מהו ניהול תהליכים עסקיים?
ניהול תהליכים עסקיים (BPM) מתייחס למאמצים של החברה שלך לנתח, להאיץ ולמטב תהליכים, לעתים קרובות על-ידי שימוש ב אוטומציה של זרימת עבודה לייעול תהליכים ידניים.
ניצול היתרונות של BPM
לפני שתתחיל לבנות אסטרטגיית BPM, חשוב להבין מדוע יש חשיבות לתהליכים עסקיים יעילים, מהם הסוגים השונים של תהליכים עסקיים, מי אחראי עליהם בתוך החברה שלך, ובאילו בעיות BPM יכול לעזור לך לטפל.
הכר את התהליכים העסקיים שלך
תהליך עסקי הוא סדרה של משימות שניתן לחזור עליהן המבוצעות ברצף כדי להשיג מטרה שגרתית. תהליכים עסקיים יכולים להימשך מספר דקות או שבועות וכוללים פעילויות פשוטות כמו בקשות לחופשה של עובדים או פעילויות מורכבות כמו לוגיסטיקה של שרשרת האספקה. תהליכים יעילים ואפקטיביים יעזרו לשפר את פרודוקטיביות העובדים, מעורבות הלקוחות וכל היבט אחר של העסק שלך. תהליכים לא יעילים ולא מתפקדים יוצרים עובדים מתוסכלים, עלויות מיותרות, לקוחות לא מרוצים, ובסופו של דבר, אובדן הכנסות.
ניתן לחלק תהליכים עסקיים לשלוש קטגוריות עיקריות:
- תהליכים תפעוליים מכסים את זרמי הערכים העסקיים המרכזיים והספציפיים, כגון הזמנות לקוחות, יצירת חשבונות ומיטוב ייצור.
- תהליכי ניהול כוללים דברים כמו פיקוח על החברה, תקציבים וזרימות עבודה של משאבי אנוש.
- תהליכים תומכים נמצאים בבסיס תהליכים גדולים יותר בתחומים כמו חשבונאות, גיוס ותמיכה טכנית.
על-ידי הפיכת כל סוגי התהליכים העסקיים לאוטומטיים, תוכל לשפר את היעילות, להפחית סיכונים ולאפשר לעסק שלך להתמקד יותר בתהליכים אסטרטגיים.
בניית צוות BPM שלך
עובדים שאחראים לכל תהליך עסקי נקראים בעלים של תהליכים עסקיים. מכיוון שהם מנהלים תהליך מקצה לקצה, הם מבינים איך הוא משפיע ומושפע מהתהליכים שמגיעים לפניו ואחריו. הענקת בעלות על תהליכים עסקיים דיסקרטיים לעובדי מפתח שעובדים עם מחלקות אחרות יכולה לטפח הבנה רבה יותר ולהוביל ל- BPM טוב יותר בארגון שלך.
לדוגמה, צוות BPM מצליח בחברה גדולה יכול לכלול את כל התפקידים הבאים:
- אלוף תהליכים עסקיים. אלוף מבין את היתרונות מרחיקי הלכת ומעביר את הערך של BPM לארגון.
- בעלים של תהליך. אדם או צוות עם אתגרים עסקיים שצריך לעמוד בהם, זרימות עבודה לייעול או הזדמנויות לניצול יכולים לספק נקודת מבט ומשוב חשובים הקריטיים להשגת משתמשים ולהצלחת BPM.
- מנהל תהליכים עסקיים. מנהל שמוביל את מאמצי ה- BPM ברחבי הארגון.
- יועץ תהליכים עסקיים. יועץ משתמש במיומנויות טכניות ובהבנה של BPM כדי לייעץ למנהל תהליכים עסקיים.
- מנהל פרוייקט. מנהל פרוייקט עוזר לבנות וליישם את תוכנית הפרוייקט ומנהל תקשורת צוות, אבני דרך, תוצרים ויעדים אחרונים.
- מנתח עסקי. מנתח מאתר שיפורים הכרחיים בתהליך.
