Dizüstü bilgisayarda çalışan bir kişi

İş süreci yönetimi nedir?

İş süreci, rutin bir amaca ulaşmak için sıralı yapılmış yinelenebilir bir görevler dizisidir. İş süreçleri, dakikalar veya haftalar sürebilir ve çalışanların tatil istekleri kadar basit veya tedarik zinciri lojistiği kadar karmaşık olabilir. Etkili, etkin işlemler; çalışanın üretkenliğini, müşteri görevlendirilmesine ve işinizin tüm diğer unsurlarının geliştirilmesine yardımcı olur. Verimsiz ve işlevsel olmayan işler, istenmeyen çalışanlar, gereksiz maliyetler, memnun kalmayan müşteriler ve sonuçta kaybedilen gelir.

İş süreci yönetimi (BPM), şirketiniz tarafından iş akışı otomasyonu kullanılarak gerçekleştirilen işlemleri kolaylaştırmak ve belirli iş hedeflerine ulaşmak amacıyla bu işlemleri gerçekleştirmek, hızlandırmak ve iyileştirmek için şirketinizin uzun süreli çalışmalarını ifade eder. Tüm rutin iş görevlerini (örneğin, dosyaları elektronik tabloları güncelleştirmek üzere yönetmekten) otomatikleştirerek verimliliği artırabilir, riski azaltır ve işinizi daha stratejik şekilde odaklanmış tutabilirsiniz.

BPM'in avantajlarını ortaya çıkarma

Bir BPM stratejisi oluşturmaya başlamadan önce farklı iş süreci türlerini, kurumunuzda kimin sorumlu olduğunu ve BPM'nin çözebileceği sorunları anlamanız önemlidir.

İlk olarak, iş süreçleri üç ana kategoriye ayrılabilir:

  • Operasyon işlemleri; müşteri siparişleri, hesap oluşturma ve üretim iyileştirmesi gibi temel iş ve belirli değer akışlarını kapsar.

  • Yönetim işlemleri şirket yönetimi, bütçeler ve İK iş akışları gibi konuları kapsar.

  • Süreçleri destekleme; muhasebe, işe alma ve teknik destek gibi alanlardaki büyük işlemleri destekler.

BPM ekibinizi kurma

Herhangi bir iş sürecinden sorumlu çalışanlara iş süreci sahipleri denir. Bir süreci uçtan uca yönettikleri için bundan önce ve sonra gelen süreçlerin nasıl bir etkisi olduğunu ve bundan nasıl etkilediğini anlalar. Başka departmanlarla çalışan önemli çalışanlara ayrı iş süreçlerinin sahipliğini atama, kurumunuz genelinde daha fazla bilgi sahibi olma ve müşteri adayı sağlar.

Örneğin, büyük bir şirketteki başarılı bir BPM ekibi, tüm bu rolleri içerebilir:

  • İş süreci şampiyonu. Bir şampiyon; uzun vadeli avantajları anlar ve BPM'nin kuruluşa sağladığı değeri iletir.

  • İşlem sahibi. Karşılanacak iş zorlukları, kolaylaştıracak iş akışları ve yakalanacak fırsatları olan bir kişi veya bir ekip, kullanıcı kazanma ve BPM başarısı için kritik olan önemli bir bakış açısı ve girdi sağlayabilir.

  • İş süreci müdürü. Bir müdür, kuruluş genelindeki BPM çalışmalarını yönlendirir.

  • İş süreci danışmanı. Bir danışman, iş süreci müdürüne tavsiyede bulunmak için BPM ile ilgili teknik becerileri ve anlayışı kullanır.

  • Proje yöneticisi. Proje yöneticisi, proje planının oluşturulmasına ve uygulanmasına ve takım iletişimini, kilometre taşlarını, teslim edilecek belgeleri ve son tarihleri yönetmektedir.

  • İş analisti. Bir çözümleyici, gerekli süreç iyileştirmelerini belirler.

  • Çözüm mimarı. Çözüm mimarı, özellikle var olan iş kolu uygulamalarıyla birlikte çalışabilirlik söz konusu olduğunda teknik destek sağlar.

