Što je upravljanje poslovnim procesom?
Upravljanje poslovnim procesima (BPM) odnosi se na napore vaše tvrtke da analizira, ubrza i optimizira procese, često uz primjenu automatizacija tijeka rada za pojednostavljenje ručnih procesa.
Iskoristite prednosti koje nudi BPM
Prije nego što počnete s izradom strategije upravljanja poslovnim procesima (BPM), važno je razumjeti zašto su učinkoviti poslovni procesi bitni, različite vrste poslovnih procesa, tko je za njih odgovoran unutar vaše tvrtke i koje probleme vam BPM može pomoći riješiti.
Upoznajte se sa svojim poslovnim procesima
Poslovni proces podrazumijeva niz ponavljajućih zadataka koji se izvršavaju određenim redoslijedom u svrhu ostvarivanja rutinskog cilja. Poslovni procesi mogu trajati nekoliko minuta ili nekoliko tjedana, a mogu uključivati jednostavne aktivnosti poput obrade zahtjeva zaposlenika za godišnjim odmorom ili zahtjevnije aktivnosti poput logistike opskrbnog lanca. Učinkoviti i djelotvorni procesi doprinijet će poboljšanju produktivnosti zaposlenika, interakcije s klijentima i svih drugih aspekata vašeg poslovanja. Neučinkoviti procesi koji nisu funkcionalni dovode do frustriranih zaposlenika, nepotrebnih troškova, nezadovoljnih klijenata, a u konačnici do gubitka prihoda.
Poslovni se procesi mogu podijeliti u tri glavne kategorije:
- Radni procesi pokrivaju osnovne poslovne zadatke i određene tokove vrijednosti kao što su narudžbe klijenata, izrada računa i optimizacija proizvodnje.
- Procesi upravljanja uključuju, na primjer, korporativno upravljanje, proračune i tijekove rada ljudskih resursa.
- Potporni procesi podupiru veće procese u područjima kao što su računovodstvo, zapošljavanje i tehnička podrška.
Automatiziranjem svih vrsta poslovnih procesa možete poboljšati učinkovitost, smanjiti rizike poslovanja i poboljšati strateško fokusiranje.
Izradite svoj tim za BPM
Zaposlenici koji su odgovorni za bilo koji poslovni proces nazivaju se vlasnicima poslovnih procesa. Budući da upravljaju procesom od početka do kraja, razumiju međusoban utjecaj između tog procesa i svih prethodnih i budućih procesa. Dodjela vlasništva nad diskretnim poslovnim procesima ključnim zaposlenicima koji rade s drugim odjelima može potaknuti bolje razumijevanje i učinkovitiji BPM na razini cijele organizacije.
Na primjer, uspješan tim za BPM u velikoj tvrtki može uključivati sve te uloge:
- Zagovornik upravljanja poslovnim procesima. Zagovornik upravljanja poslovnim procesima (BPM) razumije njegove dalekosežne prednosti i vrijednosti te ih prenosi organizaciji.
- Vlasnik procesa. Osoba ili tim s ciljem rješavanja poslovnih izazova, pojednostavljenja tijekova rada ili iskorištavanja prilika može pružiti perspektivu i doprinos ključne za ostvarivanje suradnje s klijentima i uspjeh BPM strategija.
- Direktor poslovnog procesa. Direktor vodi inicijative BPM strategija na razini cijele tvrtke.
- Savjetnik za poslovne procese. Savjetnik se služi tehničkim vještinama i razumijevanjem BPM strategija kako bi savjetovao direktora poslovnog procesa.
- Voditelj projekta. Voditelj projekta pomaže u izgradnji i provedbi projektnog plana i upravlja timskim komunikacijama, ključnim ciljevima, rezultatima i rokovima.
- Poslovni analitičar. Analitičar prepoznaje i određuje potrebna poboljšanja procesa.
- Arhitekt rješenja. Arhitekt rješenja pruža tehničku podršku, posebno kada je u pitanju interoperabilnost s postojećim poslovnim aplikacijama.
- Utjecajne osobe. Kako utjecajne osobe često imaju najveći utjecaj na društvo, takve osobe već u ranoj fazi usvajaju nove ideje, prakse i alate te pomažu u usavršavanju poboljšanja poslovnih procesa i zagovaranju promjena.
- Grupa za podršku za BPM. Tu skupinu čine ključni informatički stručnjaci, službenici za korporativno planiranje i drugo vodstvo koje pomaže u institucionalizaciji standarda, metoda, upravljanja i tehnologija za BPM.
Nemojte da vas izgubljene prilike prate cijeloga života
Tradicionalno je BPM bio odgovornost korporativnog vodstva, ipak su to poslovni procesi. No, kako se pojavio vrlo sofisticirani softver za upravljanje poslovnim procesima, IT je preuzeo značajniju ulogu. Možda ćete pronaći produktivnu ravnotežu između vaše tehnologije i zahtjeva poslovanja kada IT-ju dopustite pružanje samostalne „low-code” platforme za automatizaciju tijekova rada, koju zaposlenici mogu upotrebljavati za pojednostavljenje procesa i rješavanje problema koje najbolje razumiju.
Automatizacija, automatizacija, automatizacija
Automatizacija je srž BPM strategije. Uz tehnologiju koja je danas dostupna, uspješne tvrtke moraju pronaći i iskoristiti svaku priliku za automatizaciju ponavljajućih, dugotrajnih, ručnih procesa. Uvođenjem automatizacije tijeka rada možete pojednostaviti poslovne procese kao što su unos podataka, ažuriranja društvenih mreža, vođenje inventara, izvješća i još puno toga. Možete svojim zaposlenicima skinuti teret obavljanja rutinskih procesa, povećati produktivnost, smanjiti troškove i mogućnost ljudske pogreške.
