İş süreci yönetimi nedir?

BPM'nin avantajlarını ortaya çıkarın

Bir BPM stratejisi oluşturmaya başlamadan önce verimli iş süreçlerinin önemini, farklı iş süreci türlerini, kurumunuzda kimin sorumlu olduğunu ve BPM'nin çözmenize yardımcı olabileceği sorunları anlamak önemlidir.

İş süreçlerinizi tanıma

İş süreci, rutin bir amaca ulaşmak için sıralı gerçekleştirilen yinelenebilir görevler dizisidir. İş süreçleri, dakikalar veya haftalar sürebilir ve çalışanların tatil istekleri kadar basit veya tedarik zinciri lojistiği kadar karmaşık etkinlikleri içerebilir. Etkili ve etkin süreçler çalışan üretkenliğinin, müşteri etkileşiminin ve işinizin tüm diğer unsurlarının geliştirilmesine yardımcı olur. Verimsiz ve işlevsel olmayan süreçler mutsuz çalışanlara, gereksiz maliyetlere, memnun olmayan müşterilere ve sonuç olarak gelir kaybına yol açar.

İş süreçleri üç ana kategoriye ayrılabilir:

• belirli değer akışlarını kapsar. Operasyonel süreçler iş akışlarını ve müşteri siparişleri, hesap oluşturma ve üretimi iyileştirme gibi
• gibi konuları kapsar. Yönetim süreçleri şirket yönetimi, bütçeler ve İK iş akışları
• büyük süreçleri destekler. Destek süreçleri muhasebe, işe alma ve teknik destek gibi alanlardaki

Tüm iş süreci türlerini otomatikleştirerek verimliliği artırabilir, riski azaltabilir ve kurumunuzun daha stratejik olarak odaklanmasını sağlayabilirsiniz.

BPM takımınızı oluşturma

Herhangi bir iş sürecinden sorumlu çalışanlara iş süreci sahibi denir. Bir süreci uçtan uca yönettikleri için önce ve sonra gelen süreçleri nasıl etkilediğini ve bunlardan nasıl etkilediğini bilirler. Başka departmanlarla çalışan önemli çalışanlara ayrı iş süreçlerinin sahipliğini atamak, kurumunuz genelinde kavramayı geliştirmenize ve daha iyi BPM sağlamanıza yardımcı olabilir.

Örneğin, büyük bir kurumdaki başarılı bir BPM takımı aşağıdaki tüm rollere sahip olabilir:

• İş süreci şampiyonu. Bir şampiyon, uzun vadeli avantajları anlar ve BPM'nin sağladığı değeri kuruma iletir.
• Süreç sahibi. Karşılanması gereken kurumsal zorluklara, kolaylaştırılması gereken iş akışlarına veya yakalanması gereken fırsatlara sahip olan bir kişi veya takım, kullanıcı kazanma ve BPM başarısı açısından kritik öneme sahip temel bir bakış açısı ve girdi sağlayabilir.
• İş süreci müdürü. Müdür, kurum genelindeki BPM çalışmalarını yönlendirir.
• İş süreci danışmanı. Danışman, iş süreci müdürüne tavsiyede bulunmak için BPM ile ilgili teknik becerileri ve anlayışı kullanır.
• Proje yöneticisi. Proje yöneticisi, proje planının oluşturulmasına ve uygulanmasına yardımcı olur ve takım iletişimini, kilometre taşlarını, teslim edilecek belgeleri ve son tarihleri yönetir.
• İş analisti. Analist, gerekli süreç iyileştirmelerini belirler.
• Çözüm mimarı. Çözüm mimarı, özellikle mevcut iş kolu uygulamalarıyla birlikte çalışabilirlik söz konusu olduğunda teknik destek sağlar.
• Fikir liderleri. Genellikle meslektaşları arasında öncü konumunda olan fikir liderleri yeni fikirleri, uygulamaları ve araçları erken benimseyip önemini fark ederek iş süreçlerini geliştirmeye yardımcı olurlar ve değişikliğe öncülük ederler.
• BPM destek grubu. Bu grup önemli BT profesyonelleri, kurumsal planlama görevlileri ve BPM standartlarını, yöntemlerini, yönetimini ve teknolojiyi kurumlaştırmaya yardımcı olan diğer liderlerden oluşur.

