Osoba koja radi na prijenosnom računalu

Što je upravljanje poslovnim procesom?

Poslovni proces podrazumijeva niz ponavljajućih zadataka koji se izvršavaju određenim redoslijedom u svrhu ostvarivanja rutinskog cilja. Poslovni procesi mogu trajati nekoliko minuta ili nekoliko tjedana, a mogu uključivati jednostavne aktivnosti poput obrade zahtjeva zaposlenika za godišnjim odmorom ili zahtjevnije aktivnosti poput logistike opskrbnog lanca. Učinkoviti i djelotvorni procesi doprinijet će poboljšanju produktivnosti zaposlenika, interakcije s klijentima i svih drugih aspekata vašeg poslovanja. Neučinkoviti procesi koji nisu funkcionalni dovode do frustriranih zaposlenika, nepotrebnih troškova, nezadovoljnih klijenata, a u konačnici do gubitka prihoda.

Upravljanje poslovnim procesom (BPM) odnosi se na dugoročne napore vaše tvrtke uložene u analizu, ubrzanje i optimizaciju tih procesa, često na način da se upotrebljava automatizacija tijeka rada za pojednostavljenje ručnih procesa i ostvarivanje određenih poslovnih ciljeva. Automatizacijom svih vrsta rutinskih poslovnih zadataka, od upravljanja datotekama do ažuriranja proračunskih tablica, možete poboljšati učinkovitost, smanjiti rizik i vaša se tvrtka može bolje fokusirati na strateške ciljeve.

Otključajte prednosti BPM-a

Prije nego što započnete s izradom BPM strategije, važno je razumjeti različite vrste poslovnih procesa, tko je za njih odgovoran u vašoj tvrtki i u rješavanju kojih problema vam BPM može pomoći.

Prvo, poslovni se procesi mogu podijeliti u tri glavne kategorije:

  • Radni procesi pokrivaju osnovne poslovne zadatke i određene tokove vrijednosti kao što su narudžbe klijenata, izrada računa i optimizacija proizvodnje.

  • Procesi upravljanja uključuju, na primjer, korporativno upravljanje, proračune i tijekove rada ljudskih resursa.

  • Potporni procesi podupiru veće procese u područjima kao što su računovodstvo, zapošljavanje i tehnička podrška.

Izgradite svoj tim za BPM

Zaposlenici koji su odgovorni za bilo koji poslovni proces nazivaju se vlasnicima poslovnih procesa. Budući da upravljaju procesom od početka do kraja, razumiju međusoban utjecaj između tog procesa i svih prethodnih i budućih procesa. Dodjela vlasništva nad diskretnim poslovnim procesima ključnim zaposlenicima koji rade s drugim odjelima može potaknuti više razumijevanja i dovesti do boljeg BPM-a na razini cijele organizacije.

Na primjer, uspješan tim za BPM u velikoj tvrtki može uključivati sve te uloge:

  • Zagovornik poslovnog procesa. Zagovornik razumije dalekosežne prednosti i vrijednosti BPM-a te ih prenosi organizaciji.

  • Vlasnik procesa. Osoba ili tim s ciljem rješavanja poslovnih izazova, pojednostavljenja tijekova rada ili iskorištavanja prilika može pružiti perspektivu i doprinos ključne za ostvarivanje suradnje s klijentima i uspjeh BPM-a.

  • Direktor poslovnog procesa. Direktor vodi inicijative BPM-a na razini cijele tvrtke.

  • Savjetnik za poslovne procese. Savjetnik se služi tehničkim vještinama i razumijevanjem BPM-a kako bi savjetovao direktora poslovnog procesa.

  • Voditelj projekta. Voditelj projekta pomaže u izgradnji i provedbi projektnog plana i upravlja timskim komunikacijama, ključnim ciljevima, rezultatima i rokovima.

  • Poslovni analitičar. Analitičar prepoznaje i određuje potrebna poboljšanja procesa.

  • Arhitekt rješenja. Arhitekt rješenja pruža tehničku podršku, posebno kada je u pitanju interoperabilnost s postojećim poslovnim aplikacijama.

  • Utjecajne osobe. Kako „Influenceri” često imaju najveći utjecaj na društvo, takve utjecajne osobe već u ranoj fazi usvajaju nove ideje, prakse i alate te pomažu u usavršavanju poboljšanja poslovnih procesa i zagovaranju promjena.

  • Grupa za podršku BPM-a. Tu skupinu čine ključni informatički stručnjaci, službenici za korporativno planiranje i drugo vodstvo koje pomaže u institucionalizaciji standarda, metoda, upravljanja i tehnologije BPM-a.

