Человек работает за ноутбуком

Что такое управление бизнес-процессами?

Бизнес-процесс — это серия повторяющихся задач, которые выполняются последовательно для достижения рутинной цели. Бизнес-процессы могут занимать минуты или недели. Они могут быть как простыми (обработка запросов сотрудников на отпуск), так и сложными (логистика цепочки поставок). Эффективные и действенные процессы повышают продуктивность сотрудников, улучшают взаимодействие с клиентами и все остальные аспекты деятельности компании. Неэффективные, неправильно функционирующие процессы вызывают разочарование сотрудников, ненужные расходы, неудовлетворенность клиентов и, как следствие, потерю доходов.

Управление бизнес-процессами (BPM) — это долгосрочный подход компании к анализу, ускорению и оптимизации конкретных процессов. Часто для оптимизации ручных процессов и достижения выбранных бизнес-целей используется автоматизация рабочих процессов . Автоматизация всех типов рутинных задач — от управления файлами до обновления электронных таблиц — повышает эффективность, снижает риски и позволяет сосредоточиться на бизнес-стратегии.

Откройте для себя преимущества BPM

Прежде чем строить стратегию BPM, важно понять типы бизнес-процессов, выполняемых в вашей компании, кто за них отвечает и какие проблемы BPM поможет вам решить.

Во-первых, бизнес-процессы можно разделить на три основные категории:

  • Операционные процессы охватывают основные потоки создания ценности, такие как заказы клиентов, создание счетов и оптимизация производства.

  • Процессы управления включают корпоративное управление, рабочие процессы управления бюджетом и персоналом.

  • Вспомогательные процессы лежат в основе более крупных процессов в таких областях, как бухгалтерский учет, подбор персонала и техническая поддержка.

Создайте свою группу BPM

Сотрудники, отвечающие за бизнес-процессы, называются ответственными. Они контролируют весь процесс и понимают, как он влияет на операции, происходящие до и после него. Назначение ответственности за отдельные бизнес-процессы ключевым сотрудникам, которые работают с другими отделами, способствует лучшему пониманию и приводит к улучшению BPM в вашей организации.

Например, в успешную группу BPM в крупной компании могут входить сотрудники со следующими ролями:

  • Чемпион по бизнес-процессам. Чемпион понимает долгосрочные преимущества и доводит до организации ценность управления бизнес-процессами.

  • Ответственный за процесс. Лицо или команда, ответственные за решение бизнес-задач, оптимизацию рабочих процессов или поиск возможностей, могут советовать шаги и предоставлять информацию, важные для повышения вовлеченности пользователей и успеха внедрения процесса BPM.

  • Директор по бизнес-процессам. Директор, курирующий внедрение процесса BPM в масштабах организации.

  • Консультант по бизнес-процессам. Консультант дает рекомендации директору по бизнес-процессам, опираясь на свои технические навыки и понимание BPM.

  • Руководитель проекта. Руководитель проекта помогает составить и реализовать план проекта, а также управляет командой, контролирует основные этапы, результаты и сроки.

  • Бизнес-аналитик. Аналитик определяет необходимые улучшения процесса.

  • Архитектор решений. Архитектор решений предоставляет техническую поддержку, особенно когда речь идет о взаимодействии с существующими бизнес-приложениями.

  • Авторитетные специалисты. Часто авторитетные специалисты являются лидерами среди своих коллег. Они перенимают и продвигают новые идеи, практики и средства, а также помогают совершенствовать бизнес-процессы и способствуют изменениям.

  • Группа поддержки BPM. В эту группу входят ключевые ИТ-специалисты, сотрудники по корпоративному планированию и другие руководители, которые помогают институционализировать стандарты, методы, принципы управления и технологии BPM.

Не сосредотачивайтесь на упущенных возможностях.

За BPM всегда отвечали руководители бизнес-подразделений. Но с появлением сложного приложение для управления бизнес-процессами к управлению бизнес-процессами стали все чаще привлекать ИТ-отдел. Вы сможете найти конструктивное соотношение между своими технологиями и бизнес-требованиями, если позволите ИТ-специалистам развернуть платформу автоматизации рабочих процессов с самообслуживанием и минимумом программирования, в которой сотрудники смогут оптимизировать процессы и решать задачи в сфере своей компетенции.

Автоматизировать, автоматизировать и еще раз автоматизировать.

Автоматизация — сердце BPM. Технологии стали доступными, и поэтому успешные предприятия должны использовать все возможности для автоматизации повторяющихся, трудоемких, выполняемых вручную процессов. Автоматизация рабочих процессов оптимизирует бизнес-процессы, такие как ввод данных, публикация обновлений в социальных сетях, инвентаризация, подача отчетности, а также освобождает ваших сотрудников от повторяющихся и рутинных процессов, повышает производительность, снижает затраты и уменьшает количество человеческих ошибок.

