Uma pessoa a trabalhar num portátil

O que é a gestão de processos de negócio?

Um processo de negócio é uma série de tarefas repetíveis que são feitas em sequência para alcançar um objetivo de rotina. Os processos de negócio podem demorar minutos ou semanas e incluir atividades tão simples como pedidos de férias dos funcionários ou tão complicados como a logística da cadeia de fornecimento. Processos eficientes e eficazes irão ajudar a melhorar a produtividade dos colaboradores, o envolvimento do cliente e todas as outras facetas do seu negócio. Processos ineficientes e disfuncionais criam colaboradores frustrados, custos desnecessários, clientes insatisfeitos e, em última análise, perda de receitas.

A gestão de processos de negócio (BPM) refere-se aos esforços de longo prazo da sua empresa para analisar, acelerar e otimizar estes processos, muitas vezes utilizando automatização do fluxo de trabalho para agilizar processos manuais e alcançar objetivos de negócio específicos. Ao automatizar todo o tipo de tarefas de negócio de rotina — desde a gestão de ficheiros até à atualização de folhas de cálculo — pode melhorar a eficiência, reduzir o risco e manter o seu negócio mais focado estrategicamente.

Desbloquear as vantagens do BPM

Antes de começar a construir uma estratégia de BPM, é importante entender os diferentes tipos de processos de negócio, quem é responsável por eles dentro da sua empresa, e quais os problemas que o BPM pode ajudar a resolver.

Em primeiro lugar, os processos de negócio podem ser divididos em três categorias principais:

  • Os processos operacionais abarcam o core business e os fluxos de valor específicos como as encomendas de clientes, a criação de conta e a otimização do fabrico.

  • Os processos de gestão incluem coisas como governação corporativa, orçamentos e fluxos de trabalho de RH.

  • Os processos de suporte sustentam processos maiores em áreas como a contabilidade, o recrutamento e o apoio técnico.

Criar a sua equipa BPM

Os colaboradores responsáveis por qualquer processo de negócio são chamados proprietários de processos empresariais. Como gerem um processo de ponta a ponta, compreendem como ele afeta e é afetado pelos processos que vêm antes e depois dele. Dar a propriedade de processos de negócio discretos a funcionários-chave que trabalham com outros departamentos pode fomentar maior compreensão e levar a um melhor BPM em toda a sua organização.

Por exemplo, uma equipa de sucesso do BPM numa grande empresa poderia incluir todas estas funções:

  • Campeão de processo de negócios. Um campeão compreende benefícios de longo alcance e comunica o valor do BPM à organização.

  • Proprietário de processo. Uma pessoa ou equipa com desafios de negócio para enfrentar, fluxos de trabalho para simplificar ou oportunidades para aproveitar pode fornecer perspetiva e entrada chave - críticas para o sucesso de compra de utilizadores e BPM.

  • Diretor de processo de negócios. Um diretor lidera os esforços de BPM em toda a organização.

  • Consultor de processos de negócios. Um consultor utiliza competências técnicas e compreensão da BPM para aconselhar um diretor de processo de negócio.

  • Gestor de projetos. Um gestor de projetos ajuda a construir e implementar o plano de projeto e gere comunicações de equipas, marcos, entregas e prazos.

  • Analista de negócios. Um analista identifica as melhorias necessárias do processo.

  • Arquiteto de solução. Um arquiteto de solução fornece apoio técnico, nomeadamente no que diz respeito à interoperabilidade com as aplicações de linha de negócio existentes.

  • Influenciadores. Muitas vezes líderes entre os seus pares, os influenciadores adotam precocemente e defendem novas ideias, práticas e ferramentas e ajudam a refinar melhorias no processo de negócio e são defensores da mudança.

  • Grupo de apoio BPM. Este grupo é composto por profissionais de TI, responsáveis de planeamento corporativo e outros dirigentes que ajudam a institucionalizar padrões, métodos, governança e tecnologia do BPM.

Não viva com oportunidades perdidas

Traditionally, business leadership has owned BPM; they are business processes, after all. But with the advent of highly sophisticated business process management software, IT is now playing a greater role. You might find a productive balance between your technology and business requirements if you let IT deploy a self-serve, low-code workflow automation platform that business employees can use to streamline processes and solve the issues they best understand.

Automatizar, automatizar, automatizar

A automação é o coração do BPM. Com a tecnologia agora disponível, as empresas de sucesso devem encontrar todas as oportunidades para automatizar processos manuais repetitivos, morosos e demorados. Com a automatização do fluxo de trabalho, pode agilizar processos de negócio como entrada de dados, atualizações de redes sociais, inventário, relatórios e muito mais. Pode libertar os seus colaboradores de processos repetitivos e rotineiros, aumentar a produtividade, baixar custos e reduzir o erro humano.

