מדוע עסקים מאמצים כלי RPA

מהו כלי RPA?

אוטומציה רובוטית של תהליכים (RPA) משתמש בתוכניות Bot של תוכנה כדי לחקות אינטראקציה אנושית בממשק משתמש גרפי (GUI) על מנת להפוך משימות חוזרות וידניות לאוטומטיות, תוך חיסכון בזמן ומאמצים וללא כאבי ראש.‬ כלי RPA הוא תוכנה להגדרת זרימות עבודה וקביעת תצורה של תוכניות Bot לביצוע משימות ייעודיות ברצף הגיוני. רובוט יכול לבצע כל תהליך רב-שלבי המתרחש ב- GUI מהר יותר וללא שגיאות. לפיכך, כלי אוטומציה רובוטית של תהליכים עוזר לך להאיץ זרימות עבודה ידניות, מועדות לשגיאות, כך שהעובדים יוכלו לעבוד על משימות בעלות ערך גבוה יותר.‬

לדוגמה, מחלקת משאבי האנוש שלך יכולה לפרוס כלי RPA כדי להפוך את הדרך שבה היא מעבדת בקשות לחופשה לאוטומטית. במקום שעובד יקדיש חמש דקות לעיבוד כל בקשה, תוכנית Bot של RPA יכולה לחלץ את הנתונים ממערכת תכנון המשאבים הארגוניים של החברה ולעבד את הבקשה מהר יותר למערכת אחרת – גם כזאת שאין לה ממשקי API - וללא טעויות.

תוכניות Bot שכלי אוטומציה רובוטית של תהליכים יוצר יכולות לבצע פעולות שהוקצו ולקיים אינטראקציה עם מערכות אחרות באמצעות העתקת מידע מתצוגות דיגיטליות (גירוד מסך) או באמצעות ממשקי API. לדוגמה, העסק שלך יכול להשתמש בכלי RPA כדי ליצור תוכניות Bot שמתחברות לאפליקציות, מטפלות בקבצים ותיקיות, מעתיקות ומדביקות תוכן, ממלאות טפסים, עובדות עם נתונים מובנים ואפילו מקיימות אינטראקציה עם אפליקציות אחרות.

היתרונות של אימוץ כלי RPA

כל ארגון שפורס כלי RPA יכול לצפות לחוות חלק מהיתרונות הבאים או את כולם:

• השתמש טוב יותר במשאבי אנוש. RPA מונע מעובדים את הצורך לבצע משימות חוזרות ונשנות בעלות ערך נמוך, כגון הזנת נתונים, ומאפשר להם להתמקד בעבודה שמספקת ערך גדול יותר לעסק.
• נקודות מגע משופרות של לקוחות. כאשר משתמשים ב- RPA כדי לזרז תהליכים מול לקוחות, היעילות הנוספת משפרת את חוויית הלקוח ומקדמת נאמנות.
• עלויות נמוכות יותר. תוכניות Bot של RPA מבצעות את העבודה של בני אדם בחלק קטן מהעלות.
• ניתוח משופר להבנת ניהול זרימת העבודה שלך. כל תוכנית Bot יוצרת קובץ יומן רישום של הפעילויות שלה כדי לנטר את היעילות שבה היא מבצעת את התפקידים שלה.
• מדרגיות משופרת. לא ניתן להתאים את הגודל של צוות העובדים כפי שניתן להתאים את גודל הטווח והתפוצה של קבוצת תוכניות Bot אוטומטיות. באמצעות תוכנת RPA, תוכניות Bot ניתנות לשכפול ותכנות בקלות כדי לבצע ערכת הליכים דומה, אבל מעט שונה.
• אבטחה טובה יותר. תוכניות Bot של RPA לא שוכחות אף פעם להתנתק. ניתן להגדיר אותן ל"פסק זמן" כך שהמערכות לא נגישות בעת הצורך, תוך הפחתת פגיעויות בפני האקרים זדוניים.

מהם הביצועים של כלי RPA בהשוואה לפתרונות אוטומציית תהליכים אחרים?

כדי להבין את היתרון של כלי RPA בהשוואה לפתרונות אוטומציה אחרים של זרימת עבודה, כדאי להבין את ההבדל בין אוטומציה ל- RPA.אוטומציה של זרימת עבודה משתמש בטכנולוגיה כדי לצמצם את השלבים הידניים בתהליך עסקי, אבל זה עדיין דורש מאדם להשלים את התהליך. כלי RPA יוצרים רובוטים לעבודה דרך ה- GUI כך שאין צורך בהתערבות אנושית. אלה יכולים להיות תהליכים עם השגחה שבהם בני אדם עדיין מוכרחים ליזום את המשימות, או שהם יכולים להיות תהליכים ללא השגחה, שהם אוטומטיים במלואם.

