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Como melhorar a produtividade com a automatização de fluxos de trabalho

Desde os colaboradores do apoio ao cliente até aos CEO, quase todos os profissionais das empresas gastam até metade do seu dia de trabalho com processos manuais improdutivos e redundantes que poderiam ser automatizados. A execução de tarefas rotineiras e morosas reduz a eficiência dos colaboradores a todos os níveis, mas as empresas mais bem geridas usam a automatização dos fluxos de trabalhos para que todos possam trabalhar da forma mais eficiente.

A automatização dos fluxos de trabalho é o núcleo da gestão moderna das empresas, orientando-se pela inovação tecnológica constante e pela rapidez das inovações nesta área. O crescimento do mercado da automatização dos fluxos de trabalho é inevitável à medida que mais empresas começam a conjugar a automatização com os seus processos de negócio e a perceber as vantagens dessa abordagem. À medida que a tecnologia se torna mais comum e sofisticada, mais cresce o número de empresas que utilizam a automatização dos fluxos de trabalho para criar formas de trabalho simplificadas e eficientes, levando à perturbação positiva de vários setores industriais e à criação de vantagens competitivas nos respetivos mercados.

O que é a automatização dos fluxos de trabalho?

A utilização do software de automatização de fluxos de trabalho adequado à sua empresa permite a substituição de processos manuais – como a entrada de dados, as atualizações das redes sociais e as respostas aos e-mails – por fluxos de trabalho mais simples e automatizados que poupam tempo e reduzem a ocorrência de erros, para que possa passar menos tempo a corrigir enganos e ajudar os colaboradores a dedicarem-se a trabalho mais estratégico e impactante.

A automatização dos fluxos de trabalho vai permitir-lhe a digitalização e otimização de processos de negócio baseado em papel, como encomendar inventário ou responder a pedidos de aprovação. Sempre que a empresa recorrer a tarefas manuais repetitivas, poderá usar a automatização dos fluxos de trabalho para ajudar a melhorar a eficiência desses processos.

Automatização eficaz dos fluxos de trabalho em cinco simples passos

O uso do software adequado permite que a automatização dos processos manuais seja simples e extremamente benéfica. Para eliminar eficazmente as tarefas manuais e ineficientes, e transformar a forma de trabalho da empresa, terá de saber que processos impedem a sua evolução, perceber quais são as opções de automatização, gerir a adoção, assegurar a formação e medir o êxito da empresa.

Utilize estes cinco simples passos para automatizar os fluxos de trabalho:

  1. Escolha os processos. Identifique os procedimentos que são ineficientes, excessivamente complicados ou demasiado dispendiosos e, em seguida, organize-os por ordem de importância e escolha os principais candidatos à automatização.
  2. Estude o problema. Como é que as outras organizações automatizaram processos semelhantes? Pense bem nas escolhas de que dispõe para criar e implementar fluxos de trabalho automatizados: irá recrutar profissionais de TI ou será que os programadores cidadãos da empresa são capazes de usar uma ferramenta de automatização com pouco código no local de trabalho para criarem os seus próprios fluxos de trabalho poderosos e automatizados?
  3. Gira a mudança e promova a adoção. Depois de lançar os novos fluxos de trabalho, é importante assegurar a adoção em toda a empresa: a eficácia dos fluxos de trabalho é diretamente proporcional ao uso que a empresa lhes dá.
  4. Comunique com os colaboradores e assegure que recebem a formação mais adequada. Certifique-se de que todos sabem que existem novas ferramentas que facilitam o desempenho das suas funções. Forneça a documentação e a formação de que necessitam para facilitar a adoção.
  5. Avaliar e apurar. Comece imediatamente a medir o êxito dos novos processos. O acompanhamento constante dos indicadores-chave de desempenho pré-determinados irá demonstrar a eficácia dos fluxos de trabalho automatizados, e também permite a execução dos ajustes mais adequados.

Garanta a excelência com software de automatização dos fluxos de trabalho

Agora que sabe o que é a automatização dos fluxos de trabalho, pense em como pode alcançá-la e o valor que essa mudança irá ajudar a criar. A forma mais fácil de integrar a automatização dos fluxos de trabalho na sua empresa é através dum software de automatização dos fluxos de trabalho ou dum serviço de automatização dos fluxos de trabalho baseado na nuvem.

Capacite as pessoas certas

Estas tecnologias colocam o poder de desenvolver fluxos de trabalho inovadores nas mãos das pessoas que realmente conhecem a empresa: os colaboradores, que experienciam em primeira mão os processos que podem ser acelerados e melhorados com a automatização. O processo não precisa de ser complicado. Na maioria das empresas, quase todos os colaboradores podem ser um programador cidadão recorrendo à tecnologia de automatização com pouco ou sem código para criar fluxos de trabalho poderosos.

É importante procurar um solução de automatização dos fluxos de trabalho que seja intuitivo, fácil de usar e flexível. A solução ideal deverá ser uma tecnologia com conectores pré-criados que lhe permitam incorporar uma grande variedade de aplicações nos fluxos de trabalhos.

Uma outra forma de otimizar os processos de negócio é utilizar uma tecnologia de desenvolvimento de aplicações com pouco código para ajudar os engenheiros, os utilizadores de empresa comuns ou as chefias da empresa crie as aplicações móveis de que precisam a manterem-se ligados, trabalharem produtivamente e a encontrarem oportunidades, sem ter de depender de programadores profissionais.

Fluxos de trabalho na cloud

Tenha em mente que as ferramentas de automatização baseadas na nuvem têm vantagens em relação às soluções homólogas no local, incluindo a melhoria da escalabilidade e o aumento do grau de segurança. Além disso, o software de automatização dos fluxos de trabalho deverá funcionar em conjunto com as ferramentas de análise de negócio existentes na empresa, facilitando a monitorização do desempenho dos fluxos de trabalho automatizados.

Por último, o software de automatização dos fluxos de trabalho com capacidades móveis permitirá que os colaboradores automatizem os fluxos de trabalho de forma segura a partir de qualquer lugar e a qualquer momento.

Como funciona

Com a automatização dos fluxos de trabalho, os utilizadores definem um acionador para uma série de ações. Quando, por exemplo, contratar um novo colaborador, será possível criar um fluxo de trabalho automatizado para enviar imediatamente a essa pessoa um e-mail de boas-vindas, orientando-a ao longo do processo administrativo associado a uma nova contratação.

Os utilizadores definem a série de tarefas necessárias para completar os processos de negócio comuns. Em seguida, o fluxo de trabalho automatizado executará as ações atribuídas sempre que aparecer o acionador especificado.

Descubra formas mais inteligentes de trabalhar

Torne todos capazes de criar soluções automatizadas, para que possam aproveitar ao máximo o dia de trabalho com o Microsoft Power Automate. Utilize fluxos – designados automatização dos fluxos de trabalho pelo Power Automate – para ajudar os colaboradores a libertar-se de tarefas repetitivas e morosas, criando um local de trabalho mais estratégico e dinâmico.