RPA aracı nedir?

Robotik süreç otomasyonu (RPA), tekrarlayan ve manuel görevleri otomatikleştirmek amacıyla grafik kullanıcı arabirimi (GUI) içinde insan etkileşimini taklit etmek için yazılım botları kullanır ve zamandan tasarruf etme ve daha az çaba olanağı sunarak kurumları birçok dertten kurtarır. RPA aracı, belirlenen görevleri mantıksal bir sırada gerçekleştirmek amacıyla iş akışlarını tanımlamak ve botları yapılandırmak üzere kullanılan bir yazılımdır. Bir robot, GUI'de gerçekleşen çok adımlı süreçleri daha hızlı ve hatasız şekilde gerçekleştirebilir. Bu nedenle, robotik süreç otomasyonu aracı hataya açık manuel iş akışlarını hızlandırmanıza ve çalışanların daha yüksek değerli görevlerde çalışabilmesini sağlamanıza yardımcı olur.

Örneğin, İK departmanınız tatil isteklerini işleme şeklini otomatikleştirmek için bir RPA aracı dağıtabilir. Bir RPA botu, her isteği işlemek için beş dakika harcayan bir çalışan yerine, şirketin kurumsal kaynak planlama sisteminden verileri çıkarabilir ve isteği başka bir sisteme (API'leri olmayanlar bile) daha hızlı ve hatasız bir şekilde işleyebilir.

Robotik süreç otomasyonu aracının oluşturduğu botlar, dijital ekranlardan bilgi kopyalayarak (ekran kazıma) veya API'leri kullanarak atanmış eylemler gerçekleştirebilir ve diğer sistemlerle etkileşime girebilir. Örneğin, kurumunuz uygulamalara giriş yapan, dosya ve klasörleri işleyen, içeriği kopyalayıp yapıştıran, formları tamamlayan, yapılandırılmış verilerle çalışan ve hatta diğer uygulamalarla etkileşimde bulunan botlar oluşturmak için bir RPA aracı kullanabilir.

RPA araçlarını benimsemenin avantajları

Bir RPA aracı dağıtan herhangi bir kuruluş, aşağıdaki avantajlardan bazılarını veya hepsini deneyimlemeyi bekleyebilir:

• İnsan kaynaklarının daha iyi kullanılması. RPA, çalışanları veri girişi gibi yinelenen ve düşük değerli görevlerden kurtarır, böylece çalışanlar kuruma daha fazla değer sağlayan işlere odaklanabilirler.
• Geliştirilmiş müşteri temas noktaları. RPA, müşteriye yönelik süreçleri hızlandırmak için kullanıldığında, eklenen verimlilik müşteri deneyimini geliştirir ve sadakati artırır.
• Daha düşük maliyetler. RPA botları, insanların yaptığı işleri çok daha düşük maliyetle gerçekleştirir.
• İş akışı yönetiminizi anlamak için geliştirilmiş analizler. Her bot, işlevlerini ne kadar etkili bir şekilde gerçekleştirdiğini izleyebilmeniz için etkinliklerinin bir günlük dosyasını oluşturur.
• Geliştirilmiş ölçeklenebilirlik. Bir grup otomatik botun kapsamını ve erişimini ölçeklendirebileceğiniz şekilde bir çalışan ekibini ölçeklendirmek mümkün değildir. RPA yazılımı kullandığınızda, benzer ancak kısmen farklı bir dizi prosedür gerçekleştirmek için botlar, kolayca çoğaltılabilir ve programlanabilir.
• Daha iyi güvenlik. RPA botları oturumu açmayı asla unutmaz. Ayrıca "zaman aşımı" ayarlanabilir, böylece sistemleriniz gerektiğinde erişilemez hale gelebilir ve kötü amaçlı bilgisayar korsanlarına karşı güvenlik açıkları azaltılır.

RPA araçları diğer süreç otomasyon çözümleriyle karşılaştırıldığında nasıldır?

RPA araçlarının diğer iş akışı otomasyon çözümleriyle karşılaştırıldığında avantajını anlamak için otomasyon ve RPA arasındaki farkı anlamak gerekir. İş akışı otomasyonu, bir iş sürecindeki manuel adımları azaltmak için teknolojiyi kullanır ancak yine de bir kişinin işlemi tamamlamasını gerektirir. RPA araçları, insan müdahalesine gerek kalmaması için GUI üzerinden çalışacak robotlar oluşturur. Bunlar, insanların hala görevleri başlatması gereken süreçlere katılabilir veya tam otomatikleştirilmiş katılımsız işlemler olabilir.