Stvaranje građanske razvojne kulture
razvoj mobilnih aplikacija vam također može pomoći optimizirati neke poslovne procese. Pomaže vašim zaposlenicima da rade povezano i učinkovito, promijene način rada i stvaraju poslovne uvide u stvarnom vremenu. Uz odgovarajuću platformu za razvoj aplikacija, inženjeri, informatički stručnjaci i stalni poslovni korisnici mogu izgraditi građansku razvojnu kulturu i stvoriti vlastita poslovna rješenja koja ne zahtijevaju složene kodove – bez čekanja i oslanjanja na korporativno vodstvo i profesionalne programere.
Maksimalno iskorištavanje svake prilike
Ne morate se nositi s neučinkovitim ručnim procesima, dodatnim troškovima i propuštenim prilikama. S pravim ljudima u pravim ulogama, čvrstim razumijevanjem procesa i dobrim alatima za automatizacijom, vaša tvrtka može upotrebljavati BPM za sljedeće:
- Pojednostavite komplicirane procese mrežnog plaćanja koji obeshrabruju klijente i negativno utječu na prodaju.
- Automatizirajte ručne procese koji traju predugo, koštaju previše i frustriraju zaposlenike.
- Uklonite prepreke u financijskim procesima koje dovode do kašnjenja plaćanja.
- Smanjite dupliciranja koja troše resurse.
- Skratite ili standardizirajte dugotrajne ili neredovne procese koji utječu na rokove.
- Pojednostavite neučinkovito uvođenje klijenta koje narušava odnose.
Uspostavljanje strategije za upravljanje poslovnim procesima
Ako se vaša tvrtka bori s procesima operativnosti, upravljanja i podrške koji su komplicirani, suvišni, predugi, prespori ili preskupi, određivanje sveobuhvatne BPM strategije može vam biti od pomoći. Najbolje prakse navedene u nastavku pomoći će vam pokrenuti BPM i procijeniti uspješnost:
- Zatražite podršku od uprave. To je od presudne važnosti ako su vam potrebni resursi za podršku planova za poboljšanje poslovnih procesa.
- Analiza i mapiranje određenih procesa. Koristite se dijagramima, mentalnim mapama ili softverima za dubinsku analizu procesa za pronađite uska grla, duplicirani napor i nepotrebna kašnjenja. Dobijte povratne informacije od osoba koje su najviše uključene u proces da biste razumjeli što možete poboljšati – suradnja i promjene počinju od njih.
- Ponovno dizajnirajte proces. Zatražite povratne informacije od dionika i pobrinite se da svi razumiju vrijednost pojednostavljivanja procesa. Uključite lekcije naučene upotrebom mentalnih mapa i analiza. Razmotrite analizu učinka za ključne ili složene tijekove rada.
- Prikupite resurse i provedite promjene. Prikupite resurse koji su vam potrebnu za izgradnju učinkovite platforme za BPM, kao što su softver za upravljanje projektima, alati za automatizaciju tijekova rada i nadzorne ploče s prikazima u stvarnom vremenu. Odaberite resurse koji su u skladu s poslovnom vrijednošću koju želite ostvariti i upravljajte promjenom s pomoću određenih rezultata i vremenskih rokova. Ako najprije uvedete mali pilot-projekt, moći ćete riješiti programske pogreške, probuditi entuzijazam za poboljšane prakse i potaknuti usvajanje.
- Pratite i optimizirajte rad. Nadzirite rad novih procesa koje ste uveli uvidom u povratne informacije dionika. Budite spremni na usavršavanja po potrebi.
Povećajte vrijednost uz BPM
Ako slijedite gore navedene najbolje prakse, oformite tim za BPM i razumijete kako možete poboljšati procese da biste stvorili veću vrijednost, upravljanje poslovnim procesima može vam donijeti opipljive prednosti, uključujući sljedeće:
- Povećana produktivnost. Učinkovitiji procesi stvaraju atmosferu za učinkovitije zaposlenike, a mjerne podatke o izvedbi možete procjenjivati s pomoću softvera za analitiku radnog mjesta.
- Kraće vrijeme za ostvarivanje prednosti. Poboljšanje informatičkih procesa može utjecati na to koliko se brzo softverske aplikacije razvijaju i uvode u vašoj tvrtki.
- Poboljšana kvaliteta. Osim što ubrzavaju razvoj, poboljšanja testiranja mogu brzo riješiti sve probleme s izvedbom ili sigurnošću, poboljšavajući kvalitetu vašeg proizvoda ili usluge.
- Poboljšano zadovoljstvo klijenata. Ispravljanje procesa službe za korisnike vašeg poslovanja može pomoći u pridobivanju klijenata i potaknuti vjernost.
- Poboljšana radna iskustva zaposlenika. S obzirom na to da podižu moral i potencijalno smanjuju promet, učinkoviti poslovni procesi temelj su zadovoljstva na radnom mjestu.
Započnite s optimizacijom poslovnih procesa odmah
Svaka tvrtka teži učinkovitijem, bržem i pametnijem radu. Kombinacija sveobuhvatne BPM strategije i pravog softvera za automatizaciju tijekova rada može vašoj tvrtki pomoći da brže ostvari te ciljeve.
Microsoft Power Automate jednostavno je rješenje za optimizaciju tijekova rada koje može osnažiti vaše zaposlenike da pojednostave svakodnevne neučinkovite procese i tako ostvare rezultate koji će se odraziti na cijelu tvrtku.