מהו עיבוד מסמכים חכם?
כמות הנתונים הגיעה לנקודת רוויה. כיום, לארגונים יש כל כך הרבה נתונים שקשה לזהות מהו מידע בעל ערך - ומה סתם רעש רקע. כריית כמויות גדולות של נתונים לתובנות שניתן לפעול לפיהן יכולה להיות יקרה ולגזול זמן רב. כאן עיבוד המסמכים החכם, או ה- IDP נכנס לתמונה.
עיבוד מסמכים חכם (IDP) הוא טכנולוגיית אוטומציה של זרימת עבודה שסורקת, קוראת, מחלצת, מסווגת לקטגוריות ומארגנת מידע משמעותי לתבניות נגישות מזרמי נתונים גדולים. הטכנולוגיה יכולה לעבד סוגי מסמכים רבים: נייר, PDF, מסמכי Word, גיליונות אלקטרוניים ותבניות רבות אחרות. הפונקציה הראשית של ה- IDP היא לחלץ מידע רב ערך בערכות נתונים גדולות ללא קלט אנושי.
יש מספר יתרונות לאוטומציה של חלק מעיבוד הנתונים באמצעות IDP. באמצעות בינה מלאכותית, IDP יכול לבטל את הצורך בהזנת נתונים ידנית ובעיבוד מידע על-ידי עובדים. זה לא רק מגדיל את מהירות עיבוד הנתונים, אך גם מקטין את העלות של משימה זו - תוך הקטנה של שיעור טעויות האנוש ליעילות רבה יותר.
לארגונים מודרניים יש בדרך כלל כמות גדולה של נתונים משלושה סוגים: מובנים, לא מובנים ומובנים חלקית. הנתונים המובנים מאורגנים וניתנים לקריאה בקלות בעיבוד נתונים אנושי. לעומת זאת, עיבוד וניתוח של נתונים לא מובנים גוזל זמן רב. נתונים מובנים חלקית נמצאים בין שני קצוות אלה. פתרונות לעיבוד מסמכים חכם מסוגלים לבצע אוטומציה של עיבוד נתונים עבור נתונים מובנים, נתונים לא מובנים ונתונים מובנים חלקית.
כיצד פועל עיבוד מסמכים חכם?
ישנם כמה שלבים לעיבוד מסמכים חכם.
זה מתחיל בזיהוי מסמכים חכם, כאשר IDP משתמש בטכנולוגיית AI מורכבת ללמידה מעמיקה כדי לסרוק מסמכים ולסווג אותם. ניתן לאמן טכנולוגיה זו עבור עד 190 שפות והיא מסוגלת לקרוא ולפרש מסמכים בדומה לעובד המעבד נתונים.
לאחר סיווג הנתונים, תוכנת אוטומציה חכמה של מסמכים מתחילה לחלץ את הנתונים בעלי הערך עבור ארגון. החילוץ מתבצע באמצעות טכנולוגיות AI קוגניטיביות המזהות מקטעי נתונים ספציפיים במסמך הגדול. לאחר מכן IDP מארגן את הנתונים הרלוונטיים ומציג אותם בפורמט נגיש בקלות.
אם לארגונך יש נתונים מובנים, לא מובנים או מובנים למחצה בכמות גדולה, עיבוד מסמכים חכם הוא השקעה שכדאי לשקול כחלק מהאסטרטגיה לניהול תהליכים עסקיים.
היתרונות של עיבוד מסמכים חכם
הוכח שעיבוד המסמכים החכם משפר תהליכים עסקיים ומגדיל את היעילות של הצוותים. הנה מספר יתרונות מפתח שתקבל עם אוטומציה של עיבוד המסמכים שלך:
- הגברת הדיוק של העיבוד באמצעות עיבוד הנתונים החכם. שיעור טעויות האנוש בעיבוד נתונים אנושי גדול בהרבה מאשר עם IDP.
- הורדת העלות של עיבוד המסמכים באמצעות אוטומציה של חלק מזרימות העבודה. בממוצע, עיבוד מסמכים ידני עולה בין 6 ל- 8 דולרים למסמך. העלות לכל מסמך עבור עיבוד מסמכים אוטומטי נמוכה באופן משמעותי.
