Людина, що розмовляє по телефону та дивиться на ноутбук

6 переваг автоматизації бізнес-процесів

Оскільки ваша компанія продовжує обробляти великі обсяги даних і вирішувати багато завдань щодня, зменшити кількість помилок, затримок та неефективних бізнес-систем для учасників вашої робочої групи може бути складніше. Додавання такого інтуїтивно зрозумілого програмного забезпечення, як автоматизація бізнес-процесів, дасть вашій компанії змогу отримати багато негайних і довгострокових переваг завдяки автоматизації щоденних операцій, що дозволить вашому бізнесу працювати на рівні з конкурентами на сьогоднішньому конкурентному ринку.

Що таке автоматизація бізнес-процесів?

Business process automation (BPA) is the automation of daily, repeatable business processes that are normally completed in manual settings. Ranging from multi-level workflows to simple customer responses, BPA offers you the ability to complete repetitive work and convert to paperless processes quickly and efficiently. This means automating jobs that deal with an excessive amount of raw data and documentation like product development, sales, human resources, and more. Adding business process management software (BPMS) helps to manage all of the new workflows created from your new business process automation to build, manage, and optimize your organization’s effectiveness and efficiency.

Переваги запровадження рішення BPA

Коли ви проаналізуєте, які процеси можна, а які не можна автоматизувати, а також як створити динамічний робочий процес для вашої робочої групи, ви зможете скористатися перевагами функцій, які може запропонувати програмне забезпечення для автоматизації. Ось шість основних переваг, які ваша організація отримає від автоматизації бізнес-процесів:

1. Підвищення ефективності та продуктивності

За допомогою нового рішення для автоматизації, яке виключає можливість помилок, ваш бізнес миттєво стане більш впорядкованим і зменшиться кількість помилок у роботі. Виключивши незручні та нудні ручні процеси, які ваша робоча група виконує щодня, ви усунете вузькі місця та прискорите бізнес-процеси вищого рівня між підрозділами, учасниками робочої групи та всіма співробітниками вашої організації.

2. Скорочення часу та витрат

Автоматизація допоможе вашому бізнесу знизити витрати та збільшити прибутковість, особливо у сферах відповідальності, пов’язаних з ручною обробкою паперових документів. Оскільки автоматизація процесів прискорить ваші внутрішні операції, ви легко заощадите час і гроші на ресурсах, необхідних для виконання цих процесів, і зможете призначити більш важливі справи тим співробітникам, які раніше виконували завдання вручну.

3. Просте керування даними та документами

Під час використання ручних процесів легко втратити відстеження письмових комунікацій, електронних таблиць та інших документів, надрукованих або переданих в електронних повідомленнях. Крім того, перенесення інформації або обчислення з одного джерела даних до іншого означає більше шансів на людські помилки, а також більше витраченого часу. Автоматизація процесів означає, що всі ваші документи та дані зберігаються в одному місці, оптимізуючи управління документами для спрощення їх упорядкування та отримання.

4. Видимість і прозорість

Вам не доведеться надавати додаткову підтримку своїй робочій групі, оскільки рішення для автоматизації гарантують дотримання рекомендацій та забезпечення керування. За допомогою збору даних, створення звітів та можливостей аналітики ви зможете переглядати приладні дошки даних, які забезпечують видимість та прозорість завдань, над якими зараз працюють усі співробітники, та приймати більш обґрунтовані рішення.

5. Стандартизація та процесів і їх відповідність вимогам

Процеси автоматизації мають чіткі вказівки щодо того, хто може вносити зміни або оновлювати документи, але учасники вашої робочої групи можуть не завжди дотримуватися їх. Після впровадження BPA вам не доведеться турбуватися про пропущені кроки, оскільки процес буде вже вбудований в систему. Ви зможете створити ефективну цифрову автоматизацію робочого циклу , яка забезпечить передачу потрібної інформації потрібній людині в потрібний час. Це також означає, що компанії зможуть відстежувати, хто які дані використовує за допомогою реєстрації в журналі імен, дат і відомостей про призначення без жодних клопотів. Документування цієї інформації також допоможе вам під час аудиторських перевірок та продемонструє відповідність вимогам.

6. Підвищення задоволеності працівників та споживачів

Оскільки ваші співробітники зможуть виконувати багато своїх повсякденних обов’язків без помилок, ваша робоча група буде набагато щасливішою після додавання автоматизованого рішення до вашого процесу. Автоматизація забезпечить узгоджене середовище, в якому співробітники зможуть успішно працювати. Надання затвердження менеджерами відбуватиметься швидше, тобто ваші співробітники зможуть зосередитися на більш важливих проектах, які мотивують та впроваджують інновації під час прийняття рішень. І як бонус, ви також матимете щасливіших клієнтів, оскільки вони отримуватимуть точніші та узгоджені дані та будуть більш задоволені кінцевим продуктом або результатами.

Почніть оптимізацію за допомогою Microsoft Power Automate

Після впровадження нового рішення для автоматизації процесів ви зможете зробити свою роботу економічно ефективною, оптимізованою та менш вразливою до помилок. Хоча BPA є цілісним підходом до оптимізації ваших бізнес-процесів, додавання такого програмного забезпечення, як інструмент роботизованої автоматизації процесів (RPA) допоможе автоматизувати процеси, керовані правилами, які зазвичай необхідні на початку процесу.

Ключ до збалансування вищезазначених переваг за допомогою BPA та RPA допоможе вам, вашій робочій групі та організації знайти одне рішення, до якого ви всі можете легко пристосуватися, не перериваючи жодної з поточних бізнес-стратегій. Power Automate створить масштабовану автоматизацію робочих процесів, що заощадить час, вирішить усі ваші індивідуальні завдання та дозволить виконувати велику кількість рутинних завдань за короткий проміжок часу.