RPA araçları çok az kodlama gerektirir veya hiç kodlama gerektirmez ve botlar, çalışanların kullandığı altyapıyı ve çözümleri kullandığından, temel mimarinizi değiştirmeniz gerekmez. İşletme kullanıcıları RPA çözümlerine yön verir. Aslında, bazı RPA çözümleri, her gün çalıştıkları manuel süreçleri otomatikleştirebilen amatör geliştiriciler (teknik geçmişi olmayan çalışanlar) için tasarlanmıştır. BT ekibinin minimum dahil olması veya hiç dahil olmamasıyla, geleneksel geliştirme maliyetlerini ödemeden operasyonları optimize edebilir ve çalışan memnuniyetini artırabilirsiniz.

RPA ayrıca geleneksel süreç otomasyonu araçlarından aşağıdaki şekillerde farklıdır:

• Geleneksel otomasyon süreçleri, bir teknoloji altyapısının bir kısmını veya tamamını değiştirmeyi gerektirebilir. RPA botları, GUI'de çalışır ve diğer sistemlerle insanların kurduğu şekilde etkileşime girer.
• RPA botları, birden fazla uygulama için işlemleri otomatikleştirebilecek kadar esnektir.
• RPA botları veri girişi gibi yinelenen, genel işlemlere yönelik olduğundan, tek bir işlem için tasarlanmış bir iş akışı çözümünden ölçeklenebilir ve daha kolay yükseltilir.

RPA yazılımı yineleyen, kural tabanlı iş akışlarının verimliliğini artırarak değer yaratırken bazı işlemlerin çalışanlarınıza bırakılması en iyisidir. Genel olarak, çok sayıda yapılandırılmamış veri veya grafiksel bilgi kullanan ve hızla değişen parametrelere bağlı olan süreçlerin yönetilmesinin yaratıcı çalışanlarınıza bırakılması en iyi uygulamadır.

RPA'nın günümüzdeki ve gelecekti rolü

Günümüzde, kurumların RPA yazılımını kullanmayı öğrenmesiyle ve zaman ve maliyet tasarrufu gibi sunduğu avantajları ilk elden deneyimlemesiyle RPA yazılımları daha görünür hale geliyor. Ancak tüm teknolojiler gibi RPA da iş gereksinimleri değiştikçe daha karmaşık hale gelecek ve değişecek. RPA araçlarının gelişmesine yönelik birkaç tahmin şu şekildedir:

• Yapay zeka ile daha derin entegrasyon. RPA geliştikçe kurumlar büyük olasılıkla, bazı kurumların çoktan yaptığı gibi yapay zeka, makine öğrenimi ve hatta Nesnelerin İnterneti (IoT) gibi üst düzey teknolojileri benimsemenin yeni yollarını keşfedecektir. Hiper otomasyon veya akıllı otomasyon, RPA araçlarının gerçekleştirebileceği görev türlerini artırır ve onlara çeşitli karmaşık görevleri otomatikleştirme gücü verir.
• Daha karmaşık otomasyonlar. Kurumlar, her türlü sıradan görevi otomatikleştirmek için RPA kullanır ancak yapay zeka ve makine öğrenimi ile birleştirmek, kolaylaştırabilecek yepyeni bir görev yelpazesini ortaya çıkaracaktır. Örneğin, kurumlar şu anda belgeleri dijitalleştirmek için RPA araçlarını kullanabilir ancak yapay zeka eklenmiş RPA araçları da belgelerin içeriğini anlayabilir, bunları hatasız ve verimli bir şekilde sınıflandırabilir.
• Daha uygun maliyetli ve daha erişilebilir. RPA araçları piyasaya ilk çıktığında, bunlara erişmek daha zordu ve maliyetli olabiliyordu. Ancak RPA yazılımına olan talep arttığı için artık daha fazla kurum bu yazılımı sunuyor. Daha fazla seçenek mevcut olduğunda, fiyatların düşmesi ve özelliklerin daha rekabetçi hale gelmesi olasıdır..

