Akıllı belge işleme nedir?
Veriler doygunluk noktasına ulaşmıştır. Günümüzde kuruluşlar genellikle çok fazla veriye sahip olduklarından hangilerinin değerli, hangilerinin önemsiz olduğunu belirlemeleri oldukça zordur. Eyleme dönüştürülebilir içgörüler için büyük miktarlarda veri madenciliği yapmak maliyetli ve zaman alıcı olabilir. Akıllı belge işlemenin (IDP) devreye girdiği nokta da burasıdır.
Akıllı belge işleme (IDP), büyük veri akışlarından anlamlı bilgileri tarayan, okuyan, ayıklayan, kategorilere ayıran ve erişilebilir biçimlerde düzenleyen bir iş akışı otomasyonu teknolojisidir. Teknoloji birçok farklı türde belgeyi işleyebilir: basılı belgeler, PDF'ler, Word belgeleri, elektronik tablolar ve diğer biçimler. IDP'nin birincil işlevi, insan girişi olmadan büyük veri kümelerindeki değerli bilgileri ayıklamaktır.
IDP aracılığıyla bazı belgelerinizi işlemeyi otomatikleştirmenin birkaç avantajı vardır. Yapay zeka sayesinde IDP, el ile veri girişi ve işleme yapan çalışanlara olan ihtiyacı ortadan kaldırabilir. Bu, verileri işleme hızını artırmasının yanı sıra işleme maliyetini de düşürür ve insan hatasını azaltarak daha yüksek verimlilik sağlar.
Modern kuruluşlarda genellikle yüksek hacimli üç tür veri bulunur: yapılandırılmış, yapılandırılmamış ve kısmen yapılandırılmış. Yapılandırılmış veriler düzenlidir ve insan veri işlemcileri tarafından daha kolay okunur. Yapılandırılmamış verilerin işlenmesi ve analiz edilmesi ise zaman alıcıdır. Kısmen yapılandırılmış veriler bunların arasındadır. Akıllı belge işleme çözümleri; yapılandırılmış, yapılandırılmamış ve kısmen yapılandırılmış verileri işlemeyi otomatikleştirebilir.
Akıllı belge işleme nasıl çalışır?
Akıllı belge işlemenin birkaç adımı vardır.
IDP, akıllı belge tanıma ile başlar; belgeleri taramak ve sınıflandırmak için karmaşık derin öğrenme yapay zeka teknolojisini kullanır. Bu teknoloji 190 kadar dilde eğitilebilir ve bir veri işleme çalışanı gibi belgeleri okuma ve yorumlama yeteneğine sahiptir.
Verileriniz sınıflandırıldıktan sonra akıllı belge otomasyonu yazılımı, kuruluşunuz için değerli olan verileri ayıklamaya başlar. Ayıklama işlemi, daha büyük belgelerdeki belirli veri parçalarını tanımlayan bilişsel yapa zeka teknolojileri aracılığıyla gerçekleştirilir. Ardından, IDP ilgili verileri düzenler ve kolayca erişilebilecek bir biçimde sunar.
Kuruluşunuzda büyük miktarda yapılandırılmış, kısmen yapılandırılmış veya yapılandırılmamış veriler varsa akıllı belge işleme, iş süreci yönetim stratejinizin bir parçası olarak değerlendirmeye değer bir yatırımdır.
Akıllı belge işlemenin avantajları
Akıllı belge işlemenin, iş süreçlerini iyileştirdiği ve ekip verimliliğini artırdığı kanıtlanmıştır. Belge işlemeyi otomatikleştirmenin önemli avantajlarından bazıları şunlardır:
- Akıllı belge işleme ile işleme doğruluğunu artırın. İnsan veri işlemcilerinin hata oranı, IDP'den çok daha yüksektir.
- Bazı iş akışlarınızı otomatikleştirerek belge işleme maliyetini düşürün. El ile belge işleme maliyeti belge başına ortalama 6 - 8 dolar arasındadır. Otomatik belge işlemenin belge başına maliyeti bundan çok daha düşüktür.
- Daha etkili işler yapma fırsatı sunarak personel verimliliğini artırın. Çalışanların zaman alıcı belgeleri işlemelerine gerek kalmadan başka işlere odaklanma özgürlüğü sağlar.
Akıllı belge işleme ile otomatik belge işleme arasındaki fark nedir?
Otomatik belge işleme, IDP ile ilgili ancak bundan çok daha farklı bir teknolojidir. Otomatik belge işleme, öncelikle basılı belgeleri dijitalleştirmek için kullanılır. Basılı belgelerin dijital kopyalarını oluşturmak, bu belgelerde dizin oluşturulmasına ve veritabanı içinde aranabilir hale gelmesine olanak tanır. Bu, DMV gibi basılı belgeler kullanan ancak verilerinin sayısallaştırılmasına gereksinim duyan kuruluşlar için kritik öneme sahiptir.
Akıllı belge işleme, basılı belgeleri dijitalleştirme ve dizin oluşturma özelliklerine sahip bir iş süreci yönetimi yazılımıdır. Ayrıca değerli bilgileri ayırmanın ve bu bilgilere bilgisayardan erişmenin yanı sıra basılı belgelerdeki (veya başka türdeki) verilerden içgörüler sağlayarak bir adım öne geçer.
Akıllı belge işleme yazılımını seçme
Kuruluşunuza en uygun akıllı belge işleme yazılımını seçmenin birkaç adımı vardır.
- IDP'yi seçmenin ilk adımı, kuruluşunuzun veri işleme gereksinimlerini belirlemektir. Yapılandırılmış veya yapılandırılmamış verilerinizin miktarı fazla mı? Verilerinizin çoğu hangi biçimde? Veri işlemenin ne kadarını otomatikleştirmek istiyorsunuz?
