Ce este gestionarea proceselor de business?
Gestionarea proceselor de business (BPM) se referă la eforturile companiei dvs. de a analiza, accelera și optimiza procesele, adesea utilizând automatizare a fluxurilor de lucru pentru a eficientiza procesele manuale.
Beneficiați de avantajele oferite de BPM
Înainte de a începe să construiți o strategie BPM, este important să înțelegeți de ce sunt importante procesele de business eficiente, diferitele tipuri de procese de business, cine este responsabil pentru acestea în cadrul companiei dvs. și problemele pe care BPM vă poate ajuta să le abordați.
Faceți cunoștință cu procesele dvs. de business
Un proces de business reprezintă o serie de activități repetabile, realizate în secvență, pentru a obține un obiectiv de rutină. Procesele de business pot dura minute sau săptămâni și includ activități simple, cum ar fi solicitările de concedii ale angajaților, sau complicate, cum ar fi logistica lanțului de aprovizionare. Procesele eficiente și eficace vor ajuta la îmbunătățirea productivității angajaților, a implicării clienților și a tuturor celorlalte aspecte ale afacerii dvs. Procesele ineficiente și disfuncționale creează angajați decepționați, costuri inutile, clienți nemulțumiți și, în cele din urmă, pierderi de venituri.
Procesele de business pot fi împărțite în trei categorii principale:
- Procesele operaționale acoperă activitatea de bază și lanțurile de valoare specifice, cum ar fi comenzile clienților, crearea conturilor și optimizarea producției.
- Procesele de management includ lucruri precum guvernanța corporativă, bugetele și fluxurile de lucru din cadrul HR.
- Procesele de asistență susțin procese mai ample, din domenii precum contabilitatea, recrutarea și asistența tehnică.
Prin automatizarea tuturor tipurilor de procese de business, puteți să îmbunătățiți eficiența, să reduceți riscurile și să mențineți compania mai concentrată strategic.
Construiți-vă echipa BPM
Angajații care sunt responsabili pentru orice proces de business sunt numiți proprietari de procese de business. Deoarece gestionează integral un proces, înțeleg modul în care acesta afectează și este afectat de procesele care îl precedă și îl succedă. Acordarea dreptului de proprietate asupra proceselor de business discrete angajaților cheie care colaborează cu alte departamente poate stimula o mai bună înțelegere și poate duce la un BPM mai bun în întreaga organizație.
De exemplu, o echipă BPM de succes dintr-o companie mare ar putea cuprinde toate aceste roluri:
- Campion al proceselor de business. Un campion înțelege avantajele de perspectivă și comunică organizației valoarea oferită de BPM.
- Proprietarul procesului. O persoană sau o echipă cu provocări de business de depășit, fluxuri de lucru de eficientizat sau oportunități de exploatare poate oferi perspective și informații importante – esențiale pentru atragerea utilizatorilor și pentru succesul BPM.
- Director de procese de business. Un director conduce eforturile BPM la nivelul întregii organizații.
- Consultant în procese de business. Un consultant folosește abilități tehnice și înțelegerea BPM pentru a consilia un director de procese de business.
- Manager de proiect. Un manager de proiect ajută la crearea și implementarea planului de proiect și gestionează comunicările, etapele, livrabilele și termenele limită ale echipei.
- Analist de business. Un analist identifică îmbunătățirile necesare proceselor.
- Arhitect de soluții. Un arhitect de soluții oferă asistență tehnică, în special când vine vorba de interoperabilitatea cu aplicațiile existente în domeniul de activitate.
- Formatori de opinie. Adesea lideri printre colegii lor, formatorii d opinie adoptă din timp și promovează idei, practici și instrumente noi, contribuie la rafinarea îmbunătățirilor proceselor de business și pledează pentru schimbare.
- Grup de asistență pentru BPM. Acest grup include profesioniști IT importanți, angajați responsabili cu planificarea corporativă și alți membri din conducere care ajută la instituționalizarea standardelor, metodelor, guvernanței și tehnologiei BPM.
Nu acceptați să pierdeți oportunitățile
În mod tradițional, liderii din cadrul companiei sunt cei care dețin BPM; la urma urmei, sunt procese de business. Dar odată cu apariția unui software de gestionare a proceselor de business extrem de sofisticat, departamentul IT joacă acum un rol mai important. Este posibil să găsiți un echilibru productiv între tehnologie și cerințele de business dacă permiteți departamentului IT să implementeze o platformă de automatizare a fluxului de lucru cu cod redus și autoservire, pe care angajații din companie să o poată utiliza pentru a eficientiza procesele și a rezolva problemele pe care le înțeleg cel mai bine.
Automatizați și iar automatizați
Automatizarea este nucleul BPM. Cu tehnologia disponibilă acum, companiile de succes trebuie să găsească orice oportunitate pentru a automatiza procesele manuale repetitive, care consumă mult timp. Cu automatizarea fluxului de lucru, puteți simplifica procesele de business, cum ar fi introducerea de date, actualizările pe rețelele sociale, inventarul, rapoartele și multe altele. Vă puteți elibera angajații de procesele repetitive și de rutină, puteți crește productivitatea, reduce costurile și limita erorile umane.
