O que é o processamento inteligente de documentos?
Os dados chegaram a um ponto de saturação. As organizações hoje em dia geralmente têm tantos dados que é difícil decifrar o que é informação valiosa e o que é apenas ruído. Minerar grandes quantidades de dados para obter informações acionáveis pode ser caro e demorado. É aí que o processamento inteligente de documentos, ou IDP, se torna relevante.
O processamento inteligente de documentos (IDP) é uma tecnologia de automatização de fluxos de trabalho que digitaliza, lê, extrai, categoriza e organiza informações significativas em formatos acessíveis a partir de grandes fluxos de dados. A tecnologia pode processar vários tipos diferentes de documentos: papéis, PDFs, documentos do Word, folhas de cálculo e uma infinidade de outros formatos. A função primária do IDP é extrair informações valiosas em grandes conjuntos de dados sem introdução humana.
Existem várias vantagens para automatizar parte do seu processamento de documentos através do IDP. Com a inteligência artificial, o IDP pode eliminar a necessidade da introdução manual de dados e de trabalhadores de processamento. Isto não só aumenta a velocidade com que os dados podem ser processados, como diminui o custo para o fazer — ao mesmo tempo que reduz o erro humano para maior eficiência.
As organizações modernas normalmente têm grandes volumes de três tipos de dados: estruturados, não estruturados e semiestruturados. Os dados estruturados são organizados e mais facilmente lidos por processadores de dados humanos. Os dados não estruturados, por outro lado, demoram a ser processados e analisados. Os dados semiestruturados ficam no meio. As soluções inteligentes de processamento de documentos conseguem automatizar o processamento de dados para dados estruturados, não estruturados e semiestruturados.
Como funciona o processamento inteligente de documentos?
Existem alguns passos para o processamento inteligente de documentos.
Começa com o reconhecimento inteligente de documentos, quando o IDP utiliza tecnologia complexa de IA de aprendizagem profunda para digitalizar documentos e classificá-los. Essa tecnologia pode ser treinada em até 190 idiomas e é capaz de ler e interpretar documentos como um trabalhador de processamento de dados faria.
Depois de os seus dados estarem classificados, o software inteligente de automatização de documentos começa a extrair os dados de valor para a sua organização. A extração é realizada através de tecnologias cognitivas de IA que identificam dados específicos do documento maior. O IDP organiza depois os dados relevantes e apresenta-os num formato de fácil acesso.
Se a sua organização tiver grandes quantidades de dados estruturados, semiestruturados ou não estruturados, o processamento inteligente de documentos é um investimento que vale a pena considerar como parte da sua estratégia de gestão de processo empresarial.
Benefícios do processamento inteligente de documentos
O processamento inteligente de documentos tem sido demonstrado para melhorar os processos de negócios e aumentar a eficiência da equipa. Aqui estão algumas das principais vantagens para automatizar o processamento dos seus documentos:
- Aumente a precisão do seu processamento com um processamento inteligente de documentos. A taxa de erro para processadores de dados humanos é muito maior do que para o IDP.
- Reduza o custo do processamento de documentos automatizando alguns de seus fluxos de trabalho. Em média, o processamento manual de documentos custa entre 6 a 8 dólares por documento. O custo por documento do processamento automatizado de documentos é consideravelmente inferior a isso.
- Aumente a produtividade dos colaboradores oferecendo-lhes a oportunidade de fazer um trabalho mais impactante. Sem a necessidade de processar irrefletidamente documentos demorados, os colaboradores ficam livres para direcionar sua atenção para outras tarefas.
Qual é a diferença entre o processamento inteligente de documentos e o processamento automatizado de documentos?
O processamento automatizado de documentos é uma tecnologia relacionada, mas muito diferente do IDP. O processamento automatizado de documentos é utilizado principalmente para digitalizar documentos em papel. A criação de cópias digitais de documentos em papel permite que eles sejam indexados e se tornem pesquisáveis numa base de dados. Isto é fundamental para organizações como as DMV que dependem da documentação em papel, mas precisam dos seus dados digitalizados.
O processamento inteligente de documentos é um software de gestão de processos de negócio capaz de digitalizar e indexar documentos em papel, mas também vai vários passos além disso na separação de informações valiosas e no fornecimento de informações sobre os dados em documentos em papel (ou qualquer outro tipo), em vez de apenas acesso informatizado a eles.
Como escolher software de processamento inteligente de documentos
Existem alguns passos para escolher o melhor software de processamento inteligente de documentos para a sua organização.
- O primeiro passo na escolha de um IDP é identificar as necessidades de processamento de dados da sua organização. Tem dados mais estruturados ou não estruturados? Em que formato está a maioria dos seus dados? Quanto do seu processamento de dados deseja automatizar?
