אדם מעביר מצגת

כיצד להספיק יותר עם אוטומציה של זרימת עבודה

מצוות תמיכת לקוחות ועד מנכ"לים, כמעט כל אנשי המקצוע העסקיים מקדישים יותר מדי מיום העבודה שלהם - עד חצי ממנו - לתהליכים ידניים לא פרודוקטיביים ומיותרים שיכולים להיות אוטומטיים. משימות שגרתיות שגוזלות זמן הופכות את העובדים בכל רמה לפחות יעילים, אבל עסקים חכמים משתמשים באוטומציה של זרימות עבודה כדי לעזור לכולם לעבוד בצורה יעילה יותר.

אוטומציה של זרימת עבודה היא הלב של ניהול עסקי מודרני, והיא מונעת על-ידי שיפור מתמיד של טכנולוגיה וחדשנות מהירה. ככל שיותר חברות יתחילו להחדיר אוטומציה לתהליכים העסקיים שלהן ולהבין את היתרונות שלה, השוק לאוטומציה של זרימות עבודה רק יגדל. ככל שהטכנולוגיה תהפוך לנפוצה ומתוחכמת יותר, עסקים רבים יותר ישתמשו באוטומציה של זרימות עבודה כדי לבנות דרכי עבודה יעילות תוך שיבוש תעשיות מרובות ויצירת יתרונות תחרותיים בשווקים שלהם.

מהי אוטומציית זרימת עבודה?

על-ידי שימוש בתוכנת האוטומציה של זרימת העבודה המתאימה לעסק שלך, באפשרותך להחליף תהליכים ידניים כגון הזנת נתונים, עדכוני מדיה חברתית ותשובות לדואר אלקטרוני בזרימות עבודה יעילות ואוטומטיות שחוסכות זמן, מפחיתות שגיאות כך שתבזבז פחות זמן על תיקון טעויות, ותעזור לעובדים להתמקד בעבודה אסטרטגית ובעלת השפעה רבה יותר.

עם אוטומציה של זרימת עבודה, אפילו תבצע דיגיטציה ומיטוב של תהליכים עסקיים מבוסס-נייר כמו הזמנת מלאי או מענה לבקשות לאישורים. בכל מקום שבו העסק שלך נתקל במשימות ידניות שחוזרות על עצמן, באפשרותך להשתמש באוטומציה של זרימת עבודה כדי לעזור להפוך את התהליכים האלה למצליחים יותר.

אוטומציה יעילה של זרימת עבודה בחמישה שלבים פשוטים

בעזרת התוכנה הנכונה, אוטומציה של תהליכים ידניים יכולה להיות פשוטה ומועילה מאוד. כדי לבטל ביעילות משימות ידניות לא יעילות ולשנות את אופן פעולת העסק שלך, עליך לדעת אילו תהליכים מעכבים אותך, להבין את אפשרויות האוטומציה שלך, לנהל את האימוץ, לספק הדרכה ולמדוד את הצלחתך.

השתמש בחמשת השלבים הקלים הבאים כדי להפוך את זרימות העבודה שלך לאוטומטיות:

  1. בחר את התהליכים שלך. זהה את ההליכים שאינם יעילים, מסובכים מדי או יקרים מדי, ולאחר מכן דרג אותם ובחר את המועמדים המובילים שלך לאוטומציה.
  2. בצע את המחקר שלך. כיצד ארגונים אחרים הפכו תהליכים דומים לאוטומטיים? שקול את הבחירות שלך לבנייה והטמעה של זרימות עבודה אוטומטיות - האם תזמין מומחי IT, או האם מפתחים ללא הכשרה מוקדמת בחברה שלך יכולים להשתמש בכלי אוטומציה של מקום עבודה עם מעט קוד כדי לבנות זרימות עבודה אוטומטיות עוצמתיות משלהם?
  3. נהל שינויים וקדם אימוץ. לאחר השקת זרימות העבודה החדשות שלך, חשוב לוודא שהן מאומצות בכל החברה - ככל שיותר אנשים ישתמשו בזרימות עבודה אוטומטיות, כך הן יהיו יעילות יותר.
  4. צור קשר עם העובדים שלך וספק להם הדרכה. ודא שכולם יודעים שקיימים כלים חדשים שיעזרו להקל על חיי העבודה שלהם. ספק את התיעוד וההדרכה הדרושים להם כדי להקל על האימוץ.
  5. הערך ומקד. התחל מיד למדוד את הצלחת התהליכים החדשים שלך. על-ידי מעקב אחר מדדי ביצועים מרכזיים שנקבעו מראש, היעילות של זרימות עבודה אוטומטיות תתברר, ותוכל לבצע התאמות מתאימות.

