O que é o BPMS?

Um guia sobre software de gestão de processos de negócio para principiantes

Introdução

O software de gestão de processos de negócio (BPMS) ajuda uma empresa a definir, implementar e gerir processos de negócio automatizados, transformando processos manuais morosos em fluxos de trabalho simplificados nas aplicações empresariais.

Com a adição da cloud, da IA e da análise de macrodados, o BPMS transforma-se em BPMS inteligente (iBPMS), automatizando ainda mais os processos, acelerando o desenvolvimento de fluxos de trabalho e melhorando a orquestração de processos de negócio.

Em que medida o BPMS pode ajudar
a minha empresa?

O BPMS permite-lhe utilizar a automatização de processos de negócio para simplificar diversas tarefas, garantindo que os processos são seguidos para atividades como revisão e aprovação de documentos, gestão de documentos, inclusão pelos RH e gestão de pedidos dos colaboradores.

Ao automatizar comunicações acionadas como alertas de tarefas por e-mail, lembretes de pagamento e cartas de agradecimento, o BPMS melhora o fluxo de trabalho em toda a empresa. O BPMS até pode ser utilizado para orquestrar campanhas de marketing por e-mail, ajudando-o a implementar a mensagem ou a resposta certa no momento certo.

As vantagens do BPMS

As soluções BPMS e iBPMS facilitam a integração da automatização de fluxos de trabalho numa grande diversidade de aplicações empresariais, uniformizando processos e oferecendo:)

Maior eficiência

Implementar software de gestão de processos de negócio significa que as pessoas da empresa gastam menos tempo em processos manuais repetitivos para se concentrarem na execução das tarefas e aumentarem a produtividade.

Agilidade aumentada

Ao permitir que as empresas documentem, uniformizem e automatizem processos de negócio, o BPMS facilita a promoção e reação à mudança através da implementação rápida e consistente de novos processos em toda a organização.

Colaboração simplificada

O BPMS permite que as equipas encaminhem automaticamente tarefas e atribuições, e garante que os processos novos ou atualizados são adotados em tempo real, mantendo sempre todos os intervenientes em sintonia.

Conformidade melhorada

Ao utilizarem o BPMS na criação de regras para os seus processos, as empresas podem garantir a conformidade com os regulamentos existentes e adaptarem-se rapidamente às alterações legislativas com o mínimo de interrupção.

Melhor cativação e suporte ao cliente

Uma vez que o BPMS assegura a aplicação consistente dos processos de negócio, as empresas podem estabelecer, impor e monitorizar aspetos fundamentais das interações com clientes. Os clientes e as empresas beneficiam de uma maior personalização, criação automatizada de incidentes, respostas acionadas uniformes e gestão consistente de oportunidades potenciais ou casos.

Quem utiliza o BPMS?

Praticamente qualquer pessoa na empresa pode estruturar e implementar automatizações que ajudem a fazer mais em menos tempo com uma solução BPMS moderna.

Há apenas alguns anos, automatizar processos de negócio era na sua essência um processo complexo. Os programadores gastavam tempo considerável com intervenientes da empresa para mapear cada tarefa num processo antes de chamarem as TI para escreverem código de raiz para cada processo automatizado. As alterações subsequentes a um processo significavam mais mapeamento, mais codificação e mais tempo gasto em atualizações.

As melhores plataformas BPMS atuais simplificam as iniciativas de automatização de processos ao reduzirem ou eliminarem a necessidade de intervenção do programador ou do suporte das TI. Estes sistemas permitem que as organizações implementem processos altamente complexos e que equipas e pessoas criem e implementem autonomamente processos automatizados de forma simples.

Então, a resposta curta para "Quem utiliza o BPMS?" é quem quer que seja que precise dele.

Criar automatização
com o BPMS

Uma solução de software BPMS de qualidade retira o trabalho de adivinhação da conceção e implementação de processos automatizados, permitindo-lhe seguir uma abordagem passo a passo baseada em modelos que o orientam. As melhores soluções BPMS proporcionam uma forma eficiente e integrada para:

  1. Identifique e estruture o processo que pretende automatizar.

    Compreenda a lógica empresarial do processo e examine qualquer documentação existente ou modelos de processos que o definam.

  2. Modele a lógica ou os passos no fluxo de processo empresarial.

    Defina as etapas e os passos no processo de negócio no BPMS e teste vários cenários empresariais na plataforma através de ferramentas de modelação incorporadas.

  3. Crie a sua própria automatização ao utilizar ferramentas de estruturação de apontar e clicar em vez de escrever código.

    Crie os fluxos de processos e as interfaces do utilizador para o processo de negócio ao utilizar a biblioteca de modelos e conectores pré-criados da solução BPMS.

  4. Inicie e partilhe a sua própria automatização com a sua equipa ou ao nível da empresa.

Escolher uma solução BPMS

Se o seu objetivo é simplificar a gestão de processos de negócio, é uma boa ideia criar uma lista de soluções BPMS que realmente permitem que as pessoas aprendam e utilizem facilmente a automatização. As melhores plataformas de automatização atuais fazem isso e muito mais. Certifique-se de que pode responder às seguintes perguntas antes de iniciar a sua pesquisa:)

Que processos irá privilegiar?

Decida se precisa de uma solução para automatizar tarefas mais rotineiras, como o processamento de faturas, ou uma que possa suportar a automatização de processos complexos a longo prazo, como a gestão orçamental ou a monitorização do desempenho.

Quem irá utilizar?

Como componente fundamental de uma transformação digital eficaz, a solução BPMS que escolher deve ser orientada para a usabilidade por parte de todos os elementos da empresa. As melhores soluções BPMS com pouco código atuais incluem capacidades de automatização de processos robóticos (RPA) que facilitam a adoção em toda a organização.)

Como irá implementar o BPMS?

Uma decisão importante que terá de tomar é se deve implementar uma solução BPMS baseada na cloud ou no local.

As principais vantagens de uma plataforma BPMS de software como um serviço (SaaS) incluem uma implementação simplificada, uma vez que a aplicação fica imediatamente operacional; escalabilidade, porque amplia a sua subscrição e não a infraestrutura; e custo pay-as-you-go previsível.

As vantagens de uma plataforma BPMS no local são em grande parte o controlo (uma vez que reside na sua infraestrutura) e segurança, porque os seus dados permanecem nos seus sistemas, o que limita a exposição.

Quem irá dar suporte à sua solução BPMS?

A implementação e manutenção de uma solução BPMS no local exige um investimento significativo em infraestrutura e pessoal de TI. Com uma plataforma BPMS SaaS com pouco código, as exigências de TI são largamente reduzidas.

Quanto pode gastar?

Embora o custo seja sempre importante, não se esqueça de contabilizar o retorno do investimento esperado. Quanto mais capaz for a ferramenta, mais será o valor para a sua empresa.

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