- ארכיטקט פתרונות. ארכיטקט פתרונות מספק תמיכה טכנית, במיוחד בכל הנוגע ליכולת פעולה הדדית עם אפליקציות קו פעולה עסקי קיימות.
- משפיעים. לעתים קרובות מנהיגים בקרב עמיתיהם, משפיענים מאמצים מוקדם ודוגלים ברעיונות, שיטות וכלים חדשים, ועוזרים לשכלל שיפורי תהליכים עסקיים ודוגלים בשינוי.
- קבוצת תמיכה של BPM. קבוצה זו כוללת מומחי IT מרכזיים, אחראי תכנון תאגידיים ומנהיגים אחרים המסייעים במיסוד תקני BPM, שיטות, פיקוח וטכנולוגיה.
אל תחיה עם הזדמנויות שהסתיימו בהפסד
באופן מסורתי, המנהיגות העסקית הייתה אחראית על BPM; אחרי הכל, מדובר בתהליכים עסקיים. אבל עם הופעתו של תוכנה לניהול תהליכים עסקיים מתוחכם מאוד, ל-IT יש כעת תפקיד גדול יותר. ייתכן שתמצא איזון פרודוקטיבי בין הטכנולוגיה והדרישות העסקיות שלך אם תניח ל- IT לפרוס פלטפורמת אוטומציה של זרימות עבודה בשירות עצמי, עם קידוד מועט שעובדים עסקיים יכולים להשתמש בה כדי לייעל תהליכים ולפתור את הבעיות שהם מבינים בצורה הטובה ביותר.
לבצע אוטומציה, אוטומציה, אוטומציה
אוטומציה היא הלב של BPM. עם הטכנולוגיה הזמינה כעת, עסקים מצליחים מוכרחים למצוא כל הזדמנות כדי לבצע אוטומציה של תהליכים ידניים שחוזרים על עצמם וגוזלים זמן. עם אוטומציה של זרימת עבודה, באפשרותך לייעל תהליכים עסקיים כגון הזנת נתונים, עדכוני מדיה חברתית, מלאי, דוחות ועוד. באפשרותך לשחרר את העובדים שלך מתהליכים שגרתיים שחוזרים על עצמם, להגדיל את הפרודוקטיביות, להוזיל עלויות ולהפחית טעויות אנוש.
ליצור תרבות לפיתוח אזרחי
באפשרותך גם למטב תהליכים עסקיים מסוימים על-ידי בניית אפליקציות למכשירים ניידים שעוזר לעובדים שלך להישאר מחוברים ויעילים יותר, משנה את האופן שבו הם מבצעים את העבודה ויוצר תובנות עסקיות בזמן אמת. עם פלטפורמת פיתוח האפליקציות הנכונה, מהנדסים, מומחי IT ומשתמשים עסקיים רגילים יכולים לבנות תרבות פיתוח אזרחית וליצור פתרונות עסקיים עם קידוד מועט משלהם - מבלי להסתמך או להמתין למנהיגות עסקית ולמפתחים מקצועיים.
לנצל את המרב מכל הזדמנות
אינך צריך לחיות עם תהליכים ידניים לא יעילים, עלויות נוספות והזדמנויות אבודות. עם האנשים הנכונים בתפקידים הנכונים, הבנה מוצקה של התהליכים שלך וכלי אוטומציה טובים, העסק שלך יכול להשתמש ב- BPM כדי:
- צמצום תהליכי תשלום מקוונים ומסורבלים שמרתיעים לקוחות ועולים במכירות.
- אוטומציה של תהליכים ידניים שנמשכים זמן רב מדי, עולים יותר מדי ומתסכלים את העובדים.
- הסרת מכשולים בתהליכים פיננסיים המעכבים תשלומים.
- צמצום כפילות שמבזבזת משאבים.
- קיצור או תקנון של תהליכים ארוכים או לא יציבים המשפיעים על מועדים אחרונים.
- ייעול צירוף לקוח לא יעיל שפוגע בקשרי הגומלין.
