Uma pessoa a fazer uma apresentação

Por que motivo empresas em todo o lado estão a adotar ferramentas de RPA

As businesses around the globe invest in digital transformation, many are taking advantage of an emerging technology that reimagines efficiency and helps employees focus on value-added work instead of tedious administrative responsibilities. Called robotic process automation (RPA), this approach uses software bots to emulate human interaction within a graphical user interface (GUI) to automate repetitive and manual tasks, saving businesses time, effort, and headaches.

O que é uma ferramenta RPA?

Uma ferramenta RPA é um software de definição de fluxos de trabalho e configuração de bots, concebido para executar tarefas específicas numa sequência lógica. Um robot é capaz de executar qualquer processo multifaseado que ocorra numa GUI de forma mais rápida e sem erros. Portanto, uma ferramenta de automatização de processos robóticos ajuda-o a acelerar fluxos de trabalho manuais e propensos a erros, para que os colaboradores se possam dedicar a mais tarefas especializadas.

O departamento de RH pode, por exemplo, implementar uma ferramenta RPA para automatizar o processamento de pedidos de férias. Em vez de um colaborador passar cinco minutos a processar cada pedido, um bot RPA pode extrair os dados do sistema de planeamento de recursos empresariais, acelerar o processamento do pedido e reencaminhar a informação para outro sistema, incluindo os que não têm API. Tudo isto sem cometer erros.

Os bots criados por uma ferramenta de automatização de processos robóticos executam ações que lhes foram atribuídas e interagem com outros sistemas através da cópia de informações de ecrãs digitais (extração de ecrãs) ou usando diversas API. A sua empresa pode, por exemplo, usar uma ferramenta RPA para criar bots que iniciam sessão em aplicações, manipulam ficheiros e pastas, copiam e colam conteúdos, preenchem formulários, trabalham com dados estruturados e até interagem com outras aplicações.

Os benefícios da adoção de ferramentas RPA

Qualquer organização que implemente uma ferramenta RPA pode esperar obter alguns ou todos os seguintes benefícios:

  • Melhor utilização dos recursos humanos. A RPA liberta os colaboradores de tarefas repetitivas e de baixo valor, como a entrada de dados, para que possam concentrar-se no trabalho que cria mais valor para a empresa.

  • Melhoria dos pontos de contacto com os clientes. Quando a RPA é usada para acelerar os processos voltados para os clientes, a eficiência adicional melhora a experiência dos clientes e promove a fidelização.

  • Custos mais baixos. Os bots de RPA desempenham o trabalho executado pelos seres humanos a uma fração do custo.

  • Melhoria da análise para entender a sua forma de gerir os fluxos de trabalho. Cada bot gera um ficheiro de registo das respetivas atividades, para que possa monitorizar a sua eficácia na execução das funções que lhe foram atribuídas.

  • Escalabilidade melhorada. É impossível dimensionar uma equipa de colaboradores de forma idêntica à usada no dimensionamento do âmbito e alcance de um grupo de bots automatizados. Utilizando software RPA, os bots podem ser facilmente duplicados e programados para realizar um conjunto de procedimentos semelhante, mas ligeiramente diferente.

  • Melhoria da segurança. Os bots RPA nunca se esquecem de terminar sessão. Também podem ser configurados para "exceder o limite de tempo", para que os seus sistemas estejam inacessíveis quando deveriam estar, reduzindo a vulnerabilidade a hackers maliciosos.

Como é que as ferramentas RPA se comparam a outras soluções de automatização de processos?

To understand the advantage of RPA tools compared with other workflow automation solutions, it’s helpful to understand the difference between automation and RPA. Workflow automation uses technology to reduce the manual steps in a business process, but it still requires a person to complete the process. RPA tools create robots to work through the GUI so that no human intervention is necessary. These can be attended processes in which humans must still initiate the tasks, or they can be unattended processes, which are fully automated.