כלי RPA דורשים מעט קידוד או כלל לא, ומכיוון שתוכניות ה- Bot משתמשות באותם תשתית ופתרונות שהעובדים משתמשים בהם, אינך צריך לשנות את הארכיטקטורה הבסיסית שלך. משתמשים עסקיים מקדמים פתרונות RPA. למעשה, חלק מפתרונות RPA מיועדים למפתחים ללא הכשרה מוקדמת - עובדים ללא רקע טכני - שיכולים להפוך את התהליכים הידניים איתם הם עובדים מדי יום לאוטומטיים. עם מעורבות IT מינימלית או ללא כל מעורבות, באפשרותך לייעל את התפעול ולשפר את שביעות רצון העובדים מבלי לשלם את עלויות הפיתוח המסורתי.

RPA שונה גם מכלי אוטומציית תהליכים מסורתיים בדרכים הבאות:

• תהליכי אוטומציה מסורתיים עשויים לדרוש שינוי חלק מתשתית טכנולוגית או את כולה. תוכניות Bot של RPA עובדות ב- GUI ומקיימים אינטראקציה עם מערכות אחרות באותן דרכים כמו בני אדם.
• תוכניות Bot של RPA גמישות מספיק כדי להפוך תהליכים לאוטומטיים עבור אפליקציות מרובות.
• מכיוון שתוכניות Bot של RPA מיועדות לתהליכים גנריים חוזרים ונשנים כמו קלט נתונים, הן ניתנות להרחבה ושדרוג ביתר קלות לעומת פתרון זרימת עבודה שנועד לתהליך יחיד.

בעוד שתוכנת RPA יוצרת ערך על-ידי שיפור היעילות של זרימות עבודה חוזרות ונשנות מבוססות-כללים, עדיף להשאיר את חלק מהתהליכים לעובדים שלך. באופן כללי, תהליכים המשתמשים בהרבה נתונים לא מובנים או במידע גרפי ומותנים בפרמטרים המשתנים במהירות, מוטב להשאיר לעובדים היצירתיים שלך לנהל.

תפקיד ה- RPA היום ובעתיד

לעת עתה, תוכנת RPA זוכה לנראות רבה כאשר חברות לומדות להשתמש בה ולבחון ממקור ראשון את היתרונות שהיא מציעה, כגון חיסכון בזמן ובעלויות. אבל כמו כל הטכנולוגיות, RPA יהפוך למתוחכם יותר וישתנה ככל שהצרכים העסקיים ישתנו. להלן מספר תחזיות לדרכים שבהן כלי RPA עשויים להתפתח:

• אינטגרציה עמוקה יותר עם AI. ככל שה- RPA מתקדם, סביר להניח שעסקים יגלו דרכים חדשות לשלב אותו עם טכנולוגיה ברמה הבאה כמו בינה מלאכותית, למידת מכונה, או אפילו האינטרנט של הדברים (IoT) - ומספר חברות כבר עושות זאת. היפר-אוטומציה, או אוטומציה חכמה, מרחיבה את סוגי המשימות שכלי RPA יכולים לבצע ונותנת להם את היכולת לבצע אוטומציה של מגוון משימות מורכבות.
• אוטומציות מורכבות יותר. עסקים משתמשים ב- RPA כדי להפוך משימות שגרתיות שונות לאוטומטיות, אבל מיזוג שלו עם AI ולמידת מכונה יפתח מגוון חדש לגמרי של משימות שהוא יכול לייעל. לדוגמה, עסקים יכולים להשתמש כעת בכלי RPA כדי לבצע דיגיטציה של מסמכים, אבל כלי RPA שמשולבת בהם בינה מלאכותית יכולים גם להבין את תוכן המסמכים ולסווג אותו ביעילות ללא שגיאות.
• פחות יקר ויותר נגיש. כשכלי RPA הגיעו לראשונה לשוק, היה קשה יותר להשיג אותם והם יכלו להיות יקרים. אך מכיוון שהביקוש לתוכנת RPA גדל, חברות נוספות מציעות זאת כעת. כאשר האפשרויות הזמינות רבות יותר, המחירים צפויים לרדת והתכונות יהפכו לתחרותיות יותר.

