İş süreci yönetim yazılımı (BPMS), bir kurumun otomatik iş süreçlerini tanımlamasına, dağıtmasına ve yönetmesine yardımcı olarak zaman alan manuel süreçleri iş uygulamaları içinde kolaylaştırılmış iş akışlarına dönüştürür.

Bulut, AI ve büyük veri analizi özelliklerinin eklenmesiyle birlikte BPMS, akıllı BPMS'ye (iBPMS) dönüşerek süreçleri daha fazla otomatikleştirir, iş akışı geliştirmeyi hızlandırır ve iş süreçlerinin daha iyi düzenlemesini sağlar.

BPMS, çeşitli görevleri kolaylaştırmak için iş süreci otomasyonu kullanarak belge inceleme ve onaylama, belge yönetimi, İK işe alımı ve personel taleplerinin yönetimi gibi etkinlikler için süreçlere uyulmasını sağlar.

BPMS; e-posta ile görev uyarıları, ödeme anımsatıcıları ve teşekkür mektupları gibi tetiklenen iletişimleri otomatikleştirerek işletmenizin tamamında iş akışlarını geliştirir. BPMS, e-posta pazarlama kampanyalarını düzenlemek için de kullanılabilir. Böylece, doğru iletiyi veya yanıtı doğru zamanda dağıtmanıza yardımcı olur.

BPMS ve iBPMS çözümleri, geniş bir iş uygulamaları yelpazesinde iş akışı otomasyonu oluşturmayı kolaylaştırarak süreçleri standart hale getirir ve şu avantajları sunar:

Daha yüksek verimlilik

İş süreci yönetim yazılımını uygulamak, şirket genelinde çalışanların, yinelenen manuel süreçlere daha az zaman harcaması anlamına gelir. Böylece, işleri daha hızlı yapmaya odaklanmalarını sağlar ve verimliliği artırır.

Daha fazla çeviklik

BPMS, şirketlerin iş süreçlerini belgelemelerine, standartlaştırmalarına ve otomatikleştirmelerine olanak tanıyarak yeni süreçlerin kurum genelinde hızlı ve tutarlı şekilde kullanıma sunulmasıyla değişimi hızlandırmayı ve değişime uyum sağlamayı kolaylaştırır.

Kolay işbirliği

BPMS, takımların görevleri ve atamaları otomatik olarak yönlendirmesine imkân tanır ve yeni veya güncelleştirilmiş süreçlerin gerçek zamanlı olarak benimsenmesini sağlar. Bu sayede, herkes daima uyum içinde çalışabilir.

Gelişmiş uyumluluk

Kurumlar, süreçleri içinde kural oluşturmak için BPMS kullanarak mevcut düzenlemelere uyduklarından emin olabilir ve yasal değişikliklere minimum kesintiyle uyum sağlayabilir.

Daha iyi müşteri etkileşimi ve desteği

BPMS iş süreçlerinin tutarlı bir şekilde uygulanmasını sağladığından, şirketler müşteri etkileşimlerinin önemli yönlerini oluşturabilir, uygulayabilir ve izleyebilir. Müşteriler ve şirketler daha fazla kişiselleştirme, otomatik bilet oluşturma, tekdüzen tetiklenen yanıtlar ve tutarlı müşteri adayı veya servis talebi yönetiminden yararlanır.

Kurumunuzdaki hemen herkes, modern bir BPMS çözümüyle daha kısa sürede daha fazla iş yapmalarına yardımcı olan otomasyonlar tasarlayıp dağıtabilir.

Birkaç yıl öncesine kadar, iş süreçleri otomasyonu kendi içinde karmaşık bir süreçti. Geliştiriciler, her bir otomatik süreç için sıfırdan kod yazmadan önce, bir süreç içindeki her görevi eşlemek için işletme tarafındaki paydaşlarla ciddi miktarda zaman harcıyordu. Bir süreçte daha sonra yapılacak değişiklikler daha fazla eşleme, daha fazla kodlama yapılması ve güncelleştirmeler üzerinde daha fazla zaman harcanması anlamına geliyordu.

