De ce companiile adoptă instrumente RPA

Ce este un instrument de automatizare a proceselor cu roboți software?

Automatizarea proceselor cu roboți software (RPA) folosește roboți software pentru a emula interacțiunea umană din cadrul unei interfețe grafice cu utilizatorul (GUI) pentru a automatiza activitățile repetitive și manuale, economisind timp, efort și dureri de cap companiilor. Un instrument RPA este un software pentru definirea fluxurilor de lucru și configurarea roboților să efectueze activități desemnate într-o secvență logică. Un robot poate efectua orice proces cu mai mulți pași, care are loc într-o GUI mai rapidă și fără erori. Prin urmare, un instrument de automatizare a proceselor cu roboți software vă ajută să accelerați fluxurile de lucru manuale, predispuse la erori, astfel încât angajații să poată lucra la activități mai valoroase.

De exemplu, departamentul dvs. de resurse umane poate implementa un instrument de automatizare a proceselor cu roboți software pentru a automatiza modul în care procesează solicitările de concediu. În loc ca un angajat să petreacă cinci minute pentru a procesa fiecare solicitare, un bot RPA poate extrage datele din sistemul de planificare a resurselor companiei și poate procesa cererea mai rapid într-un alt sistem - chiar și în cele care nu au API-uri - și fără greșeli.

Roboții pe care îi creează un instrument de automatizare a proceselor cu roboți software pot efectua acțiuni atribuite și pot interacționa cu alte sisteme prin copierea informațiilor de pe afișajele digitale (extragere de ecran) sau prin utilizarea API-urilor. De exemplu, compania dvs. poate utiliza un instrument de automatizare a proceselor cu roboți software pentru a crea roboți care se conectează la aplicații, manipulează fișiere și foldere, copiază și lipesc conținut, completează formulare, lucrează cu date structurate și chiar interacționează cu alte aplicații.

Avantajele adoptării de instrumente de automatizare a proceselor cu roboți software

Orice organizație care implementează un instrument RPA se poate aștepta să experimenteze, în totalitate sau parțial, următoarele beneficii:

• O mai bună utilizare a resurselor umane. Automatizarea proceselor cu roboți software preiau sarcinile repetitive, cu valoare redusă, cum ar fi introducerea de date, de la angajați, astfel încât aceștia să se poată concentra pe munca care oferă o valoare de business mai mare.
• Puncte de contact îmbunătățite pentru clienți. Când automatizarea proceselor cu roboți software este utilizată pentru a accelera procesele orientate către clienți, eficiența adăugată îmbunătățește experiența clientului și crește loialitatea.
• Costuri mai mici. Roboții RPA efectuează munca oamenilor la o fracțiune din cost.
• Analize îmbunătățite pentru o bună înțelegere a gestionării fluxului de lucru. Fiecare bot generează un fișier jurnal al activităților sale, astfel încât să puteți monitoriza cât de eficient își îndeplinește funcțiile.
• Scalabilitate îmbunătățită. Pur și simplu nu este posibil să scalați o echipă de angajați așa cum puteți scala domeniul de aplicare și aria de acoperire a unui grup de roboți automatizați. Folosind software-ul RPA, roboții pot fi duplicați cu ușurință și programați pentru a realiza un set similar, dar ușor diferit de proceduri.
• O securitate mai bună. Roboții RPA nu uită niciodată să se deconecteze. De asemenea, pot fi setați să „expire”, astfel încât sistemele dvs. să fie inaccesibile atunci când este nevoie, reducând vulnerabilitățile față de hackerii rău intenționați.

Cum se compară instrumentele de automatizare a proceselor cu roboți software cu alte soluții de automatizare a proceselor?

Pentru a înțelege avantajul instrumentelor de automatizare a proceselor cu roboți software, în comparație cu alte soluții de automatizare a fluxului de lucru, este util să înțelegem diferența dintre automatizare și automatizarea proceselor cu roboți software. Automatizarea fluxului de lucru utilizează tehnologia pentru a reduce pașii manuali într-un proces de business, dar necesită în continuare o persoană care să finalizeze procesul. Instrumentele de automatizare a proceselor cu roboți software creează roboți care să funcționeze prin GUI, astfel încât să nu fie necesară nicio intervenție umană. Aceștia pot fi procese supravegheate, în care tot oamenii trebuie să inițieze activitățile, sau pot fi procese nesupravegheate, care sunt complet automatizate.

