Uma pessoa a trabalhar num portátil

O que é a gestão de processos de negócio?

Um processo de negócio é uma série de tarefas repetíveis que são feitas em sequência para alcançar um objetivo de rotina. Os processos de negócio podem demorar minutos ou semanas e incluir atividades tão simples como pedidos de férias dos funcionários ou tão complicados como a logística da cadeia de fornecimento. Processos eficientes e eficazes irão ajudar a melhorar a produtividade dos colaboradores, o envolvimento do cliente e todas as outras facetas do seu negócio. Processos ineficientes e disfuncionais criam colaboradores frustrados, custos desnecessários, clientes insatisfeitos e, em última análise, perda de receitas.

A gestão de processos de negócio (BPM) refere-se aos esforços de longo prazo da sua empresa para analisar, acelerar e otimizar estes processos, muitas vezes utilizando automatização do fluxo de trabalho para agilizar processos manuais e alcançar objetivos de negócio específicos. Ao automatizar todo o tipo de tarefas de negócio de rotina — desde a gestão de ficheiros até à atualização de folhas de cálculo — pode melhorar a eficiência, reduzir o risco e manter o seu negócio mais focado estrategicamente.

Desbloquear as vantagens do BPM

Antes de começar a construir uma estratégia de BPM, é importante entender os diferentes tipos de processos de negócio, quem é responsável por eles dentro da sua empresa, e quais os problemas que o BPM pode ajudar a resolver.

Em primeiro lugar, os processos de negócio podem ser divididos em três categorias principais:

  • Os processos operacionais abarcam o core business e os fluxos de valor específicos como as encomendas de clientes, a criação de conta e a otimização do fabrico.

  • Os processos de gestão incluem coisas como governação corporativa, orçamentos e fluxos de trabalho de RH.

  • Os processos de suporte sustentam processos maiores em áreas como a contabilidade, o recrutamento e o apoio técnico.

Criar a sua equipa BPM

Os colaboradores responsáveis por qualquer processo de negócio são chamados proprietários de processos empresariais. Como gerem um processo de ponta a ponta, compreendem como ele afeta e é afetado pelos processos que vêm antes e depois dele. Dar a propriedade de processos de negócio discretos a funcionários-chave que trabalham com outros departamentos pode fomentar maior compreensão e levar a um melhor BPM em toda a sua organização.

Por exemplo, uma equipa de sucesso do BPM numa grande empresa poderia incluir todas estas funções:

  • Campeão de processo de negócios. Um campeão compreende benefícios de longo alcance e comunica o valor do BPM à organização.

  • Proprietário de processo. Uma pessoa ou equipa com desafios de negócio para enfrentar, fluxos de trabalho para simplificar ou oportunidades para aproveitar pode fornecer perspetiva e entrada chave - críticas para o sucesso de compra de utilizadores e BPM.

  • Diretor de processo de negócios. Um diretor lidera os esforços de BPM em toda a organização.

  • Consultor de processos de negócios. Um consultor utiliza competências técnicas e compreensão da BPM para aconselhar um diretor de processo de negócio.

  • Gestor de projetos. Um gestor de projetos ajuda a construir e implementar o plano de projeto e gere comunicações de equipas, marcos, entregas e prazos.

  • Analista de negócios. Um analista identifica as melhorias necessárias do processo.

  • Arquiteto de solução. Um arquiteto de solução fornece apoio técnico, nomeadamente no que diz respeito à interoperabilidade com as aplicações de linha de negócio existentes.

  • Influenciadores. Muitas vezes líderes entre os seus pares, os influenciadores adotam precocemente e defendem novas ideias, práticas e ferramentas e ajudam a refinar melhorias no processo de negócio e são defensores da mudança.

  • Grupo de apoio BPM. Este grupo é composto por profissionais de TI, responsáveis de planeamento corporativo e outros dirigentes que ajudam a institucionalizar padrões, métodos, governança e tecnologia do BPM.

Não viva com oportunidades perdidas

Tradicionalmente, a liderança empresarial é proprietária do BPM. São processos de negócio, afinal de contas. Mas, com o advento d software de gestão de processos de negócio altamente sofisticado, as TI estão agora a desempenhar um papel de maior destaque. Pode encontrar um equilíbrio produtivo entre a sua tecnologia e os requisitos de negócio se deixar que as TI implementem uma plataforma de automatização do fluxo de trabalho de pouco código que os colaboradores empresariais podem utilizar para agilizar os processos e solucionar os problemas que melhor entendem.

Automatizar, automatizar, automatizar

A automação é o coração do BPM. Com a tecnologia agora disponível, as empresas de sucesso devem encontrar todas as oportunidades para automatizar processos manuais repetitivos, morosos e demorados. Com a automatização do fluxo de trabalho, pode agilizar processos de negócio como entrada de dados, atualizações de redes sociais, inventário, relatórios e muito mais. Pode libertar os seus colaboradores de processos repetitivos e rotineiros, aumentar a produtividade, baixar custos e reduzir o erro humano.

