Uma pessoa a falar num telefone e a olhar para um portátil

6 vantagens da automatização de processos empresariais

À medida que o seu negócio continua a processar grandes volumes de dados e a lidar com muitas tarefas todos os dias, poderá ser cada vez mais difícil reduzir as margens de erro, os atrasos e os sistemas de negócio ineficientes para os membros da sua equipa. Ao adicionar software intuitivo como a automatização de processos empresariais, a sua empresa consegue está em posição de desfrutar de várias vantagens imediatas e a longo prazo através da automatização das operações diárias, o que lhe permite competir no atual mercado competitivo.

O que é a automatização de processos empresariais?

Business process automation (BPA) is the automation of daily, repeatable business processes that are normally completed in manual settings. Ranging from multi-level workflows to simple customer responses, BPA offers you the ability to complete repetitive work and convert to paperless processes quickly and efficiently. This means automating jobs that deal with an excessive amount of raw data and documentation like product development, sales, human resources, and more. Adding business process management software (BPMS) helps to manage all of the new workflows created from your new business process automation to build, manage, and optimize your organization’s effectiveness and efficiency.

As vantagens da implementação de uma solução BPA

Quando perceber que processos podem e não podem ser automatizados, e como criar um workflow dinâmico para a sua equipa, pode tirar partido do que o software de automatização tem para oferecer. Seguem-se as seis principais vantagens para a sua organização ao automatizar os seus processos empresariais:

1. Melhoria da eficiência e da produtividade

Ao adicionar uma nova solução de automatização que elimina as possibilidades de erro, a sua empresa ganha imediatamente em otimização e redução de erros. Ao remover os processos manuais pesados e trabalhosos executados diariamente pela sua equipa, está a eliminar as tarefas que causam estrangulamentos e aceleram os processos empresariais de nível mais elevados entre as unidades de negócio, os membros da equipa e todos os membros da sua organização.

2. Redução do tempo e dos custos

A automatização ajuda o seu negócio a reduzir custos e a aumentar a rentabilidade, sobretudo nas responsabilidades relacionadas com os processos manuais em papel. Como os processos de automatização aceleram as suas operações internas, é fácil poupar tempo e dinheiro nos recursos necessários para concluir esses processos. Pode inclusivamente reafetar os colaboradores anteriormente atribuídos a esforços manuais a assuntos mais importantes.

3. Gestão de dados e documentos simplificada

Ao utilizar processos manuais, é fácil perder o rasto das comunicações escritas, folhas de cálculo e outros documentos, sejam eles impressos ou transmitidos entre e-mails. Além disso, a necessidade de mover informações ou fazer cálculos duma origem de dados para a seguinte aumenta a possibilidade de ocorrerem erros humanos, além de aumentar o tempo despendido. A automatização de processos permite armazenar todos os seus documentos e dados numa única localização, o que otimiza a gestão de documentos e simplifica a sua organização e recuperação.

4. Visibilidade e transparência

Não terá de fornecer suporte adicional à sua equipa, uma vez que as soluções de automatização asseguram que são seguidas as melhores práticas e que a governação é aplicada. Através da recolha de dados, da geração de relatórios e das suas capacidades de análise, poderá ver os dashboards de dados que oferecem visibilidade e transparência sobre aquilo em que todos estão atualmente a trabalhar, o que permite tomar decisões mais informadas.

5. Normalização e conformidade de processos

Os processos de automatização têm diretrizes estritas sobre quem pode fazer alterações ou atualizar documentos, mas os membros da sua equipa poderão nem sempre as seguir. Com a BPA implementada, não tem de preocupar-se com os passos falhados porque o processo já está integrado no sistema. Pode criar uma automatização do fluxo de trabalho digital eficiente que assegura que as informações certas são encaminhadas para a pessoa certa, no momento certo. Isto também significa que as empresas conseguirão monitorizar quem utiliza que dados através do registo de nomes, datas e detalhes de atribuição sem complicações. A documentação dessas informações também o ajuda durante os registos de auditoria e na demonstração de conformidade.

6. Melhoria da satisfação dos colaboradores e dos clientes

Com os seus colaboradores a conseguirem cumprir facilmente e sem erros muitas das suas responsabilidades do dia a dia, a sua equipa ficará muito mais satisfeita com a inclusão de uma solução automatizada no seu processo. A automatização fornece um ambiente sem fricções em que os colaboradores conseguem prosperar. As aprovações dos gestores são mais rápidas, pelo que os seus colaboradores podem focar-se em projetos mais importantes que motivam e inovam nas decisões empresariais. Como cereja em cima do bolo, os seus clientes também estarão mais satisfeitos. Como os seus clientes receberão dados mais exatos e consistentes, estarão mais satisfeitos com o produto final ou os resultados.

Comece a otimizar com o Microsoft Power Automate

Ao adotar uma nova automatização de processos, conseguirá tornar o seu trabalho rentável, otimizado e menos suscetível a erros. Se por um lado a BPA serve de abordagem holística à otimização dos seus processos empresariais, a inclusão de software como uma ferramenta de automatização de processos robóticos (RPA) ajuda a automatizar os processos orientados por regras que normalmente são necessários no início de um processo.

A chave para conseguir equilibrar as vantagens acima apresentadas com a forma como a BPA e a RPA o ajudam, à sua equipa e à sua organização é a capacidade de encontrar uma solução à qual todos se possam adaptar facilmente sem interromper qualquer uma das suas atuais estratégias empresariais. O Power Automate cria automatizações de workflows dimensionáveis e que poupam tempo que conseguem lidar com todas as suas tarefas individuais, o que permite executar um grande número de tarefas entediantes em pouco tempo.