As ferramentas RPA requerem pouca ou nenhuma programação e, como os bots usam uma infraestrutura e soluções idênticas às dos colaboradores, não precisa de alterar a arquitetura subjacente. Os utilizadores de empresa promovem soluções RPA. De facto, algumas soluções RPA são concebidas para programadores cidadãos – colaboradores sem formação ou experiência técnicas – que podem automatizar os processos manuais com que trabalham todos os dias. Com o mínimo ou nenhum envolvimento da TI, pode otimizar as operações e melhorar a satisfação dos colaboradores sem suportar os custos do desenvolvimento tradicional.

A RPA também difere das ferramentas tradicionais de automatização de processos das seguintes formas:

  • Os processos tradicionais de automatização podem exigir a alteração de parte ou de toda uma infraestrutura tecnológica. Os bots RPA trabalham na GUI e interagem com outros sistemas de forma idêntica à dos seres humanos.

  • Os bots RPA são suficientemente flexíveis para que seja possível automatizar os processos de várias aplicações.

  • Como os bots RPA se destinam a processos repetitivos e genéricos, como a entrada de dados, são dimensionáveis e mais fáceis de atualizar do que uma solução de fluxo de trabalho concebida para um único processo.

Embora o software RPA crie valor melhorando a eficiência dos fluxos de trabalho repetitivos e baseados em regras, é melhor deixar alguns processos ao cuidado dos colaboradores. Em geral, é melhor deixar os colaboradores gerirem os processos que utilizam muitos dados não estruturados ou informações gráficas, e que dependam de parâmetros em constante mudança.

O presente e o futuro da RPA

Atualmente, o software RPA está a ganhar muita visibilidade à medida que as empresas aprendem a usá-lo e a constatar em primeira mão os benefícios que oferece, como a poupança de tempo e de custos. Mas, tal como as restantes tecnologias, a RPA irá tornar-se mais sofisticada, adaptando-se à evolução das necessidades das empresas. Seguem-se algumas previsões das formas que essa evolução poderá assumir:

  • Integração mais profunda com a IA. À medida que a RPA progride, as empresas irão provavelmente descobrir novas formas de a conjugar com a tecnologia mais avançada, como a IA, a aprendizagem automática ou mesmo a Internet das Coisas (IoT), o que, aliás, já foi feito por algumas empresas. A hiperautomatização, ou automatização inteligente, expande os tipos de tarefas que as ferramentas RPA podem executar e dá-lhes o poder de automatizar uma grande variedade de tarefas complexas.

  • Automatizações mais complexas. As empresas usam a RPA para automatizar todo o tipo de tarefas banais, mas a sua fusão com a IA e a aprendizagem automática irá desbloquear uma nova variedade de tarefas que a RPA pode simplificar. Atualmente, as empresas podem, por exemplo, utilizar ferramentas RPA para digitalizar documentos, mas as ferramentas RPA com processos de IA integrados também são capazes de compreender o conteúdo dos documentos e de o classificar de forma correta e eficiente.

  • Menos dispendiosas e mais acessíveis. Quando as ferramentas RPA chegaram ao mercado, podiam ser caras e eram mais difíceis de encontrar. Mas, com o aumento da procura deste tipo de software, as empresas aumentaram a oferta de soluções RPA. Havendo mais opções disponíveis, é provável que os preços baixem e as funcionalidade irão tornar-se mais competitivas.

Funcionalidades-chave do software RPA

Há, agora, um grande número de ferramentas RPA disponíveis no mercado, todas com funcionalidades diferentes. No entanto, estas são as funcionalidades essenciais que, no mínimo, qualquer software RPA bom deverá oferecer:

  • Interoperabilidade. O software RPA deverá funcionar com as aplicações de ambiente de trabalho, aplicações Web e outras aplicações de software importantes que já existam nas empresas. Deve também ser capaz de se ligar às API do sistema e de ler/escrever em bases de dados.