Instrumentele de automatizare a proceselor cu roboți software necesită codificare redusă sau deloc și, deoarece roboții folosesc aceeași infrastructură și aceleași soluții pe care le folosesc angajații, nu trebuie să modificați arhitectura de bază. Utilizatorii de business coordonează soluțiile de automatizare a proceselor cu roboți software. De fapt, unele soluții de automatizare a proceselor cu roboți software sunt concepute pentru utilizatorii citizen developer – angajați fără experiență tehnică – care pot automatiza procesele manuale cu care lucrează în fiecare zi. Cu o implicare IT minimă sau deloc, puteți optimiza operațiunile și puteți îmbunătăți satisfacția angajaților, fără a plăti costurile de dezvoltare tradițională.

De asemenea, automatizarea proceselor cu roboți software este diferită de instrumentele tradiționale de automatizare a proceselor în următoarele moduri:

• Procesele tradiționale de automatizare pot necesita schimbarea unei părți sau a întregii infrastructuri tehnologice. Roboții RPA funcționează în interfața grafică și interacționează cu alte sisteme în același mod ca și oamenii.
• Roboții RPA sunt suficient de flexibili pentru a permite automatizarea proceselor pentru mai multe aplicații.
• Deoarece roboții RPA sunt concepuți pentru procese repetitive, generice, cum ar fi introducerea datelor, sunt scalabili și mai ușor de actualizat, comparativ cu o soluție de flux de lucru concepută pentru un singur proces.

În timp ce software-ul RPA creează valoare prin îmbunătățirea eficienței fluxurilor de lucru repetitive, bazate pe reguli, este recomandat ca unele procese să fie lăsate pe seama angajaților. În general, procesele care utilizează multe date nestructurate sau informații grafice și sunt condiționate de modificarea rapidă a parametrilor trebuie lăsate în sarcina angajaților creativi.

Rolul automatizării proceselor cu roboți software astăzi și mâine

În prezent, software-ul RPA câștigă multă vizibilitate pe măsură ce companiile învață să îl folosească și să observe în mod direct avantajele pe care le oferă, cum ar fi economiile de timp și de costuri. Dar, similar tuturor tehnologiilor, automatizarea proceselor cu roboți software va deveni mai sofisticată și se va schimba odată cu nevoile de business. Iată câteva predicții pentru evoluțiile viitoare ale instrumentelor de automatizare a proceselor cu roboți software:

• Integrare mai profundă cu AI. Pe măsură ce automatizarea proceselor cu roboți software avansează, întreprinderile vor descoperi probabil noi modalități de o îmbina cu tehnologia de nivel următor, cum ar fi AI, învățarea programată sau chiar Internetul lucrurilor (IoT) – iar unele companii au ajuns deja aci. Hiperautomatizarea sau automatizarea inteligentă extinde tipurile de sarcini pe care instrumentele de automatizare a proceselor cu roboți software le pot îndeplini și le oferă puterea de a automatiza o varietate de sarcini complexe.
• Automatizări mai complicate. Companiile folosesc automatizarea proceselor cu roboți software pentru a automatiza tot felul de sarcini banale însă, în combinație cu AI și învățarea programată, vor debloca o gamă complet nouă de sarcini pe care le pot simplifica. De exemplu, întreprinderile pot utiliza în prezent instrumentele de automatizare a proceselor cu roboți software pentru a digitaliza documente, dar instrumentele de automatizare a proceselor cu roboți software integrate cu AI ar putea, de asemenea, să înțeleagă conținutul documentelor și să îl clasifice eficient, fără erori.
• Costuri mai mici și accesibilitate sporită. Când instrumentele de automatizare a proceselor cu roboți software au apărut pe piață pentru prima dată, erau mai greu de găsit și puteau fi scumpe. Dar, deoarece cererea pentru software RPA a crescut, acum există multe companii furnizoare. Datorită opțiunilor diverse disponibile, prețurile vor scădea, iar funcțiile vor deveni mai competitive.

