Više o softveru za upravljanje poslovnim procesima
Softver za upravljanje poslovnim procesima (BPMS) pomaže tvrtki da definira, implementira i upravlja automatiziranim poslovnim procesima, pretvarajući vremenski zahtjevne ručne procese u pojednostavljene tijekove rada unutar poslovnih aplikacija.
Dodavanjem oblaka, umjetne inteligencije i mogućnosti analitike velikih podataka, BPMS se pretvara u pametni BPMS (iBPMS), čime se dodatno automatiziraju procesi, ubrzava razvoj tijeka rada i poboljšava organizacija poslovnog procesa.
Kako BPMS pomaže mom poslovanju?
BPMS vam omogućuje upotrebu usluge automatizacija poslovnih procesa za pojednostavljivanje različitih zadataka, čime se osigurava pridržavanje procesa za aktivnosti kao što su pregled i odobravanje dokumenata, upravljanje dokumentima, uvođenje ljudskih resursa i upravljanje zahtjevima zaposlenika.
Automatiziranjem pokrenutih komunikacija, kao što su upozorenja o zadacima putem e-pošte, podsjetnika na plaćanje i zahvalnica, BPMS poboljšava tijekove rada tijekom vašeg poslovanja. BPMS se čak može upotrebljavati za organiziranje marketinških kampanja putem e-pošte, što vam pomaže u implementaciji prave poruke ili odgovora u pravom trenutku.
Prednosti BPMS-a
BPMS i iBPMS rješenja olakšavaju ugradnju usluge automatizacija tijeka rada u širok spektar poslovnih aplikacija, pri čemu se procesi standardiziraju i isporučuje se sljedeće:
Veća učinkovitost
Implementacija softvera za upravljanje poslovnim procesima znači da ljudi u cijeloj tvrtki troše manje vremena na ponavljajuće ručne procese, pa se mogu usredotočiti na obavljanje posla i potiče se povećanje produktivnosti.
Povećana okretnost
Omogućivanjem tvrtkama da dokumentiraju, standardiziraju i automatiziraju poslovne procese, BPMS olakšava uvođenje promjena i reagiranje na njih brzom i dosljednom implementacijom novih procesa u cijeloj tvrtki ili ustanovi.
Pojednostavljena suradnja
BPMS omogućuje timovima automatsko usmjeravanje zadataka i zaduženja te osigurava usvajanje novih ili ažuriranih procesa u stvarnom vremenu, što svima omogućuje da ostanu na istom putu.
Poboljšana usklađenost
Ugrađivanjem pravila u svoje procese uz pomoć BPMS-a tvrtke mogu osigurati pridržavanje postojećih propisa i brzo se prilagoditi zakonodavnim promjenama uz minimalne smetnje.
Veća uključenost klijenata i bolja podrška za njih
Budući da BPMS osigurava dosljednu primjenu poslovnih procesa, tvrtke mogu uspostaviti, provesti i nadzirati ključne aspekte interakcije s klijentima. Klijenti i tvrtke imaju koristi od veće personalizacije, automatizirane izrade ulaznica, jednoobraznih pokrenutih odgovora i dosljednog upravljanja potencijalnim klijentima ili slučajevima.
Tko upotrebljava BPMS?
Gotovo svatko u vašoj tvrtki može dizajnirati i implementirati automatizacije koje će im pomoći da u kraćem vremenu postignu više uz moderno BPMS rješenje.
Prije samo nekoliko godina automatizacija poslovnih procesa bila je složen proces. Razvojni inženjeri provodili su značajno vrijeme sa zainteresiranim stranama iz tvrtke kako bi mapirali svaki zadatak u procesu prije pisanja koda za svaki automatizirani proces ispočetka. Naknadne promjene u procesu značile su više mapiranja, više kodiranja i više vremena utrošenog na ažuriranja.
Današnje najbolje BPMS platforme pojednostavljuju inicijative za automatizaciju procesa smanjenjem ili uklanjanjem potrebe za razvojnim inženjerima i IT podrškom. Ovi sustavi omogućuju tvrtkama ili ustanova da implementiraju iznimno složene procese, a timovima i pojedincima omogućuju da sami jednostavno izrade i implementiraju automatizirane procese.
