Что такое интеллектуальная обработка документов?
Мир пресыщен данными. Современные организации часто получают настолько много данных, что с трудом выделяют ценную информацию на общем фоне. Поиск ценных сведений в огромном объеме данных может быть дорогостоящим и трудоемким. Тут и приходит на помощь интеллектуальная обработка документов, или IDP.
Интеллектуальная обработка документов (IDP) — это технология автоматизации рабочих процессов, которая сканирует, читает, извлекает, классифицирует и упорядочивает важную информацию из больших потоков данных в доступных форматах. Технология может обрабатывать различные типы документов: бумаги, PDF-файлы, документы Word, электронные таблицы и множество других форматов. Основная функция IDP — извлечение ценной информации из больших наборов данных без участия человека.
У автоматизации некоторых процессов обработки документов с помощью IDP есть ряд преимуществ. Благодаря искусственному интеллекту IDP избавляет от необходимости ручного ввода данных и привлечения сотрудников. Это не только увеличивает скорость обработки данных, но и сокращает затраты и количество человеческих ошибок, повышая общую эффективность.
Современные организации обычно работают с большие объемами данных трех типов: структурированными, неструктурированными и частично структурированными. Структурированные данные организованы и легче читаются людьми при обработке. Напротив, обработка и анализ неструктурированных данных требуют много времени. Частично структурированные данные занимают промежуточную позицию. Решения для интеллектуальной обработки документов способны автоматизировать обработку как структурированных, так и неструктурированных и частично структурированных данных.
Как выполняется интеллектуальная обработка документов?
Интеллектуальная обработка документов выполняется в несколько этапов.
Процесс начинается с интеллектуального распознавания документов. С помощью сложной технологии глубокого обучения ИИ IDP сканирует и классифицирует документы. Эта технология обучается на 190 языках и способна читать и интерпретировать документы практически так же, как специалисты по обработке данных.
После классификации данных ПО для интеллектуальной автоматизации обработки документов начинает извлекать сведения, важные для организации. Извлечение осуществляется с помощью технологий ИИ для распознавания отдельных фрагментов данных в большом документе. Затем IDP организовывает соответствующие данные и предоставляет их в удобном формате.
Если организация работает с большими массивами структурированных, частично структурированных или неструктурированных данных, то интеллектуальную обработку документов стоит включить в стратегию управления бизнес-процессами.
Преимущества интеллектуальной обработки документов
Интеллектуальная обработка документов демонстрирует повышение эффективности бизнес-процессов и рабочих групп. Ниже приведены некоторые ключевые преимущества автоматизации обработки документов.
- Повысьте точность обработки с помощью интеллектуальной обработки документов. Человеческие ошибки в данных случаются значительно чаще, чем при использовании IDP.
- Сократите затраты на обработку документов путем автоматизации некоторых процессов. В среднем затраты на обработку документов вручную составляют от 6 до 8 долларов за документ. Стоимость автоматизированной обработки документов значительно ниже.
- Повысьте эффективность работы сотрудников, предоставив им возможность выполнять более важную работу. Избавившись от необходимости долго и машинально обрабатывать документы, сотрудники могут сосредоточиться на других вещах.
Чем отличаются интеллектуальная и автоматизированная обработка документов?
Автоматизированная обработка документов служит той же цели, что и IDP, однако эти технологии очень разные. Автоматизированная обработка документов используется в основном для оцифровки бумажных документов. Создание цифровых копий бумажных документов дает возможность их индексировать и искать в базе данных. Это важно для таких организаций, как ГИБДД, которые используют бумажную документацию и нуждаются в ее цифровой версии.
Интеллектуальная обработка документов — это программное обеспечение для управления бизнес-процессами, которое дает возможность индексировать и переводить в цифровой формат бумажные документ, а также выделяет ценную информацию и предоставляет аналитику по данным из бумажных документов (или любого другого типа), а не только доступ к ним через компьютер.
Как выбрать ПО для интеллектуальной обработки документов
Выбор оптимального ПО для интеллектуальной обработки документов организации состоит из нескольких шагов.
- Первый шаг в выборе IDP — определить потребности организации в обработке данных. Ваши данные преимущественно структурированы или нет? В каком формате они хранятся чаще всего? Какой объем обработки данных необходимо автоматизировать?
