Как работать эффективнее благодаря автоматизации рабочих процессов

Что такое автоматизация бизнес-процессов?

Автоматизация повышает эффективность любых повторяющихся ручных задач. При автоматизации рабочих процессов используются правила логики для устранения ручных процессов, необходимых для выполнения задачи. Помимо цифровой трансформации и оптимизации бумажных бизнес-процессов, вы экономите время на выполнении задач, сокращаете количество ошибок и помогаете сотрудникам сосредоточиться на более стратегически важной работе.

Автоматизация рабочих процессов лежит в основе современного управления бизнесом. Все больше компаний внедряют автоматизацию и осознают ее преимущества. Поэтому рынок автоматизации рабочих процессов не стоит на месте. По мере усложнения технологий компании все чаще используют автоматизацию рабочих процессов для упрощения и повышения эффективности работы, тем самым меняя все больше отраслей и создавая конкурентные преимущества на своих рынках.

Эффективная автоматизация рабочих процессов за пять простых шагов

С подходящим решением автоматизировать ручные процессы легко и очень выгодно. Чтобы трансформировать работу компании, важно определить неэффективные задачи, выполняемые вручную.

Чтобы автоматизировать свои бизнес-процессы, следуйте пяти простым шагам:

1. Выберите процессы. Определите неэффективные, слишком сложные или дорогие процессы, а затем проанализируйте их и выберите лучшие варианты для автоматизации.
2. Проведите исследование. Изучите, как другие компании или учреждения автоматизировали подобные процессы. Рассмотрите все возможные варианты создания и развертывания автоматизированных рабочих процессов: приглашать ИТ-специалистов или обойтись решением с минимумом программирования и энтузиастами из числа сотрудников.
3. Управление изменениями и внедрением. После запуска новых автоматизированных рабочих процессов важно внедрить их во всей компании — чем больше людей используют эти процессы, тем эффективнее будет работа.
4. Общайтесь со своими сотрудниками и обучайте их. Убедитесь, что все сотрудники знают о внедрении новых решений, призванных упростить их работу. Предоставьте им документацию и проводите обучение.
5. Оценивайте результаты и вносите корректировки. Сразу же начните измерять успех своих новых процессов. Отслеживая заранее определенные ключевые показатели (KPI), вы будете видеть эффективность автоматизированных рабочих процессов и сможете вносить соответствующие корректировки.

Повышайте качество работы с помощью решения для автоматизации рабочих процессов

Теперь, когда вы знаете, что такое автоматизация рабочих процессов, подумайте, как ее реализовать и какую ценность это принесет. Самый простой способ — использовать для автоматизации рабочих процессов специализированное решение или облачную службу.

Расширьте возможности своих сотрудников

Эти технологии предоставляют вашим сотрудникам — людям, которые лучше всего понимают ваш бизнес и не понаслышке знают, какие процессы можно ускорить и улучшить с помощью автоматизации, — возможность легко разрабатывать инновационные рабочие процессы. Благодаря технологии автоматизации с минимумом или без программирования почти каждый сотрудник в любой компании может создавать мощные рабочие процессы.

Важно найти интуитивно понятное, простое в использовании и гибкое решение для автоматизации рабочих процессов . В идеале вам нужна технология со встроенными соединителями, которые позволят включать ряд приложений в рабочие процессы. Еще один способ оптимизировать бизнес-процессы — предоставить инженерам, обычным пользователям и даже руководителям технологию с минимумом программирования, чтобы они могли самостоятельно, без привлечения профессиональных разработчиков создавать мобильные приложения , которые помогут им оставаться на связи, продуктивно работать и реализовывать возможности.

Рабочие процессы в облаке

Помните, что облачные решения для автоматизации предлагают преимущества, которых нет у их локальных аналогов, в том числе повышенную масштабируемость и безопасность. Кроме того, решения для автоматизации должны работать вместе с имеющимися в вашей компании инструментами бизнес-аналитики. Это упростит мониторинг эффективности автоматизированных рабочих процессов.

Еще один важный аспект решения для автоматизации рабочих процессов — поддержка мобильных устройств. Она позволит сотрудникам безопасно автоматизировать рабочие процессы в любое время и из любой точки.

Как это работает

Автоматизируя рабочий процесс, пользователи задают триггер для серии действий. Например, при приеме на работу нового сотрудника можно создать автоматизированный процесс, который немедленно отправит этому сотруднику приветственное письмо и поможет ему заполнить документацию.

Пользователи определяют ряд задач, необходимых для выполнения общих бизнес-процессов. После определения автоматизированный рабочий процесс выполняет назначенные действия при каждом срабатывании указанного триггера.