與 AI、機器學習或甚至物聯網 (IoT) 等下一代技術相結合的新方法 (某些公司已發現方法)。超自動化或智慧自動化擴展了 RPA 工具可執行的工作種類，並使其能將各種複雜的任務自動化。
• 更複雜的自動化。企業使用 RPA 將各種平凡工作自動化，但是將其與 AI 和機器學習相結合，將會解鎖可簡化的眾多全新工作。例如，企業目前可以使用 RPA 工具對文件進行數位化，但是注入 AI 的 RPA 工具也可以理解文件的內容，並對其進行有效不出錯的分類。
• 更便宜，更容易獲得。當 RPA 工具初上市時，物以稀為貴。但是由於對 RPA 軟體的需求增加，因此現在有更多的公司提供它。隨著更多選項的推出，價格可能會下降，功能也會變得更具競爭力。

RPA 軟體的主要功能

現在市場上有許多 RPA 工具，各有不同的功能。但是優良的 RPA 軟體至少應提供這些核心功能：

• 互通性。RPA 軟體應與現有的桌面應用程式、Web 應用程式和其他各大軟體應用程式一起使用。它還應該能夠連接到系統 API，並讀取/寫入資料庫。
• 資料擴充。軟體應該能夠從網站和社交媒體中擷取資料。
• 處理不同的資料類型。重要的是，軟體可以擷取和輸入資料、合併來自多個來源的資料，並遵循條件陳述式 (例如 if/else)。
• 編碼介面。可編碼介面很重要。RPA 軟體可以提供智慧或認知功能，用於設定機器人做出決策，幫助您的企業更高效地營運。例如，機器人可以幫助回應 IT 支援票證，從而減輕 IT 團隊的管理負擔，使其可以專注於其他計劃。某些軟體選項甚至為編碼機器人提供了無程式碼方法，但是所有 RPA 工具都應該能夠與不同類型的應用程式、電子郵件、檔案和資料夾進行互動。

選擇和使用 RPA 軟體

當您開始評估可用的 RPA 工具時，請記住您打算要自動化的程序類型。每個機器人程序自動化工具都內建有決定功能的不同控制項和命令，因此請確保這些功能與您的工作流程自動化目標相符。另外，請嘗試尋找可重複使用的元件，並確保您的機器人可以在現有系統中輕鬆運作。

為您的組織選擇正確的 RPA 軟體時，請考慮以下準則：

• 易於使用。RPA 軟體對編碼技能有限的人來說應該足夠簡單，可以建立自動化功能，然後在 RPA 軟體中設定工作流程。甚至還有一些低程式碼 RPA 產品，可供毫無 IT 技能的公民開發者用來將工作流程自動化。無論所選的軟體為何，都應提供內建、可擴充的命令、精靈和 GUI。
• 靈活的。軟體應讓您設定自訂功能，而不必向廠商支付額外的自訂費用。它還應該能夠處理不同的使用案例和不同數量的資料，同時保持一致的效能。
• 可調整。RPA 軟體應迅速延展，以滿足您的業務營運需求並進行更新。該軟體還應該能夠執行多個機器人和多個工作流程。

各產業如何使用 RPA 軟體

各種企業都找到了從 RPA 軟體中受益的方法。例如，醫療保健等產業可以使用 RPA 進行預約、執行患者資料輸入、處理索賠，以及管理帳單。以下是其他產業使用 RPA 工具來改變其程序的一些方式：

• 零售。更新訂單、運送產品，以及追蹤貨物。
• 電信。監視、詐騙資料管理，以及更新客戶資料。
• 銀行業。提高工作效率、資料準確性和安全性。
• 保險。管理工作程序、輸入客戶資料，以及幫助執行應用程式。
• 製造業。幫助進行供應鏈程序、用料開單、客戶服務和支援，以及管理。

RPA 工具的局限性

RPA 軟體具有許多優點，但不是萬能的。隨著技術的發展，它仍然是做為其他技術網路的一部分才能發揮最佳功能，但還不是能解決所有操作難題的全方位解決方案。

目前，RPA 是一種規則型技術，最適合處理結構化資料或遵循預定資料模型的資訊。為了使其正常運作，您必須對機器人進行編碼，以執行所要的動作，而且機器人只能在這些參數內執行。除非加入 AI 或機器學習技術層，否則 RPA 解決方案只能遵循您所指派的規則，而不能理解或解讀其存取的內容。

例如，若要讓 RPA 工具處理發票或其他文書工作中的資訊，該文書工作必須全部遵循相同的格式。工具無法處理任何偏離格式的檔案。因此，RPA 工具不適合處理非結構化資料或不遵循預定資料模型的資訊。

此外，RPA 工具不會學習或適應。如果您的商務程序發生變化，則須對機器人進行重新編碼以使用新程序，這可能會很耗時。而且，如果您的 RPA 工具與新程序不相容，這項投資可能是短暫的。為避免此問題，在採用 RPA 工具之前請考慮程序和技術是否可能會改變。

如何透過 RPA 工具協助確保成功

與其他任何技術一樣，RPA 軟體的成功取決於如何應用。即使是最好的工具也無法解決徹底壞掉的程序，因此，重要的是考慮要自動化的工作。正確的 RPA 工具應用於正確的環境，搭配可衡量的特定目標，可以重新定義公司的效率。在開始使用 RPA 技術將程序自動化時，請記住以下最佳做法：

• 了解要自動化的程序。稽核所有操作程序，以找出最適合 RPA 的工作。請記住，RPA 工具通常無法理解資訊，因此，除非您還計劃合併 AI，否則請選擇具有明確定義的參數，而且不需要太多人為參與或監督的程序，例如安排約會或處理發票。一些軟體 (例如 Microsoft Power Automate) 提供的功能可協助您確定適合自動化的程序。
• 選擇正確的工具。確定要自動化的程序後，找到最能支援此類工作的工具。所有工具都有不同的優勢，因此請根據功能、價格、易於實施，以及與現有軟體的配合程度進行評估。
• 培訓您的員工。教員工如何使用 (以及最終變更或維護) RPA 工具，是幫助確保工具的持續價值，並在整個公司範圍內提高採用率的好方法。
• 衡量結果。在實施之前和之後，監視關鍵效能指標 (KPI)，例如員工生產力、資料輸入的準確性、安排的預約數或已處理的文件。如果您的 KPI 在實施後沒有得到改善，則可能表示選擇了錯誤的程序或為機器人提供了錯誤的參數。