Человек работает за ноутбуком

Что такое управление бизнес-процессами?

Бизнес-процесс — это серия повторяющихся задач, которые выполняются последовательно для достижения рутинной цели. Бизнес-процессы могут занимать минуты или недели. Они могут быть как простыми (обработка запросов сотрудников на отпуск), так и сложными (логистика цепочки поставок). Эффективные и действенные процессы повышают продуктивность сотрудников, улучшают взаимодействие с клиентами и все остальные аспекты деятельности компании. Неэффективные, неправильно функционирующие процессы вызывают разочарование сотрудников, ненужные расходы, неудовлетворенность клиентов и, как следствие, потерю доходов.

Управление бизнес-процессами (BPM) — это долгосрочный подход компании к анализу, ускорению и оптимизации конкретных процессов. Часто для оптимизации ручных процессов и достижения выбранных бизнес-целей используется автоматизация рабочих процессов . Автоматизация всех типов рутинных задач — от управления файлами до обновления электронных таблиц — повышает эффективность, снижает риски и позволяет сосредоточиться на бизнес-стратегии.

Откройте для себя преимущества BPM

Прежде чем строить стратегию BPM, важно понять типы бизнес-процессов, выполняемых в вашей компании, кто за них отвечает и какие проблемы BPM поможет вам решить.

Во-первых, бизнес-процессы можно разделить на три основные категории:

  • Операционные процессы охватывают основные потоки создания ценности, такие как заказы клиентов, создание счетов и оптимизация производства.

  • Процессы управления включают корпоративное управление, рабочие процессы управления бюджетом и персоналом.

  • Вспомогательные процессы лежат в основе более крупных процессов в таких областях, как бухгалтерский учет, подбор персонала и техническая поддержка.

Создайте свою группу BPM

Сотрудники, отвечающие за бизнес-процессы, называются ответственными. Они контролируют весь процесс и понимают, как он влияет на операции, происходящие до и после него. Назначение ответственности за отдельные бизнес-процессы ключевым сотрудникам, которые работают с другими отделами, способствует лучшему пониманию и приводит к улучшению BPM в вашей организации.

Например, в успешную группу BPM в крупной компании могут входить сотрудники со следующими ролями:

  • Чемпион по бизнес-процессам. Чемпион понимает долгосрочные преимущества и доводит до организации ценность управления бизнес-процессами.

  • Ответственный за процесс. Лицо или команда, ответственные за решение бизнес-задач, оптимизацию рабочих процессов или поиск возможностей, могут советовать шаги и предоставлять информацию, важные для повышения вовлеченности пользователей и успеха внедрения процесса BPM.

  • Директор по бизнес-процессам. Директор, курирующий внедрение процесса BPM в масштабах организации.

  • Консультант по бизнес-процессам. Консультант дает рекомендации директору по бизнес-процессам, опираясь на свои технические навыки и понимание BPM.

  • Руководитель проекта. Руководитель проекта помогает составить и реализовать план проекта, а также управляет командой, контролирует основные этапы, результаты и сроки.

  • Бизнес-аналитик. Аналитик определяет необходимые улучшения процесса.

  • Архитектор решений. Архитектор решений предоставляет техническую поддержку, особенно когда речь идет о взаимодействии с существующими бизнес-приложениями.

  • Авторитетные специалисты. Часто авторитетные специалисты являются лидерами среди своих коллег. Они перенимают и продвигают новые идеи, практики и средства, а также помогают совершенствовать бизнес-процессы и способствуют изменениям.

  • Группа поддержки BPM. В эту группу входят ключевые ИТ-специалисты, сотрудники по корпоративному планированию и другие руководители, которые помогают институционализировать стандарты, методы, принципы управления и технологии BPM.

Не сосредотачивайтесь на упущенных возможностях.

Traditionally, business leadership has owned BPM; they are business processes, after all. But with the advent of highly sophisticated business process management software, IT is now playing a greater role. You might find a productive balance between your technology and business requirements if you let IT deploy a self-serve, low-code workflow automation platform that business employees can use to streamline processes and solve the issues they best understand.

Автоматизировать, автоматизировать и еще раз автоматизировать.

Автоматизация — сердце BPM. Технологии стали доступными, и поэтому успешные предприятия должны использовать все возможности для автоматизации повторяющихся, трудоемких, выполняемых вручную процессов. Автоматизация рабочих процессов оптимизирует бизнес-процессы, такие как ввод данных, публикация обновлений в социальных сетях, инвентаризация, подача отчетности, а также освобождает ваших сотрудников от повторяющихся и рутинных процессов, повышает производительность, снижает затраты и уменьшает количество человеческих ошибок.