İş süreci yönetim stratejisi oluşturun

Kurumunuz elverişsiz, gereksiz, çok uzun, çok yavaş veya çok maliyetli operasyon, yönetim ve destek süreçleriyle sorun yaşıyorsa kapsamlı bir BPM stratejisi oluşturmak yardımcı olabilir. Aşağıdaki en iyi uygulamalar, bir BPM girişimi başlatıp başarınızı değerlendirmenize yardımcı olur:

• Yönetimden destek alın. Bu, iş süreci iyileştirme planlarınızı desteklemek için kaynaklara gereksinim duyduğunuzda büyük öneme sahiptir.
• Belirli bir süreci analiz edin ve haritasını oluşturun. Performans sorunlarını, tekrarlayan çabaları ve gereksiz gecikmeleri bulmak için akış grafikleri, zihin haritalama veya süreç madenciliği yazılımı kullanın. İyileştirebileceğiniz noktaları anlamak için sürece en çok dahil olan kişilerden geri bildirim alın; değişiklik onayı bunlarla başlar.
• Süreci yeniden tasarlayın. Paydaşlardan katkı sağlamalarını isteyin ve süreci kolaylaştırmanın öneminin herkes tarafından anlaşıldığından emin olun. Zihin haritalama ve analizden öğrendiğiniz dersleri kullanın. Kritik veya karmaşık iş akışları için bir etki analizi yapmayı düşünün.
• Kaynakları toplayın ve değişikliği uygulayın. Etkili bir BPM platformu oluşturmak için gereksinim duyduğunuz proje yönetim yazılımı, iş akışı otomasyon araçları ve gerçek zamanlı panolar gibi kaynakları toplayın. Oluşturmak istediğiniz iş değeriyle uyumlu kaynakları seçin ve değişikliği belirli teslim edilecek işler ve zaman çizelgeleri ile yönetin. Öncelikle küçük bir pilot sürüm dağıtarak hatalar üzerinde çalışabilir, iyileştirilen uygulamalar için heyecan oluşturabilir ve benimsemeye yön verebilirsiniz.
• İzleyin ve iyileştirin. Paydaşlarla görüşerek yeni süreçlerin nasıl çalıştığını izleyin. Gerekirse iyileştirmeler eklemek için hazırlıklı olun.

BPM değeri oluşturun

Yukarıdaki en iyi yöntemleri izler, güçlü bir BPM takımı oluşturur ve daha fazla değer oluşturmak amacıyla işlemleri nasıl geliştirebileceğinizi anlarsanız iş süreci yönetimi, aşağıdakiler dahil olmak üzere somut yararlar oluşturabilir:

• Daha fazla verimlilik. Daha etkili süreçler daha etkili çalışanlar oluşturur ve çalışma alanı analiz yazılımını kullanarak performans ölçümlerini değerlendirebilirsiniz.
• Daha hızlı yarar sağlama. BT işlemlerinizi geliştirmek, yazılım uygulamalarının geliştirilme ve kurumunuza dağıtılma hızını etkileyebilir.
• Artırılmış kalite. Geliştirmeyi hızlandırmaya ek olarak test sürecinde yapılan iyileştirmeler de her türlü performans ve güvenlik sorununa hızlıca çözüm sağlayarak ürün ve hizmet kalitenizi geliştirebilir.
• Daha fazla müşteri memnuniyeti. Kurumunuzun müşteri hizmetleri süreçlerini düzeltmek, yeni müşteriler kazanmaya ve müşteri bağlılığı sağlamaya yardımcı olabilir.
• Geliştirilmiş çalışan iş deneyimleri. Etkili iş süreçleri, iş yerindeki memnuniyetin temelidir, motivasyonu artırır ve olası personel değişimini azaltır.