Criar uma cultura de desenvolvimento de cidadãos

You can also optimize some business processes by building mobile apps that help your employees stay more connected and efficient, transform how they get work done, and generate real-time business insights. With the right app development platform, engineers, IT specialists, and ordinary business users can build a citizen development culture and create their own low-code business solutions—without having to rely on or wait for business leadership and professional developers.

Aproveitar ao máximo todas as oportunidades

Não é preciso viver com processos manuais ineficientes, custos adicionais e oportunidades perdidas. Com as pessoas certas nas funções certas, uma compreensão sólida dos seus processos e boas ferramentas de automação, o seu negócio pode usar o BPM para:

  • Mitigar processos de checkout online complicados que desencorajam os clientes e custam vendas.
  • Automatizar processos manuais que demoram demasiado tempo, custam demasiado e frustram os colaboradores.
  • Eliminar obstáculos em processos financeiros que atrasam pagamentos.
  • Reduzir a duplicação que desperdiça recursos.
  • Encurtar ou normalizar processos longos ou erráticos que afetam os prazos.
  • Dinamizar a inclusão de um cliente ineficiente que comprometa as relações.

Criar uma estratégia de gestão de processo empresarial

Se o seu negócio se debater com processos operacionais, de gestão e de apoio que sejam pesados, redundantes, demasiado longos, demasiado lentos ou demasiado dispendiosos, criar uma estratégia abrangente de BPM pode ajudar. As seguintes boas práticas irão ajudá-lo a lançar uma iniciativa BPM e a avaliar o seu sucesso:

  • Obtenha apoio da gerência. Isto é fundamental se precisar de recursos para apoiar os seus planos de melhoria do processo de negócio.

  • Analisar e mapear o processo específico. Utilize gráficos de fluxo, mapeamento mental ou software de mineração de processos para encontrar estrangulamentos, esforço duplicado e atrasos desnecessários . Obtenha feedback das pessoas que estão mais envolvidas no processo para entender o que pode melhorar - incorporar, pois a mudança começa com eles.

  • Redesenhar o processo. Solicite informação sobre as partes interessadas e certifique-se de que todos compreendem o valor da racionalização do processo. Inclua as suas lições aprendidas com o mapeamento da mente e a análise. Considere uma análise de impacto para fluxos de trabalho críticos ou complexos.

  • Reúna recursos e implemente a mudança. Recolha os recursos necessários para construir uma plataforma BPM eficaz, como software de gestão de projetos, ferramentas de automação de fluxo de trabalho e dashboards em tempo real. Escolha recursos alinhados com o valor do negócio que pretende criar e gira a mudança com entregas específicas e prazos. Ao lançar um pequeno piloto, pode trabalhar bugs, criar entusiasmo para práticas melhoradas e impulsionar a adoção.

  • Acompanhe e otimize. Monitorize como os seus novos processos funcionam fazendo o check-in com os intervenientes. Esteja preparado para adicionar refinamentos, conforme necessário.

Criar valor BPM

Se seguir as melhores práticas acima, construir uma sólida equipa de BPM e entender como pode melhorar os processos para criar mais valor, a gestão de processos de negócio pode trazer benefícios tangíveis, incluindo:

  • Aumento da produtividade. Processos mais eficientes criam colaboradores mais eficientes, e pode avaliar métricas de desempenho usando software de análise de local de trabalho.

  • Tempo mais rápido para beneficiar. Melhorar os seus processos de TI pode afetar a rapidez com que as aplicações de software são desenvolvidas e implementadas no seu negócio.

  • Qualidade melhorada. Para além de acelerar o desenvolvimento, as melhorias nos testes podem resolver rapidamente quaisquer problemas de desempenho ou segurança, melhorando a qualidade do seu produto ou serviço.

  • Aumento da satisfação do cliente. Solucionar os processos de atendimento ao cliente do seu negócio pode ajudar a conquistar clientes e a impulsionar a fidelidade.

  • Melhores experiências de trabalho dos colaboradores. Processos empresariais eficientes são a base da satisfação no local de trabalho, melhorando a moral e reduzindo potencialmente a rotatividade.

Comece a otimizar os seus processos de negócio agora

Todos os negócios se esforçam para fazer as coisas melhor, mais rapidamente e de forma mais inteligente. Combinar uma estratégia completa de BPM com o software de automação de fluxo de trabalho certo pode ajudar o seu negócio a cumprir estes objetivos.

Microsoft Power Automate é uma solução de otimização de fluxo de trabalho fácil de usar que pode capacitar os seus colaboradores a agilizar as ineficiências do dia-a-dia para conseguir um impacto em toda a empresa.