İş akışı otomasyonu ile daha fazla iş yapma

İş akışı otomasyonu nedir?

Kurumunuz yinelenen, manuel görevlerle karşı karşıya kaldığında iş akışı otomasyonunu kullanabilirsiniz. İş akışı otomasyonu, bir görevi tamamlamak için gerekli tüm manuel işlemleri ortadan kaldırmak amacıyla kural tabanlı mantık kullanılan bir süreçtir. Kağıt belge tabanlı iş süreçlerini dijitalleştirme ve en iyi duruma getirmeye ek olarak iş akışlarınızı kolaylaştırmak görevlerin daha kısa sürede tamamlanmasını, hataların azaltılmasını ve çalışanların daha stratejik ve etkili işlere odaklanmasını sağlayabilir.

İş akışı otomasyonu, modern iş yönetiminin kalbidir. Kendi iş süreçlerine otomasyonu getiren ve bunun avantajlarını fark eden kurumların sayısı arttıkça iş akışı otomasyonu pazarı büyümeye devam ediyor. Teknolojinin giderek daha karmaşık hale gelmesiyle daha fazla kurum basitleştirilmiş ve etkili çalışma yöntemleri oluşturmak için iş akışı otomasyonu kullanıyor, birçok sektörde köklü değişiklikler yapılıyor ve kurumlar kendi pazarlarında rekabet avantajı elde ediyor.

Beş kolay adımda etkili iş akışı otomasyonu

Doğru yazılımla manuel işlemleri otomatik hale getirmek basit ve büyük oranda yararlı olabilir. Verimsiz, manuel görevleri etkili şekilde ortadan kaldırmak ve kurumunuzun çalışma şeklini dönüştürmek için hangi işlemlerin sizi yavaşlattığını bilmeniz gerekir.

İş akışlarınızı otomatikleştirmek için bu beş kolay adımı kullanın:

1. Süreçlerinizi seçin. Verimsiz, aşırı karmaşık veya yüksek maliyetli yordamları tanımlayın. Bunları derecelendirin ve otomasyon için en iyi adayları seçin.
2. Araştırmanızı yapın. Diğer kurumlar benzer süreçleri nasıl otomatikleştirdi? Otomatikleştirilmiş iş akışları oluşturma ve uygulama seçeneklerinizi göz önünde bulundurun: BT uzmanlarından yardım isteyecek misiniz veya kurumunuzdaki amatör geliştiriciler kendi güçlü otomatik iş akışlarını oluşturmak için az kod gerektiren bir çalışma alanı otomasyon aracı kullanabilir mi?
3. Değişikliği yönetin ve benimsemeyi teşvik edin. Yeni iş akışlarını başlattıktan sonra, bunların kurum genelinde benimsendiğinden emin olmak önemlidir: Otomatik iş akışlarını kullanan kişi sayısı arttıkça bu iş akışları daha verimli olacaktır.
4. Çalışanlarınızla iletişim kurun ve onları eğitin. Herkesin, çalışmalarını kolaylaştırmak için yeni araçların kullanımda olduğunu bildiğinden emin olun. Benimsemeyi kolaylaştırmak için gereksinim duydukları belgeleri ve eğitimi sağlayın.
5. Değerlendirin ve iyileştirin. Yeni süreçlerinizin başarısını ölçmeye hemen başlayın. Önceden belirlenmiş ana performans göstergelerini (KPI'lar) izleyerek yeni otomatik iş akışlarınızın etkililiğini daha net görebilir ve uygun ayarlamaları yapabilirsiniz.

İş akışı otomasyonu yazılımıyla zekayı destekleyin

Artık iş akışı otomasyonunun ne olduğunu bildiğinize göre bunu nasıl elde edebileceğinizi ve oluşturmanızı sağlayacağı değeri düşünün. İşi akışı otomasyonunu kurumunuza getirmenin en kolay yolu, iş akışı otomasyonu yazılımı veya bulut tabanlı iş akışı otomasyonu hizmeti kullanmaktır.

Doğru kişilere güç sağlayın

Bu teknolojiler, işinizi en iyi şekilde bilen kişilere yenilikçi iş akışları geliştirmek için güç sağlar: Çalışanlarınız, otomasyonla hızlandırılabilecek ve iyileştirilebilecek süreçleri ilk deneyimleyen kişilerdir. Bu, zor olmak zorunda değildir. Birçok kurumda, neredeyse her çalışan güçlü iş akışları oluşturmak için az kod gerektiren veya kod gerektirmeyen otomasyon teknolojisini kullanabilir.

Sezgisel, kullanımı kolay ve esnek bir iş akışı otomasyonu çözümü bulmak önemlidir. İdeal olarak, iş akışlarınıza bir dizi uygulama dahil etmenize olanak tanıyan önceden oluşturulmuş bağlayıcılar kullanan bir teknolojiyi tercih edebilirsiniz. İş süreçlerini en iyi duruma getirmenin diğer bir yolu mühendislere, sıradan kurum kullanıcılarına veya kurum liderlerine bağlantıda kalmaları, üretken şekilde çalışmaları ve fırsatları yakalamaları için profesyonel geliştiricilere gerek olmadan ihtiyaç duydukları mobil uygulamaları oluşturma konusunda yardımcı olan az kodlu uygulama geliştirme teknolojisi kullanmaktır.

Bulutta iş akışları

Bulut tabanlı otomasyon araçlarının, şirket içi karşılıklarına göre geliştirilmiş ölçeklenebilirlik ve yüksek derecede güvenlik gibi avantajlar sunabileceğini unutmayın. Ayrıca, iş akışı otomasyonu yazılımının, otomatik iş akışları performansının daha kolay izlenmesini sağlamak için kurumunuzdaki mevcut iş analizi araçlarıyla birlikte çalışması gerekir.

Son olarak, mobil özelliklere sahip iş akışı otomasyonu yazılımı, çalışanların iş akışlarını istedikleri zaman, istedikleri yerden güvenli şekilde otomatikleştirmesini sağlar.

İşleyiş şekli

İş akışı otomasyonuyla, kullanıcılar bir dizi eylem için bir tetikleyici ayarlar. Örneğin, yeni bir çalışan işe alındığında, o çalışana bir karşılama e-postası göndermek ve yeni işe alım belgelerini doldurma sürecinde rehberlik sağlamak için otomatik iş akışı oluşturulabilir.

Kullanıcılar, genel iş süreçlerini tamamlamak için gerekli görev dizilerini tanımlar. Tanımdan sonra, belirtilen tetikleyici her gerçekleştiğinde otomatik iş akışı atanan eylemleri gerçekleştirir.