- שיפור של פרודוקטיביות העובדים באמצעות הזדמנות לבצע עבודה בעלת השפעה רבה יותר. ללא הצורך בעיבוד מסמכים מכני הגוזל זמן רב, העובדים יכולים להפנות את תשומת ליבם למקום אחר.
מה ההבדל בין עיבוד מסמכים חכם לבין עיבוד מסמכים אוטומטי?
עיבוד מסמכים אוטומטי הוא טכנולוגיה קשורה ל- IDP, אך שונה ממנו מאוד. עיבוד מסמכים אוטומטי משמש בעיקר לדיגיטליזציה של מסמכי נייר. יצירת עותקים דיגיטליים של מסמכי נייר מאפשרת להוסיף אותם לאינדקס כך שיהיה ניתן לחפש אותם במסד נתונים. יכולת זו קריטית עבור ארגונים כגון משרד הרישוי, המסתמך על מסמכי נייר אבל זקוק לדיגיטציה של הנתונים.
עיבוד מסמכים חכם הוא תוכנה לניהול תהליכים עסקיים שמסוגלת לבצע דיגיטציה והוספה לאינדקס של מסמכי נייר - אבל מעניקה הרבה מעבר לזה באמצעות הפרדת מידע בעל ערך וגיבוש תובנות מהנתונים שבמסמכי הנייר (או במסמכים מסוגים אחרים), ולא רק מתן גישה ממחושבת למידע זה.
כיצד לבחור תוכנה חכמה לעיבוד מסמכים
ישנם כמה שלבים כדי לבחור את התוכנה הטובה ביותר לעיבוד מסמכים חכם עבור ארגונך.
- השלב הראשון בבחירת IDP הוא זיהוי צורכי עיבוד הנתונים של ארגונך. האם הנתונים שלך מובנים או לא מובנים ברובם? מהי התבנית של רוב הנתונים? איזה חלק מעיבוד הנתונים ברצונך להפוך לאוטומטי?
- לאחר מכן, עליך להעריך אילו מהנתונים שלך יהיו אידיאליים לעיבוד מסמכים חכם. שקול כמה זמן גוזל העיבוד של כל אחת מערכות הנתונים, ואוטומציה של איזו מהן תביא את התועלת הרבה ביותר לארגון. המסמכים שהעיבוד הידני שלהם אורך זמן רב ביותר יהיו מועמדים טובים ל- IDP.
- לאחר שתזהה את זרימות העבודה של המסמכים שברצונך להפוך לאוטומטיות, אפשר לבחור תוכנה לעיבוד נתונים חכם. עליך לבסס את ההחלטה על הצורך באוטומציה ועל הדרישות של ארגונך לעיבוד מסמכים אוטומטי. הנה כמה שאלות שיעזרו לקבל החלטה מושכלת:
- באיזו מהירות ניתן להטמיע את הפתרון החכם לאוטומציה של מסמכים?
- מהי מידת הקושי של תחזוקת התוכנה?
- מהי רמת התמונה שחברת התוכנה מעניקה עבור שירותי האוטומציה החכמה של מסמכים?
- האם טכנולוגיית זיהוי המסמכים החכמה בתוכנה יכולה לקרוא את כל המסמכים שהארגון שלך רוצה לעבד?
- האם הדיוק של התוכנה ישפר משמעותית את שיעור השגיאות שלך?
תרחישי שימוש עבור עיבוד מסמכים חכם
IDP משמש בכל ענפי התעשייה. להלן כמה תרחישי שימוש בעיבוד מסמכים חכם:
- פיננסים מחלקות יכולות לבצע אוטומציה של פונקציות חשבונות זכאים כגון עיבוד חשבוניות.
- משאבי אנוש מחלקות יכולות לעבד קורות חיים, לבצע סינון עובדים ולעבד שאלוני עובדים ונתונים אחרים של משאבי אנוש באמצעות IDP.
