Человек проводит презентацию

Как работать эффективнее благодаря автоматизации бизнес-процессов

Почти все специалисты — от сотрудников службы поддержки клиентов до генеральных директоров — тратят большую часть своего рабочего дня на непродуктивные, избыточные ручные процессы, которые можно автоматизировать. Такие задачи снижают эффективность сотрудников на всех уровнях. Умные компании используют автоматизацию рабочих процессов — технологию, которая позволяет добиваться большего.

Автоматизация рабочих процессов лежит в основе современного управления бизнесом и определяется постоянно совершенствующимися технологиями и быстрыми инновациями. Все больше компаний внедряют автоматизацию и осознают ее преимущества. Поэтому рынок автоматизации рабочих процессов не стоит на месте. Он продолжает расти, технологии становятся все более распространенными и изощренными и все больше компаний используют автоматизацию рабочих процессов для упрощения и повышения эффективности работы, тем самым встряхивая все больше отраслей и создавая конкурентные преимущества на своих рынках.

Что такое автоматизация бизнес-процессов?

Внедрив подходящее для своей компании решение по автоматизации, вы переложите такие задачи, как ввод данных, публикация обновлений в социальных сетях и ответы по электронной почте, с сотрудников на программы. Это упростит работу, сэкономит время и снизит количество ошибок, а ваш персонал сможет сосредоточиться на более стратегически важной работе.

Вы даже можете автоматизировать оцифровку и оптимизировать бумажные бизнес-процессы, такие как пополнение складских запасов или обработка запросов на утверждение. Автоматизация повышает эффективность любых повторяющихся ручных рабочих процессов.

Эффективная автоматизация рабочих процессов за пять простых шагов

С подходящим решением автоматизировать ручные процессы просто и чрезвычайно полезно. Чтобы трансформировать работу своей компании, важно определить неэффективные ручные задачи, изучить все варианты автоматизации, внедрить автоматизацию, проводить обучение и оценивать результаты.

Чтобы автоматизировать свои бизнес-процессы, следуйте пяти простым шагам:

  1. Выберите процессы. Определите неэффективные, слишком сложные или дорогие процессы, затем проанализируйте их и выберите лучшие варианты для автоматизации.
  2. Проведите исследование. Изучите, как другие компании или учреждения автоматизировали подобные процессы. Рассмотрите все возможные варианты создания и развертывания автоматизированных рабочих процессов: приглашать ИТ-специалистов или обойтись решением с минимумом программирования и энтузиастами из числа сотрудников.
  3. Управляйте изменениями и внедрением. После запуска новых автоматизированных рабочих процессов важно внедрить их во всей компании — чем больше людей используют эти процессы, тем эффективнее будет работа.
  4. Общайтесь со своими сотрудниками и обучайте их. Убедитесь, что все сотрудники знают о внедрении новых решений, призванных упростить их работу. Предоставьте им документацию и проводите обучение.
  5. Оценивайте результаты и вносите корректировки. Сразу же начните измерять успех своих новых процессов. Отслеживания заранее определенные ключевые показатели, вы будете видеть эффективность автоматизированных рабочих процессов и сможете вносить соответствующие корректировки.

Повышайте качество работы с помощью решения для автоматизации бизнес-процессов

Теперь, когда вы знаете, что такое автоматизация рабочих процессов, подумайте, как ее реализовать и какую ценность это принесет. Самый простой способ — использовать для автоматизации рабочих процессов специализированное решение или облачную службу.

Расширьте возможности своих сотрудников

Эти технологии предоставляют вашим сотрудникам — людям, которые лучше всего понимают ваш бизнес, которые не понаслышке знают, какие процессы можно ускорить и улучшить с помощью автоматизации, — возможность легко разрабатывать инновационные рабочие процессы. Благодаря технологии автоматизации, которая не требует или практически не требует программирования, почти каждый сотрудник в любой компании может стать разработчиком и создавать мощные рабочие процессы.

Важно найти интуитивно понятное, простое в использовании и гибкое решение для автоматизации рабочих процессов.В идеале вам нужна технология со встроенными соединителями, которые позволят включать ряд приложений в рабочие процессы.

Еще один способ оптимизировать бизнес-процессы — предоставить инженерам, обычным пользователям и даже руководителям технологию с минимумом программирования, чтобы они могли самостоятельно без привлечения профессиональных разработчиков создавать мобильные приложения, которые помогут им оставаться на связи, продуктивно работать и реализовывать возможности.

Рабочие процессы в облаке

Помните, что облачные решения для автоматизации предлагают преимущества, которых нет у их локальных аналогов, в том числе повышенную масштабируемость и безопасность. Кроме того, решения для автоматизации должны работать вместе с имеющимися в вашей компании инструментами бизнес-аналитики. Это упростит мониторинг эффективности автоматизированных рабочих процессов.

Еще один важный аспект решения для автоматизации рабочих процессов — это мобильные возможности. Благодаря им сотрудники смогут в любое время и в любом месте безопасно автоматизировать рабочие процессы.

Как это работает

Автоматизируя рабочий процесс, пользователи устанавливают триггер для серии действий. Например, при приеме на работу нового сотрудника можно создать автоматизированный процесс, который немедленно отправит этому сотруднику приветственное письмо и поможет ему правильно заполнить документацию.

Пользователи определяют ряд задач, необходимых для выполнения общих бизнес-процессов. После определения автоматизированный рабочий процесс выполняет назначенные действия при каждом срабатывании указанного триггера.

Узнайте, как повысить эффективность работы

Предоставьте всем сотрудникам своей организации возможность создавать автоматизированные решения с помощью Microsoft Power Automate. Благодаря автоматизированным циклам Power Automate вы избавите персонал от повторяющихся и трудоемких задач, повысите эффективность их работы и создадите стратегически организованную динамическую рабочую среду.