פונקציות עיקריות של תוכנת RPA

כלי RPA רבים קיימים בשוק כעת, כולם עם תכונות שונות. אבל לכל הפחות, זוהי פונקציונליות הליבה שתוכנת RPA טובה צריכה להציע:

• יכולת פעולה הדדית. תוכנת ה- RPA שלך צריכה לעבוד עם אפליקציות שולחן העבודה הקיימות שלך, אפליקציות אינטרנט ואפליקציות תוכנה מרכזיות אחרות. היא גם אמורה להיות מסוגל להתחבר לממשקי API של המערכת ולקרוא/לכתוב למסדי נתונים.
• הגדלת נתונים. התוכנה שלך אמורה להיות מסוגלת לחלץ נתונים מאתרים ומדיה חברתית.
• עיבוד סוגי נתונים שונים. חשוב שהתוכנה שלך תוכל לחלץ ולהזין נתונים, לשלב נתונים ממקורות מרובים ולציית למשפטים מותנים כגון 'אם/אחרת'.
• ממשקי תכנות. ממשק ניתן לתכנות הוא חשוב. תוכנת RPA יכולה לספק יכולות חכמות, או קוגניטיביות, להגדרת תוכניות Bot לקבלת החלטות, תוך סיוע לעסק שלך להתנהל בצורה יעילה יותר. לדוגמה, תוכניות Bot יכולות לעזור להגיב לכרטיסי תמיכה ב- IT, ולשחרר את צוות ה- IT מעומס ניהולי כדי שיוכל להתמקד ביוזמות אחרות. אפשרויות תוכנה מסוימות אפילו מספקות שיטות ללא קוד לתכנות תוכניות Bot, אך כל כלי ה- RPA אמורים להיות מסוגלים לקיים אינטראקציה עם סוגים שונים של אפליקציות, הודעות דוא"ל, קבצים ותיקיות.

בחירה ועבודה עם תוכנת RPA

כאשר אתה מתחיל להעריך את כלי ה- RPA הזמינים, זכור את אילו סוגי תהליכים אתה מתכנן להפוך לאוטומטיים. פקדים ופקודות שונות מוכללים בכל כלי אוטומציה רובוטית של תהליכים שמכתיבים את היכולות שלו, אז ודא שהם תואמים את יעדי האוטומציה של זרימת העבודה שלך. כמו כן, נסה למצוא רכיבים לשימוש חוזר וודא שתוכניות ה- Bot שלך יכולות לתפקד בקלות במערכות הקיימות שלך.

שקול את הקריטריונים הבאים בעת בחירת תוכנת RPA הנכונה עבור הארגון שלך:

• שימוש קל. תוכנת RPA צריכה להיות קלה מספיק עבור מישהו עם כישורי תכנות מוגבלים כדי לבנות את האוטומציה ולאחר מכן להגדיר זרימת עבודה בתוכנת RPA. יש אפילו מספר הצעות RPA עם קידוד מועט שמפתחים ללא הכשרה מוקדמת וללא כישורי IT יכולים להשתמש בהן כדי להפוך את זרימות העבודה שלהם לאוטומטיות. כל תוכנה שתבחר צריכה להציע פקודות מוכללות וניתנות להרחבה, אשפים וממשקי GUI.
• גמישות. התוכנה אמורה לאפשר לך להגדיר תכונות מותאמות אישית מבלי שתצטרך לשלם לספק סכום נוסף עבור התאמה אישית. היא גם אמורה להיות מסוגלת להתמודד עם מקרי שימוש שונים וכמויות שונות של נתונים תוך שמירה על ביצועים עקביים.
• יכולת הרחבה. תוכנת RPA צריכה לשנות את גודלה במהירות כדי לעמוד בדרישות התפעוליות של העסק שלך ולהתאים לעדכונים. התוכנה אמורה להיות מסוגלת גם להפעיל תוכניות Bot מרובות וזרימות עבודה מרובות.

כיצד תעשיות משתמשות בתוכנת RPA

עסקים שונים מצאו דרך להפיק תועלת מתוכנת RPA. לדוגמה, תעשיות כמו שירותי בריאות יכולות להשתמש ב- RPA כדי לקבוע פגישות, לבצע הזנת נתוני מטופלים, לעבד תביעות ולנהל חיוב. כך תעשיות אחרות משתמשות בכלי RPA כדי לשנות את התהליכים שלהן:

• קמעונאות. עדכון הזמנות, משלוח מוצרים ומעקב אחר משלוחים.
• טלקומוניקציה. ניטור, ניהול נתוני הונאה ועדכון נתוני לקוחות.
• בנקאות. שיפור יעילות העבודה, דיוק הנתונים והאבטחה.
• ביטוח. ניהול תהליכי עבודה, הזנת נתוני לקוחות וסיוע בהפעלת אפליקציות.
• ייצור. עזרה בתהליכי שרשרת האספקה, חיוב חומרים, שירות לקוחות ותמיכה וניהול.