  • Expansão dos dados. O software deve ser capaz de extrair dados de sites e redes sociais.

  • Processamento de diferentes tipos de dados. É importante que o software possa extrair e inserir dados, combinar dados de várias fontes e seguir instruções condicionais do tipo IF/ELSE.

  • Interfaces de programação. É importante que a interface seja programável. O software RPA pode fornecer capacidades inteligentes, ou cognitivas, que permitam configurar bots para tomar decisões, ajudando a empresa a funcionar de forma mais eficiente. Por exemplo: os bots podem ajudar a responder aos pedidos de suporte informáticos, retirando alguma sobrecarga administrativa à equipa da TI para que esta possa concentrar-se noutras iniciativas. Algumas opções de software chegam a disponibilizar métodos sem código de programação de bots, mas todas as ferramentas RPA devem ser capazes de interagir com diferentes tipos de aplicações, e-mails, ficheiros e pastas.

Escolher e trabalhar com o software RPA

When you begin evaluating the available RPA tools, keep in mind what kinds of processes you plan to automate. Different controls and commands are built into each robotic process automation tool that dictate its capabilities, so make sure they match your workflow automation goals. Also, try to find reusable components and make sure that your bots can easily function in your existing systems.

Tenha em conta os seguintes critérios ao selecionar o software RPA certo para a sua organização:

  • Facilidade de utilização. O software RPA deverá ser suficientemente fácil de usar para alguém com capacidades de programação limitadas, permitindo que essa pessoa possa automatizar e, em seguida, configurar um fluxo de trabalho no software RPA. Existem até algumas ofertas de RPA com pouco código que os programadores cidadãos sem competências informáticas podem usar para automatizar os seus fluxos de trabalho. Qualquer que seja o software escolhido, deverá dispor de várias GUI, comandos e assistentes incorporados e extensíveis.

  • Flexibilidade. O software deverá permitir configurar funcionalidades personalizadas sem custos de personalização adicionais. Deverá também ser capaz de lidar com diferentes casos de utilização e diversas quantidades de dados, sem que o desempenho seja afetado.

  • Dimensionável. O software RPA deverá ser rapidamente dimensionável para satisfazer os requisitos operacionais da empresa e acomodar atualizações. O software também deverá ser capaz de executar vários bots e múltiplos fluxos de trabalho.

Utilização de software RPA pelos setores industriais

Todos os setores empresariais encontraram formas de tirar partido do software RPA. O setor da prestação de cuidados de saúde, por exemplo, pode usar a RPA para marcar consultas, introduzir os dados dos pacientes, processar reclamações e gerir a faturação. Seguem-se exemplos de como outras indústrias recorrem a ferramentas RPA para transformar os seus processos:

  • Comércio. Atualizar encomendas, enviar produtos e monitorizar envios.

  • Telecomunicações. Monitorização, gestão de dados à prova de fraude e atualização dos dados dos clientes.

  • Banca. Melhorar a eficiência do trabalho, a exatidão dos dados e a segurança.

  • Seguros. Gerir processos de trabalho, introduzir dados de clientes e ajudar a executar aplicações.

  • Indústria. Ajudar os processos da cadeia de fornecimento, faturação de materiais, suporte e apoio ao cliente, e administração.

As limitações das ferramentas RPA

O software RPA oferece muitos benefícios, mas não pode fazer tudo. Enquanto a tecnologia está em desenvolvimento, continua a ser mais útil como parte duma rede doutras tecnologias. Não é, ainda, uma solução que abranja todos os cenários e resolva qualquer desafio operacional.

Por enquanto, a RPA é uma tecnologia baseada em regras que funciona melhor com dados estruturados, ou informação que siga um modelo de dados pré-determinado. Para que seja bem-sucedida, é necessário programar os bots para executem as funções pretendidas e estes irão funcionar apenas dentro desses parâmetros. A menos a conjugue com IA ou aprendizagem automática, a solução RPA só conseguirá seguir as regras que lhe atribuiu, sendo incapaz de compreender ou interpretar o conteúdo a que acede.

