Почему компании внедряют средства RPA

Что такое решение RPA?

В роботизированной автоматизации процессов (RPA) используются программные боты, чтобы эмулировать взаимодействие человека с графическим интерфейсом и таким образом автоматизировать повторяющиеся ручные задачи, экономить рабочее время и усилия. Средство для роботизированной автоматизации процессов (RPA) — это программное обеспечение, в котором можно определять рабочие процессы и настраивать ботов для выполнения назначенных задач в логической последовательности. Роботы выполняют любые многоэтапные процессы, которые происходят в графическом интерфейсе, быстрее и без ошибок. Они ускоряют выполнение ручных сопровождающихся частыми ошибками операций, чтобы сотрудники могли сосредоточиться на более важных задачах.

Например, с помощью решения RPA отдел кадров может автоматизировать обработку заявлений на отпуск. Сотруднику на обработку каждого заявления требуется 5 минут. Бот же извлекает данные из системы планирования ресурсов предприятия, а затем быстро и без ошибок обрабатывает заявку в другой системе (даже без API).

RPA-боты могут выполнять назначенные действия и взаимодействовать с другими системами путем копирования информации с цифровых дисплеев (анализ экранных данных) или через API-интерфейсы. Например, в решении RPA можно создавать ботов, которые входят в приложения, управляют файлами и папками, копируют и вставляют контент, заполняют формы, работают со структурированными данными и даже взаимодействуют с другими приложениями.

Преимущества внедрения решений RPA

Организации, внедрившие средство RPA, получают следующие преимущества:

• Более эффективное использование человеческих ресурсов. Роботизированная автоматизация процессов освобождает сотрудников от повторяющихся рутинных задач, чтобы они могли сосредоточиться на более важных бизнес-задачах.
• Улучшение взаимодействия с клиентами. Роботизированная автоматизация процессов ускоряет взаимодействие с клиентами и делает его эффективнее. В результате повышается качество обслуживания и лояльность клиентов.
• Снижение затрат. RPA-боты выполняют работу людей с минимальными затратами для организации.
• Улучшение аналитики и управления рабочими процессами. Каждый бот создает файл журнала своих действий. С его помощью вы можете отслеживать, насколько эффективно бот выполняет свои функции.
• Улучшение масштабируемости. Набирать сотрудников дольше, чем создавать автоматизированных ботов. В решении RPA ботов легко копировать и программировать на выполнение похожих процессов.
• Усиление безопасности. Боты никогда не забывают выйти из системы. Вы также можете настраивать, когда у ботов не должно быть доступа к системам, чтобы снизить риски атак хакеров.

Отличия между решениями RPA и другими инструментами для автоматизации процессов

Чтобы понять преимущество решений RPA перед другими инструментами для автоматизации рабочих процессов, нужно понимать разницу между автоматизацией и RPA. Автоматизация рабочих процессов сокращает количество выполняемых вручную шагов в бизнес-процессе, но для его завершения по-прежнему требуется вмешательство человека. С помощью решений RPA вы создаете роботов, которые работают через графический интерфейс и не требуют вмешательства человека. Процессы могут быть двух типов: сопровождаемыми, в которых люди по-прежнему должны инициировать задачи, и несопровождаемыми, которые выполняются полностью автоматически.

Решения RPA не требуют или практически не требуют программирования, а поскольку боты используют ту же инфраструктуру и инструменты, что и сотрудники, вам не нужно изменять свою базовую архитектуру. Применение решений RPA инициируют бизнес-пользователи. Некоторые из таких решений предназначены для разработчиков-любителей — сотрудников без технического образования, способных автоматизировать ручные процессы, с которыми они сталкиваются каждый день. Без затрат на традиционную разработку и с минимальным привлечением ИТ-специалистов (или вовсе без него) вы сможете оптимизировать бизнес-процессы и повысить удовлетворенность сотрудников.

Вот еще несколько критериев, по которым решения RPA отличаются от традиционных инструментов для автоматизации процессов:

• Традиционные процессы автоматизации могут требовать частичного или полного изменения технологической инфраструктуры. RPA-боты работают в графическом интерфейсе и взаимодействуют с другими системами так же, как люди.
• RPA-боты очень гибкие и могут выполнять различные функции.
• RPA-боты выполняют повторяющиеся типовые процессы, такие как ввод данных. Они масштабируются, и их проще обновлять по сравнению с решениями, ориентированными на выполнение одного процесса.

