Чому компанії впроваджують інструменти RPA

Що таке інструмент RPA?

Роботизована автоматизація процесів (RPA) за допомогою програмних ботів імітує взаємодію з людиною в графічному інтерфейсі користувача (GUI), автоматизуючи повторювані й ручні завдання, щоб заощадити час, зусилля та нерви працівників. Програмний інструмент RPA здатен визначати робочі процеси й налаштовувати ботів для виконання призначених завдань у логічній послідовності. Робот може виконати будь-який багатоетапний процес, що відбувається в графічному інтерфейсі користувача, швидше та без помилок. Таким чином, роботизована автоматизація процесів допоможе вам пришвидшити ручні, уразливі до помилок робочі процеси, завдяки чому працівники зможуть зосередитися на важливіших задачах.

Наприклад, ваш відділ кадрів може застосовувати інструмент RPA для автоматизованої обробки запитів на відпустку. Замість того, щоб працівник витрачав п’ять хвилин на обробку кожного запиту, бот RPA може витягувати дані з корпоративної системи планування ресурсів і обробляти запит до іншої системи (навіть тої, яка не має API) швидше й без помилок.

Боти, які створює інструмент роботизованої автоматизації процесів, можуть виконувати призначені дії та взаємодіяти з іншими системами шляхом копіювання інформації з цифрових дисплеїв (аналіз екранних даних) або за допомогою API. Наприклад, ваша компанія може застосувати інструмент RPA для створення ботів, які входять у програми, виконують дії з файлами та папками, копіюють і вставляють вміст, заповнюють форми, працюють зі структурованими даними та навіть взаємодіють з іншими програмами.

Переваги запровадження інструментів RPA

Будь-яка організація, що застосовує інструмент RPA, може розраховувати на деякі або всі із зазначених нижче переваг.

• Оптимізоване використання людських ресурсів. RPA звільняє працівників від повторюваних, малоцінних завдань (наприклад, введення даних), щоб вони могли зосередитися на роботі, яка приносить більшу цінність бізнесу.
• Покращена взаємодія з клієнтами. Коли RPA використовується для прискорення процесів, спрямованих на клієнтів, завдяки додатковій ефективності покращуються умови обслуговування клієнтів і підвищується їхня лояльність.
• Зменшення витрат. Боти RPA виконують роботу людей лише за частину вартості.
• Покращена аналітика щодо керування робочими процесами. Кожен бот створює файл журналу своїх дій, щоб ви могли контролювати, наскільки ефективно він функціонує.
• Покращена масштабованість. Роботу групи працівників неможливо масштабувати так, як можна масштабувати сферу застосування та охоплення групи автоматизованих ботів. У програмному забезпеченні для RPA ви зможете легко продублювати й запрограмувати ботів для виконання подібного, але дещо іншого набору процедур.
• Посилена безпека. Боти RPA ніколи не забувають вийти із системи. Для них також можна встановити час очікування, щоб зробити системи недоступними, коли це потрібно, і в такий спосіб зменшити вразливість до зловмисних атак.

Порівняння інструментів RPA з іншими рішеннями автоматизації процесів

Щоб побачити перевагу інструментів RPA у порівнянні з іншими рішеннями для автоматизації робочих процесів, слід розуміти різницю між автоматизацією та RPA. В автоматизації робочого циклу використовується технологія зменшення ручних дій у певному бізнес-процесі, але завершити цей процес усе одно може тільки людина. Інструменти RPA створюють роботів, які працюють через графічний інтерфейс, завдяки чому втручання людини не потрібне. Це можуть бути супроводжувані процеси, у яких люди мають ініціювати завдання, або несупроводжувані, тобто повністю автоматизовані.

Інструменти RPA вимагають мінімум програмування або взагалі його не вимагають, і, оскільки боти використовують ту саму інфраструктуру й рішення, що і працівники, вам не доведеться змінювати базову архітектуру. Бізнес-користувачі керують рішеннями RPA. Насправді, деякі рішення RPA призначені для цивільних розробників (працівників без технічного досвіду), які можуть автоматизувати ручні процеси, з якими вони працюють щодня. Залучивши мінімум ІТ-ресурсів або взагалі не залучаючи їх, ви можете оптимізувати роботу та підвищити рівень задоволеності працівників без необхідності витрачати кошти на традиційну розробку.

RPA також відрізняється від традиційних засобів автоматизації процесів зазначеними нижче характеристиками.

• Традиційні процеси автоматизації можуть вимагати (повної або часткової) зміни технологічної інфраструктури. Боти RPA працюють у графічному інтерфейсі користувача та взаємодіють з іншими системами так само, як і люди.
• Боти RPA досить гнучкі, щоб забезпечити автоматизацію процесів для багатьох програм.
• Оскільки боти RPA призначені для повторюваних, загальних процесів, наприклад введення даних, вони придатні до масштабування та легше модернізуються, ніж рішення у вигляді робочого циклу, розроблене для одного процесу.

