İş süreci otomasyonunun 6 avantajı

İş süreci otomasyonu nedir?

Kurumunuz her gün büyük miktarlarda veri işlediğinden ve birçok görevin üstesinden gelmeye devam ettiğinden takım üyeleriniz için hata paylarını ve gecikmeleri azaltmak ve verimsiz iş sistemlerini iyileştirmek daha zor hale gelebilir. İş süreci otomasyonu, kurumsal verimliliği ve üretkenliği artıran iş akışları oluşturmanıza, yönetmenize ve bu akışları en iyi duruma getirmenize olanak tanır.

İş süreci otomasyonu (BPA), normalde manuel ayarlarla tamamlanan günlük ve tekrarlanan iş süreçlerinin otomasyonudur. Çok düzeyli iş akışlarından basit müşteri yanıtlarına kadar uzanan BPA, tekrarlayan işleri tamamlayıp kağıtsız süreçlere hızlı ve verimli şekilde dönüştürme becerisi sunar. Böylece ürün geliştirme, satış, insan kaynakları ve daha birçok alanda aşırı miktarda ham veri ve belgeyle ilgilenen işleri otomatikleştirebilirsiniz. iş süreci yönetimi yazılımı (BPMS) eklemek, iş süreci otomasyonu kullanılarak oluşturulan tüm yeni iş akışlarını yönetmenize yardımcı olur.

BPA çözümü uygulamanın avantajları

Hangi süreçlerin otomatikleştirilebileceğini ve hangi süreçlerin otomatikleştirilemeyeceğini ve takımınız için dinamik bir iş akışının nasıl oluşturulacağını anladığınızda iş süreci otomasyonu yazılımının sunduğu avantajlardan yararlanabilirsiniz. Kurumunuzun iş süreçlerinizi otomatikleştirerek elde edeceği en önemli altı avantaj şunlardır:

1. İyileştirilmiş verimlilik ve üretkenlik. Hata olasılıklarını ortadan kaldıran yeni bir otomasyon çözümü ekleyerek işinizi anında daha akıcı ve daha az hatayla gerçekleştirebilirsiniz. Takımınızın günlük olarak gerçekleştirdiği ağır ve zahmetli manuel süreçleri kaldırarak görevlerdeki performans sorunlarını giderir ve departmanlar, takım üyeleri ve kuruluşunuzdaki herkes arasındaki daha üst düzey iş süreçlerini hızlandırırsınız.
2. Daha az zaman ve maliyet. Otomasyon kurumunuzun, özellikle sorumluluklarını yerine getirirken manuel evrak işleriyle uğraşan takımlar için maliyetleri düşürmesine ve karlılığı artırmasına yardımcı olur. Süreçleri otomatikleştirmek, dahili operasyonlarınızı hızlandırdığından bu süreçleri tamamlamak için gereken kaynaklarda paradan ve zamandan kolaylıkla tasarruf edebilir ve daha önce manuel işlerle uğraşan çalışanları daha önemli konularda yeniden görevlendirebilirsiniz.
3. Basit veri ve belge yönetimi. Manuel süreçler kullanıldığında, çalışanlar yazılı iletişimlerin, elektronik tabloların ve yazdırılan veya e-postalar arasında iletilen diğer belgelerin izini kaybedebilir. Ayrıca, bilgileri bir veri kaynağından diğerine taşımak veya başka bir veri kaynağından hesaplama yapmak zorunda olmak, insanlardan kaynaklanan hata olasılığının artmasına ve daha fazla zaman harcanmasına yol açar. Süreç otomasyonu, tüm belgelerinizin ve verilerinizin tek bir yerde barındırılması ve belge yönetiminin düzenlenmesi ve alınması kolay olacak şekilde kolaylaştırılması anlamına gelir.
4. Görünürlük ve şeffaflık. Otomasyon çözümleri, en iyi uygulamaların takip edilmesini ve yönetimin uygulanmasını sağlamaya yardımcı olduğundan takımınıza ek destek sağlamanız gerekmez. Veri toplama, raporlama ve analiz özellikleri sayesinde, daha bilgiye dayalı kararlar alabilmek için herkesin o sırada ne üzerinde çalıştığı hakkında görünürlük ve şeffaflık sunan veri panolarını görüntüleyebilirsiniz.
5. Süreç standartlaştırma ve uyumluluk. Otomasyon süreçlerinde, kimlerin belgelerde değişiklik yapabileceği veya belgeleri güncelleştirebileceği konusunda katı yönergeler vardır ancak takım üyeleriniz bunlara her zaman uymayabilir. BPA kullanıldığında, süreç zaten sistemde yerleşik olduğundan eksik adımlar hakkında endişelenmeniz gerekmez. Doğru bilginin doğru zamanda doğru kişiye yönlendirilmesini sağlayan etkili bir dijital iş akışı otomasyonu oluşturabilirsiniz. Bu, aynı zamanda kurumların adları, tarihleri ve atama ayrıntılarını sorunsuz şekilde günlüğe kaydederek kimlerin hangi verileri kullandığını takip edebileceği anlamına gelir. Bu bilgilerin belgelenmesi, denetim kayıtları oluşturma ve uyumluluk sağlama konusunda da size yardımcı olur.
6. İyileştirilmiş personel ve müşteri memnuniyeti. Sürecinize otomatik bir çözüm eklemek çalışanlarınızın günlük sorumluluklarının çoğunu hatasız şekilde kolayca tamamlayabilmesini ve daha mutlu olmasını sağlar. Otomasyon, çalışanların başarılı olabileceği sorunsuz bir ortam sağlar. Yönetici onayları daha hızlı gerçekleştirilir ve bu şekilde çalışanlarınız motive eden ve iş kararlarına yenilik getiren daha önemli projelere odaklanabilir. Üstelik müşterileriniz de daha mutlu olur. Müşterileriniz daha doğru ve daha tutarlı veriler alacağından son üründen veya sonuçlardan daha memnun kalacaktır.