Решения RPA повышают эффективность работы за счет автоматизации повторяющихся основанных на правилах рабочих процессов. И в этом из ценность. Однако некоторые процессы лучше доверять своему персоналу. Это, в частности, нестандартные процессы, которые используют большие объемы неструктурированных данных или графической информации и которые зависят от быстро меняющихся параметров.

Роль RPA сегодня и в будущем

Решения RPA сейчас на виду. Многие компании учатся применять эту технологию и анализируют ее преимущества, например в плане экономии времени и средств. Однако, как и все технологии, решения RPA становятся более сложными и будут меняться по мере изменения потребностей бизнеса. Вот некоторые прогнозы относительно того, как могут измениться решения RPA:

• Более глубокая интеграция с ИИ. По мере развития RPA компании будут искать новые способы сочетания этой технологии с другими технологиями нового поколения, такими как ИИ, машинное обучение и даже Интернет вещей (IoT). Некоторые уже активно работают над этим. Гиперавтоматизация или интеллектуальная автоматизация расширяет возможности решений RPA, открывая возможности для автоматизации множества сложных операций.
• Автоматизация более сложных задач. С помощью RPA организации автоматизируют все типы рутинных задач. Если объединить эту технологию с искусственным интеллектом и машинным обучением, открывается целый ряд новых более сложных задач. Например, сейчас компании используют решения RPA для оцифровки документов, но с ИИ эти решения также смогут анализировать содержание документов и эффективно классифицировать его без ошибок.
• Дешевле и доступнее. Когда решения RPA только появились на рынке, внедрить их было трудно и дорого. Теперь спрос вырос, и подобные решения предлагают все больше компаний. С увеличением выбора цены на решения RPA снижаются, а функции становятся более конкурентоспособными.

Основные возможности решений RPA

Сейчас на рынке представлено множество разнообразных решений RPA. Хорошее решение RPA должно предлагать как минимум следующие возможности:

• Совместимость. Решения RPA должны работать с имеющимися классическими и веб-приложениями, а также другим ключевым программным обеспечением. Они также должны уметь подключаться к системным API, записывать данные в базы данных и считывать их.
• Обогащение данных. Ваше решение должно уметь извлекать данные с веб-сайтов и социальных сетей.
• Обработка различных типов данных. Важно, чтобы ваше решение могло извлекать и вводить информацию, объединять данные из нескольких источников и следовать условным операторам, таким как if/else.
• Программные интерфейсы. Наличие программного интерфейса важно. Решения RPA могут предоставлять интеллектуальные или когнитивные возможности, которые позволяют настраивать ботов для принятия решений и помогают вашей компании работать эффективнее. Например, боты могут обрабатывать обращения в службу поддержки. Это избавляет ИТ-специалистов от некоторых административных задач, чтобы они могли сосредоточиться на другой более важной работе. Некоторые решения даже позволяют создавать ботов без программирования, но для всех решений RPA важно взаимодействовать с различными типами приложений, электронной почты, файлов и папок.

Выбор решения RPA и работа с ним

При выборе решения RPA учитывайте процессы, которые вы планируете автоматизировать. В каждом решении доступны различные элементы управления и команды, которые определяют его возможности. Убедитесь, что предлагаемые функции соответствуют вашим целям автоматизации бизнес-процессов. Кроме того, постарайтесь найти многоразовые компоненты и проверьте, что боты смогут легко работать в текущих системах.

При выборе подходящего решения RPA для своей организации учитывайте следующие критерии:

• Простота использования. Решения RPA должны быть достаточно простыми, чтобы сотрудник с ограниченными навыками программирования мог создать автоматизацию, а затем настроить рабочий процесс. С помощью некоторых решений даже разработчики-любители без ИТ-навыков могут автоматизировать рабочие процессы. Каждое решение RPA должно предлагать мастеры, расширяемые команды и графический интерфейс.
• Гибкость. За настройку пользовательских функций в решениях RPA не должна взиматься дополнительная плата. Кроме того, эти решения должны обрабатывать различные сценарии и объемы данных со стабильной производительностью.
• Масштабируемость. Решения RPA должны быстро масштабироваться, чтобы соответствовать вашим бизнес-требованиям и адаптироваться к изменениям. Они также должны иметь возможность запускать несколько ботов и рабочих процессов.