Funcționalități cheie ale software-ului RPA

În prezent, există multe instrumente de automatizare a proceselor cu roboți software pe piață, toate au caracteristici diferite. Însă, acestea trebuie să asigure cel puțin funcționalitățile de bază ale unui software RPA de calitate:

• Interoperabilitate. Software-ul dvs. RPA trebuie să funcționeze împreună cu aplicațiile desktop existente, aplicațiile web și alte aplicații software majore. De asemenea, trebuie să se poată conecta la API-urile de sistem și să citească/scrie baze de date.
• Augmentarea datelor. Software-ul dvs. trebuie să poată extrage date de pe site-uri web și din rețelele sociale.
• Prelucrarea diferitelor tipuri de date. Este important ca software-ul dvs. să poată extrage și introduce date, să combine date din mai multe surse și să urmeze afirmații condiționale, cum ar fi „if/else”.
• Interfețe de programare. O interfață programabilă este importantă. Software-ul RPA poate oferi capabilități inteligente sau cognitive pentru configurarea roboților în vederea luării de decizii, ajutându-vă afacerea să ruleze mai eficient. De exemplu, roboții pot facilita răspunsul la tichetele de asistență IT, scutind echipa IT de această sarcină administrativă, astfel încât să se poată concentra asupra altor inițiative. Unele opțiuni software oferă chiar metode fără cod pentru programarea roboților, dar toate instrumentele de automatizare a proceselor cu roboți software trebuie să poată interacționa cu diferite tipuri de aplicații, e-mailuri, fișiere și foldere.

Alegerea și lucrul cu software-ul RPA

Când începeți evaluarea instrumentelor disponibile de automatizare a proceselor cu roboți software, țineți cont de ce tipuri de procese intenționați să automatizați. Fiecare instrument de automatizare a proceselor cu roboți software are încorporate controale și comenzi diferite, care îi dictează capacitățile, așa că trebuie să vă asigurați că acestea corespund obiectivelor de automatizare a fluxului dvs. de lucru. De asemenea, încercați să găsiți componente reutilizabile și asigurați-vă că roboții pot funcționa fără probleme în sistemele dvs. existente.

Luați în considerare următoarele criterii atunci când selectați software-ul RPA potrivit pentru organizația dvs.:

• Ușor de utilizat. Software-ul RPA trebuie să fie suficient de simplu pentru ca persoanele cu abilități limitate de programare să poată construi automatizarea și să configureze un flux de lucru în software-ul RPA. Există chiar și câteva oferte RPA cu cod redus, pe care utilizatorii citizen developer, fără abilități IT, le pot folosi pentru a-și automatiza fluxurile de lucru. Orice software pe care îl alegeți trebuie să ofere comenzi încorporate, extensibile, experți și interfețe grafice.
• Flexibilitate. Software-ul trebuie să vă permită să configurați caracteristici personalizate, fără a fi nevoie să plătiți suplimentar furnizorului pentru personalizare. De asemenea, trebuie să poată gestiona diferite cazuri de utilizare și cantități variate de date, menținând în același timp performanțe constante.
• Scalabilitate. Software-ul RPA trebuie să se extindă rapid, pentru a satisface cerințele operaționale ale businessului dvs. și pentru a permite actualizările. De asemenea, software-ul trebuie să poată rula mai mulți roboți și mai multe fluxuri de lucru.

Modul de utilizare a software-ului RPA în diferite domenii

Numeroase companii, din domenii diverse, au găsit o modalitate de a beneficia de software-ul RPA. De exemplu, domeniul medical poate folosi automatizarea proceselor cu roboți software pentru a face programări, pentru a introduce date despre pacienți, pentru a procesa reclamații și pentru a gestiona facturarea. Iată cum utilizează alte domenii instrumentele de automatizare a proceselor cu roboți software pentru a-și transforma procesele:

• Comerț cu amănuntul. Actualizarea comenzilor, livrarea produselor și urmărirea expedierilor.
• Telecomunicații. Monitorizarea, gestionarea datelor privind frauda și actualizarea datelor clienților.
• Bancar. Îmbunătățirea eficienței muncii, a preciziei datelor și a securității.
• Asigurări. Gestionarea proceselor de lucru, introducerea datelor clienților și facilitarea execuției aplicațiilor.
• Producție. Facilitarea proceselor din lanțul de aprovizionare, facturarea materialelor, servicii și asistență pentru clienți și administrare.