Хоча програмне забезпечення для RPA додає цінності за рахунок підвищення ефективності повторюваних робочих процесів, що базуються на правилах, деякі процеси краще залишити працівникам. Загалом, процеси, у яких використовується багато неструктурованих даних або графічної інформації та які залежать від швидко змінюваних параметрів, варто доручити вашим креативним працівникам.

Роль RPA у теперішньому та майбутньому

Сьогодні програмне забезпечення для RPA у всіх на слуху, оскільки компанії вчаться користуватися ним та на своєму ж досвіді дізнаються про такі його переваги, як заощадження часу та коштів. Але, як і всі технології, RPA буде вдосконалюватися та змінюватися разом зі змінами бізнес-потреб. Дале наведено кілька прогнозів щодо можливих напрямків розвитку інструментів RPA.

• Поглиблена інтеграція зі штучним інтелектом. З подальшим розвитком RPA компанії, швидше за все, відкриють нові способи поєднання цієї технології з технологіями наступного рівня, зокрема ШІ, машинним навчанням або навіть Інтернетом речей (IoT), а дехто вже зробив це. Гіперавтоматизація, або інтелектуальна автоматизація, розширює види завдань, які можна виконувати за допомогою інструментів RPA, а також робить ці інструменти придатними для автоматизації різних складних функцій.
• Ускладнена автоматизація. Компанії використовують RPA для автоматизації найрізноманітніших повсякденних завдань, але об’єднання цієї технології зі штучним інтелектом та машинним навчанням відкриє цілу низку задач, які їй теж можна буде доручити. Наприклад, сьогодні компанії можуть використовувати інструменти RPA для оцифровування документів, але інструменти RPA, інтегровані зі штучним інтелектом, також можуть розуміти вміст документів та ефективно класифікувати його без помилок.
• Менша вартість і більша доступність. Коли інструменти RPA тільки вийшли на ринок, їх було важко знайти і вони могли бути дорогими. Але потім попит на програмне забезпечення для RPA зріс, і зараз ці рішення вже пропонує більше компаній. З появою нових опцій ціни, імовірно, знизяться, а функціональність стане більш конкурентоспроможною.

Основні функціональні можливості програмного забезпечення для RPA

Зараз на ринку є багато інструментів RPA, і всі вони мають різні функції. Але якісне програмне забезпечення для RPA має надавати, як мінімум, наведені нижче можливості.

• Взаємна сумісність. Ваше програмне забезпечення для RPA зможе працювати з існуючими настільними програмами, веб-програмами та іншими основними програмними продуктами, а також зможе підключатися до системних API та читати/записувати в базах даних.
• Збільшення обсягів даних. Ваше програмне забезпечення зможе отримувати дані з веб-сайтів і соціальних мереж.
• Обробка різних типів даних. Важливо, щоб ваше програмне забезпечення могло витягувати та вводити дані, поєднувати дані з різних джерел, а також дотримуватися умовних тверджень, наприклад if/else.
• Інтерфейси програмування. Програмований інтерфейс має велике значення. Програмне забезпечення для RPA зможе мати інтелектуальні (тобто когнітивні) можливості для налаштування ботів із метою прийняття рішень, що допоможе вашому бізнесу працювати ефективніше. Наприклад, боти зможуть допомагати реагувати на запити ІТ-підтримки, звільняючи ІТ-фахівців від певного адміністративного тягаря, щоб вони могли зосередитись на інших задачах. Деякі опції програмного забезпечення навіть надаватимуть можливість програмувати ботів без написання коду, при цьому всі інструменти RPA матимуть можливість взаємодіяти з різними типами програм, файлів, папок і служб електронної пошти.

Вибір програмного забезпечення для RPA та робота з ним

Починаючи вивчати доступні інструменти RPA, пам’ятайте про типи процесів, які ви плануєте автоматизувати. Кожен інструмент роботизованої автоматизації процесів має свої вбудовані елементи керування та команди, які визначають його функціональні можливості, отже переконайтеся, що вони відповідають вашим задачам з автоматизації робочих процесів. Також радимо знайти багаторазові компоненти та переконатися, що ваші боти можуть легко працювати у ваших існуючих системах.

Підбираючи для своєї організації програмне забезпечення для RPA, враховуйте наведені нижче критерії.

• Зручність у використанні. Програмне забезпечення для RPA має бути достатньо простим, щоб користувачі з обмеженими навичками програмування могли налаштувати в ньому автоматизацію, а потім і робочий процес. Існують інструменти RPA з мінімальним написанням коду, за допомогою яких робочі цикли можуть автоматизувати навіть цивільні розробники, що не володіють ІТ-навичками. Який би варіант ви не вибрали, він має пропонувати вбудовані, розширювані команди, майстри та графічні інтерфейси користувача.
• Гнучкість. Програмне забезпечення має надавати вам можливість налаштовувати власні функції, не доплачуючи постачальнику за таке додаткове налаштування. Воно також має охоплювати різні випадки використання та різні обсяги даних, забезпечуючи стабільну продуктивність.
• Масштабованість. Програмне забезпечення для RPA має швидко масштабуватися, щоб відповідати операційним вимогам вашого бізнесу та працювати з урахуванням оновлень. Воно також має підтримувати виконання кількох ботів і кількох робочих процесів.

