Kaj so aplikacije za obdelavo dokumentov?

Aplikacije za obdelavo dokumentov uporabljajo strojno učenje in umetno inteligenco (AI) za pridobivanje podatkov iz dokumentov in obrazcev. Podatke, kot so tisti iz računov, potrdil o prejemu in dobavnic, v e-poštni ali papirni obliki digitalizirajo in shranijo v obliki strukturirane zbirke podatkov. Ti podatki se nato uvozijo v ciljni sistem, kot so rešitve za načrtovanje virov podjetja (ERP) ali upravljanje odnosov s strankami (CRM). Učinkovitosti, ki jih zagotavljajo aplikacije za obdelavo dokumentov, imajo lahko velik vpliv na to, kako podjetja prihranijo denar, izboljšajo storilnost in zaposlene osvobodijo ponavljajočih se opravil majhne vrednosti, pri katerih pogosto prihaja do napak.

Iskanje rešitve za digitalizacijo velikih količin dokumentov v papirni obliki je izziv, s katerim se bodo nekoč morala soočiti mnoga podjetja. Aplikacije za obdelavo dokumentov zagotavljajo veliko učinkovitost na tem področju, saj ne odpravljajo le delovno intenzivnih opravil ročnega vnosa podatkov, temveč podjetjem omogočajo tudi vpogled v to, kako lahko bolje izkoristijo svoje podatke.

Zbiranje

Podatki iz virov, kot so papirni dokumenti, PDF-ji, e-pošta in elektronski obrazci, so optično prebrani in digitalizirani.

Predobdelava

Kakovost in natančnost optično prebranih podatkov je mogoče izboljšati s postopki, kot so popravljanje poševnih kotov, zmanjšanje šuma z odstranitvijo morebitnih madežev ali sledi v ozadju in obrezovanje neželenih zunanjih območij s slik.

Razvrstitev

Dokumenti so ločeni v različne kategorije glede na obliko zapisa, vsebino in vrsto, kar pomaga izboljšati izvlečenje in arhiviranje podatkov.

Izvlečenje

Zelo pomemben korak postopka, v katerem OCR izvleče podatke iz dokumentov in definira, katere vrste je treba prevesti (npr. imena, številke, datume, ročno napisano besedilo).

Preverjanje veljavnosti

RPA preverja in potrdi vse podatke, preden jih premakne v ustrezne sisteme, zbirke podatkov in poteke dela. Morebitne netočnosti so na tej stopnji označene za ročni pregled in popravek.

Integracija

Ko so izvedeni vsi drugi postopki, se podatki pošljejo v ustrezne zbirke podatkov in shrambe prek vmesnikov API.

Kaj je analiza dokumentov s poglobljenim učenjem?

Dokumentacija poglobljenega učenja se vključi v obdelavo dokumentov z uporabo zmogljivosti nevronskih mrež za prepoznavanje vzorcev v podatkih, zlasti za analizo dokumentov in postavitve, prepoznavanje besedila in pridobivanje dokumentov. Podobno, kot se učijo človeški možgani, tudi nevronske mreže zbirajo podatke na številnih ravneh s pridobivanjem vedno več podatkov in znanja, s čimer postajajo vedno pametnejše.

Analiza dokumentov s poglobljenim učenjem temelji na sposobnosti poganjanja človeku podobne umetne inteligence prek različnih algoritmov nevronske mreže, predvsem konvolucijskih in ponavljajočih se. Konvolucijske nevronske mreže filtrirajo slike, da bi zaznale sleherni element v njih, medtem ko si lahko ponavljajoče se nevronske mreže zapomnijo podatkovne točke, kar oblikuje njihovo sposobnost napovedovanja prihodnjih rezultatov.

Prednosti avtomatizirane obdelave dokumentov

Avtomatizirana obdelava dokumentov izboljša poslovne procese in učinkovitost ekip z zagotavljanjem hitrosti, natančnosti in razširljivosti. To lahko ima daljnosežen vpliv, kako panoge, kot so pravo, nepremičnine, zdravstveno varstvo in bančništvo, izboljšujejo svoje postopke in poslovne rezultate.

Glavne prednosti avtomatizirane obdelave dokumentov so med drugim:

Hiter dostop:

Ko so dokumenti digitalizirani, so dostopni tako rekoč vedno in povsod ter vsem, ki so pooblaščeni za njihov ogled.

Večja varnost in zasebnost

Podjetja lahko svoje datoteke šifrirajo in dodelijo ravni varnosti za zaščito svojih podatkov pred nenamernimi uporabniki.

Prihranek časa in stroškov:

Z odpravo dolgotrajnega in dragega procesa upravljanja papirnih datotek imajo zaposleni več časa, ki ga lahko posvetijo poslovnim ciljem, in se tako izboljša njihova storilnost.

Manjša možnost človeških napak:

Ker podatkov ni treba vnašati ročno, avtomatizacija dokumentov znatno izboljša točnost in kakovost dokumentov.

Večje sodelovanje:

Zaposleni v različnih ekipah v različnih oddelkih lahko souporabljajo dokumente in sodelujejo pri njihovi pripravi, zato so sproti na tekočem z njihovim stanjem.

Standardizirane predloge:

Avtomatizacija dokumentov omogoča standardizacijo predlog in struktur, ki jih je mogoče vedno znova uporabljati v potekih dela.

Kako izbrati rešitev programske opreme za obdelavo dokumentov

Izbira rešitve za obdelavo dokumentov je odvisna od dejavnikov, specifičnih za vaše potrebe. Ena najpomembnejših odločitev, o kateri morate razmisliti, je, ali želite, da se vaša rešitev izvaja v oblaku ali na mestu uporabe na vaši lokaciji. Sisteme v oblaku gosti ponudnik proti plačilu in samodejno shranijo vse vaše podatke, tako da je vse dostopno po internetu. Lokalna rešitev pomeni, da boste uporabljali lastne strežnike in prostor za shranjevanje, izvajali lastno vzdrževanje in sami varnostno kopirali.

Drugi pomembni vidiki pri izbiri rešitve za obdelavo dokumentov vključujejo:

Iskanje:

Dobro pravilo je, da imate široko paleto možnosti iskanja, med drugim tudi po imenu in vrsti datoteke, vsebini in datumih sprememb. Prav tako je dobro imeti možnost dodajanja metapodatkov in oznak za organiziranje vseh datotek.

Preprosta datotečna struktura:

Pomembno je, da je datotečna struktura preprosta za uporabo in logična za vse uporabnike.

Varnost:

Sistem mora omogočati omejitev dostopa do občutljivih dokumentov in nastavitev dovoljenj glede na uporabnika.

Enostavnost:

Vsi zaposleni morajo imeti možnost enostavne uporabe sistema brez zmede in brez motenja vsakodnevnih opravil.

Integracija:

Poskrbite, da boste lahko sistem uporabljali s programi, ki jih že uporabljate, kot sta e-poštni odjemalec in programska oprema za odnose s strankami.