- Em seguida, deve avaliar quais dos seus dados seriam ideais para processamento inteligente de documentos. Tenha em consideração o quão demorado é o processamento de cada um dos seus conjuntos de dados e o que mais beneficiaria a sua organização com a automatização. Os documentos que demoram mais tempo a processar manualmente podem ser bons candidatos ao IDP.
- Depois de identificar os fluxos de trabalho de processamento de documentos que quer automatizar, está pronto para decidir relativamente ao software de processamento inteligente de documentos. Deve tomar a sua decisão com base na procura de automatização e nos requisitos que a sua organização tem para o processamento automatizado de documentos. Aqui estão algumas perguntas que pode fazer para informar a sua escolha:
- Com que rapidez a solução inteligente de automatização de documentos pode ser implementada?
- Quão facilmente o software pode ser mantido?
- Que nível de suporte a empresa de software fornece para os seus serviços inteligentes de automatização de documentos?
- A tecnologia inteligente de reconhecimento de documentos no software pode ler todos os documentos que a sua organização deseja processar?
- A precisão do software vai melhorar significativamente a sua taxa de erro?
Casos práticos de processamento inteligente de documentos
O IDP é utilizado em todas as indústrias. Aqui estão alguns casos práticos de processamento inteligente de documentos:
- Os departamentos de finanças podem automatizar funções de contas a pagar funções como o processamento de faturas.
- Os departamentos de recursos humanos podem processar currículos, selecionar colaboradores e processar inquéritos aos colaboradores e outros dados de RH com o IDP.
- As agências governamentais gerem licenças, emitem documentos eletrónicos e processam aplicações com software de processamento inteligente de documentos.
- As companhias de seguros utilizam o processamento de documentos de automatização para processar sinistros, detetar fraudes, triar apólices de seguro e agilizar o processamento de documentos da sua organização.
- As sociedades de advogados podem processar, arquivar e gerir dados legais com maior precisão do que o processamento manual de documentos utilizando o IDP.
Estes são apenas alguns dos setores onde o processamento inteligente de documentos é utilizado para agilizar e melhorar os fluxos de trabalho de processamento de dados. Se estiver a trabalhar com o software certo, o IDP tem uma ampla variedade de aplicações e benefícios para a maioria das organizações.
Simplifique o processamento de documentos com o Microsoft Power Automate
As utilizar o processamento inteligente de documentos na sua organização, poderá recolher dados úteis dos seus documentos com menos erro humano, com um custo menor. À medida que o IDP liberta os seus colaboradores de grandes volumes de um processamento de dados aborrecido, irá extrair informações significativas dos dados em formatos fáceis de utilizar e acessíveis.
O IDP é apenas uma das automatizações de fluxo de trabalho permitidas pelo Power Automate que elimina tarefas repetitivas e torna o trabalho mais eficiente. Com ferramentas com pouco código de arrastar e largar, o Power Automate pode ajudá-lo a criar maneiras inovadoras de fazer as coisas.
Perguntas mais frequentes
O que é o processamento inteligente de documentos?
O processamento inteligente de documentos (IDP) é uma tecnologia de automatização do fluxo de trabalho que digitaliza, lê, extrai e organiza informações significativas a partir de grandes fluxos de dados.
Como funciona o processamento inteligente?
O processamento inteligente de documentos utiliza tecnologia de reconhecimento de documentos inteligente para classificar documentos e processa os seus dados com tecnologia de reconhecimento de padrões. Depois de o documento ser processado, o software IDP extrai dados significativos e junta-os num formato acessível.
Quais são os benefícios do processamento inteligente de documentos?
O processamento inteligente de documentos é mostrado para aumentar a precisão, eficiência e velocidade de processamento de dados para organizações em todos os setores.
Qual é a diferença entre o processamento inteligente de documentos e o processamento automatizado de documentos?
O processamento automatizado de documentos é utilizado principalmente para digitalizar documentos em papel. O processamento inteligente de documentos processa totalmente muitos tipos diferentes de documentos e organiza os seus dados relevantes, negando a necessidade de processadores de dados humanos.
Como posso implementar uma solução de software de processamento inteligente de documentos?
A implementação de software inteligente de documentos começa com uma avaliação dos fluxos de trabalho de processamento de documentos para determinar quais podem ser automatizados. Depois de saber quais são os documentos que pretende automatizar, deve identificar os fluxos de trabalho que requerem o mais alto nível de precisão e iniciar a sua automação com eles.
Quais são alguns casos práticos de processamento inteligente de documentos?
O processamento inteligente de documentos pode ser utilizado em vários setores, desde companhias de seguros a agências governamentais, para agilizar e refinar o processamento de muitos tipos diferentes de dados.