Limitările instrumentelor de automatizare a proceselor cu roboți software

Software-ul RPA oferă multiple avantaje, dar nu poate face totul. Chiar dacă tehnologia avansează, aceasta funcționează cel mai bine ca parte a unei rețele de alte tehnologii; nu este încă o soluție completă, care să poată rezolva toate provocările operaționale.

Deocamdată, automatizarea proceselor cu roboți software este o tehnologie bazată pe reguli, care funcționează cel mai bine cu date structurate sau informații care urmează un model de date prestabilit. Pentru a funcționa cu succes, trebuie să programați roboții să facă ceea ce doriți, iar aceștia vor funcționa numai în cadrul parametrilor configurați. Cu excepția combinării cu un nivel de AI sau tehnologii de învățare programată, soluția dvs. de automatizare a proceselor cu roboți software are doar capacitatea de a respecta regulile pe care le atribuiți, nu și de a înțelege sau de a interpreta conținutul pe care îl accesează.

De exemplu, pentru ca un instrument RPA să proceseze informații din facturi sau alte documente, documentele respective trebuie să aibă un format identic. Instrumentul nu poate procesa niciun fișier care se abate de la format. Din acest motiv, instrumentele RPA nu sunt potrivite pentru date nestructurate sau informații care nu urmează un model de date prestabilit.

În plus, instrumentele RPA nu învață și nu se adaptează. Dacă procesele dvs. de business se schimbă, va trebui să reprogramați roboții pentru a lucra cu noile procese, iar această operațiune poate consuma mult timp. De asemenea, dacă instrumentul dvs. RPA nu este compatibil cu noile procese, investiția dvs. în acesta ar putea fi de scurtă durată. Pentru a evita această problemă, luați în considerare probabilitatea ca procesele și tehnologiile dvs. să se modifice înainte de a adopta un instrument RPA.

Cum puteți contribui la asigurarea succesului cu instrumentele de automatizare a proceselor cu roboți software

Ca orice altă tehnologie, succesul dvs. cu software-ul RPA depinde de modul în care îl aplicați. Nici cele mai bune instrumente nu pot remedia un proces fundamental întrerupt, așa că este important să fiți atenți la sarcinile pe care le automatizați. Aplicat în contextul potrivit, având în vedere un obiectiv specific, măsurabil, instrumentul de automatizare a proceselor cu roboți software potrivit poate redefini cum arată eficiența companiei dvs. Rețineți următoarele bune practici când începeți să utilizați tehnologia RPA pentru a vă automatiza procesele:

• Cunoașteți procesul pe care doriți să îl automatizați. Auditați toate procesele dvs. operaționale, pentru a afla care sunt sarcinile cele mai potrivite pentru automatizarea proceselor cu roboți software. Amintiți-vă că instrumentele de automatizare a proceselor cu roboți software nu pot înțelege în general informațiile, așa că, dacă nu intenționați să încorporați AI, alegeți un proces care are parametri clar definiți și care nu are nevoie de prea multă implicare sau supraveghere umană, cum ar fi planificarea programărilor sau procesarea facturilor. Unele programe, cum ar fi Microsoft Power Automate, oferă capabilități care vă ajută să identificați procesele potrivite pentru automatizare.
• Alegeți instrumentul potrivit. După ce ați stabilit procesele pe care doriți să le automatizați, găsiți instrumentele care susțin cel mai bine acel tip de muncă. Toate instrumentele au puncte forte diferite, așa că trebuie să le evaluați pe baza capacităților, prețului, ușurinței de implementare și a compatibilității cu software-ul dvs. existent.
• Instruiți-vă angajații. Instruirea personalului să utilizeze - și, eventual, să schimbe sau să întrețină - instrumentul de automatizare a proceselor cu roboți software este o modalitate excelentă de a asigura continuitatea valorilor și de a crește gradul de adopție la nivelul companiei.
• Măsurați-vă rezultatele. Înainte și după implementare, monitorizați indicatorii de performanță cheie (KPI), cum ar fi productivitatea angajaților, acuratețea consumului de date, numărul de rezervări programate sau documentele procesate. Dacă KPI-urile dvs. nu se îmbunătățesc după implementare, ar putea fi un semn că ați ales procesele greșite sau că ați dat roboților parametrii greșiți.