6 יתרונות לאוטומציה של תהליכים עסקיים

מהי אוטומציה של תהליכים עסקיים?

מכיוון שהעסק שלך ממשיך לעבד כמויות גדולות של נתונים ולהתמודד עם משימות רבות מדי יום, זה יכול להיות קשה יותר לצמצם מרווחי שגיאות, עיכובים ומערכות עסקיות לא יעילות עבור חברי הצוות שלך. אוטומציה של תהליכים מאפשרת לך לבנות, לנהל ולמטב זרימות עבודה שמגדילות את היעילות והפרודוקטיביות הארגונית.

אוטומציה של תהליכים עסקיים היא האוטומציה של תהליכים עסקיים יומיים שחוזרים על עצמם, שניתן להשלים בדרך כלל בהגדרות ידניות. החל מזרימות עבודה מרובות-רמות ועד לתגובות פשוטות של לקוחות, BPA מציעה לך את היכולת להשלים עבודה חוזרת ולהמיר לתהליכים ללא נייר במהירות וביעילות. המשמעות היא אוטומציה של משימות המתעסקות בכמות מוגזמת של נתונים גולמיים ותיעוד כמו פיתוח מוצר, מכירות, משאבי אנוש ועוד. הוספת תוכנה לניהול תהליכים עסקיים (BPMS) עוזרת לנהל את כל זרימות העבודה החדשות שנוצרו באמצעות אוטומציה של תהליכים עסקיים.

היתרונות של יישום פתרון BPA

לאחר שתבין אילו תהליכים ניתן להפוך לאוטומטיים ואילו לא ניתן, וכן כיצד לבנות זרימת עבודה דינאמית עבור הצוות שלך, תוכל להפיק תועלת מהאפשרויות שתוכנת האוטומציה של תהליכים עסקיים מציעה. להלן ששת היתרונות המובילים שמהם הארגון שלך יכול ליהנות כתוצאה מהפיכת התהליכים העסקיים שלך לאוטומטיים:

1. יעילות ופרודוקטיביות משופרות. כאשר מוסיפים פתרון אוטומציה חדש שמבטל את האפשרויות של טעויות, העסק שלך הופך ליעיל יותר באופן מיידי ועם פחות שגיאות. על-ידי הסרת התהליכים הידניים המסורבלים והמעיקים שהצוות שלך מבצע על בסיס יומי, אתה מבטל משימות צוואר בקבוק ומאיץ תהליכים עסקיים ברמה גבוהה יותר בין יחידות עסקיות, חברי צוות וכל מי שבארגון שלך.
2. צמצום זמן ועלויות. אוטומציה עוזרת לעסק שלך להפחית עלויות ולהגדיל את הרווחיות, במיוחד בקרב צוותים שמבצעים את תחומי האחריות שלהם באמצעות תהליכי נייר ידניים. מכיוון שתהליכי אוטומציה מאיצים את הפעולות הפנימיות שלך, קל לחסוך זמן וכסף במשאבים הדרושים להשלמת תהליכים אלה, ובאפשרותך להעניק לעובדים אלה שהוקצו קודם לכן למאמצים ידניים משימות חדשות וחשובות יותר.
3. ניהול נתונים ומסמכים פשוט‬. בעת שימוש בתהליכים ידניים, העובדים יכולים לאבד את המעקב אחר הודעות כתובות, גיליונות אלקטרוניים ומסמכים אחרים, בין אם מודפסים או מועברים בין הודעות דוא"ל. בנוסף, הצורך להעביר מידע או לחשב ממקור נתונים אחד למשנהו פירושו סיכוי גדול יותר לטעויות אנוש, כמו גם השקעת זמן גדולה יותר. אוטומציה של תהליכים פירושה שכל המסמכים והנתונים שלך מאוחסנים במיקום אחד, מה שמייעל את ניהול המסמכים כך שהארגון והאחזור שלהם יהיו פשוטים.
4. ניראות ושקיפות. לא תצטרך לספק תמיכה נוספת לצוות שלך מכיוון שפתרונות אוטומציה עוזרים להבטיח ציות לשיטות עבודה מומלצות ואכיפת פיקוח. באמצעות איסוף נתונים, דיווח ויכולות הניתוח, תוכל להציג לוחות מחוונים של נתונים שמספקים ניראות ושקיפות לגבי מה שכל אחד עובד עליו כעת, כך שתוכל לקבל החלטות מושכלות יותר.
5. תקנון תהליכים ותאימות‬. לתהליכי אוטומציה יש הנחיות קפדניות לגבי מי שיכול לבצע שינויים או לעדכן מסמכים, אך ייתכן שחברי הצוות שלך לא תמיד ימלאו אחריהן. עם BPA, אינך צריך לדאוג לגבי שלבים שהוחמצו מכיוון שהתהליך כבר מובנה במערכת. באפשרותך לבנות אוטומציה של זרימת עבודה דיגיטלי יעיל שמבטיח שהמידע הנכון מנותב לאדם הנכון בזמן הנכון. זה גם אומר שעסקים יוכלו לעקוב אחר מי שמשתמש באילו נתונים - באמצעות רישום שמות, תאריכים ופרטי הקצאות ללא טרחה. תיעוד המידע הזה גם עוזר לך ליצור נתיבי ביקורת ולהדגים תאימות.
6. שיפור שביעות הרצון של העובדים והלקוחות‬. הוספת פתרון אוטומטי לתהליך שלך תאפשר לעובדים להשלים חלק גדול מתחומי האחריות היומיומיים שלהם בקלות ללא שגיאות, הצוות שלך ישמח הרבה יותר מהוספת פתרון אוטומטי לתהליך שלך. אוטומציה מספקת סביבה נטולת חיכוכים שבה העובדים יכולים לשגשג. אישורי מנהלים מהירים יותר, כלומר העובדים שלך יכולים להתמקד בפרוייקטים חשובים יותר שמניעים ומחדשים החלטות עסקיות. וכבונוס, יהיו לך גם לקוחות מרוצים יותר. מכיוון שהלקוחות שלך יקבלו נתונים מדויקים ועקביים יותר, הם יהיו מרוצים יותר מהמוצר הסופי או מהתוצאות.