- Далее следует оценить, какие данные идеально подойдут для интеллектуальной обработки документов. Подумайте о том, сколько времени занимает обработка каждого набора данных и от каких из них ваша организация получит максимальную пользу при автоматизации. Документы, которые дольше всего обрабатываются вручную, могут быть хорошими вариантами для IDP.
- Определив процессы обработки документов, которые необходимо автоматизировать, можно приступать к выбору ПО для интеллектуальной обработки документов. Принимайте решение с учетом требований организации к автоматизации и обработке документов. Ниже приведены несколько вопросов, которые стоит обдумать, чтобы сделать осознанный выбор:
- Насколько быстро можно реализовать решение для интеллектуальной автоматизации обработки документов?
- Насколько легко обслуживать ПО?
- Какую поддержку предоставляет производитель ПО для служб интеллектуальной автоматизации обработки документов?
- Может ли технология интеллектуального распознавания документов в ПО читать все документы, которые ваша организация хочет обрабатывать?
- Достаточно ли точно программное обеспечение, чтобы сократить количество ошибок?
Где используется интеллектуальная обработка документов
IDP используется в различных отраслях. Вот несколько вариантов использования интеллектуальной обработки документов:
- Финансовые отделы могут автоматизировать функции расчетов с поставщиками, например обработку счетов.
- Отделы по управлению персоналом могут обрабатывать резюме, проводить первичный отбор, изучать ответы сотрудников на опросы и другие данные с помощью IDP.
- Государственные учреждения могут управлять разрешениями, выдавать электронные документы и обрабатывать заявления с помощью ПО для интеллектуальной обработки документов.
- Страховые компании могут использовать автоматизацию для обработки заявок, обнаружения мошенничества, рассмотрения страховых полисов и ускорения обработки документов организации.
- Юридические компании могут обрабатывать, архивировать и упорядочивать юридические данные с большей точностью благодаря IDP, чем при обработке документов вручную.
Выше представлено лишь несколько секторов, в которых используется интеллектуальная обработка документов для ускорения и улучшения обработки данных. Оптимальная платформа IDP способна обеспечить широкий спектр приложений и преимуществ для большинства организаций.
Упростите обработку документов с помощью Microsoft Power Automate
Используя интеллектуальную обработку документов в организации, вы сможете извлекать полезные данные из документов с меньшим количеством человеческих ошибок и затрат. Поскольку IDP освобождает сотрудников от больших объемов трудоемкой обработки данных, вы будете легко получать ценную аналитику в доступных форматах.
IDP — это только одна из возможностей автоматизации документооборота от Power Automate, которая устраняет повторяющиеся задачи и повышает эффективность работы. Благодаря инструментам с поддержкой перетаскивания и минимумом программирования в Power Automate вы сможете создавать инновационные способы для решения повседневных задач.
Часто задаваемые вопросы
Что такое интеллектуальная обработка документов?
Интеллектуальная обработка документов (IDP) — это технология автоматизации документооборота, которая сканирует, считывает, извлекает и упорядочивает важную информацию из больших потоков данных.
Как выполняется интеллектуальная обработка?
Интеллектуальная обработка документов использует технологию интеллектуального распознавания документов для их классификации, а затем обрабатывает полученные данные с помощью технологии распознавания закономерностей. После обработки документа IDP-программа извлекает значимые данные и собирает их в доступном формате.
Какие преимущества интеллектуальной обработки документов?
Интеллектуальная обработка документов повышает точность, эффективность и скорость обработки данных для организаций в различных отраслях.
Чем отличаются интеллектуальная и автоматизированная обработка документов?
Автоматизированная обработка документов используется в основном для оцифровки бумажных документов. Интеллектуальная обработка документов подразумевает анализ различных типов документов и организацию соответствующих данных, избавляя людей от этих задач.
Как внедрить ПО для интеллектуальной обработки документов?
Внедрение интеллектуальной обработки документов начинается с оценки процессов документооборота и определения кандидатов на автоматизацию. Затем следует выделить процессы, которые требуют максимальной точности, и начать автоматизацию с них.
Где используется интеллектуальная обработка документов?
Интеллектуальная обработка документов может использоваться в различных отраслях — от страховых компаний до государственных учреждений — для ускорения обработки различных типов данных.