אדם מדבר בטלפון ומסתכל על מחשב נייד

6 יתרונות לאוטומציה של תהליכים עסקיים

מכיוון שהעסק שלך ממשיך לעבד כמויות גדולות של נתונים ולהתמודד עם משימות רבות מדי יום, זה יכול להיות קשה יותר לצמצם מרווחי שגיאות, עיכובים ומערכות עסקיות לא יעילות עבור חברי הצוות שלך. על-ידי הוספת תוכנה אינטואיטיבית כמו אוטומציה של תהליכים עסקיים, החברה שלך מסוגלת להפיק יתרונות רבים מיידיים וארוכי טווח באמצעות אוטומציה של הפעולות היומיומיות, מה שמאפשר לעסק שלך להתחרות בשוק התחרותי של היום.

מהי אוטומציה של תהליכים עסקיים?

אוטומציה של תהליכים עסקיים (BPA) היא האוטומציה של תהליכים עסקיים יומיים שחוזרים על עצמם, שניתן להשלים בדרך כלל בהגדרות ידניות. החל מזרימות עבודה מרובות-רמות ועד לתגובות פשוטות של לקוחות, BPA מציעה לך את היכולת להשלים עבודה חוזרת ולהמיר לתהליכים ללא נייר במהירות וביעילות. המשמעות היא אוטומציה של משימות המתעסקות בכמות מוגזמת של נתונים גולמיים ותיעוד כמו פיתוח מוצר, מכירות, משאבי אנוש ועוד. הוספת תוכנה לניהול תהליכים עסקיים (BPMS) עוזרת לנהל את כל זרימות העבודה החדשות שנוצרו מהאוטומציה החדשה של התהליכים העסקיים שלך כדי לבנות, לנהל ולמטב את האפקטיביות והיעילות של הארגון שלך.

היתרונות של יישום פתרון BPA

לאחר שתבין אילו תהליכים ניתן להפוך לאוטומטיים ואילו לא ניתן, וכן כיצד לבנות זרימת עבודה דינאמית עבור הצוות שלך, תוכל לנצל את מה שיש לתוכנת האוטומציה להציע. להלן ששת היתרונות המובילים שהארגון שלך יקבל עבור אוטומציה של התהליכים העסקיים שלך:

1. יעילות ופרודוקטיביות משופרות

כאשר מוסיפים פתרון אוטומציה חדש שמבטל את האפשרויות של טעויות, העסק שלך הופך ליעיל יותר באופן מיידי ועם פחות שגיאות. על-ידי הסרת התהליכים הידניים המסורבלים והמעיקים שהצוות שלך מבצע על בסיס יומי, אתה מבטל משימות צוואר בקבוק ומאיץ תהליכים עסקיים ברמה גבוהה יותר בין יחידות עסקיות, חברי צוות וכל מי שבארגון שלך.

2. צמצום זמן ועלויות

אוטומציה עוזרת לעסק שלך להפחית עלויות ולהגדיל את הרווחיות, במיוחד בתחומי האחריות הקשורים לתהליכי נייר ידניים. מכיוון שתהליכי אוטומציה מאיצים את הפעולות הפנימיות שלך, קל לחסוך זמן וכסף במשאבים הדרושים להשלמת תהליכים אלה, ובאפשרותך להעניק לעובדים אלה שהוקצו קודם לכן למאמצים ידניים משימות חדשות וחשובות יותר.

3. ניהול נתונים ומסמכים פשוט

בעת שימוש בתהליכים ידניים, קל לאבד את המעקב אחר הודעות כתובות, גיליונות אלקטרוניים ומסמכים אחרים, בין אם מודפסים או מועברים בין הודעות דוא"ל. בנוסף, הצורך להעביר מידע או לחשב ממקור נתונים אחד למשנהו פירושו סיכוי גדול יותר לטעויות אנוש, כמו גם השקעת זמן גדולה יותר. אוטומציה של תהליכים פירושה שכל המסמכים והנתונים שלך מאוחסנים במיקום אחד, מה שמייעל את ניהול המסמכים כך שהארגון והאחזור שלהם יהיו פשוטים.

4. ניראות ושקיפות

לא תצטרך לספק תמיכה נוספת לצוות שלך מכיוון שפתרונות אוטומציה מבטיחים ציות לשיטות עבודה מומלצות ואכיפת פיקוח. באמצעות איסוף נתונים, דיווח ויכולות הניתוח, תוכל להציג לוחות מחוונים של נתונים המציעים ניראות ושקיפות לגבי מה שכל אחד עובד עליו, כך שתוכל לקבל החלטות מושכלות יותר.

5. תקנון תהליכים ותאימות

לתהליכי אוטומציה יש הנחיות קפדניות לגבי מי שיכול לבצע שינויים או לעדכן מסמכים, אך ייתכן שחברי הצוות שלך לא תמיד ימלאו אחריהן. עם BPA, אינך צריך לדאוג לגבי שלבים שהוחמצו מכיוון שהתהליך כבר מובנה במערכת. באפשרותך לבנות אוטומציה של זרימת עבודה דיגיטלי יעיל שמבטיח שהמידע הנכון מנותב לאדם הנכון בזמן הנכון. זה גם אומר שעסקים יוכלו לעקוב אחר מי שמשתמש באילו נתונים - באמצעות רישום שמות, תאריכים ופרטי הקצאות ללא טרחה. תיעוד המידע הזה גם עוזר לך במהלך מסלולי ביקורת והדגמת תאימות.

6. שיפור שביעות הרצון של העובדים והלקוחות

מכיוון שהעובדים שלך מסוגלים להשלים חלק גדול מתחומי האחריות היומיומיים שלהם בקלות ללא שגיאות, הצוות שלך ישמח הרבה יותר מהוספת פתרון אוטומטי לתהליך שלך. אוטומציה מספקת סביבה נטולת חיכוכים שבה העובדים יכולים לשגשג. אישורי מנהלים מהירים יותר, כלומר העובדים שלך יכולים להתמקד בפרוייקטים חשובים יותר שמניעים ומחדשים החלטות עסקיות. וכבונוס, יהיו לך גם לקוחות מרוצים יותר. מכיוון שהלקוחות שלך יקבלו נתונים מדויקים ועקביים יותר, הם יהיו מרוצים יותר מהמוצר הסופי או מהתוצאות.

התחל לייעל עם Microsoft Power Automate

על-ידי אימוץ אוטומציה חדשה של תהליכים, תוכל להפוך את עבודתך לחסכונית, יעילה ופחות חשופה לשגיאות. בעוד BPA משמשת כגישה הוליסטית למיטוב של התהליכים העסקיים שלך, הוספת תוכנה כמו כלי אוטומציה רובוטית של תהליכים (RPA) עוזרת לבצע אוטומציה של תהליכים מונחי-כללים הנחוצים בדרך כלל בתחילת תהליך.

המפתח לאיזון היתרונות לעיל עם BPA ו- RPA עוזר לך, לצוות ולארגון שלך למצוא פתרון אחד שכולכם יכולים להסתגל אליו בקלות מבלי להפריע לאף אחת מהאסטרטגיות העסקיות הנוכחיות שלכם. Power Automate בונה אוטומציות מדרגיות וחוסכות זמן של זרימת עבודה שיכולות להתמודד עם כל העבודות האישיות שלך, מה שמאפשר לך להשלים מספר רב של משימות מייגעות בפרק זמן קצר.