Günümüzün en iyi BPMS platformları, geliştirici ve BT desteği gereksinimini azaltarak veya ortadan kaldırarak süreç otomasyonu girişimlerini basitleştirir. Bu sistemler, kurumların oldukça karmaşık süreçleri gerçekleştirmelerine olanak tanır ve takımlar ile kişilerin otomatik süreçleri kendi başlarına oluşturmalarını ve uygulamalarını sağlar.

Bu nedenle, "Kimler BPMS kullanır?" sorusuna ihtiyacı olan herkes şeklinde kısa bir yanıt verilebilir.

1. Otomatikleştirmek istediğiniz süreci tanımlayıp tasarlayın.

   Sürece yönelik kurum gerekçesini kavrayın ve bunu tanımlayan tüm mevcut belgeleri veya süreç modellerini inceleyin.

2. İş süreci akışındaki mantığı veya adımları modelleyin.

   İş sürecindeki aşamaları ve adımları BPMS içinden tanımlayın ve yerleşik modelleme araçlarını kullanarak çeşitli iş senaryolarını platformda test edin.

3. Kod yazmak yerine tıklayıp yönlendirilen tasarım araçlarını kullanarak otomasyonunuzu oluşturun.

   BPMS çözümünün önceden oluşturulmuş şablonlar ve bağlayıcılardan oluşan kütüphanesini kullanarak iş süreci için süreç akışlarını ve kullanıcı arabirimlerini oluşturun.

4. Otomasyonunuzu başlatın ve takımınızla veya şirket genelinde paylaşın.

   Otomasyonunuzu kime ve nasıl dağıtacağınızı seçerek doğal ortamında nasıl çalıştığını görün.

Hedefiniz iş süreci yönetimi içeriğini basitleştirmekse kişilerin otomasyonu öğrenmesini ve kullanmasını gerçekten kolaylaştıran BPMS çözümlerinin kısa bir listesini oluşturmak faydalı olabilir. Günümüzün en iyi otomasyon platformları bunu ve çok daha fazlasını yapmaktadır. Aramanızı başlatmadan önce aşağıdaki soruları yanıtlayabildiğinizden emin olun:

Hangi süreçlere odaklanacaksınız?

Fatura işleme gibi daha fazla rutin görevi otomatikleştirmeye yönelik bir çözüme mi, yoksa bütçe yönetimi veya performans izleme gibi karmaşık uzun süreli süreçlerin otomasyonunu destekleyen bir çözüme mi ihtiyacınız olduğunu belirleyin.

Çözümü kimler kullanacak?

Etkin dijital dönüşümün temel bileşenlerinden biri olarak, seçtiğiniz BPMS çözümü şirketteki herkesin kullanımına uygun şekilde yapılandırılmalıdır. Günümüzün en iyi az kod gerektiren BPMS çözümleri, kurum genelinde benimsemeyi kolaylaştıran robotik süreç otomasyonu (RPA) özelliklerine sahiptir.

BPMS'yi nasıl dağıtırsınız?

Vermeniz gereken önemli kararlardan biri, dağıtacağınız BPMS çözümünün bulut tabanlı mı, yoksa şirket içi mi olacağıdır.

Hizmet olarak bulut yazılımı (SaaS) şeklinde sunulan BPMS platformunun temel avantajlarından bazıları, uygulama ilk andan itibaren çalışır durumda olduğundan, basitleştirilmiş kullanıma sunma; altyapınızı değil, aboneliğinizi büyütmenizi sağlayan ölçeklenebilirlik ve öngörülebilir kullandıkça öde türünde maliyettir.

Şirket içi BPMS platformlarının avantajları büyük ölçüde denetim (altyapınızda bulunduğu için) ve güvenliktir (verileriniz sistemleriniz içinde kalır ve açıklıklar kısıtlıdır).

BPMS çözümünüzü kimler destekleyecek?

Şirket içi bir BPMS çözümünün uygulanması ve kullanılması için BT altyapısı ve personeline ciddi bir yatırım yapılması gerekir. Az kod gerektiren bir SaaS BPMS platformu kullanıldığında ise BT talepleri önemli ölçüde daha düşük olur.

Ne kadar bütçeniz var?

Maliyet her zaman önemli olsa da beklediğiniz yatırım getirisini hesaba katmayı unutmayın. Araç ne kadar yetenekli olursa kurumunuza o kadar fazla değer katacaktır.