6 переваг автоматизації бізнес-процесів

Що таке автоматизація бізнес-процесів?

Якщо ваша компанія постійно обробляє великі обсяги даних і щодня виконує численні операції, працівникам може бути важко уникати помилок і затримок та вдосконалювати неефективні системи. Автоматизація бізнес-процесів дає можливість створювати, контролювати та оптимізувати робочі цикли, які підвищують ефективність і продуктивність на рівні всієї організації.

Автоматизація бізнес-процесів (BPA) – це автоматизація щоденних, повторюваних бізнес-процесів, які зазвичай виконуються вручну. BPA допомагає швидко та ефективно виконувати повторювані робочі завдання, від багаторівневих робочих процесів до простих відповідей клієнтам, у безпаперовому форматі. Це означає автоматизацію робочих завдань, пов’язаних із величезною кількістю необроблених даних і документів, наприклад у сфері розробки продуктів, збуту, управління персоналом тощо. Запровадження програмного забезпечення для керування бізнес-процесами (BPMS) допоможе контролювати всі нові робочі цикли, створені в рамках автоматизації бізнес-процесів.

Переваги від запровадження рішення BPA

Коли ви визначите, які процеси можна (а які не можна) автоматизувати та як створити динамічні робочі цикли для вашого персоналу, ви зможете отримати максимум переваг від програмного забезпечення для автоматизації бізнес-процесів. Далі наведено шість основних переваг, які ваша організація отримає від автоматизації бізнес-процесів.

1. Підвищення ефективності та продуктивності. За допомогою нового рішення для автоматизації, яке виключає можливість помилок, ви миттєво оптимізуєте свої бізнес-процеси та зменшите кількість невдалих операцій. Позбувшись незручних і виснажливих ручних процедур, які ваш персонал виконував щодня, ви усунете вузькі місця та прискорите бізнес-процеси вищого рівня між підрозділами, учасниками робочих груп і всіма працівники вашої організації.
2. Скорочення часу та витрат. Автоматизація допоможе вашому бізнесу знизити витрати та збільшити прибутковість, особливо у сферах пов’язаних із ручною обробкою паперових документів. Оскільки автоматизація процесів прискорить ваші внутрішні операції, ви легко заощадите час і гроші на ресурсах, необхідних для виконання цих процесів, і зможете призначити більш важливі справи тим співробітникам, які раніше виконували завдання вручну.
3. Просте керування даними та документами. Під час виконання ручних процесів легко загубити письмові повідомлення, електронні таблиці та інші документи, які були надруковані або надіслані електронною поштою. Крім того, перенесення або обчислення інформації з використанням різних джерел даних означає більше можливих людських помилок і більше витраченого часу. Завдяки автоматизації процесів ви зможете зберігати всі свої документи та дані в одному місці, оптимізувавши їх контролювання, упорядкування та отримання.
4. Видимість і прозорість. Вам не доведеться виділяти додаткові ресурси персоналу, оскільки рішення для автоматизації гарантуватимуть дотримання рекомендацій та належний контроль. Завдяки засобам збору даних, звітування та аналітики ви зможете приймати більш обґрунтовані рішення на основі спеціальних приладних дошок даних, які забезпечуватимуть видимість та прозорість усієї поточної роботи співробітників.
5. Стандартизація процесів і дотримання вимог. Автоматизація процесів передбачає чіткі інструкції щодо того, хто може вносити зміни або оновлювати документи, але ваші співробітники можуть не завжди дотримуватися їх. Після впровадження BPA вам можна буде не турбуватися про пропущені кроки, оскільки процес буде вбудований в систему. Ви зможете побудувати ефективну цифрову автоматизацію робочих циклів , яка забезпечить передачу потрібної інформації потрібній людині в потрібний час. Це також дає змогу компанії легко дізнаватися, хто і які дані використовує – завдяки запису імен, дат і завдань у спеціальних журналах. Документування цієї інформації також допоможе вам вести контрольні журнали та підтверджувати виконання вимог.
6. Підвищення задоволеності працівників і клієнтів. Після запровадження рішення для автоматизації ваші працівники зможуть виконувати багато своїх повсякденних задач без зайвих зусиль і помилок і відчувати себе завдяки цьому набагато краще. Автоматизація створить комфортне середовище для продуктивної роботи. Керівники швидше надаватимуть схвалення, і працівники зможуть зосередитися на більш важливих проектах, які стимулюватимуть нові бізнес-ідеї. Крім того, ваші клієнти почуватимуться більш задоволеними, оскільки отримуватимуть більш точні й узгоджені дані.