Використання програмного забезпечення для RPA в різних галузях

Усі сфери бізнесу знайшли спосіб отримати вигоду від програмного забезпечення для RPA. Наприклад, організації в галузі охорони здоров’я можуть використовувати RPA для призначення зустрічей, введення даних про пацієнтів, обробки заяв та керування рахунками. Далі описано, як інші галузі використовують інструменти RPA для трансформації своїх процесів.

• Роздрібна торгівля. Оновлення замовлень, доставка товарів та відстеження відправлень.
• Телекомунікації. Моніторинг, керування даними про шахрайство та оновлення даних про клієнтів.
• Банківська справа. Підвищення ефективності роботи, точності даних та рівня безпеки.
• Страхування. Керування робочими процесами, введення даних про клієнтів і допомога у виконання програм.
• Виробництво. Допомога у виконанні етапів ланцюжка поставок, виставленні рахунків за матеріали, обслуговуванні та підтримці клієнтів, адмініструванні.

Обмеження інструментів RPA

Програмне забезпечення для RPA пропонує багато переваг, однак воно не може виконати абсолютно всі ваші завдання. Ця технологія розвивається, але наразі вона найкраще функціонує як частина мережі інших технологій і ще не стала всеосяжним рішенням, здатним впоратися з будь-якою операційною задачею.

На сьогодні RPA – це технологія, яка працює на основі правил і показує найкращий результат зі структурованими даними або інформацією, що відповідає попередньо визначеній моделі даних. Для її успішного функціонування ви повинні запрограмувати ботів на виконання потрібних вам завдань, і ці боти працюватимуть тільки в межах заданих параметрів. Якщо ви не застосовуєте рішення RPA разом із технологіями штучного інтелекту чи машинного навчання, воно лише виконує встановлені вами правила, але не розуміє та не інтерпретує вміст, до якого отримує доступ.

Наприклад, щоб інструмент RPA зміг обробити інформацію з рахунків-фактур або інших документів, усі ці документи потрібно мати в однаковому форматі. Інструмент не може обробляти файли, що мають різний формат. З цієї причини інструменти RPA не підходять для неструктурованих даних або інформації, яка не відповідає попередньо визначеній моделі даних.

Крім того, інструменти RPA не навчаються та не адаптуються. Якщо ваші бізнес-процеси зміняться, вам доведеться перепрограмовувати своїх ботів для роботи з ними, що може забрати багато часу. А якщо ваш інструмент RPA не сумісний із вашими новими процесами, то інвестиції в нього можуть виявитися короткотривалими. Щоб уникнути цієї проблеми, зважте на імовірність змінення ваших процесів і технологій, перш ніж упроваджувати RPA.

Забезпечення успішного використання інструментів RPA

Як і з будь-якою іншою технологією, успіх вашої роботи з програмним забезпеченням для RPA залежить від того, як ви його застосовуєте. Навіть найкращі інструменти не можуть виправити принципово порушений процес, тому слід дуже ретельно підбирати завдання для автоматизації. Застосований у правильному контексті, з конкретною та вимірюваною ціллю, підхожий інструмент RPA може повністю змінити уявлення про ефективність вашої компанії. Розпочинаючи автоматизацію процесів за допомогою технології RPA, пам’ятайте про наведені нижче рекомендації.

• Вивчіть процес, який вам потрібно автоматизувати. Перегляньте всі свої операційні процеси, щоб зрозуміти, які завдання найкраще підходять для RPA. Пам’ятайте, що інструменти RPA загалом не здатні розуміти інформацію, тому, якщо ви не плануєте паралельно застосовувати ШІ, вибирайте процеси, які мають чітко визначені параметри й не потребують суттєвого втручання чи контролю з боку людини, наприклад планування зустрічей або обробку рахунків-фактур. Деякі програми, наприклад Microsoft Power Automate, містять функції, які допомагають визначити правильні процеси для автоматизації.
• Виберіть правильний інструмент. Визначивши процеси, які ви хочете автоматизувати, знайдіть інструменти, що найкраще підходять для такого типу роботи. Кожен інструмент має свої переваги, тому орієнтуйтеся на функціональні можливості, ціну, простоту впровадження та сумісність із вашим існуючим програмним забезпеченням.
• Навчіть своїх працівників. Навчіть персонал використовувати, а також змінювати чи обслуговувати ваш інструмент RPA. Це чудовий спосіб забезпечити його довгострокову користь і покращити його сприйняття в масштабах усієї компанії.
• Оцініть результати. Зафіксуйте ключові показники ефективності (KPI) до та після впровадження інструмента, зокрема оцініть продуктивність працівників, точність вхідних даних, кількість призначених зустрічей або оброблених документів. Якщо ваші KPI не покращуються після впровадження, це може означати, що ви вибрали неправильні процеси або задали ботам неправильні параметри.