לבנות אסטרטגיה לניהול תהליכים עסקיים
אם העסק שלך נאבק בתהליכי תפעול, ניהול ותמיכה שהם מסורבלים, מיותרים, ארוכים מדי, איטיים מדי או יקרים מדי, יצירת אסטרטגיית BPM מקיפה יכולה לעזור. שיטות העבודה המומלצות הבאות יעזרו לך להפעיל יוזמת BPM ולהעריך את הצלחתך:
- קבל תמיכה מההנהלה. זה קריטי אם אתה זקוק למשאבים כדי לתמוך בתוכניות לשיפור התהליכים העסקיים שלך.
- נתח ומפה את התהליך הספציפי. השתמש בתרשימי זרימה, מפת חשיבה או תוכנות לכריית תהליכים כדי מציאת צווארי בקבוק, מאמץ כפול ועיכובים מיותרים. קבל משוב מהאנשים המעורבים ביותר בתהליך כדי להבין מה ניתן לשפר - תמיכה בשינוי מתחילה בהם.
- עצב מחדש את התהליך. בקש משוב מבעלי עניין והיה בטוח שכולם מבינים את הערך בייעול התהליך. כלול את הלקחים שנלמדו ממפת חשיבה וניתוח. שקול ניתוח השפעה עבור זרימות עבודה קריטיות או מורכבות.
- אסוף משאבים ויישם שינוי. אסוף את המשאבים הדרושים לך לבניית פלטפורמת BPM יעילה, כגון תוכנות לניהול פרוייקטים, כלי אוטומציה של זרימת עבודה ולוחות מחוונים בזמן אמת. בחר משאבים שמתאימים לערך העסקי שברצונך ליצור ונהל את השינוי עם תוצרים ולוחות זמנים ספציפיים. על-ידי הפעלת ניסיון קטן ראשון, באפשרותך למצוא באגים, לעורר התלהבות לגבי שיטות עבודה משופרות ולקדם אימוץ.
- עקוב ובצע מיטוב. עקוב אחר אופן הפעולה של התהליכים החדשים שלך על-ידי בדיקה עם בעלי העניין. היה מוכן ללטש במידת הצורך.
צור ערך BPM
אם תפעל לפי שיטות העבודה המומלצות לעיל, תבנה צוות BPM מוצק ותבין כיצד תוכל לשפר תהליכים כדי ליצור ערך רב יותר, ניהול תהליכים עסקיים יוכל להניב יתרונות מוחשיים, כולל:
- פרודוקטיביות מוגברת. תהליכים יעילים יותר יוצרים עובדים יעילים יותר, ובאפשרותך להעריך מדדי ביצועים באמצעות תוכנה לניתוח של מקום העבודה.
- זמן מהיר יותר ליתרון. שיפור תהליכי ה- IT שלך יכול להשפיע על מהירות הפיתוח והפריסה של אפליקציות תוכנה בעסק שלך.
- איכות משופרת. בנוסף להאצת הפיתוח, שיפורים בבדיקות יכולים לפתור במהירות כל בעיה בביצועים או באבטחה, ולשפר את איכות המוצר או השירות שלך.
- שביעות רצון גדולה יותר של לקוחות. תיקון תהליכי שירות הלקוחות של העסק שלך יכול לעזור לזכות בלקוחות ולקדם נאמנות.
- חוויות עבודה משופרות של עובדים. תהליכים עסקיים יעילים הם הבסיס לשביעות רצון במקום העבודה ולשיפור המורל, והם עשויים גם להפחית את תחלופת העובדים.
התחל למטב את התהליכים העסקיים שלך כעת
כל עסק שואף לעשות דברים טוב יותר, מהר יותר וחכם יותר. שילוב של אסטרטגיית BPM מקיפה עם תוכנת האוטומציה הנכונה של זרימת עבודה יכול לעזור לעסק שלך לעמוד ביעדים אלה.
Microsoft Power Automate הוא פתרון קל לשימוש למיטוב זרימת עבודה שיכול להעצים את העובדים שלך כדי לייעל את חוסר היעילות היומיומית ולהשפיע על החברה כולה.