Por exemplo: para que uma ferramenta RPA processe informações a partir de faturas ou doutro tipo de documentação administrativa, esta deve ter sempre o mesmo formato. A ferramenta não é capaz de processar ficheiros que se desviem desse formato. Portanto, as ferramentas RPA não são adequadas para dados não estruturados ou informações que não sigam um modelo de dados pré-determinado.

Além disso, as ferramentas RPA não aprendem nem se adaptam. Se os processos de negócio mudarem, terá de reprogramar os bots para funcionarem com os novos processos, o que pode ser demorado. E se a ferramenta RPA não for compatível com os novos processos, o investimento feito poderá ser de curta duração. Para evitar este problema, tenha em conta a probabilidade de ocorrência de alterações nos processos e nas tecnologias antes de adotar uma ferramenta RPA.

Como ajudar a garantir o sucesso com ferramentas RPA

Tal como qualquer outra tecnologia, o êxito no uso de software RPA depende de como o aplica. Mesmo as melhores ferramentas não conseguem corrigir um processo fundamentalmente errado. Por isso, é importante escolher bem as tarefas a automatizar. A ferramenta RPA mais adequada, quando aplicada no contexto certo e com um objetivo específico e mensurável, pode redefinir o significado de eficiência numa empresa. Tenha em conta as melhores práticas seguintes quando começar a usar tecnologia RPA para automatizar os processos:

  • Conheça o processo que pretende automatizar. Audite todos os seus processos operacionais para descobrir quais as tarefas que melhor se adequam à RPA. Lembre-se de que as ferramentas RPA são geralmente incapazes de entender a informação. Por isso, e a menos que também planeie incorporar IA, escolha um processo que tenha parâmetros claramente definidos e não precise de muita supervisão ou envolvimento humanos, como a marcação de consultas ou o processamento de faturas. Algum software, como o Microsoft Power Automate, oferece capacidades que o ajudam a identificar os processos certos a automatizar.

  • Escolha a ferramenta certa. Depois de determinar os processos que pretende automatizar, encontre as ferramentas que melhor suportam esse tipo de trabalho. Todas as ferramentas têm diferentes pontos fortes, por isso, avalie-as com base em capacidades, preço, facilidade de implementação e de integração com o software existente.

  • Treine os colaboradores. Ensinar os colaboradores a usar – e optar por manter ou mudar – uma ferramenta RPA é uma ótima maneira de ajudar a garantir que esta não perde o seu valor e continuará a ser adotada em toda a empresa.

  • Meça os resultados. Antes e depois da implementação, monitorize os indicadores-chave de desempenho (KPI), como a produtividade dos colaboradores, a precisão da admissão de dados, o número de compromissos marcados ou os documentos processados. Se os KPI não melhorarem após a implementação, poderá ser sinal de que escolheu os processos errados ou forneceu aos bots os parâmetros errados.

Capacite os colaboradores para automatizar a sua forma de trabalho

O futuro da RPA parece promissor, com uma ênfase crescente na intersecção do software RPA e da IA. Ao infundir a sua arquitetura com software RPA, não só irá criar novas eficiências para o seu negócio, como também permitirá que a equipa recupere tempo precioso, capacitando-a a concentrar-se em iniciativas importantes e no trabalho de valor acrescentado, e não em tarefas administrativas.

Se procura uma ferramenta RPA robusta com pouco código que capacite os colaboradores e melhore a sua eficiência, o Power Automate é uma solução que todos podem usar para automatizar qualquer processo, desde simples transferências de dados a fluxos de trabalho empresariais complexos. Com uma interface simples de arrastar e largar, e ferramentas para gravar ações de teclado e rato, o Power Automate proporciona uma experiência intuitiva e sem esforço a cada utilizador e em muitas tarefas.