Nemojte da vas izgubljene prilike prate cijeloga života

Traditionally, business leadership has owned BPM; they are business processes, after all. But with the advent of highly sophisticated business process management software, IT is now playing a greater role. You might find a productive balance between your technology and business requirements if you let IT deploy a self-serve, low-code workflow automation platform that business employees can use to streamline processes and solve the issues they best understand.

automatizaciju, automatizaciju, automatizaciju

Automatizacija je srž BPM-a. Uz tehnologiju koja je danas dostupna, uspješne tvrtke moraju pronaći i iskoristiti svaku priliku za automatizaciju ponavljajućih, dugotrajnih, ručnih procesa. Uvođenjem automatizacije tijeka rada možete pojednostaviti poslovne procese kao što su unos podataka, ažuriranja društvenih mreža, vođenje inventara, izvješća i još puno toga. Možete svojim zaposlenicima skinuti teret obavljanja rutinskih procesa, povećati produktivnost, smanjiti troškove i mogućnost ljudske pogreške.

stvaranje građanske razvojne kulture

You can also optimize some business processes by building mobile apps that help your employees stay more connected and efficient, transform how they get work done, and generate real-time business insights. With the right app development platform, engineers, IT specialists, and ordinary business users can build a citizen development culture and create their own low-code business solutions—without having to rely on or wait for business leadership and professional developers.

maksimalno iskorištavanje svake prilike

Ne morate se nositi s neučinkovitim ručnim procesima, dodatnim troškovima i propuštenim prilikama. S pravim ljudima u pravim ulogama, čvrstim razumijevanjem procesa i dobrim alatima za automatizacijom, vaša tvrtka može upotrebljavati BPM za sljedeće:

  • Pojednostavite komplicirane procese mrežnog plaćanja koji obeshrabruju klijente i negativno utječu na prodaju.
  • Automatizirajte ručne procese koji traju predugo, koštaju previše i frustriraju zaposlenike.
  • Uklonite prepreke u financijskim procesima koje dovode do kašnjenja plaćanja.
  • Smanjite dupliciranja koja troše resurse.
  • Skratite ili standardizirajte dugotrajne ili neredovne procese koji utječu na rokove.
  • Pojednostavite neučinkovito uvođenje klijenta koje narušava odnose.

uspostavljanje strategije za upravljanje poslovnim procesima.

Ako se vaša tvrtka bori s procesima operativnosti, upravljanja i podrške koji su komplicirani, suvišni, predugi, prespori ili preskupi, određivanje sveobuhvatne strategije BPM-a može pomoći. Najbolje prakse navedene u nastavku pomoći će vam pokrenuti inicijativu BPM-a i procijeniti uspjeh:

  • Zatražite podršku od uprave. To je od presudne važnosti ako su vam potrebni resursi za podršku planova za poboljšanje poslovnih procesa.

  • Analizirajte i mapirajte određeni proces. Koristite se dijagramima, mentalnim mapama ili softverima za dubinsku analizu procesa za pronađite uska grla, duplicirani napor i nepotrebna kašnjenja . Dobijte povratne informacije od osoba koje su najviše uključene u proces da biste razumjeli što možete poboljšati – suradnja i promjene počinju od njih.

  • Ponovno dizajnirajte proces. Zatražite povratne informacije od dionika i pobrinite se da svi razumiju vrijednost pojednostavljivanja procesa. Uključite lekcije naučene upotrebom mentalnih mapa i analiza. Razmotrite analizu učinka za ključne ili složene tijekove rada.

  • Prikupite resurse i provedite promjene. Prikupite resurse koji su vam potrebnu za izgradnju učinkovite platforme za BPM, kao što su softver za upravljanje projektima, alati za automatizaciju tijekova rada i nadzorne ploče s prikazima u stvarnom vremenu. Odaberite resurse koji su u skladu s poslovnom vrijednošću koju želite ostvariti i upravljajte promjenom s pomoću određenih rezultata i vremenskih rokova. Ako najprije uvedete mali pilot-projekt, moći ćete riješiti programske pogreške, probuditi entuzijazam za poboljšane prakse i potaknuti usvajanje.

  • Pratite i optimizirajte. Nadzirite rad novih procesa koje ste uveli uvidom u povratne informacije dionika. Budite spremni na usavršavanja po potrebi.

Stvorite vrijednost uz BPM

Ako slijedite gore navedene najbolje prakse, izgradite tim za BPM i razumijete kako možete poboljšati procese da biste stvorili veću vrijednost, upravljanje poslovnim procesima može vam donijeti opipljive prednosti, uključujući sljedeće:

  • Povećana produktivnost. Učinkovitiji procesi stvaraju atmosferu za učinkovitije zaposlenike, a mjerne podatke o izvedbi možete procjenjivati s pomoću softvera za analitiku radnog mjesta.

  • Kraće vrijeme za ostvarivanje prednosti. Poboljšanje informatičkih procesa može utjecati na to koliko se brzo softverske aplikacije razvijaju i uvode u vašoj tvrtki.

  • Poboljšana kvaliteta. Osim što ubrzavaju razvoj, poboljšanja testiranja mogu brzo riješiti sve probleme s izvedbom ili sigurnošću, poboljšavajući kvalitetu vašeg proizvoda ili usluge.

  • Poboljšano zadovoljstvo klijenata. Ispravljanje procesa službe za korisnike vašeg poslovanja može pomoći u pridobivanju klijenata i potaknuti vjernost.

  • Poboljšana radna iskustva zaposlenika. S obzirom na to da podižu moral i potencijalno smanjuju promet, učinkoviti poslovni procesi temelj su zadovoljstva na radnom mjestu.

Započnite s optimizacijom poslovnih procesa odmah

Svaka tvrtka teži učinkovitijem, bržem i pametnijem radu. Kombinacija sveobuhvatne strategije BPM-a i pravog softvera za automatizaciju tijekova rada može vašoj tvrtki pomoći da brže ostvari te ciljeve.

Microsoft Power Automate jednostavno je rješenje za optimizaciju tijekova rada koje može osnažiti vaše zaposlenike da pojednostave svakodnevne neučinkovite procese i tako ostvare rezultate koji će se odraziti na cijelu tvrtku.