RPA yazılımının önemli işlevleri

Birçok RPA aracı, artık tüm çeşitli özellikleriyle piyasada sunulmaktadır. Ancak iyi bir RPA yazılımının sunması gereken minimum temel işlevler şu şekildedir:

• Birlikte çalışabilirlik. RPA yazılımınız; mevcut masaüstü uygulamalarınızla, web uygulamalarınızla ve diğer ana yazılım uygulamalarınızla çalışmalıdır. Ayrıca sistem API'lerine bağlanıp veritabanlarına okuma/yazma işlemi de yapabilmelidir.
• Verileri genişletme. Yazılımınız web sitelerinden ve sosyal medyadan veri ayıklayabilmelidir.
• Farklı veri türlerini işleme. Yazılımınızın veri ayıklayabilmesi ve veri girişi yapabilmesi, birden çok kaynaktaki verileri birleştirebilmesi ve eğer/değilse gibi koşullu deyimleri izlemesi önemlidir.
• Programlama arabirimleri. Programlanabilir bir arabirim önemlidir. RPA yazılımı, botların karar vermek için yapılandırılması amacıyla akıllı ve bilişsel özellikler sunarak kurumunuzun daha verimli çalışmasını sağlayabilir. Örneğin, botlar BT destek biletlerine yanıt vermeye yardımcı olarak BT ekibinin bazı yönetim işleri yükünden kurtulmasını sağlayarak başka işlere odaklanmasına yardımcı olur. Bazı yazılım seçenekleri, programlama botları için kod içermeyen yöntemler de sağlar, ancak tüm RPA araçlarının, farklı uygulama türleri, e-postalar, dosyalar ve klasörlerle etkileşimde bulunabilmesi gerekir.

RPA yazılımını seçme ve yazılımla çalışma

Kullanılabilir RPA araçlarını değerlendirmeye başladığınızda, otomatikleştirmeyi planladığınız işlem türleri konusunu da aklınızda tutun. Farklı denetimler ve komutlar, özelliklerini kullanan her robotik süreç otomasyonu aracında yerleşiktir; bu nedenle iş akışı otomasyon hedeflerinize uyduklarından emin olun. Ayrıca, yeniden kullanılabilir bileşenleri bulmayı deneyin ve botlarınızın mevcut sistemlerinizde kolayca çalışabileceğinden emin olun.

Kuruluşunuz için doğru RPA yazılımını seçerken aşağıdaki ölçütleri dikkate alın:

• Kullanımı kolay. RPA yazılımı, otomasyon oluşturmak ve sonra da RPA yazılımında bir iş akışı yapılandırmak için sınırlı programlama becerileri olan bir kişi için yeterince kolay olmalıdır. BT becerileriyle geliştiricilerin iş akışlarını otomatikleştirmek için kullanabileceği bazı az kod gerektiren RPA teklifleri bile vardır. Seçtiğiniz yazılımlar, yerleşik, genişletilebilir komutlar, sihirbazlar ve GUI'ler sunmalıdır.
• Esnek. Yazılım, özelleştirme amacıyla satıcıya ek ödeme yapmak zorunda kalmadan özel özellikleri yapılandırmanızı sağlar. Ayrıca, tutarlı performansı korurken farklı kullanım örneklerini ve değişen veri miktarlarını işleyebilmelidir.
• Ölçeklenebilir. RPA yazılımı, kurumunuzun operasyon gereksinimlerini karşılamak ve güncelleştirmeleri barındırmak için hızlı bir şekilde ölçeklendirmelidir. Yazılımın ayrıca birden çok bot ve birden fazla iş akışını da çalıştırabilmesi gerekir.

Endüstrilerin RPA yazılımını kullanma şekli

Tüm kurum türleri RPA yazılımından yararlanmanın bir yolunu buldu. Örneğin, sağlık gibi endüstriler, randevular oluşturmak, hasta veri girişi yapmak, talepleri işlemek ve faturalandırmayı yönetmek için RPA kullanabilir. Aşağıda, bazı endüstrilerin, süreçlerini dönüştürmek için RPA araçlarını nasıl kullandığı açıklanmaktadır:

• Perakende. Siparişleri güncelleme, ürünleri sevk etme ve sevkiyatları izleme.
• Telekomünikasyon. İzleme, dolandırıcılık verileri yönetimi ve müşteri verilerini güncelleştirme.
• Bankacılık. İş verimliliklerini, veri doğruluğunu ve güvenliği geliştirme.
• Sigorta. İş süreçlerini yönetme, müşteri verilerini girme ve uygulamaları çalıştırma yardımı.
• Üretim. Tedarik zinciri süreçleri, malzemeler için faturalama, müşteri hizmetleri ve desteği ile yönetim alanlarında yardım.

