Cum să realizați mai multe lucruri prin automatizarea fluxului de lucru

Ce este automatizarea fluxului de lucru?

Acolo unde afacerea dvs. se confruntă cu activități manuale repetitive, puteți utiliza automatizarea fluxului de lucru. Automatizarea fluxului de lucru este procesul prin care se utilizează logica bazată pe reguli pentru a elimina procesele manuale necesare pentru finalizarea unei activități. Pe lângă digitizarea și optimizarea pe hârtie a proceselor de business, simplificarea fluxurilor dvs. de lucru poate economisi timp la finalizarea activităților, poate reduce numărul de erori și îi poate ajuta pe angajați să se concentreze pe o muncă mai strategică și de impact.

Automatizarea fluxului de lucru este nucleul managementului de business modern. Pe măsură ce firmele încep să introducă automatizarea în procesele lor de business și să conștientizeze beneficiile aduse de aceasta, piața automatizării fluxurilor de lucru va continua să crească. Pe măsură ce tehnologia devine mai prevalentă și mai sofisticată, din ce în ce mai multe firme vor folosi automatizarea fluxurilor de lucru pentru a construi modalități simplificate și eficiente de lucru, lucru ce va afecta numeroase domenii de activitate și va crea avantaje competitive pe piețele respective.

Automatizarea eficientă a fluxului de lucru în cinci pași simpli

Cu software-ul potrivit, automatizarea proceselor manuale poate fi simplă și extrem de benefică. Pentru a elimina în mod eficient activitățile manuale ineficiente și pentru a transforma modul în care funcționează businessul dvs., trebuie să știți ce procese vă țin pe loc.

Utilizați acești cinci pași simpli pentru a automatiza fluxurile de lucru:

1. Alegeți procesele relevante. Identificați procedurile ineficiente, excesiv de complicate sau prea costisitoare. Ierarhizați-le și alegeți candidații ideali pentru automatizare.
2. Studiați în avans. Cum au automatizat alte organizații procese similare? Luați în considerare opțiunile pe care le aveți pentru a crea și implementa fluxurile de lucru automatizate - veți apela la profesioniști IT sau veți oferi dezvoltatorilor cetățeni din firmă posibilitatea de a folosi un instrument de automatizare cu cod redus la locul de muncă, pentru a-și crea propriile fluxuri de lucru automatizate puternice?
3. Gestionați schimbarea și promovați adopția. După lansarea noilor fluxuri de lucru, este important să vă asigurați că acestea sunt adoptate în întreaga firmă – cu cât mai mulți oameni folosesc fluxurile de lucru automatizate, cu atât acestea vor fi mai eficiente.
4. Comunicați și instruiți-vă angajații. Asigurați-vă că toată lumea știe că există instrumente noi pentru a le ușura viața profesională. Puneți-le la dispoziție documentația și instruirea de care vor avea nevoie pentru a facilita adopția.
5. Evaluați și perfecționați. Începeți imediat să măsurați reușita noilor procese. Dacă țineți evidența indicatorilor de performanță cheie (KPI) predeterminați, eficacitatea noilor fluxuri de lucru automatizate va deveni clară și veți putea face ajustările corespunzătoare.

Puneți inteligența reală în lumină cu software-uri de automatizare a fluxurilor de lucru

Acum că știți ce este automatizarea fluxului de lucru, gândiți-vă cum o puteți realiza și evaluați valoarea pe care aceasta vă va ajuta să o generați. Cel mai simplu mod de a aduce automatizarea fluxului de lucru în businessul dvs. este prin intermediul unui software de automatizare a fluxurilor de lucru sau al unui serviciu de automatizare a fluxurilor de lucru bazat pe cloud.

Putere pentru persoanele potrivite

Aceste tehnologii pun capacitatea de a dezvolta fluxuri de lucru inovatoare în mâinile celor care cunosc cel mai bine afacerea: angajații dvs., care au o experiență directă cu procesele ce pot fi accelerate și îmbunătățite prin automatizare. Nu trebuie să fie dificil. În majoritatea afacerilor, aproape fiecare angajat poate folosi tehnologia de automatizare fără cod de programare sau cu cod redus, pentru a crea fluxuri de lucru puternice.

Este important să căutați o soluție de automatizare a fluxului de lucru intuitivă, ușor de utilizat și flexibilă. În mod ideal, este recomandabil să alegeți o tehnologie cu conectori pre-generați, care vă permit să încorporați o gamă largă de aplicații în fluxurile de lucru. O altă modalitate de a optimiza procesele de business este să utilizați o tehnologie de dezvoltare a aplicațiilor cu cod de programare redus astfel încât să ajutați inginerii, utilizatorii de afaceri obișnuiți sau liderii din firmă să genereze aplicațiile mobile de care au nevoie pentru a rămâne conectați, a lucra productiv și a valorifica oportunitățile fără a fi nevoie să se bazeze pe dezvoltatori profesioniști.

Fluxuri de lucru în cloud

Rețineți că instrumentele de automatizare bazate pe cloud oferă avantaje față de echivalentele locale, inclusiv scalabilitatea îmbunătățită și un grad ridicat de securitate. De asemenea, software-ul de automatizare a fluxului de lucru ar trebui să funcționeze împreună cu instrumentele de analiză de afaceri existente în firma dvs., simplificând astfel monitorizarea performanței fluxurilor de lucru automatizate.

În cele din urmă, software-ul de automatizare a fluxului de lucru cu capabilități mobile va permite angajaților să automatizeze în siguranță fluxurile de lucru de oriunde și în orice moment.

Cum funcționează

Când automatizează un flux de lucru, utilizatorii setează un declanșator pentru o serie de acțiuni. De exemplu, atunci când este angajată o nouă persoană, poate fi creat un flux de lucru automat pentru a-i trimite imediat angajatului respectiv un e-mail de bun venit și a-l ghida prin procesul de completare a documentelor pentru noii angajați.

Utilizatorii definesc seria de sarcini care sunt necesare pentru a finaliza procesele de business comune. După definire, fluxul de lucru automat va efectua acțiunile atribuite ori de câte ori apare declanșatorul specificat.