כיצד להספיק יותר עם אוטומציה של זרימת עבודה

מהי אוטומציית זרימת עבודה?

בכל מקום שבו העסק שלך נתקל במשימות ידניות שחוזרות על עצמן, תוכל להשתמש באוטומציה של זרימת עבודה. אוטומציה של זרימת עבודה היא תהליך של שימוש בלוגיקה מבוססת כללים כדי לבטל את כל התהליכים הידניים הנדרשים להשלמת משימה. בנוסף לדיגיטציה ולמיטוב של תהליכים עסקיים המבוסס על נייר, ייעול זרימות העבודה יכול לחסוך זמן בהשלמת משימות, להפחית שגיאות ולעזור לעובדים להתמקד בעבודה אסטרטגית בעלת השפעה.

אוטומציה של זרימת עבודה היא הלב של ניהול עסקי מודרני. ככל שיותר חברות יתחילו להחדיר אוטומציה לתהליכים העסקיים שלהן ולהבין את היתרונות שלה, השוק לאוטומציה של זרימות עבודה רק יגדל. הופעתן של טכנולוגיות שהופכות ליותר ויותר מתוחכמות, גורמת לכך שעסקים רבים יותר ישתמשו באוטומציה של זרימות עבודה כדי לבנות דרכי עבודה יעילות תוך שיבוש תעשיות מרובות ויצירת יתרונות תחרותיים בשווקים שלהם.

אוטומציה יעילה של זרימת עבודה בחמישה שלבים פשוטים

בעזרת התוכנה הנכונה, אוטומציה של תהליכים ידניים יכולה להיות פשוטה ומועילה מאוד. כדי לבטל ביעילות משימות ידניות לא יעילות ולשנות את אופן פעולת העסק שלך, עליך לדעת אילו תהליכים מעכבים אותך.

השתמש בחמשת השלבים הקלים הבאים כדי להפוך את זרימות העבודה שלך לאוטומטיות:

1. בחר את התהליכים שלך. זהה הליכים לא יעילים, מורכבים מדי או יקרים מדי. דרג אותם ובחר את המועמדים המובילים שלך לאוטומציה.
2. בצע את המחקר שלך. כיצד ארגונים אחרים הפכו תהליכים דומים לאוטומטיים? שקול את הבחירות שלך לבנייה והטמעה של זרימות עבודה אוטומטיות - האם תזמין מומחי IT, או האם מפתחים ללא הכשרה מוקדמת בחברה שלך יכולים להשתמש בכלי אוטומציה של מקום עבודה עם קידוד מועט כדי לבנות זרימות עבודה אוטומטיות ורבות עוצמה משלהם?
3. נהל שינויים ועודד אימוץ. לאחר השקת זרימות העבודה החדשות שלך, חשוב לוודא שיאמצו אותן בכל רחבי החברה - ככל שיותר אנשים ישתמשו בזרימות העבודה האוטומטיות, כך הן יהיו יעילות יותר.
4. צור קשר עם העובדים שלך והכשר אותם. ודא שכולם יודעים שקיימים כלים חדשים שיסייעו להם ליהנות משגרת עבודה קלה יותר. ספק את התיעוד וההדרכה שהם צריכים כדי להבטיח שתהליך האימוץ יהיה פשוט וקל.
5. הערך ומקד. התחל למדוד את הצלחת התהליכים החדשים שלך באופן מידי. באמצעות מעקב אחר מדדי ביצועי מפתח (KPI) שנקבעו מראש, היעילות של זרימות העבודה האוטומטיות החדשות שלך תהפוך לברורה יותר, ותוכל לבצע התאמות מתאימות.

העצם תבונה עם תוכנת אוטומציה של זרימת עבודה

עכשיו כשאתה יודע מהי אוטומציה של זרימת עבודה, חשוב כיצד באפשרותך להשיג אותה ואת הערך שהיא תעזור לך לייצר. הדרך הקלה ביותר להביא אוטומציה של זרימת עבודה לעסק שלך היא באמצעות תוכנת אוטומציה של זרימת עבודה או שירות אוטומציה של זרימת עבודה מבוסס-ענן.

עוצמה לאנשים הנכונים

טכנולוגיות אלה מעניקות את היכולת לפתח זרימות עבודה חדשניות לאנשים שמכירים את העסק שלך הכי טוב: העובדים שלך, שחווים ממקור ראשון את התהליכים הניתנים להאצה ושיפור בעזרת אוטומציה. זה לא חייב להיות קשה. ברוב העסקים, כמעט כל עובד יכול להשתמש בטכנולוגיה של אוטומציה עם קידוד מועט או ללא כל קידוד כדי ליצור זרימות עבודה רבות עוצמה.

חשוב לחפש פתרון אוטומציה של זרימת עבודה אינטואיטיבי, קל לשימוש וגמיש. באופן אידיאלי, מומלץ לאמץ טכנולוגיה עם מחברים מובנים מראש שמאפשרת לך לשלב מגוון אפליקציות בתוך זרימות העבודה שלך. דרך נוספת למטב תהליכים עסקיים היא באמצעות טכנולוגיית פיתוח אפליקציות עם קידוד מועט כדי לעזור למהנדסים, למשתמשים עסקיים רגילים או למנהלי חברות בנה את האפליקציות למכשירים ניידים שדרושות להם להישאר מחוברים, לעבוד בצורה פרודוקטיבית ולנצל הזדמנויות - מבלי להסתמך על מפתחים מקצועיים.

זרימות עבודה בענן

‏‫זכור שכלי אוטומציה מבוססי-ענן מציעים יתרונות על פני הכלים המקומיים, כולל מדרגיות משופרת ורמה גבוהה של אבטחה. כמו כן, תוכנת אוטומציה של זרימת עבודה צריכה לעבוד בשילוב עם כלי הניתוח העסקיים הקיימים בחברה שלך, מה שמקל על ניטור הביצועים של זרימות העבודה האוטומטיות.‬

‏‫לבסוף, תוכנת אוטומציה של זרימת עבודה עם יכולות ניידות תאפשר לעובדים לבצע אוטומציה מאובטחת של זרימות עבודה מכל מקום ובכל זמן.‬

איך זה עובד

עם אוטומציה של זרימת עבודה, משתמשים מגדירים גורם מפעיל לסדרה של פעולות. לדוגמה, כאשר עובד חדש מתקבל לעבודה, ניתן ליצור זרימת עבודה אוטומטית כדי לשלוח מיד לאותו עובד דוא"ל קבלת פנים ולהדריך אותו בתהליך של מילוי הניירת הנכונה לעובד חדש.

המשתמשים מגדירים את סדרת המשימות הנחוצות להשלמת תהליכים עסקיים נפוצים. לאחר ההגדרה, זרימת העבודה האוטומטית תבצע את הפעולות שהוקצו בכל פעם שהגורם המפעיל שצוין מתרחש.