Способствовать разработке приложений силами сотрудников.

Некоторые бизнес-процессы также можно оптимизировать с помощью разработки мобильных приложений , которые помогают сотрудникам оставаться на связи и быть эффективнее, меняют способ работы и генерируют аналитику в реальном времени. С помощью подходящей платформы для разработки приложений, инженеры, ИТ-специалисты и обычные пользователи смогут создавать собственные бизнес-решения с минимумом программирования, не полагаясь на руководителей и профессиональных разработчиков.

Максимально использовать каждую возможность.

Вам не придется мириться с неэффективными выполняемыми вручную процессами, дополнительными расходами и упущенными возможностями. Благодаря необходимым специалистам на соответствующих должностях, глубокому пониманию своих процессов и наличию хороших средств автоматизации, ваша компания сможет использовать BPM, чтобы:

  • Избавьтесь от обременительных онлайн-процессов оформления заказов которые отпугивают клиентов и снижают продажи.
  • Автоматизируйте ручные процессы, которые занимают слишком много времени, дорого стоят и раздражают сотрудников.
  • Устраните препятствия в финансовых процессах, задерживающие выплаты.
  • Исключите дублирование, которое тратит впустую ресурсы.
  • Сократите или стандартизируйте длительные или нестабильные процессы, влияющие на сроки.
  • Оптимизируйте неэффективный процесс установления отношений с клиентами, который влияет на их мнение.

Разработать стратегию управления бизнес-процессами.

Если ваша компания сталкивается с громоздкими, избыточными, слишком длинными, медленными или дорогостоящими операционными, управленческими и вспомогательными процессами, вам может помочь создание комплексной стратегии BPM. Приведенные ниже рекомендации помогут вам запустить инициативу BPM и оценить ее успех.

  • Получите поддержку со стороны руководства. Это очень важно, если вам нужны ресурсы для поддержки ваших планов по улучшению бизнес-процессов.

  • Анализируйте конкретные процессы и составляйте их карты. Используйте блок-схемы, диаграммы связей или программное обеспечение для интеллектуального анализа процессов, чтобы определять узкие места, повторяющиеся действия и ненужные задержки . Получайте обратную связь от сотрудников, которые больше всего вовлечены в процесс, чтобы понять, что можно улучшить. Изменения начинаются с них.

  • Изменяйте процесс. Запрашивайте мнение заинтересованных сторон и убедитесь, что все понимают ценность оптимизации процессов. Делитесь своим опытом, полученном при составлении диаграмм связей и проведении анализа. Анализируйте влияние изменений на критические или сложные рабочие процессы.

  • Собирайте ресурсы и внедряйте изменения. Соберите необходимые для создания эффективной платформы BPM ресурсы, такие как программное обеспечение для управления проектами, средства автоматизации рабочих процессов и интерактивные информационные панели. Подберите ресурсы, которые соответствуют создаваемым бизнес-ценностям, и управляйте изменениями с конкретными результатами и сроками. Запустив сначала небольшой пилотный проект, вы сможете устранить ошибки, вызвать энтузиазм к улучшению методов работы и стимулировать внедрение.

  • Отслеживайте и оптимизируйте. Отслеживайте, как работают ваши новые процессы, запрашивая обратную связь у заинтересованных сторон. Будьте готовы при необходимости вносить изменения.

Обеспечьте ценность BPM

Приведенные выше рекомендации помогут вам создать сплоченную команду BPM и понять, как улучшить процессы для создания большей ценности. В результате управление бизнес-процессами принесет ощутимую выгоду, в том числе позволит:

  • Повышайте производительность. Эффективные процессы повышают продуктивность работы. Оценивайте показатели производительности с помощью программного обеспечения для рабочей аналитики.

  • Сокращение времени на получение прибыли. Улучшение ИТ-процессов ускорит разработку и развертывание программных приложений в вашей компании.

  • Повышение качества. Помимо ускорения разработки, улучшения в процессе тестирования помогут оперативно решать проблемы с производительностью или безопасностью и повышать качество вашего продукта или услуг.

  • Повышение уровня удовлетворенности клиентов. Устранение проблем с обслуживанием позволит привлечь новых клиентов и повысить их лояльность.

  • Улучшение условий работы. Эффективные бизнес-процессы — основа удовлетворенности сотрудников. Они повышают моральный дух и снижают текучесть кадров.

Начните оптимизировать свои бизнес-процессы прямо сейчас

Каждая компания стремится работать эффективно, быстро и разумно. Комплексная стратегия BPM и правильное программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов позволит вам достичь этих целей.

Microsoft Power Automate — это простое в использовании решение для оптимизации рабочих процессов, позволяющее вашим сотрудникам устранять повседневные неэффективные процессы и улучшать качество работы всей компании.