Creați o cultură de dezvoltare cetățenească
De asemenea, puteți optimiza unele procese de business cu crearea de aplicații mobile , care vă ajută angajații să rămână mai conectați și mai eficienți, să transforme modul în care își desfășoară activitatea și să genereze informații de business în timp real. Cu platforma potrivită de dezvoltare a aplicațiilor, inginerii, specialiștii IT și utilizatorii de business obișnuiți pot clădi o cultură de dezvoltare cetățenească și pot crea propriile soluții de business cu cod redus – fără a fi nevoie să se bazeze sau să îi aștepte pe liderii din cadrul companiei și pe dezvoltatorii profesioniști.
Profitați la maximum de fiecare oportunitate
Nu trebuie să acceptați procesele manuale ineficiente, costurile suplimentare și oportunitățile pierdute. Cu persoanele potrivite în rolurile potrivite, cu o înțelegere temeinică a proceselor dvs. și cu instrumente bune de automatizare, afacerea dvs. poate utiliza BPM pentru:
- Reduceți procesele greoaie de plată online, care descurajează clienții și afectează vânzările.
- Automatizați procesele manuale care durează prea mult, costă prea mult și decepționează angajații.
- Eliminați obstacolele din procesele financiare care întârzie plățile.
- Reduceți duplicarea care irosește resursele.
- Scurtați sau standardizați procesele lungi sau incoerente, care afectează termenele limită.
- Simplificați înscrierea ineficientă a clienților, care subminează relațiile.
Construiți o strategie de gestionare a proceselor de business
În cazul în care compania dvs. se confruntă cu procese operaționale, de management și de asistență greoaie, redundante, prea lungi, prea lente sau prea costisitoare, crearea unei strategii BPM cuprinzătoare vă poate ajuta. Următoarele bune practici vă vor ajuta să lansați o inițiativă BPM și să vă evaluați succesul:
- Obțineți sprijin din partea conducerii. Este esențial dacă aveți nevoie de resurse pentru a vă susține planurile de îmbunătățire a proceselor de business.
- Analizați și mapați procesul specific. Utilizați scheme logice, eurigrame sau software de extragere a proceselor pentru descoperiți blocajele, efortul dublat și întârzierile inutile. Obțineți feedback de la persoanele cele mai implicate în proces pentru a înțelege ce puteți îmbunătăți – adoptarea schimbării începe cu aceste persoane.
- Reproiectați procesul. Solicitați feedback de la participanții direct interesați și asigurați-vă că toată lumea înțelege valoarea eficientizării procesului. Includeți lecțiile învățate din eurigrame și analize. Luați în considerare o analiză a impactului pentru fluxurile de lucru critice sau complexe.
- Adunați resurse și implementați schimbarea. Colectați resursele de care aveți nevoie pentru a construi o platformă BPM eficientă, cum ar fi un software de management al proiectelor, instrumente de automatizare a fluxului de lucru și tablouri de bord în timp real. Alegeți resursele care se aliniază cu valoarea de business pe care doriți să o creați și gestionați schimbarea cu livrabile și termene limită specifice. Implementând mai întâi un proiect-pilot de dimensiuni mici, puteți remedia erorile, genera entuziasm pentru practicile îmbunătățite și stimula adoptarea.
- Urmăriți și optimizați. Monitorizați modul în care funcționează noile procese, consultându-vă cu participanții direct interesați. Fiți pregătiți să adăugați rafinări, după cum este necesar.
Creați valoare BPM
Dacă urmați cele mai bune practici de mai sus, construiți o echipă BPM solidă și înțelegeți cum puteți îmbunătăți procesele pentru a crea mai multă valoare; managementul proceselor de business poate aduce beneficii tangibile, inclusiv:
- Productivitate crescută. Procesele mai eficiente creează angajați mai eficienți și puteți evalua indicatorii de performanță utilizând software de analiză a locului de muncă.
- Avantaje mai rapide. Îmbunătățirea proceselor IT poate afecta cât de repede sunt dezvoltate și implementate aplicațiile software în compania dvs.
- Calitate îmbunătățită. În plus față de accelerarea dezvoltării, îmbunătățirile modului de testare pot rezolva rapid orice problemă de performanță sau securitate, îmbunătățind calitatea produsului sau a serviciului.
- Satisfacție crescută a clienților. Remedierea proceselor de servicii pentru relații cu clienții ale companiei dvs. vă poate ajuta să atrageți clienți noi și să creșteți loialitatea.
- Experiențe de lucru îmbunătățite pentru angajați. Procesele de business eficiente reprezintă fundamentul satisfacției la locul de muncă, îmbunătățind moralul și având potențialul de a reduce fluctuația personalului.
Începeți acum să vă optimizați procesele de business
Fiecare companie se străduiește să facă lucrurile mai bine, mai repede și mai inteligent. Combinarea unei strategii BPM cuprinzătoare cu software-ul corect de automatizare a fluxului de lucru vă poate ajuta compania să realizeze aceste obiective.
Microsoft Power Automate este o soluție de optimizare a fluxului de lucru ușor de utilizat, care poate oferi angajaților posibilitatea de a fluidiza ineficiențele zilnice pentru un impact la nivelul întregii companii.