  • Fikir liderleri. Genellikle kullanıcılar arasında liderler olan fikir liderleri tüm yeni fikirleri, uygulamaları ve araçları erken benimseyip önemini fark ederek iş süreçlerini geliştirmeye yardımcı olurlar ve değişikliğe öncülük ederler.

  • BPM destek grubu. Bu grup; önemli BT profesyonelleri, kurumsal planlama ofislerinden ve BPM standartlarını, yöntemleri, idare ve teknolojiyi kurumlaştırmaya yardımcı olan diğer liderlere sahiptir.

Fırsatları kaybetmeyin

Geleneksel olarak, iş lideri BPM'ye sahiptir; sonuçta bunlar iş süreçleridir. Ancak yüksek derecede karmaşık iş süreci yönetimi yazılımı ile BT artık daha büyük bir role sahiptir. BT'nin, kurum çalışanlarının işlemleri kolaylaştırmak ve en iyi anladıkları sorunları çözmek için kullanabileceği self servis, az kod gerektiren iş akışı otomasyonu platformunu dağıtmasına izin verirseniz teknolojiniz ve iş gereksinimleriniz arasında üretken bir denge sağlayabilirsiniz.

Otomatikleştir, otomatikleştir, otomatikleştir

Otomasyon, BPM'nin kalbidir. Teknolojisi sayesinde, başarılı işletmeler yinelenen, zaman alıcı ve manuel gerçekleştirilen işlemleri otomatikleştirmek için her fırsatı kullanmalıdır. İş akışı otomasyonu ile veri girişi, sosyal medya güncelleştirmeleri, stok, raporlar ve daha fazlası gibi iş süreçlerini basitleştirebilirsiniz. Çalışanlarınızı yinelenen ve rutin süreçlerden kurtarırsanız üretkenliği artırabilir, maliyetleri azaltabilir ve insan hata sayısını azaltabilirsiniz.

Amatör geliştirme kültürü oluşturun

mobil uygulamalar derleme ile çalışanlarınızın daha fazla bağlantıda ve etkili kalmasına yardımcı olan, yaptıkları işi dönüştüren ve gerçek zamanlı iş görüşleri oluşturan bazı iş süreçlerini optimize edebilirsiniz. Doğru uygulama geliştirme platformu ile mühendisler, BT uzmanları ve sıradan iş kullanıcıları, amatör bir geliştirme kültürü oluşturabilir. Ayrıca iş liderlerine ve profesyonel geliştiricilere bağlı kalmak veya onları beklemek zorunda kalmadan kendi az kod gerektiren kurum çözümlerini oluşturabilirler.

Her fırsattan en iyi şekilde yararlanın

Verimsiz manuel süreçlerle, ekstra maliyetlerle ve kaybedilmiş fırsatlarla işlerinizi yayınlamanız gerek yoktur. Doğru rollerdeki doğru kişilerle, işlemlerinizi ve iyi otomasyon araçlarını kullanarak kurumunuz BPM'yi şu şekilde kullanabilir:

  • Müşterileri ve maliyet satışlarını engelleyen bazı elverişsiz, çevrimiçi kullanıma alma işlemlerini ortadan kaldırın.
  • Çok uzun süren, yüksek maliyetli ve çalışanları yoran manuel işlemleri otomatikleştirin.
  • Ödemeleri geciktiren, finansal süreçlerdeki engelleri kaldırın.
  • Kaynakları boşa harcayan yinelemeleri azaltın.
  • Son tarihleri etkileyen uzun veya yorucu işlemleri kısaltın veya standartlaştırın.
  • İlişkileri hafife alan yetersiz istemci ekleme işlemlerini basitleştirin.

