O que é a gestão de processos empresariais?

Tire partido dos benefícios da BPM

Antes de começar a criar uma estratégia de BPM, é importante compreender por que razão os processos de negócio eficientes são importantes, os diferentes tipos de processos de negócio, quem é responsável pelos mesmos na sua empresa e quais os problemas que a BPM pode ajudar a resolver.

Familiarize-se com os seus processos de negócio

Um processo de negócio é uma série de tarefas repetíveis que são feitas em sequência para alcançar um objetivo de rotina. Os processos de negócio podem demorar minutos ou semanas e incluir atividades tão simples como pedidos de férias dos colaboradores ou tão complexos como a logística da cadeia de fornecimento. Processos eficientes e eficazes irão ajudar a melhorar a produtividade dos colaboradores, o envolvimento do cliente e todas as outras facetas do seu negócio. Processos ineficientes e disfuncionais criam colaboradores frustrados, custos desnecessários, clientes insatisfeitos e, em última análise, perda de receitas.

Os processos de negócio podem ser divididos em três categorias principais:

• Os processos operacionais abarcam os processos empresariais fundamentais e os fluxos de valor específicos, como encomendas de clientes, criação de contas e otimização do fabrico.
• Os processos de gestão incluem aspetos como a governação corporativa, orçamentos e fluxos de trabalho de RH.
• Os processos de suporte sustentam processos maiores em áreas como a contabilidade, o recrutamento e o suporte técnico.

Quando automatiza todos os tipos de processos de negócios, pode melhorar a eficiência, reduzir riscos e manter o seu negócio mais focado estrategicamente.

Crie a sua equipa de BPM

Os colaboradores responsáveis por qualquer processo de negócio são chamados proprietários de processos de negócio. Como gerem um processo na íntegra, compreendem como afeta e é afetado pelos processos que o antecedem e sucedem. Dar a propriedade de processos de negócio discretos a colaboradores essenciais que trabalham com outros departamentos pode fomentar uma maior compreensão e levar a uma melhor BPM em toda a sua organização.

Por exemplo, uma equipa de BPM de sucesso numa grande empresa poderia incluir todas estas funções:

• Campeão dos processos de negócio. Um campeão compreende benefícios de longo alcance e comunica o valor da BPM à organização.
• Proprietário do processo. Uma pessoa ou equipa com desafios empresariais a vencer, fluxos de trabalho a simplificar ou oportunidades a aproveitar pode fornecer uma perspetiva e informações fundamentais, vitais para o envolvimento do utilizador e o sucesso da BPM.
• Diretor de processos de negócio. Um diretor lidera os esforços de BPM em toda a organização.
• Consultor de processos de negócio. Um consultor utiliza competências técnicas e conhecimentos sobre BPM para aconselhar um diretor de processos de negócio.
• Gestor de projeto. Um gestor de projetos ajuda a criar e implementar o plano de projeto e gere comunicações de equipas, marcos, entregas e prazos.
• Analista de negócio. Um analista identifica as melhorias necessárias do processo.
• Arquiteto de solução. Um arquiteto de solução fornece suporte técnico, nomeadamente no que diz respeito à interoperabilidade com as aplicações de linha de negócio existentes.
• Influenciadores. Muitas vezes líderes entre os seus pares, os influenciadores adotam precocemente e defendem novas ideias, práticas e ferramentas, ajudam a refinar melhorias no processo de negócio e são defensores da mudança.
• Grupo de apoio BPM. Este grupo é composto por profissionais de TI, responsáveis de planeamento corporativo e outros dirigentes que ajudam a institucionalizar padrões, métodos, governança e tecnologia de BPM.

Crie uma estratégia de gestão de processos empresariais

Se a sua empresa se debate com processos operacionais, de gestão e de suporte apoio incómodos, redundantes, demasiado longos, demasiado lentos ou demasiado dispendiosos, criar uma estratégia de BPM abrangente pode ajudar. As seguintes melhores práticas irão ajudar a iniciar uma iniciativa de BPM e a avaliar o seu sucesso:

• Obtenha apoio da gerência. Isto é fundamental se precisar de recursos para apoiar os seus planos de melhoria de processos de negócio.
• Analise e mapeie o processo específico. Utilize gráficos de fluxo, mapas mentais ou software de extração de processos para encontrar estrangulamentos, esforços duplicados e atrasos desnecessários. Obtenha comentários das pessoas que estão mais envolvidas no processo para compreender o que pode melhorar. A aceitação da mudança começa com elas.
• Reformule o processo. Solicite informação aos intervenientes e certifique-se de que todos compreendem o valor da simplificação do processo. Inclua as suas lições aprendidas com os mapas mentais e a análise. Considere uma análise de impacto para fluxos de trabalho críticos ou complexos.
• Reúna recursos e implemente a mudança. Recolha os recursos necessários para criar uma plataforma de BPM eficaz, como software de gestão de projetos, ferramentas de automatização de fluxos de trabalho e dashboards em tempo real. Escolha recursos alinhados com o valor do negócio que pretende criar e faça a gestão da mudança com materiais a entregar e prazos específicos. Ao começar pela implementação de um pequeno piloto, pode resolver erros, criar entusiasmo para práticas melhoradas e impulsionar a adoção.
• Monitorize e otimize. Monitorize como os seus novos processos funcionam com base nos comentários dos intervenientes. Prepare-se para adicionar refinamentos, conforme necessário.

Crie valor de BPM

Se seguir as melhores práticas acima, criar uma equipa de BPM sólida e compreender como pode melhorar os processos para gerar mais valor, a gestão de processos empresariais pode trazer benefícios tangíveis que incluem:

• Melhoramento da produtividade. Processos mais eficientes criam colaboradores mais eficientes, e pode avaliar métricas de desempenho através de software de análise da área de trabalho.
• Concretização mais rápida dos benefícios. Melhorar os seus processos de TI pode afetar a rapidez com que as aplicações de software são desenvolvidas e implementadas na sua empresa.
• Melhoramento da qualidade. Para além de acelerar o desenvolvimento, as melhorias nos testes podem resolver rapidamente quaisquer problemas de desempenho ou segurança, melhorando a qualidade do seu produto ou serviço.
• Melhoramento da satisfação dos clientes. Corrigir os processos de suporte ao cliente da sua empresa pode ajudar a conquistar clientes e a impulsionar a fidelidade.
• Melhoramento das experiências laborais do colaboradores. Os processos de negócio eficientes são a base da satisfação no local de trabalho, melhorando a moral e reduzindo potencialmente a rotatividade.