Способствовать разработке приложений силами сотрудников.

You can also optimize some business processes by building mobile apps that help your employees stay more connected and efficient, transform how they get work done, and generate real-time business insights. With the right app development platform, engineers, IT specialists, and ordinary business users can build a citizen development culture and create their own low-code business solutions—without having to rely on or wait for business leadership and professional developers.

Максимально использовать каждую возможность.

Вам не придется мириться с неэффективными выполняемыми вручную процессами, дополнительными расходами и упущенными возможностями. Благодаря необходимым специалистам на соответствующих должностях, глубокому пониманию своих процессов и наличию хороших средств автоматизации, ваша компания сможет использовать BPM, чтобы:

  • Избавьтесь от обременительных онлайн-процессов оформления заказов которые отпугивают клиентов и снижают продажи.
  • Автоматизируйте ручные процессы, которые занимают слишком много времени, дорого стоят и раздражают сотрудников.
  • Устраните препятствия в финансовых процессах, задерживающие выплаты.
  • Исключите дублирование, которое тратит впустую ресурсы.
  • Сократите или стандартизируйте длительные или нестабильные процессы, влияющие на сроки.
  • Оптимизируйте неэффективный процесс установления отношений с клиентами, который влияет на их мнение.

Разработать стратегию управления бизнес-процессами.

Если ваша компания сталкивается с громоздкими, избыточными, слишком длинными, медленными или дорогостоящими операционными, управленческими и вспомогательными процессами, вам может помочь создание комплексной стратегии BPM. Приведенные ниже рекомендации помогут вам запустить инициативу BPM и оценить ее успех.

  • Получите поддержку со стороны руководства. Это очень важно, если вам нужны ресурсы для поддержки ваших планов по улучшению бизнес-процессов.

  • Анализируйте конкретные процессы и составляйте их карты. Используйте блок-схемы, диаграммы связей или программное обеспечение для интеллектуального анализа процессов, чтобы определять узкие места, повторяющиеся действия и ненужные задержки . Получайте обратную связь от сотрудников, которые больше всего вовлечены в процесс, чтобы понять, что можно улучшить. Изменения начинаются с них.

  • Изменяйте процесс. Запрашивайте мнение заинтересованных сторон и убедитесь, что все понимают ценность оптимизации процессов. Делитесь своим опытом, полученном при составлении диаграмм связей и проведении анализа. Анализируйте влияние изменений на критические или сложные рабочие процессы.

  • Собирайте ресурсы и внедряйте изменения. Соберите необходимые для создания эффективной платформы BPM ресурсы, такие как программное обеспечение для управления проектами, средства автоматизации рабочих процессов и интерактивные информационные панели. Подберите ресурсы, которые соответствуют создаваемым бизнес-ценностям, и управляйте изменениями с конкретными результатами и сроками. Запустив сначала небольшой пилотный проект, вы сможете устранить ошибки, вызвать энтузиазм к улучшению методов работы и стимулировать внедрение.

  • Отслеживайте и оптимизируйте. Отслеживайте, как работают ваши новые процессы, запрашивая обратную связь у заинтересованных сторон. Будьте готовы при необходимости вносить изменения.

Обеспечьте ценность BPM

Приведенные выше рекомендации помогут вам создать сплоченную команду BPM и понять, как улучшить процессы для создания большей ценности. В результате управление бизнес-процессами принесет ощутимую выгоду, в том числе позволит:

  • Повышайте производительность. Эффективные процессы повышают продуктивность работы. Оценивайте показатели производительности с помощью программного обеспечения для рабочей аналитики.

  • Сокращение времени на получение прибыли. Улучшение ИТ-процессов ускорит разработку и развертывание программных приложений в вашей компании.

  • Повышение качества. Помимо ускорения разработки, улучшения в процессе тестирования помогут оперативно решать проблемы с производительностью или безопасностью и повышать качество вашего продукта или услуг.

  • Повышение уровня удовлетворенности клиентов. Устранение проблем с обслуживанием позволит привлечь новых клиентов и повысить их лояльность.

  • Улучшение условий работы. Эффективные бизнес-процессы — основа удовлетворенности сотрудников. Они повышают моральный дух и снижают текучесть кадров.

Начните оптимизировать свои бизнес-процессы прямо сейчас

Каждая компания стремится работать эффективно, быстро и разумно. Комплексная стратегия BPM и правильное программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов позволит вам достичь этих целей.

Microsoft Power Automate — это простое в использовании решение для оптимизации рабочих процессов, позволяющее вашим сотрудникам устранять повседневные неэффективные процессы и улучшать качество работы всей компании.