המגבלות של כלי RPA

תוכנת RPA מציעה יתרונות רבים, אבל היא לא יכולה לעשות הכל. בעוד הטכנולוגיה צומחת, היא עדיין מתפקדת בצורה הטובה ביותר כחלק מרשת של טכנולוגיות אחרות; זה עדיין לא פתרון מקיף שיכול לפתור כל אתגר תפעולי.

לעת עתה, RPA היא טכנולוגיה מבוססת-כללים שעובדת בצורה הטובה ביותר עם נתונים מובנים, או מידע העוקב אחר מודל נתונים שנקבע מראש. כדי שזה יעבוד בהצלחה, עליך לתכנת את תוכניות ה- Bot לעשות את מה שאתה רוצה שהן יעשו, והן יפעלו רק בתוך הפרמטרים האלה. אלא אם כן יוצר שכבה שלו עם טכנולוגיות AI או למידת מכונה, פתרון ה- RPA שלך מסוגל לפעול רק לפי הכללים שאתה מקצה, ולא להבין או לפרש את התוכן שאליו הוא ניגש.

לדוגמה, כדי שכלי RPA יעבד מידע מחשבוניות או ניירת אחרת, כל הניירת מוכרחה להיות באותה תבנית. הכלי לא יכול לעבד קבצים החורגים מהתבנית. מסיבה זו, כלי RPA אינם מתאימים לנתונים לא מובנים, או מידע שאינו עוקב אחר מודל נתונים שנקבע מראש.

בנוסף, כלי RPA אינם לומדים או מסתגלים. אם התהליכים העסקיים שלך משתנים, תצטרך לתכנת מחדש את תוכניות ה- Bot שלך כך שיעבדו עם התהליכים החדשים, דבר שעשוי לקחת זמן. ואם כלי ה- RPA שלך אינו תואם לתהליכים החדשים שלך, ייתכן שההשקעה שלך בו תהיה קצרת מועד. כדי להימנע מבעיה זו, קח בחשבון את הסבירות שבה התהליכים והטכנולוגיות שלך ישתנו לפני שתאמץ כלי RPA.

איך לוודא הצלחה עם כלי RPA

כמו כל טכנולוגיה אחרת, ההצלחה שלך עם תוכנת RPA תלויה באופן שבו אתה מיישם אותה. אפילו הכלים הטובים ביותר לא יכולים לתקן תהליך שבור מיסודו, ולכן חשוב לחשוב היטב אילו משימות אתה הופך לאוטומטיות. כאשר הוא מיושם בהקשר הנכון מתוך מחשבה על מטרה ספציפית וניתנת למדידה, כלי ה- RPA הנכון יכול להגדיר מחדש איך נראית היעילות בחברה שלך. זכור את השיטות המומלצות הבאות כשאתה מתחיל להשתמש בטכנולוגיית RPA כדי להפוך את התהליכים שלך לאוטומטיים:

• הכר את התהליך שברצונך להפוך לאוטומטי. בקר את כל התהליכים התפעוליים שלך כדי להבין אילו משימות מתאימות ביותר ל-RPA. זכור שכלי RPA בדרך כלל לא יכולים להבין מידע, אז אלא אם כן בכוונתך לשלב גם בינה מלאכותית, עליך לבחור תהליך שיש לו פרמטרים מוגדרים בבירור ואינו זקוק למעורבות אנושית או פיקוח רבים, כגון תזמון פגישות או עיבוד חשבוניות. תוכנות מסוימות, כגון Microsoft Power Automate, מספקות יכולות שיעזרו לך לזהות את התהליכים המתאימים לאוטומציה.
• בחר את הכלי הנכון. לאחר קביעת התהליכים שברצונך להפוך לאוטומטיים, מצא את הכלים התומכים בצורה הטובה ביותר בעבודה מסוג זה. לכל הכלים יש חוזקות שונות, אז הערך אותם על סמך היכולות, המחיר, קלות היישום ועד כמה הם עובדים היטב עם התוכנה הקיימת שלך.
• הדרך את העובדים שלך. לימוד הצוות שלך כיצד להשתמש - ובסופו של דבר לשנות או לתחזק - את כלי ה- RPA שלך הוא דרך מצוינת לוודא את הערך הרציף שלו ולהגדיל את ההטמעה שלו בכל החברה.
• מדוד את התוצאות שלך. לפני היישום ואחריו, נטר מחווני ביצועי מפתח (KPI) כמו פרודוקטיביות העובדים, דיוק צריכת הנתונים, מספר הפגישות שתוזמנו או מסמכים שעובדו. אם מחווני ה- KPI שלך לא משתפרים בעקבות היישום, זה עשוי להיות סימן שבחרת בתהליכים הלא נכונים או שנתת לתוכניות ה- Bot שלך את הפרמטרים הלא נכונים.