Dakle, odgovor na pitanje „Tko upotrebljava BPMS?” ukratko je da je to svatko kome je potreban.
Izrada automatizacija uz BPMS
Kvalitetno softversko rješenje BPMS isključuje nagađanja o dizajnu i implementaciji automatiziranih procesa, što vam omogućuje da se pridržavate pristupa „korak po korak” zahvaljujući predlošcima koji vas vode kroz proces. Najbolja BPMS rješenja pružit će vam učinkovit, integrirani način za sljedeće:
- Identificirajte i osmislite postupak koji želite automatizirati.
Potrebno je razumjeti poslovnu opravdanost postupka i ispitati svu postojeću dokumentaciju ili modele procesa koji ga definiraju.
- Modelirajte logiku ili korake u toku za poslovni proces.
Definirajte faze i korake u poslovnom procesu u BPMS-u i ispitajte različite poslovne scenarije na platformi s pomoću ugrađenih alata za modeliranje.
- Izradite automatizaciju s pomoću „usmjeri i klikni” dizajnerskih alata – umjesto pisanja koda.
Izradite tokove procesa i korisnička sučelja za poslovni proces s pomoću biblioteke BPMS rješenja koja sadrži unaprijed izrađene predloške i poveznike.
- Pokrenite i podijelite svoju automatizaciju sa svojim timom ili u cijeloj tvrtki.
Odaberite način raspodjele automatizacije i kome ćete je raspodijeliti, zatim razmotrite kako funkcionira u stvarnom životu.
Odabir BPMS rješenja
Ako vam je cilj pojednostaviti upravljanje poslovnim procesom, bilo bi dobro napraviti uži izbor BPMS rješenja koja ljudima doista olakšavaju učenje i upotrebu. Današnje najbolje platforme za automatizaciju omogućuju to i još mnogo toga. Obvezno odgovorite na sljedeća pitanja prije početka pretraživanja:
Na koje ćete se procese usredotočiti?
Odlučite trebate li rješenje za automatizaciju rutinskih zadataka kao što je obrade faktura ili ono koje može podržati automatizaciju složenih dugotrajnih procesa kao što je upravljanje proračunom ili praćenje uspješnosti.
Tko će ga upotrebljavati?
Kao ključna komponenta učinkovite digitalne transformacije, BPMS rješenje koje odaberete treba biti usmjereno prema upotrebljivosti za sve u tvrtki. Današnja najbolja „low-code” BPMS rješenja sadrže mogućnosti robotska automatizacija procesa (RPA) koje omogućuju lakše usvajanje u cijeloj tvrtki ili ustanovi.
Kako ćete primijeniti BPMS?
Važna odluka koju ćete morati donijeti jest hoćete li implementirati BPMS rješenje u oblaku ili lokalno.
Primarne prednosti BPMS platforme u obliku softvera u oblaku kao usluge (SaaS) uključuju pojednostavljenu implementaciju jer se aplikacija može pokrenuti i radi već prvi dan, zatim skalabilnost jer povećavate samo pretplatu, a ne infrastrukturu te predvidljivu cijenu s plaćanjem po potrošnji.
Prednosti lokalne BPMS platforme uglavnom su kontrola (budući da se nalazi unutar vaše infrastrukture) i sigurnost jer vaši podaci ostaju u vašim sustavima, čime se ograničava njihova izloženost.
Tko će podržati vaše BPMS rješenje?
Implementacija i održavanje lokalnog BPMS rješenja zahtijeva značajna ulaganja u IT infrastrukturu i osoblje. Uz SaaS BPMS platformu koja ne zahtijeva puno kodiranja broj zahtjeva prema IT-ju drastično je smanjen.
Što si možete priuštiti?
Iako su troškovi uvijek važni, ne zaboravite uzeti u obzir očekivani povrat ulaganja. Što je alat bolji, to je veća vjerojatnost da će biti korisniji za vašu tvrtku.