Как решения RPA используют в различных отраслях

Решения RPA приносят пользу для самых разных компаний. Например, в здравоохранении технологию RPA используют для планирования приемов, записи данных о пациентах, обработки заявок и управления выставлением счетов. Вот как решения RPA применят в других отраслях:

• Торговля. Обновление заказов, доставка товаров и отслеживание отправлений.
• Телекоммуникации. Мониторинг, управление данными о мошенничестве и обновление данных о клиентах.
• Банки. Повышение эффективности работы, точности данных и безопасности.
• Страхование. Управление рабочими процессами, ввод данных о клиентах и помощь в запуске приложений.
• Производство. Помощь с процессами цепочки поставок, выставление счетов за материалы, обслуживание и поддержка клиентов, а также администрирование.

Ограничения решений RPA

Решения RPA предлагают множество преимуществ, но пока способны автоматизировать не все задачи. Эта технология еще только развивается и зависит от интеграции с другими технологиями. RPA еще только предстоит стать комплексным решением, которое сможет решать все операционные задачи.

Сейчас RPA — это технология на основе правил. Она лучше всего работает со структурированными данными или информацией, которая соответствует заранее определенной модели данных. Чтобы извлечь выгоду из этой технологии, вы должны запрограммировать ботов на выполнение конкретных действий в рамках заданных параметров. Если не используются технологии искусственного интеллекта или машинного обучения, ваше решение RPA способно только следовать установленным правилам. Оно не анализирует и не интерпретирует обрабатываемое содержимое.

Например, чтобы средство RPA обрабатывало информацию из счетов-фактур или других документов, все эти документы должны иметь один и тот же формат. Это средство не может обрабатывать файлы разных форматов. По этой причине решения RPA не подходят для неструктурированных данных или информации, которая не соответствует заранее определенной модели данных.

Кроме того, решения RPA не учатся и не адаптируются. В случае изменения бизнес-процессов вам придется перепрограммировать ботов, что может занять много времени. А если средство RPA несовместимо с новыми процессами, ваши вложения в него могут оказаться неоправданными в долгосрочной перспективе. Чтобы избежать этой проблемы, перед внедрение решения RPA подумайте, насколько вероятно, что ваши процессы и технологии изменятся.

Как добиться успеха с помощью решений RPA

Как и с любой другой технологией, успешность внедрения RPA зависит от области применения. Даже самые эффективные инструменты не могут исправить изначально неэффективные процессы, поэтому важно тщательно выбрать задачи для автоматизации. Эффективное решение RPA, применяемое в правильном контексте и с конкретной измеримой целью, может значительно повысить эффективность компании. Присматриваясь к технологиям RPA, учитывайте следующее рекомендации:

• Определите процессы, требующие автоматизации. Проанализируйте работу своей организации и определите задачи, автоматизация которых принесет пользу. Помните, инструменты RPA не "понимают" информацию. Если вы не планируете использовать возможности ИИ, выбирайте процессы, которые не выходят за пределы четко определенных параметров и не требуют участия сотрудников или контроля с их стороны. Например, планирование встреч или обработку счетов. Некоторые решения, как Microsoft Power Automate, предлагают помощь в определении требующих автоматизации процессов.
• Выберите правильный инструмент. Определив требующие автоматизации процессы, важно выбрать подходящий для этого инструмент. Все инструменты имеют различные преимущества. При оценке учитывайте такие качества, как функционал, цена, простота внедрения и совместимость с имеющейся инфраструктурой.
• Обучайте сотрудников. Научив сотрудников использовать, а впоследствии обновлять и исправлять решение RPA, вы обеспечите его стратегическую ценность и широкое применение по всей компании.
• Оценивайте результаты. Измеряйте ключевые показатели эффективности (КПЭ), например производительность сотрудников, точность приема данных, количество запланированных встреч или обработанных документов, до и после внедрения. Если после внедрения эти показатели не улучшаются, возможно, вы выбрали неправильные процессы или задали ботам неправильные параметры.