- סוכנויות ממשלתיות ניהול אישורים, הנפקת מסמכים אלקטרוניים ועיבוד יישומים באמצעות תוכנה לעיבוד מסמכים חכם.
- חברות ביטוח שימוש בעיבוד מסמכים אוטומטי לעיבוד תביעות, זיהוי הונאות, מיון פוליסות ביטוח והאצת עיבוד המסמכים של הארגון.
- משרדי עורכי דין באמצעות IDP ניתן לעבד, לאחסן בארכיון ולנהל נתונים משפטיים בדיוק רב יותר מניהול מסמכים ידני.
אלו הם רק חלק מהמגזרים שבהם נעשה שימוש בעיבוד מסמכים חכם כדי להאיץ ולשפר את זרימות העבודה של עיבוד נתונים. אם אתה עובד עם התוכנה הנכונה, ל- IDP יש טווח רחב של יישומים ויתרונות עבור רוב הארגונים.
הקל על עיבוד הנתונים באמצעות Microsoft Power Automate
באמצעות עיבוד מסמכים חכם בארגונך תוכל לאסוף נתונים שימושיים מהמסמכים שלך עם פחות טעויות אנוש, ובעלות נמוכה יותר. ה- IDP משחרר את העובדים שלך מעיבוד מייגע של כמויות רבות של נתונים, ויחד עם זאת מחלץ עבורך תובנות משמעותיות לגבי הנתונים בתבניות נגישות וקלות לשימוש.
IDP הוא רק אחד מהאוטומציות של זרימות עבודה המופעלות על-ידי Power Automate, שמונע משימות שחוזרות על עצמן והופך את העבודה ליעילה יותר. Power Automate מצריך קידוד מועט, כולל כלי גרירה ויכול לעזור לך ליצור דרכים חדשניות לביצוע משימות.
שאלות נפוצות
מהו עיבוד מסמכים חכם?
עיבוד מסמכים חכם (DPI) הוא טכנולוגיה אוטומציה של זרימת עבודה שסורקת, קוראת, מחלצת ומארגנת מידע משמעותי מזרמים גדולים של נתונים.
כיצד פועל עיבוד חכם?
עיבוד מסמכים חכם משתמש בטכנולוגיית זיהוי מסמכים חכמה כדי לסווג מסמכים, ולאחר מכן מעבד את הנתונים בטכנולוגיית זיהוי דפוסים. לאחר עיבוד המסמך, תוכנת IDP מחלצת נתונים משמעותיים ומרכיבה אותם בתבנית נגישה.
מהם היתרונות של עיבוד מסמכים חכם?
הוכח כי עיבוד מסמכים חכם מגביר את הדיוק, היעילות והמהירות של עיבוד נתונים עבור ארגונים בענפי התעשייה השונים.
מה ההבדל בין עיבוד מסמכים חכם לבין עיבוד מסמכים אוטומטי?
עיבוד מסמכים אוטומטי משמש בעיקר לדיגיטציה של מסמכי נייר. עיבוד מסמכים חכם מעבד באופן מלא סוגים רבים ושונים של מסמכים ומארגן את הנתונים הרלוונטיים שלהם - ובכך שולל את הצורך בעיבוד נתונים אנושי.
כיצד אוכל להטמיע תוכנה חכמה לעיבוד מסמכים?
הטמעת תוכנת מסמכים חכמה מתחילה בהערכת תהליכי העבודה של עיבוד המסמכים שלך כדי לקבוע אילו מהם ניתן לבצע אוטומטית. לאחר שתדע אילו מסמכים ברצונך להפוך לאוטומטיים, עליך לזהות את זרימות העבודה הדורשות את רמת הדיוק הגבוהה ביותר את האוטומציה בהם.
אילו תרחישי שימוש יכולים להיות לעיבוד מסמכים חכם?
ניתן להשתמש בעיבוד מסמכים חכם בכל ענפי התעשייה, מחברות ביטוח ועד סוכנויות ממשלתיות, כדי להאיץ ולדייק את העיבוד של סוגי נתונים שונים.