Osoba koja razgovara putem telefona i gleda prijenosno računalo

6 prednosti koje pruža automatizacija poslovnih procesa

Kako vaše poslovanje nastavlja obrađivati velike količine podataka i svakodnevno rješavati mnoge zadatke, možda će biti teže smanjivati margine pogreške, kašnjenja i neučinkovite poslovne sustave za članove vašeg tima. Zahvaljujući dodavanju intuitivnog softvera poput onog za automatizaciju poslovnih procesa, vaša će tvrtka moći ostvariti mnoge trenutačne i dugoročne koristi putem automatizacije svakodnevnih postupaka, a na taj će se način i vašem poslovanju omogućiti natjecanje na konkurentnom tržištu današnjice.

Što je automatizacija poslovnih procesa?

Business process automation (BPA) is the automation of daily, repeatable business processes that are normally completed in manual settings. Ranging from multi-level workflows to simple customer responses, BPA offers you the ability to complete repetitive work and convert to paperless processes quickly and efficiently. This means automating jobs that deal with an excessive amount of raw data and documentation like product development, sales, human resources, and more. Adding business process management software (BPMS) helps to manage all of the new workflows created from your new business process automation to build, manage, and optimize your organization’s effectiveness and efficiency.

Prednosti uvođenja rješenja za automatizaciju poslovnih procesa

Jednom kada shvatite koji se procesi mogu, a koji ne mogu automatizirati, kao i kako izgraditi dinamični tijek rada za svoj tim, moći ćete iskoristiti ono što softver za automatizaciju nudi. Evo šest najboljih pogodnosti koje će vaša tvrtka ili ustanova dobiti zahvaljujući automatizaciji vaših poslovnih procesa:

1. Poboljšana učinkovitost i produktivnost

Prilikom dodavanja novog rješenja za automatizaciju koje eliminira mogućnosti pogrešaka vaše će poslovanje trenutačno postati jednostavnije te će uključivati manje pogrešaka. Uklanjanjem nezgrapnih i mukotrpnih ručnih postupaka koje vaš tim svakodnevno izvršava uklanjate i zadatke koji uzimaju mnogo vremena te ubrzavate poslovne procese više razine među poslovnim jedinicama, članova tima i svih u vašoj tvrtki ili ustanovi.

2. Ušteda vremena i smanjenje troškova

Automatizacija vašem poslovanju pomaže smanjiti troškove i povećati profitabilnost, posebno kada je riječ o odgovornostima povezanima s ručnim postupcima koji uključuju upotrebu papira. Budući da postupci automatizacije ubrzavaju vaše unutarnje operacije, jednostavno ćete uštedjeti vrijeme i novac na resursima potrebnim za dovršetak tih postupaka, a onim zaposlenicima kojima su prethodno dodijeljeni ručni zadaci moći ćete dodijeliti važnije poslove.

3. Jednostavno upravljanje dokumentima i podacima

Prilikom upotrebe ručnih procesa pisana komunikacija, proračunske tablice i drugi dokumenti, bilo da su ispisani ili poslani e-poštom, jednostavno se mogu izgubiti. Osim toga, potreba za premještanjem podataka ili preračunavanjem iz jednog izvora podataka u drugi otvara više prostora za ljudske pogreške, a osim toga oduzima i više vremena. Zahvaljujući automatizaciji procesa svi će vaši dokumenti i podaci biti smješteni na jednom mjestu te će se pojednostaviti upravljanje dokumentima kako bi njihova organizacija i dohvaćanje bili jednostavniji.

4. Vidljivost i transparentnost

Svojem timu nećete morati pružati dodatnu podršku jer rješenja za automatizaciju jamče poštivanje najboljih praksi i provođenje upravljanja. Kroz prikupljanje podataka, izvještavanje i analitičke sposobnosti moći ćete pregledavati nadzorne ploče podataka koje nude vidljivost i transparentnost onoga na čemu svi u određenom trenutku rade, a zbog toga ćete moći donositi utemeljenije odluke.

5. Standardizacija i usklađenost procesa

Postupci automatizacije imaju stroge smjernice o tome tko može unositi promjene ili ažurirati dokumente, ali članovi vašeg tima možda ih neće uvijek slijediti. Ako je BPA postavljen, ne morate se brinuti o propuštenim koracima jer je postupak već ugrađen u sustav. Možete stvoriti učinkovitu digitalnu automatizaciju tijeka rada koja osigurava usmjeravanje pravih informacija do prave osobe u pravo vrijeme. To također znači da će tvrtke moći pratiti tko koristi koje podatke evidentiranjem imena, datuma i pojedinosti o dodjeli bez muke. Dokumentiranje tih podataka također vam pomaže kada radite sa zapisima o nadzoru ili prilikom dokazivanja sukladnosti.

6. Poboljšano zadovoljstvo zaposlenika i klijenata

Budući da će vaši zaposlenici moći jednostavno izvršavati mnogo svojih svakodnevnih obveza bez greške, vaš će tim biti puno sretniji zbog dodavanja automatiziranog rješenja u proces. Automatizacija pruža okruženje bez trenja u kojem zaposlenici mogu napredovati. Odobrenja voditelja dobivaju se brže, što znači da se vaši zaposlenici mogu usredotočiti na važnije projekte koji motiviraju i inoviraju poslovne odluke. A kao bonus imat ćete i sretnije klijente. Budući da će vaši klijenti dobivati točnije i dosljednije podatke, bit će zadovoljniji konačnim proizvodom ili rezultatima.

Pokrenite pojednostavljivanje uz Microsoft Power Automate

Usvajanjem nove automatizacije procesa moći ćete svoj rad učiniti isplativim, jednostavnim i manje podložnim pogreškama. Iako BPA služi kao holistički pristup optimizaciji vaših poslovnih procesa, dodavanje softvera poput alata za robotsku automatizaciju procesa (RPA) pomoći će automatizirati procese vođene pravilima koji su obično potrebni na početku procesa.

Ključ za uravnoteženje gore navedenih prednosti povezanih s BPA-om i RPA-om pomaže vama, vašem timu te vašoj tvrtki ili ustanovi pronaći jedno rješenje kojem ćete se svi moći prilagoditi na jednostavan način, a da pritom ne prekidate nijednu od svojih trenutačnih poslovnih strategija. Power Automate gradi skalabilne automatizacije tijeka rada koje štede vrijeme i koje se mogu nositi sa svim vašim pojedinačnim poslovima i pritom vam omogućavati izvršavanje velikog broja zamornih zadataka u malo vremena.