İş süreci yönetim stratejisi oluşturun

Kurumunuz elverişsiz, gereksiz, çok uzun, çok yavaş veya çok maliyetli operasyonel, yönetim ve destek işlemleriyle uğraşıyorsa kapsamlı bir BPM stratejisi oluşturmak size yardımcı olabilir. Aşağıdaki en iyi yöntemler, bir BPM girişimi başlatıp başarınızı değerlendirmenize yardımcı olur:

  • Yönetimden destek alın. İş süreci iyileştirme planlarınızı desteklemek için kaynaklara gereksinim duyarsanız, bu kritik bir işlemdir.

  • Belirli bir işlemi analiz edin ve eşleyin. Akış grafiklerini, fikir eşlemeyi veya işlem araştırma yazılımını performans sorunlarını, tekrarlayan çabaları ve gereksiz gecikmeleri bulun için kullanın. Nasıl iyileştirebileceğinizi anlamak için işlemle en çok ilgili kişilerden geri bildirim alın; bu değişiklikten sonra satın alma değişikliği ile başlar.

  • İşlemi yeniden tasarlayın. Paydaş girişi talep edin ve herkesin, süreci basitleştirmenin değerini anladığınızdan emin olun. Zihin eşleme ve analizden öğrendiğiniz dersleri kullanın. Kritik veya karmaşık iş akışları için bir etki analizi yapmayı düşünün.

  • Kaynakları toplayın ve değişikliği uygulayın. Proje yönetim yazılımı, iş akışı otomasyon araçları ve gerçek zamanlı panolar gibi etkin bir BPM platformu oluşturmak için gereksinim duyduğunuz kaynakları toplayın. Oluşturmak istediğiniz iş değeriyle uyumlu kaynakları seçin ve değişikliği belirli teslim edilecek işler ve zaman çizelgeleri ile yönetin. Küçük bir pilot sürümü kullanıma sunmadan önce hatalar yapabilir, iyileştirilmiş uygulamalar ve sürücü benimseme için işlem oluşturabilirsiniz.

  • İzleyin ve optimize edin. Paydaşlarla iade ederek yeni işlemlerinizin nasıl çalıştığını izleyin. Gerekiyorsa iyileştirmeler eklemeye hazırlıklı olun.

BPM değeri oluşturun

Yukarıdaki en iyi yöntemleri izlerseniz, güçlü bir BPM ekibi oluşturursanız ve daha fazla değer oluşturmak amacıyla işlemleri nasıl geliştirebileceğinizi anlarsanız iş süreci yönetimi, aşağıdakiler dahil olmak üzere, somut yararlar oluşturabilir:

  • Daha fazla verimlilik. Daha etkili işler daha etkili çalışanlar oluşturur ve çalışma alanı analizi yazılımını kullanarak performans ölçümlerini değerlendirebilirsiniz.

  • Daha hızlı fayda süresi. BT işlemlerinizi geliştirmek, yazılım uygulamalarının geliştirilme ve kurumunuza dağıtılma hızını etkileyebilir.

  • İyileştirilmiş kalite. Geliştirmeyi hızlandırmaya ek olarak test süreci iyileştirmeleri de her türlü performans ve güvenlik sorununu hızlıca çözerek ürün ve hizmet kalitenizi geliştirebilir.

  • Daha fazla müşteri memnuniyeti. Kurumunuzun müşteri hizmetleri süreçlerini düzeltmek, yeni müşteriler kazanmaya ve müşteri sadakati kazanmaya yardımcı olabilir.

  • Geliştirilmiş çalışan iş deneyimleri. Etkili iş süreçleri, çalışma alanındaki memnuniyet temelidir ve morali iyileştirip potansiyel ciroyu artırır.

İş süreçlerinizi hemen optimize etmeye başlayın

Her kurum; daha iyi, daha hızlı ve daha akıllı işlemler yapmak için çaba harcar. Doğru iş akışı otomasyon yazılımıyla kapsamlı bir BPM stratejisini bir araya getirmek işinizin bu hedeflere ulaşmasına yardımcı olabilir.

Microsoft Power Automate, çalışanlarınızın kurum genelinde bir etki sağlamak için günlük verimsizlikleri ortadan kaldırmasını destekleyebilecek, kullanımı kolay bir optimizasyon çözümüdür.