Telefonda konuşan ve dizüstü bilgisayara bakan bir kişi

İş süreci otomasyonunun 6 avantajı

İşletmeniz her gün büyük miktarlarda veri işlediğinden ve birçok görevin üstesinden gelmeye devam ettiğinden ekip üyeleriniz için hata paylarını, gecikmeleri ve verimsiz iş sistemlerini azaltmak daha zor olabilir. Şirketiniz, iş süreci otomasyonu gibi sezgisel yazılımlar ekleyerek günlük operasyonların otomasyonu yoluyla birçok anlık ve uzun vadeli avantaj kazanarak günümüzün rekabetçi pazarında rekabet edebilir.

İş süreci otomasyonu nedir?

İş süreci otomasyonu (BPA), normalde manuel ayarlarda tamamlanan günlük ve tekrarlanabilir iş süreçlerinin otomasyonudur. Çok düzeyli iş akışlarından basit müşteri yanıtlarına kadar uzanan BPA, tekrarlayan işleri tamamlayıp kağıtsız süreçlere hızlı ve verimli şekilde dönüştürme becerisi sunar. Bu, ürün geliştirme, satış, insan kaynakları ve daha birçok alanda aşırı miktarda ham veri ve belgeyle ilgilenen işleri otomatikleştirebileceğiniz anlamına gelir. iş süreci yönetimi yazılımı (BPMS) eklemek, kuruluşunuzun etkinliğini ve verimliliğini sağlamak, yönetmek ve optimize etmek için yeni iş süreci otomasyonunuzdan oluşturulan tüm yeni iş akışlarını yönetmenize yardımcı olacaktır.

BPA çözümü uygulamanın avantajları

Hangi süreçlerin otomatikleştirilip otomatikleştirilemeyeceğini ve ekibiniz için dinamik bir iş akışının nasıl oluşturulacağını anladıktan sonra otomasyon yazılımının sunduğu avantajlardan yararlanabilirsiniz. Kuruluşunuzun iş süreçlerinizi otomatikleştirerek elde edeceği en önemli altı avantaj şunlardır:

1. İyileştirilmiş verimlilik ve üretkenlik

Hata olasılıklarını ortadan kaldıran yeni bir otomasyon çözümü ekleyerek işinizi anında daha akıcı ve daha az hatayla gerçekleştirebilirsiniz. Ekibinizin günlük olarak yaptığı ağır ve zahmetli manuel süreçleri kaldırarak görevlerde performans sorunlarını giderir ve departmanlar, ekip üyeleri ve kuruluşunuzdaki herkes arasındaki daha üst düzey iş süreçlerini hızlandırırsınız.

2. Daha az zaman ve maliyet

Otomasyon, özellikle manuel evrak işleriyle ilgili sorumluluklarda işletmenizin maliyetleri düşürmesine ve karlılığı artırmasına yardımcı olur. Süreçleri otomatikleştirmek dahili operasyonlarınızı hızlandırdığından bu süreçleri tamamlamak için gereken kaynaklarda paradan ve zamandan kolaylıkla tasarruf ederek, daha önce manuel çabalar sergileyen çalışanları daha önemli konularda yeniden görevlendirebilirsiniz.

3. Basit veri ve belge yönetimi

Manuel süreçleri kullanırken yazılı iletişimlerin, elektronik tabloların ve yazdırılan veya e-postalar arasında iletilen diğer belgelerin izini kaybetmek kolaydır. Ayrıca bilgileri bir veri kaynağından diğerine taşımak veya hesaplamak zorunda olmak, daha fazla insan hatası olasılığının yanı sıra daha fazla zaman harcanması anlamına gelir. Süreç otomasyonu, tüm belgelerinizin ve verilerinizin tek bir yerde barındırılması, ayrıca düzenlenmesi ve alınması basit olacak şekilde belge yönetiminin kolaylaştırılması anlamına gelir.

4. Görünürlük ve şeffaflık

Otomasyon çözümleri en iyi uygulamaların takip edilmesini ve yönetimin uygulanmasını garanti ettiğinden ekibinize ek destek sağlamanız gerekmez. Veri toplama, raporlama ve analiz özellikleri üzerinden, daha bilgiye dayalı kararlar alabilmeniz için herkesin o sırada ne üzerinde çalıştığı hakkında görünürlük ve şeffaflık sunan veri panolarını görüntüleyebilirsiniz.

5. Süreç standartlaştırma ve uyumluluk

Otomasyon süreçlerinde, kimlerin belgelerde değişiklik yapabileceği veya belgeleri güncelleştirebileceği konusunda katı yönergeler vardır ancak ekip üyeleriniz bunları her zaman takip etmeyebilir. BPA kullanıldığında süreç zaten sistemde yerleşik olduğundan eksik adımlar hakkında endişelenmenize gerek yoktur. Doğru bilginin doğru zamanda doğru kişiye yönlendirilmesini sağlayan etkili bir dijital iş akışı otomasyonu oluşturabilirsiniz. Bu aynı zamanda işletmelerin adları, tarihleri ve atama ayrıntılarını sorunsuz şekilde günlüğe kaydederek kimlerin hangi verileri kullandığını takip edebileceği anlamına gelir. Bu bilgilerin belgelenmesi, denetim kayıtları ve uyumluluğun gösterilmesi sırasında da size yardımcı olur.

6. İyileştirilmiş personel ve müşteri memnuniyeti

Çalışanlarınız günlük sorumluluklarının çoğunu hatasız şekilde kolayca tamamlayabildiğinden ekibiniz sürecinize otomatik bir çözüm eklenmesinden çok daha mutlu olacaktır. Otomasyon, çalışanların başarılı olabileceği sorunsuz bir ortam sağlar. Yönetici onayları daha hızlıdır, yani çalışanlarınız motive eden ve iş kararlarına yenilik getiren daha önemli projelere odaklanabilir. Üstelik müşterileriniz de daha mutlu olur. Müşterileriniz daha doğru ve daha tutarlı veriler alacağından son üründen veya sonuçlardan daha memnun kalacaktır.

Microsoft Power Automate ile kolaylaştırmaya başlayın

Yeni bir süreç otomasyonunu benimseyerek çalışmanızı düşük maliyetli, kolay ve hatalardan daha az etkilenir hale getirebilirsiniz. BPA, iş süreçlerinizi optimize etmede bütünsel bir yaklaşım sunarken robotik süreç otomasyonu (RPA) aracı gibi bir yazılım eklemek, genellikle bir sürecin başında gerekli olan kurala dayalı süreçleri otomatikleştirmeye yardımcı olur.

Yukarıdaki avantajları size, ekibinize ve kuruluşunuza yardımcı olan BPA ve RPA ile dengelemede önemli olan, mevcut iş stratejilerinizi kesintiye uğratmadan, hepinizin kolayca adapte olabileceği bir çözüm bulmaktır. Power Automate, tüm bireysel işlerinizin üstesinden gelebilecek, ölçeklenebilir ve zaman kazandıran iş akışı otomasyonları oluşturarak çok sayıda sıkıcı görevi kısa sürede tamamlamanıza olanak tanır.