Criar uma cultura de desenvolvimento de cidadãos

Pode também otimizar alguns processos de negócio ao criar aplicações móveis que ajudam os seus colaboradores a manter-se mais conectados e eficientes, a transformar a forma como fazem o trabalho e a gerar insights de negócio em tempo real. Com a plataforma certa de desenvolvimento de aplicações, engenheiros, especialistas em TI e utilizadores de empresa comuns podem construir uma cultura de desenvolvimento de cidadãos e criar as suas próprias soluções de negócio de baixo código, sem terem de depender ou esperar pela liderança empresarial e programadores profissionais.

Aproveitar ao máximo todas as oportunidades

Não é preciso viver com processos manuais ineficientes, custos adicionais e oportunidades perdidas. Com as pessoas certas nas funções certas, uma compreensão sólida dos seus processos e boas ferramentas de automação, o seu negócio pode usar o BPM para:

  • Mitigar processos de checkout online complicados que desencorajam os clientes e custam vendas.
  • Automatizar processos manuais que demoram demasiado tempo, custam demasiado e frustram os colaboradores.
  • Eliminar obstáculos em processos financeiros que atrasam pagamentos.
  • Reduzir a duplicação que desperdiça recursos.
  • Encurtar ou normalizar processos longos ou erráticos que afetam os prazos.
  • Dinamizar a inclusão de um cliente ineficiente que comprometa as relações.

Criar uma estratégia de gestão de processo empresarial

Se o seu negócio se debater com processos operacionais, de gestão e de apoio que sejam pesados, redundantes, demasiado longos, demasiado lentos ou demasiado dispendiosos, criar uma estratégia abrangente de BPM pode ajudar. As seguintes boas práticas irão ajudá-lo a lançar uma iniciativa BPM e a avaliar o seu sucesso:

  • Obtenha apoio da gerência. Isto é fundamental se precisar de recursos para apoiar os seus planos de melhoria do processo de negócio.

  • Analisar e mapear o processo específico. Utilize gráficos de fluxo, mapeamento mental ou software de mineração de processos para encontrar estrangulamentos, esforço duplicado e atrasos desnecessários . Obtenha feedback das pessoas que estão mais envolvidas no processo para entender o que pode melhorar - incorporar, pois a mudança começa com eles.

  • Redesenhar o processo. Solicite informação sobre as partes interessadas e certifique-se de que todos compreendem o valor da racionalização do processo. Inclua as suas lições aprendidas com o mapeamento da mente e a análise. Considere uma análise de impacto para fluxos de trabalho críticos ou complexos.

  • Reúna recursos e implemente a mudança. Recolha os recursos necessários para construir uma plataforma BPM eficaz, como software de gestão de projetos, ferramentas de automação de fluxo de trabalho e dashboards em tempo real. Escolha recursos alinhados com o valor do negócio que pretende criar e gira a mudança com entregas específicas e prazos. Ao lançar um pequeno piloto, pode trabalhar bugs, criar entusiasmo para práticas melhoradas e impulsionar a adoção.

  • Acompanhe e otimize. Monitorize como os seus novos processos funcionam fazendo o check-in com os intervenientes. Esteja preparado para adicionar refinamentos, conforme necessário.

Criar valor BPM

Se seguir as melhores práticas acima, construir uma sólida equipa de BPM e entender como pode melhorar os processos para criar mais valor, a gestão de processos de negócio pode trazer benefícios tangíveis, incluindo:

  • Aumento da produtividade. Processos mais eficientes criam colaboradores mais eficientes, e pode avaliar métricas de desempenho usando software de análise de local de trabalho.

  • Tempo mais rápido para beneficiar. Melhorar os seus processos de TI pode afetar a rapidez com que as aplicações de software são desenvolvidas e implementadas no seu negócio.

  • Qualidade melhorada. Para além de acelerar o desenvolvimento, as melhorias nos testes podem resolver rapidamente quaisquer problemas de desempenho ou segurança, melhorando a qualidade do seu produto ou serviço.

  • Aumento da satisfação do cliente. Solucionar os processos de atendimento ao cliente do seu negócio pode ajudar a conquistar clientes e a impulsionar a fidelidade.

  • Melhores experiências de trabalho dos colaboradores. Processos empresariais eficientes são a base da satisfação no local de trabalho, melhorando a moral e reduzindo potencialmente a rotatividade.

Comece a otimizar os seus processos de negócio agora

Todos os negócios se esforçam para fazer as coisas melhor, mais rapidamente e de forma mais inteligente. Combinar uma estratégia completa de BPM com o software de automação de fluxo de trabalho certo pode ajudar o seu negócio a cumprir estes objetivos.

Microsoft Power Automate é uma solução de otimização de fluxo de trabalho fácil de usar que pode capacitar os seus colaboradores a agilizar as ineficiências do dia-a-dia para conseguir um impacto em toda a empresa.