- Sonraki adımda, hangi verilerin akıllı belge işlemeye uygun olduğunu değerlendirmeniz gerekir. Veri kümelerinizi işlemenin ne kadar zaman aldığını ve hangilerinin otomatik hale getirildiğinde kuruluşunuza en fazla yararı sağlayacağını değerlendirin. El ile işlenmesi en uzun süren belgeler IDP'ye uygun adaylar olabilir.
- Otomatikleştirmek istediğiniz belge işleme iş akışlarını belirledikten sonra akıllı belge işleme yazılımına karar vermeye hazırsınız. Otomasyon talebine ve kuruluşunuzun otomatik belge işleme gereksinimlerine göre karar vermeniz gerekir. Seçim yaparken sorabileceğiniz bazı sorular şunlardır:
- Akıllı belge otomasyonu çözümü ne kadar hızlı uygulanabilir?
- Yazılım ne kadar kolay kullanılabilir?
- Yazılım şirketi, akıllı belge otomasyonu hizmetleri için ne düzeyde destek sağlar?
- Yazılımdaki akıllı belge tanıma teknolojisi, kuruluşunuzun işlemek istediği tüm belgeleri okuyabilir mi?
- Yazılımın doğruluğu, hata oranınızı önemli ölçüde iyileştirecek mi?
Akıllı belge işlemenin kullanım alanları
IDP tüm sektörlerde kullanılır. Bazı akıllı belge işleme kullanım alanları şunlardır:
- Finans departmanları, fatura işleme gibi borç hesabı işlevlerini otomatikleştirebilir.
- İnsan kaynakları departmanları; IDP kullanarak özgeçmişleri işleyebilir, çalışanları tarayabilir ve çalışan anketlerini ve diğer İK verilerini işleyebilir.
- Kamu kurumları akıllı belge işleme yazılımıyla izinleri yönetebilir, e-belge düzenleyebilir ve uygulamaları işleyebilir.
- Sigorta şirketleri otomasyon belge işlemeyi kullanarak talepleri işleyebilir, dolandırıcılığı tespit edebilir, sigorta poliçelerini önceliklendirebilir ve kuruluşunuzun belge işlemesini hızlandırabilir.
- Hukuk firmaları IDP kullanarak, el ile belge işlemeye göre yasal verileri daha yüksek doğrulukla işleyebilir, arşivleyebilir ve yönetebilir.
Bunlar, veri işleme iş akışlarını hızlandırmak ve iyileştirmek için akıllı belge işlemenin kullanıldığı sektörlerden yalnızca birkaçıdır. Doğru yazılımla çalışıyorsanız IDP çoğu kuruluş için çok çeşitli uygulamalar ve avantajlar sunar.
Microsoft Power Automate ile belge işlemeyi basitleştirme
Kuruluşunuzda akıllı belge işlemeyi kullanarak, daha az insan hatasıyla ve daha düşük maliyetle belgelerinizden yararlı veriler toplayabilirsiniz. IDP, çalışanlarınızı büyük hacimli ve yorucu veri işlemeden kurtararak sizin için kullanımı kolay ve erişilebilir biçimlerde anlamlı veri içgörüleri ayıklar.
IDP, yinelenen görevleri ortadan kaldıran ve işi daha verimli hale getiren Power Automate özellikli iş akışı otomasyonlarından yalnızca biridir. Az kodlu, sürükle bırak araçlarıyla Power Automate, işleri tamamlamak için yenilikçi yollar oluşturmanıza yardımcı olabilir.
Sık sorulan sorular
Akıllı belge işleme nedir?
Akıllı belge işleme (IDP), büyük veri akışlarındaki anlamlı bilgileri tarayan, okuyan, ayıklayan ve düzenleyen bir iş akışı otomasyonu teknolojisidir.
Akıllı işleme nasıl çalışır?
Akıllı belge işleme, belgeleri sınıflandırmak için akıllı belge tanıma teknolojisini kullanır ve verileri desen tanıma teknolojisiyle işler. Belge işlendikten sonra IDP yazılımı anlamlı verileri ayıklar ve bunları erişilebilir bir biçimde birleştirir.
Akıllı belge işlemenin avantajları nelerdir?
Akıllı belge işleme ile çeşitli sektörlerdeki kuruluşların veri işleme doğruluğunu, verimliliğini ve hızını artırdığı gözlemlenmiştir.
Akıllı belge işleme ile otomatik belge işleme arasındaki fark nedir?
Otomatik belge işleme, öncelikle basılı belgeleri dijitalleştirmek için kullanılır. Akıllı belge işleme, birçok farklı belge türünü tam olarak işler ve ilgili verileri düzenleyerek insan veri işlemcilerine olan ihtiyacı ortadan kaldırır.
Akıllı belge işleme yazılımını nasıl uygularım?
Akıllı belge yazılımı kullanımı, hangi belge işleme iş akışlarınızın otomatik hale getirilebileceğini belirlemek üzere bunların değerlendirilmesiyle başlar. Otomatik hale getirmek istediğiniz belgeleri belirledikten sonra en yüksek düzeyde doğruluk gerektiren iş akışlarını belirlemeniz ve otomasyon işlemine bunlarla başlamanız gerekir.
Akıllı belge işlemenin kullanım alanları nelerdir?
Akıllı belge işleme, birçok farklı veri türünü işlemeyi hızlandırmak ve iyileştirmek için sigorta şirketlerinden kamu kurumlarına kadar tüm sektörlerde kullanılabilir.