העצם תבונה עם תוכנת אוטומציה של זרימת עבודה

עכשיו כשאתה יודע מהי אוטומציה של זרימת עבודה, חשוב כיצד באפשרותך להשיג אותה ואת הערך שהיא תעזור לך לייצר. הדרך הקלה ביותר להביא אוטומציה של זרימת עבודה לעסק שלך היא באמצעות תוכנת אוטומציה של זרימת עבודה או שירות אוטומציה של זרימת עבודה מבוסס-ענן.

עוצמה לאנשים הנכונים

טכנולוגיות אלה מעניקות את העוצמה לפתח זרימות עבודה חדשניות לאנשים שמכירים את העסק שלך הכי טוב: העובדים שלך, שמתנסים ממקור ראשון בתהליכים שניתן להאיץ ולשפר בעזרת אוטומציה. זה לא מוכרח להיות קשה. ברוב העסקים, כמעט כל עובד יכול להיות מפתח ללא הכשרה מוקדמת באמצעות טכנולוגיית אוטומציה עם מעט קוד או ללא קוד כדי ליצור זרימות עבודה עוצמתיות.

חשוב לחפש פתרון אוטומציה של זרימת עבודה אינטואיטיבי, קל לשימוש וגמיש. באופן אידיאלי, אתה רוצה טכנולוגיה עם מחברים מובנים מראש המאפשרת לך לשלב מגוון יישומים בתהליכי העבודה שלך.

דרך נוספת למטב תהליכים עסקיים היא שימוש בטכנולוגיית פיתוח אפליקציות עם מעט קוד כדי לעזור למהנדסים, למשתמשים עסקיים רגילים או למנהלי החברה בנה את האפליקציות למכשירים ניידים שדרושות להם להישאר מחוברים, לעבוד בצורה פרודוקטיבית ולפגוש הזדמנויות - מבלי להסתמך על מפתחים מקצועיים.

זרימות עבודה בענן

זכור שכלי אוטומציה מבוססי-ענן מציעים יתרונות על פני הכלים המקומיים, כולל מדרגיות משופרת ורמה גבוהה של אבטחה. כמו כן, תוכנת אוטומציה של זרימת עבודה צריכה לעבוד בשילוב עם כלי הניתוח העסקיים הקיימים בחברה שלך, מה שמקל על ניטור הביצועים של זרימות העבודה האוטומטיות.

לבסוף, תוכנת אוטומציה של זרימת עבודה עם יכולות ניידות תאפשר לעובדים לבצע אוטומציה מאובטחת של זרימות עבודה מכל מקום ובכל זמן.

איך זה עובד

עם אוטומציה של זרימת עבודה, משתמשים מגדירים גורם מפעיל לסדרה של פעולות. לדוגמה, כאשר עובד חדש מתקבל לעבודה, ניתן ליצור זרימת עבודה אוטומטית כדי לשלוח מיד לאותו עובד דוא"ל קבלת פנים ולהדריך אותו בתהליך של מילוי הניירת הנכונה לעובד חדש.

המשתמשים מגדירים את סדרת המשימות הנחוצות להשלמת תהליכים עסקיים נפוצים. לאחר ההגדרה, זרימת העבודה האוטומטית תבצע את הפעולות שהוקצו בכל פעם שהגורם המפעיל שצוין מתרחש.

גלה דרכים טובות יותר לעבוד

העצים את כולם כדי ליצור פתרונות אוטומטיים שיאפשרו להם להפיק את המרב מיום העבודה שלהם עם Microsoft Power Automate. השתמש בזרימות - מה שמכנה Power Automate אוטומציה של זרימות עבודה - כדי להתחיל לסייע לכל עובד להשתחרר ממשימות גוזלות זמן שחוזרות על עצמן וליצור מקום עבודה אסטרטגי ודינאמי יותר.