RPA araçlarının sınırlamaları

RPA yazılımı birçok avantaj sağlar, ancak her şeyi yapamaz. Teknoloji gelişmeye devam etse de hala en iyi çalışma şekli, diğer teknolojiler ağının parçası olarak çalışmasıdır. Bu da henüz her operasyonel zorluğu çözebilecek kapsamlı bir çözüm olmadığı anlamına gelir.

Şimdilik RPA, yapılandırılmış verilerle veya önceden belirlenmiş bir veri modelini izleyen bilgilerle en iyi sonucu veren kural tabanlı bir teknolojidir. Başarılı bir şekilde çalışması için botları, yapmak istediklerinizi yapacak şekilde programlamanız gerekir ve botlar yalnızca bu parametreler altında çalışır. Yapay zeka veya makine öğrenimi teknolojileriyle katman oluşturmadığınız sürece, RPA çözümünüz erişim sahibi olduğu içeriği anlamayan veya yorumlamayan, yalnızca atadığınız kuralları takip etme özelliğine sahip bir yazılım olur.

Örneğin, bir RPA aracının faturalardaki veya başka belgelerdeki bilgileri işlemesi için, belgelerin tümünün aynı biçime sahip olması gerekir. Araç, biçimden sapan dosyaları işleyemez. Bu nedenle, RPA araçları, yapılandırılmamış veriler veya önceden tanımlanmış bir veri modelini izlemeyen bilgiler için uygun değildir.

Ek olarak, RPA araçları öğrenmez veya uyum sağlamaz. İş süreçleriniz değiştiğinde, botlarınızı yeni süreçlerle çalışacak şekilde yeniden programlamanız gerekir ve bu zaman kaybına yol açabilir. RPA aracınız yeni süreçlerinizle uyumlu değilse yatırımınız kısa ömürlü olabilir. Bu sorunu önlemek için bir RPA aracını benimsemeden önce süreçlerinizin ve teknolojilerin değişme olasılığını göz önünde bulundurun.

RPA araçlarıyla başarı elde etmeye nasıl yardımcı olunUr?

Diğer teknolojiler gibi, RPA yazılımındaki başarınız da bunu nasıl uyguladığınıza bağlıdır. En iyi araçlar bile temelinden bozuk olan bir süreci düzeltemez, bu nedenle hangi görevleri otomatikleştireceğinizi iyice düşünmek önemlidir. Belirli, ölçülebilir bir hedef göz önünde bulundurularak doğru bağlamda uygulanan doğru RPA aracı, kurumunuzda verimliliğin nasıl göründüğünü yeniden tanımlayabilir. Süreçlerinizi otomatikleştirmek için RPA teknolojisini kullanmaya başlarken aşağıdaki en iyi uygulamaları aklınızda bulundurun:

• Otomatikleştirmek istediğiniz süreci bilin. Hangi görevlerin RPA'ya en uygun olduğunu bulmak için tüm operasyonel süreçlerinizi denetleyin. RPA araçlarının genellikle bilgileri anlayamadığını unutmayın, bu nedenle yapay zekayı dahil etmeyi planlamadığınız sürece, parametreleri açıkça tanımlamış ve randevu planlama veya faturaları işleme gibi çok fazla insan katılımına veya gözetimine ihtiyaç duymayan bir süreç seçin. Microsoft Power Automate gibi bazı yazılımlar otomatikleştirmek için doğru süreçleri belirlemenize yardımcı olacak özellikler sunar.
• Doğru aracı seçin. Otomatikleştirmek istediğiniz süreçleri belirledikten sonra, bu tür işleri en iyi destekleyen araçları bulun. Tüm araçların farklı güçlü yönleri vardır, bu nedenle bunları özelliklere, fiyata, uygulama kolaylığına ve mevcut yazılımınızla ne kadar iyi çalıştıklarına göre değerlendirin.
• Çalışanlarınızı eğitin. Personelinize RPA aracınızı nasıl kullanacaklarını ve nihayetinde nasıl değiştireceklerini veya sürdüreceklerini öğretmek, bu aracın sürekli değer sağlaması ve kurum çapında benimsenmesi için harika bir yoldur.
• Sonuçlarınızı ölçün. Uygulamadan önce ve sonra; çalışan üretkenliği, veri alımının doğruluğu, zamanlanan randevu sayısı veya işlenen belgeler gibi temel performans göstergelerini (KPI'lar) izleyin. Uygulamadan sonra KPI'larınızın iyileşmemesi yanlış işlemleri seçtiğinizin veya botlarınıza yanlış parametreler verdiğinizin bir işareti olabilir.